CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
1.7. Công tác tổ chức quản lý tại bộ phận kinh doanh
1.7.3. Quy trình đánh giá tại bộ phận kinh doanh
Hình 1.5 Quy trình đánh giá (Nguồn: Trường phịng hướng dẫn)
(1) Thiết lập tiêu chí đánh giá
Trước khi tiến hành đánh giá sẽ có thơng báo trước 1 tuần để nhân viên nắm bắt được những yêu cầu, quy định về quy trình đánh giá, hiểu rõ về những tiêu chí đặt ra, biết được sử dụng phương pháp nào để đánh giá. Quá trình đánh giá sẽ được thực hiện trong thời gian một tháng. Dựa vào mô tả vị trí làm việc đã được phân công và công việc cụ thể phải thực hiện để đưa ra những tiêu chí để đánh giá. Thiết lập các mục tiêu, yêu cầu cho từng nhân viên khác nhau. Mỗi công việc khác nhau, nội dung đánh giá sẽ khác nhau. Nhân viên mới và nhân viên cũ cũng sẽ có từng
tiêu chí đánh giá khác nhau.
❖Trước tiên sẽ đưa ra những tiêu chí đánh giá chung cho tất cả các nhân viên trong team:
Thực hiện nội quy: tuân thủ nội quy về giờ giấc, số ngày nghỉ phép đúng quy định, sử dụng thời gian làm việc hợp lý.
Tinh thần hợp tác, hỗ trợ: có sự giúp đỡ lẫn nhau trong lúc làm việc, hỗ trợ đồng nghiệp về tài liệu dự án, giúp đỡ những đồng nghiệp mới để họ sớm hòa nhập vào môi trường làm việc chung, hỗ trợ về những kỹ năng làm việc thực tế, giúp đỡ khi đi thị trường tìm khách,...
Tinh thần, thái độ làm việc: luôn trong tâm thế vui vẻ, nhiệt huyết lúc làm việc, chủ động, tích cực đối với những nhiệm vụ được giao. Không nản chí khi cơng việc khơng được sng sẻ.
Tính sáng tạo: tự đề ra những phương pháp làm việc mới để tránh nhàm chán trong lúc làm việc. Chẳng hạn như viết những kịch bản salephone khác nhau để nhanh chóng tạo được sự chú ý của khách hàng, thay đổi cách viết bài quảng cáo để tạo điểm nhấn đối với người đọc. Thay đổi tư duy làm việc sẽ sớm tạo ra năng suất làm việc tối ưu, tạo được doanh số cho công ty.
Khả năng phát triển: là tiềm năng phát triển trong công việc của mỗi một cá nhân, khả năng tăng doanh số cho trong những giai đoạn tiếp theo. Có thể dựa vào những thành quả về doanh số nhân viên đạt được trong thời kỳ hiện tại để đánh giá về khả năng phát triển trong giai đoạn sau.
❖Sau khi đã hoàn tất được những tiêu chuẩn đánh giá chung cho tất cả các nhân viên, trưởng phịng sẽ đưa ra tiêu chí cụ thể cho từng cá nhân. Đối với tiêu chuẩn riêng này, trưởng phòng thường sẽ áp dụng để đánh cho hai đối tượng cụ thể là nhân viên mới và nhân viên cũ. Có các yếu tố được sử dụng để đánh giá như sau: Mức độ thực hiện cơng việc, thời gian hồn thành, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu đã đề ra. (2) Lựa chọn phương pháp đánh giá
nhân viên trong bộ phận: Phương pháp phỏng vấn đánh giá, phương pháp
đánh giá bằng
thang bảng điểm, so sánh cặp, xếp hạng luân phiên, phê bình lưu giữ, phương
pháp quản
trị theo mục tiêu,... trong đó, bộ phận kinh doanh đã chủ yếu sử dụng phương
pháp quản
trị theo mục tiêu, phương pháp đánh giá bằng bảng điểm và phương pháp quan
sát hành
vi.
Phương pháp quản trị theo mục tiêu: để sử dụng được phương pháp này, trước hết phải phân tích về thị trường, để thấy được nhu cầu của khách hàng đối với những phân cấp sản phẩm, về vị trí dự án có những thuận tiện hay bất tiện nào; nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, tiềm năng của dự đối với sự phát triển của ngành,... Trên cơ sở đó, dự báo về doanh số, số lượng hàng bán được, xây dựng mục tiêu cho tháng, quý hoặc năm. Tiến hành lập kế hoạch thực hiện cụ thể cho từng tháng, quý, năm. Và phân bổ mục tiêu, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Đến cuối kỳ, tổng hợp kết quả thực hiện công việc và tiến hành đánh giá dựa trên các mục tiêu đã đề ra vào đầu kỳ. Thúc đẩy nhân viên hoàn thành được mục tiêu trong thời kỳ tiếp theo thông qua các chương trình phúc lợi như: người bán hàng giỏi nhất, người đạt được năng suất cao nhất,...
Phương pháp đánh giá bằng bảng điểm: phương pháp này được thiết kế dựa trên mức độ thực hiện công việc, thái độ, tinh thần làm việc, tn thủ nội quy cơng ty, nội quy tại phịng ban,... mỗi yếu tố sẽ được đánh giá theo các mức độ: xuất sắc, tốt, khá, trung bình, yếu. Tổng hợp kết quả đánh giá của từng yếu tố để đưa ra những nhận định, đánh giá cho từng cá nhân. Bên cạnh đó, đưa ra những yếu tố đánh giá bổ sung nếu có sự ngang bằng về kết quả đánh giá giữa các thành viên.
STT
Tiêu chuẩn đánh giá
Mức đánh giá Yếu Trung bình Khá Tốt Xuất sắc
2 Tinh thần trách nhiệm, kỷ luật 3 Năng lực lãnh đạo, quản lý 4 Sự phối hợp 5 Thái độ 6 Nghiệp vụ chuyên môn 7 Phầm chất cá nhân
Bảng 1.4 Bảng đánh giá công việc bằng bảng điểm (Nguồn: Tài liệu công ty)
Phương pháp quan sát hành vi: đối với phương pháp này người quản lý sẽ quan tâm nhiều vào hành vi thực hiện cơng việc hơn là kết quả. Trưởng phịng sẽ sử dụng tờ kiểm tra hành vi và sẽ tiến hành cho điểm kiểm tra đối với từng hành vi của nhân viên đã thực hiện. Trong tờ kiểm tra đánh giá này sẽ bao gồm cả hành vi tốt và xấu. Điểm đánh giá từng nhân viên trong bộ phận sẽ dựa trên điểm đánh giá của trưởng phòng tên tất cả các hành động thực hiện công việc.
(3) Tiến hành đánh giá
Sau mỗi một tháng sẽ tiến hành đánh giá thực hiện công việc. Việc đánh giá phải dựa trên tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bởi một trong những mục tiêu quan trọng nhất của đánh giá là xem xét của người lao động có đạt được tiêu chuẩn cơng việc hay khơng. Đồng thời cũng cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá, nêu rõ các tiêu thức và các mức độ đánh giá một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình đánh giá, để xem xét mức độ thực hiện công việc của nhân viên, những mục tiêu đã được đưa ra đã hoàn thành chưa, hoàn thành
đến mức nào, nhân viên nào hoàn thành được những mục tiêu kế hoạch đã
đề ra,... từ đó
có cơ sở để đánh giá về hiệu quả công việc của nhân viên, quản lý căn cứ vào đó
để xem
xét chất lượng làm việc của nhân viên.
(4) Thảo luận kết quả đánh giá
Sau khi đã đưa ra kết quả đánh giá cho từng cá nhân cụ thể, trưởng phòng tiến hành hỏi ý kiến tồn thể các thành viên, để có những góp ý, chỉnh sửa về những vấn đề chưa phù hợp hoặc chưa chính xác. Thảo luận kết quả đánh giá dựa trên những tiêu chuẩn đã được đưa ra:
Tiến hành so sánh kết quả thực hiện công việc so với các yêu cầu và mục tiêu đã được đề ra.
Ghi nhận và biểu dương các việc nhân viên đã thực hiện tốt.
Tiến hành giải đáp và tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn nhân viên đã gặp phải trong quá trình làm việc.
(5) Đưa ra kế hoạch và phương pháp điều chỉnh
Bước này được thực hiện khi công việc chưa được hoàn thành, hoàn thành chưa đúng mục tiêu kế hoạch hoặc tiến độ đặt ra.
Thỏa thuận hiệu quả làm việc trong tương lai. Thỏa thuận về kế hoạch đào tạo và phát triển.