(Nguồn: Tổng hợp từ tác giả) Tạo nên sự ổn định, bền vững cho doanh nghiệp Tạo nên bản sắc riêng cho doanh nghiệp Tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp VĂN HĨA DOANH NGHIỆP Là cơng cụ triển khai chiến lược
của doanh nghiệp Tạo nên cam kết
chung cho doanh nghiệp
Phát huy mọi Nguồn lực của
29
1.3.4 Đặc điểm về văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp tồn tại khách quan
Văn hóa tồn tại ngồi sự nhận biết của chúng ta, khi mỗi chúng ta có gia đình, có xã hội, có con người là có văn hóa, văn hóa rất quan trọng, nó tồn tại độc lập với chúng ta, văn hóa khơng có nghĩa là cái đẹp, dù ta có nhận thức hay khơng nhận thức thì nó vẫn tồn tại mãi theo thời gian. Nếu chúng ta nhận thức được nó, xây dựng nó thì nó lành mạnh và phát triển, cịn khơng thì nó sẽ khơng tồn tại và phát triển.
Tất cả đều có văn hóa, văn hóa tốt, văn hóa xấu, văn hóa lành mạnh, văn hóa đồi trụy, … chỉ là văn hóa khơng tồn tại ở dạng này thì sẽ tồn tại ở dạng khác, chứ khơng thể là khơng có văn hóa.
Nhiều người cho rằng văn hóa doanh nhân là văn hóa kinh doanh, văn hóa giao tiếp là văn hóa doanh nghiệp, nhưng thực tế hồn tồn khơng phải như vậy. Bill Hawlett, người sáng lập ra tập đồn HP đã từng nói: “bất kỳ nhóm người nào đã cùng nhau làm việc trong một thời gian, bất kỳ tổ chức nào đã tồn tại một thời kỳ, bất kỳ chính phủ hay cơ quan nào của quốc gia, đây là đặc điểm chung của văn hóa doanh nghiệp cũng như bất kỳ loại hình văn hóa nào khác. Văn hóa tồn tại khi có một nhóm người cùng sống và làm việc với nhau”.
Với các doanh nghiệp thì văn hóa doanh nghiệp vẫn tồn tại và phát triển dù ta không tác động vào chúng, thế thì tại sao chúng ta khơng tác động để nó mang lại những hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của chúng ta?
Văn hóa doanh nghiệp được kế thừa trong quá khứ
Điều này có nghĩa là văn hóa doanh nghiệp đã có từ lâu, đã được hình thành trong một thời gian khá dài, đã được tìm hiểu và nghiên cứu từ trước đó và mang tính lịch sử theo thời gian văn hóa.
Ở các doanh nghiệp thì văn hóa doanh nghiệp chính là q trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó. Do vậy, để tìm hiểu đặc điểm này chúng ta cần tìm hiểu q trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Văn hóa doanh nghiệp là sự tổng hịa của các thực thể
Vì nếu chúng ta xem văn hóa như là một tịa nhà thì khi thiết kế một tịa nhà cần phải tuân thủ 3 nguyên tắc đó là: (1) Kết cấu vững chắc; (2) Tiện lợi khi sử dụng; (3) Phù hợp thẩm mỹ. Như vậy, một doanh nghiệp để có thể phát triển ổn định và bền
30
vững cũng phải xây dựng được một nền văn hóa doanh nghiệp như vậy, cũng phải dựa trên 3 nền tảng cơ bản đó mới có thể vững vàng được.
Một doanh nghiệp xuất sắc bền vững lâu dài khơng phải vì có những ý tưởng kinh doanh vĩ đại hay những nhà lãnh đạo tài giỏi, biết mọi việc, mà là có một tổ chức thiết kế tốt, thích ứng với sự thay đổi, không phụ thuộc vào cá nhân lãnh đạo nào. Những người lãnh đạo trong tổ chức phải biết tập trung sức lực cho việc thiết kế tổ chức phù hợp, thích ứng, đồng thời, doanh nghiệp cũng phải hiểu rằng nếu chỉ xác định tầm nhìn, sứ mệnh, lựa chọn mục tiêu, chiến lược, … thơi thì chưa đủ, doanh nghiệp cần phải mang tầm nhìn vào cuộc sống, chuyển biến những mong ước tốt đẹp thành hiện thực cụ thể, cơ cấu và đội ngũ cần phải chuyên nghiệp, đồng lòng cùng hướng vào các mục tiêu chiến lược. Do vậy, văn hóa doanh nghiệp địi hỏi các doanh nghiệp phải hài hòa trong tư duy, nhất quán trong hành động.
Văn hóa doanh nghiệp tạo nên chuẩn mực hành động
Một điểm mạnh trong văn hóa doanh nghiệp chính là việc thực hiện các nhiệm vụ bất khả thi, thực tế đây là một cơ chế rất mạnh để thúc đẩy sự tiến bộ, giúp cho các nhân viên chủ động thay đổi để vượt ngưỡng của bản thân. Các doanh nghiệp khi xây dựng văn hóa phải ln đặt ra cho mình những nhiệm vụ to lớn, q sức mình, có vẻ như liều lĩnh, mạo hiểm, nhưng phải nhất quán với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, từ mục tiêu bất khả thi của doanh nghiệp, các quản lý, lãnh đạo đơn vị thành viên xây dựng các mục tiêu bất khả thi cho đơn vị mình tạo động lực chung cho toàn tổ chức.
Việc xây dựng một hệ thống các nhiệm vụ bất khả thi nối tiếp nhau sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu cũ, thì sẽ có ngay một mục tiêu mới, tạo đà thúc đẩy sự tiến bộ mạnh mẽ và liên tục giúp một doanh nghiệp trở thành một doanh nghiệp lớn, một doanh nghiệp phát triển mạnh trong tương lai. Để thực hiện các nhiệm vụ bất khả thi, doanh nghiệp phải thu hút, tìm kiếm được những người thích hợp, từ đó đào tạo, rèn luyện để họ thích hợp, nhất quán, đồng lòng chia sẻ các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, những người khơng thích hợp cần phải được loại ra khỏi doanh nghiệp.
Văn hóa doanh nghiệp mang tính hệ thống, thống nhất
Văn hóa doanh nghiệp là một tổng thể thống nhất khi có chung mục tiêu, chung chiến lược, chung chiến thuật, chung chính sách chung giá trị, chung phẩm chất, … Một cách tổng quan thì văn hóa doanh nghiệp là một khối thống nhất gồm 2
31
mối quan hệ, đó là quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài. Hai mối quan hệ này có tác động qua lại với nhau theo hướng (1) Trong cứng: là duy trì kỷ luật; thống nhất quan điểm/tư tưởng/hành động; chuẩn hóa mọi hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh, … từ đó xây dựng giáo lý của tổ chức và kiên trì thực hiện nhằm tiến tới một định hướng rõ ràng và (2) Ngoài mềm: nghĩa là những mối quan hệ với khách hàng và đối tác; là hệ thống dịch vụ, chăm sóc khách hàng hồn hảo, phải hết sức uyển chuyển linh hoạt trong ứng xử.
1.4 Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã có sự quan tâm đến việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và cũng có nhiều doanh nghiệp đã xây dựng được văn hóa riêng cho doanh nghiệp mình, chỉ có điều văn hóa doanh nghiệp được thể hiện như thế nào, doanh nghiệp đó có nhận diện ra những giá trị tốt để phát huy cũng như những giá trị chưa tốt để thay đổi hay khơng vì văn hóa doanh nghiệp bắt nguồn từ những điều chi tiết và cụ thể, từ những điều nhỏ nhất trong quá trình hoạt động trong doanh nghiệp, trong đời sống của doanh nghiệp.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cần chú trọng: xác lập, phát triển các giá trị văn hóa cốt lõi của doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy mọi người liên kết với nhau trong quá trình làm việc để đạt kết quả tốt trong công việc; xây dựng các phương pháp, kỹ thuật để phát triển các giá trị cốt lõi trong hệ thống văn hóa của doanh nghiệp; tạo được sự phối hợp, thống nhất và đồng thuận trong cả tập thể của doanh nghiệp về hệ giá trị văn hóa cốt lõi.
Văn hóa doanh nghiệp cũng chính là một q trình phát triển về nhận thức và năng lực hành động, quá trình này diễn ra như nhau với tất cả các doanh nghiệp, các tổ chức, quá trình này được diễn ra theo một trình tự gồm:
(1) Bắt đầu từ việc tiếp nhận, sàng lọc các thông tin từ môi trường sống về đối tượng mục tiêu, giá trị, mong muốn và kỳ vọng được họ tôn trọng.
(2) Tiếp theo đó là q trình phân tích, lựa chọn và chuyển hóa các giá trị, các kỳ vọng của đối tượng hữu quan thành sứ mệnh, mục tiêu, triết lý kinh doanh và nhận thức của doanh nghiệp, của tổ chức. Những giá trị, triết lý, mục tiêu và nhận thức này tiếp tục được chuyển hóa thành những nội dung văn hóa doanh nghiệp nhằm tạo thuận
32
lợi cho q trình chuyển hóa thành nhận thức của các cá nhân, của thành viên trong tổ chức, trong doanh nghiệp.
(3) Q trình chuyển hóa ở các cá nhân, các thành viên trong tổ chức trong doanh nghiệp được thực hiện với sự hỗ trợ và hậu thuẫn của các chính sách, các biện pháp quản lý, từ đó giúp cho mỗi cá nhân, mỗi thành viên nhận thức đúng, hình thành đúng giá trị trong tư tưởng cũng như đúng trong hành động thể hiện các giá trị, triết lý, nhận thức của doanh nghiệp, của tổ chức.
(4) Để hỗ trợ các cá nhân, các thành viên trong doanh nghiệp, trong tổ chức có thể ứng dụng văn hóa doanh nghiệp trong việc thực hiện hành động cụ thể của mình gắn liền với cơng tác chun mơn thì các nội dung văn hóa doanh nghiệp phải được tổ chức, doanh nghiệp nhận thức đúng thông qua các giá trị, triết lý, nhận thức, hành động cụ thể, từ đó đưa nhận thức đến với nhân viên để chuyển hóa thành hành động cho nhân viên trong doanh nghiệp, trong tổ chức.
Hình 1.4 Các bước trong q trình phát triển văn hóa doanh nghiệp
(Nguồn: PGS, TS. Nguyễn Mạnh Quân, 2012)[13]
Với q trình phát triển về nhận thức văn hóa doanh nghiệp của từng cá nhân, xét từ thực tế, nó diễn ra rất phức tạp, trong đó có nhiều nhân tố liên kết với nhau, cùng tác động vào nhau. Nhận thức về đối tượng phục vụ (hữu quan) Xác định sứ mệnh, mục tiêu, triết lý kinh doanh Xây dựng nội dung văn hóa doanh nghiệp Hỗ trợ các thành viên trong quá trình nhân thức Hỗ trợ các thành viên trong hành động chuyên môn hàng ngày
Quá trình thay đổi nhận thức và hành vi
Mơi trường sống
Tổ chức, doanh nghiệp Môi
trường sống Từng cá nhân,
33
Bước đầu tiên của quá trình nhận thức bắt đầu từ cấp tổ chức, cấp doanh nghiệp, bằng việc phân tích, đánh giá về thị trường, phân tích về chiến lược, … các cấp quản lý có thể nhận ra các đối tượng hữu quan không chỉ khác nhau về nhu cầu, mong muốn, mối quan tâm đến hoạt động kinh doanh, đến sản phẩm của doanh nghiệp mà đối tượng hữu quan còn suy nghĩ rất khác nhau trong quan niệm về chuẩn mực, về quy tắn, về hành vi ứng xử. Dựa trên phát hiện này, những người quản lý tiến hành xây dựng nội dung văn hóa doanh nghiệp, trong đó xác định rõ giá trị mà tổ chức, doanh nghiệp có thể đóng góp cho xã hội – đó chính là những người hữu quan, các triết lý sẽ áp dụng trong hoạt động kinh doanh và cả trong công việc quản lý, được thể hiện thành những nguyên tắc, được áp dụng trong tổ chức, để tạo thuận lợi cho các thành viên trong quá trình ra quyết định cũng như triển khai hoạt động.
Để giúp các thành viên nhận thức rõ hơn và giúp họ đạt được sự thống nhất để họ kiên trì, nhất quán, trung thành với những nguyên tắc, những phương pháp đã đề ra, lúc này nội dung văn hóa doanh nghiệp được thể hiện dưới hình thức các biểu trưng trực quan một cách đa dạng, phong phú và sáng tạo thông qua việc sử dụng nhiều hình thức truyền thơng tác động đồng thời đến nhiều giác quan, kết hợp với học tập, rèn luyện và thực hành thường xuyên, các giá trị, nguyên tắc, phương pháp ra quyết định được tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn dần dần trở thành thói quen trong nhận thức của các thành viên.
Cuối cùng, kết quả quá trình nhận thức, rèn luyện các nội dung văn hóa doanh nghiệp được phản ánh thơng qua hành vi của các thành viên khi họ tương tác với môi trường sống, thể hiện sự chuyển đổi của cá nhân ở các mức độ khác nhau thông qua các biểu trưng phi trực quan chẳng hạn như giá trị, thái độ, niềm tin, lối sống, ... Một khi nhận thức về văn hóa doanh nghiệp đạt được ở cấp độ niềm tin và lối sống thì lúc đó, động lực được hình thành việc bắt buộc mọi thành viên trong doanh nghiệp, tổ chức phải coi trọng và tuân thủ những giá trị, những nguyên tắc, những phương pháp mà tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng bằng sự tự nguyện, tự giác cao độ, từ đó ý thức trong bản thân mỗi thành viên được hình thành. Và thực tế, thơng qua hành vi, hành động, những người hữu quan bên ngồi đều có thể cảm nhận được về giá trị, về triết lý, về nguyên tắc của doanh nghiệp, của tổ chức thông qua phong cách, cá tính của từng cá nhân trong doanh nghiệp, trong tổ chức đó. Lúc này, hình ảnh, thương hiệu
34
của doanh nghiệp, của tổ chức nhờ đó mà cũng được định hình trong nhận thức của tất cả mọi người.
Hình 1.5 Văn hóa doanh nghiệp và q trình phát triển về nhận thức
(Nguồn: PGS, TS. Nguyễn Mạnh Quân, 2012)[13]
Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp là một chặng đường dài, địi hỏi sự kiên trì, nhẫn nại của ban lãnh đạo của nghiệp, của cả tập thể doanh nghiệp. Có rất nhiều hình thức biểu hiện cũng như giá trị văn hóa doanh nghiệp khác nhau, nhưng để xây dựng và phát triển được một nền văn hóa doanh nghiệp mang tích đặc trưng riêng cho doanh nghiệp của mình thì cần có sự vun đắp của từng cá nhân trong doanh nghiệp đó, tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp cần xác định được xây dựng văn hóa là chìa khóa để doanh nghiệp được trường tồn.
1.5 Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp thường được hình thành từ khi doanh nghiệp mới thành lập, có những yếu tố mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi thành lập đều phải có nhưng doanh nghiệp khơng nhìn nhận và khơng biết rõ đó chính là các yếu tố văn hóa doanh
Q trình thay đổi nhận thức và hành vi Đối tượng hữu quan Triết lý kinh doanh Văn hóa doanh nghiệp Biểu trưng trực quan Quá trình nhận thức Cấp độ nhận thức Hành vi - Hoạt động V H D N Giá trị Triết lý Phương pháp ra quyết định Truyền thống Đặc điểm kiến trúc Nghi lễ Logo, biểu tượng Giai thoại tấm gương Khẩu hiệu Ấn phẩm Chuẩn mực, quy tắc, hành vi đạo đức . Giác quan . Nhận thức . Phản ánh Lối sốn g Niềm tin Thái độ Giá trị Hành vi tự giác Hành vi thụ động Nhân cách Phong cách Tư cách Mơi trường
35
nghiệp. Ví dụ như sự học hỏi, sự tán thành, sự hợp tác, … trong doanh nghiệp. Qua quá trình hoạt động kinh doanh, để văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng tích cực và hiệu quả, doanh nghiêp cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, do vậy việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp cũng cần theo 1 quy trình và có chiến lược rõ ràng.
Để thực hiện điều này, các nhà nghiên cứu đã đề xuất rất nhiều mơ hình và quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp, Hồng Anh Duy (2020)[14] đã thực hiện tổng hợp lại với quy trình gồm các bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu mơi trường và các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược doanh nghiệp trong tương lai.
Là việc xem xét và tìm hiểu các yếu tố tác động và làm thay đổi chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: tài chính, nguồn nhân lực, tiếp thị – marketing, tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, tỷ lệ lãi suất, lạm phát, ... đây là những yếu tố cần đánh giá vì tác động tới các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định đâu là giá trị cốt lõi làm cơ sở cho thành cơng.
Đây chính là bước cơ bản trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Giá trị cốt lõi trong doanh nghiệp phải là các giá trị căn bản, ăn sâu vào từng thành viên của doanh nghiệp, là các giá trị mà doanh nghiệp đề cao, có tác động mạnh mẽ đến suy nghĩ, nhận thức và hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp.
Bước 3: Xây dựng tầm nhìn mà doanh nghiệp sẽ vươn tới.
Doanh nghiệp cần xác định rõ những điều gì doanh nghiệp mong muốn đạt