1.3 Tổng quan về thơng tin kế tốn và kiểm sốt nội bộ trong chu trình mua
1.3.1 Thơng tin về chu trình mua ngun liệu
Chu trình mua nguyên liệu là sự kết hợp của con người, máy tënh và thủ tục
kiểm soát được thiết lập, để thu thập và ghi nhận dữ liệu liên quan đến hoạt động
hàng ngày của bộ phận mua và nhận nguyên liệu (vë dụ: phiếu yêu cầu, đơn đặt
hàng, báo cáo nhận hàng..), từ đó cung cấp báo cáo nội bộ và báo cáo bên ngoài. 6Việc thu thập, xử lý dữ liệu trong chu trình được mơ tả qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 như sau:
1.3.1.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình mua nguyên liệu
Thông thường các chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng bao gồm các chứng từ sau:
- Phiếu yêu cầu mua hàng
- Đơn đặt hàng - Hợp đồng
- Biên bản bàn giao - Phiếu nhập kho
1.3.1.2Báo cáo của chu trình mua hàng
Thơng thường trong chu trình mua hàng bao gồm các báo cáo hoạt động sau:
a. Báo cáo thực hiện hoạt động
a.1 Bảng kê/ danh mục các đối tượng/nguồn lực bao gồm:
- Danh mục hàng tồn kho
- Danh mục nhà cung cấp
- Danh mục nhân viên mua hàng
a.2 Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực:
- Sổ chi tiết hàng tồn kho
- Bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho
- Tổng hợp nhà cung cấp
- Báo cáo tình hình vận chuyển của nhà cung cấp
b. Báo cáo hoạt động
b.1Báo cáo tổng hợp hoạt động:
- Bảng kê các yêu cầu mua hàng
- Bảng kê các nghiệp vụ mua hàng
- Bảng kê các nghiệp vụ nhận hàng
b.2 Báo cáo phân tëch hoạt động:
- Hoạt động mua hàng: Bao gồm các báo cáo phân tëch hoạt đông đặt hàng
viên mua hàng; báo cáo phân tëch mua hàng theo mặt hàng, nhà cung cấp, bộ
phận, nhân viên…
- Hoạt động nhận hàng: Bao gồm các báo cáo phân tëch nhận hàng theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, nhân viên nhận hàng…
1.3.2 Thơng tin chu trình thanh tốn tiền
Chu trình mua hàng là sự kết hợp của con người, máy tënh và thủ tục kiểm soát được thiết lập để thu thập và ghi nhận dữ liệu liên quan đến hoạt động hàng ngày của bộ phận ghi nhận nợ phải trả và thanh toán tiền (như hoá đơn, giấy báo
trả tiền, giấy báo nợ…) từ đó cung cấp báo cáo nội bộ và báo cáo bên ngồi
7Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 của chu trình thanh tốn
1.3.2.1Chứng từ sử dụng trong chu trình thanh tốn tiền
Thơng thường các chứng từ sử dụng trong chu trình thanh tốn tiền bao
gồm các chứng từ sau:
- Hoá đơn
- Giấy đề nghị thanh toán
- Phiếu chi
- Uỷ nhiệm chi
- Giấy báo nợ
1.3.2.2 Báo cáo của chu trình thanh tốn tiền:
Thơng thường trong chu trình thanh tốn tiền bao gồm các báo cáo hoạt động sau:
a. Báo cáo thực hiện hoạt động
a.1 Bảng kê/ danh mục các đối tượng/nguồn lực:
- Danh mục nhà cung cấp
- Danh mục ngân hàng
a.2 Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực: - Sổ quỹ
- Sổ chi tiết công nợ
- Bảng tổng hợp chi tiết công nợ
b. Báo cáo hoạt động
b.1 Báo cáo tổng hợp hoạt động: - Bảng kê hóa đơn mua hàng
- Bảng kê các yêu cầu thanh toán
- Bảng kê thanh toán nhà cung cấp
b.2 Báo cáo phân tëch hoạt động:
- Hoạt động chấp thuận hóa đơn và xác định cơng nợ phải trả: Báo cáo phân
tëch nợ theo thời hạn nợ, Báo cáo tình hình thanh tốn nợ..
- Hoạt động thanh toán tiền: Báo cáo yêu cầu tiền thanh toán, Báo cáo thanh
1.3.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu 1.3.3.1 Mục tiêu kiểm sốt
Chu trình mua nguyên liệu đóng vai trị quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, do đó mục tiêu kiểm sốt đối với chu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm đạt được các yêu cầu sau:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả: sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua nguyên liệu giúp
đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng… Sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu
hữu hiệu. Vì thế, đơn vị cần mua nguyên liệu đúng nhu cầu sử dụng và đúng thời điểm, mua nguyên liệu với giá hợp lý nhất, nhận nguyên liệu đúng số
lượng và chất lượng đã đặt. Trong khi đó mục tiêu hiệu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phë bỏ ra. Để đạt được điều này, đơn vị
cần mua nguyên liệu có chất lượng tốt với chi phë hợp lý nhất.
- Báo cáo tài chënh đáng tin cậy: Nghĩa là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng, tồn trữ, hàng tồn kho, giá vốn hàng bán… được trình bày
trung thực và hợp lý. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ
và hợp lý để theo dõi hàng mua, ghi chép nghiệp vụ mua nguyên liệu đầy đủ, chënh xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phë liên quan đến chu trình mua nguyên liệu… là các yêu cầu chủ yếu của cơng tác kế tốn và giúp đơn vị
cung cấp được báo cáo tài chënh đáng tin cậy
- Tuân thủ luật pháp và các quy định: Các hoạt động mua nguyên liệu luôn chịu
sự chi phối của pháp luật, như việc ký kết hợp đồng, nguyên liệu mua, thủ tục nhập khẩu… Ngồi ra, cịn cần tn thủ các quy định nội bộ trong việc nhận
nguyên liệu, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn về an toàn trong bảo
1.3.3.2 Những rủi ro của chu trình
8Chu trình mua ngun liệu có thể tồn tại những rủi ro sau:
1.3.3.3Các hoạt động kiểm sốt trong chu trình mua nguyên liệu
a. Yêu cầu nguyên liệu
Hoạt động cơ bản đầu tiên trong chu trình mua nguyên liệu là yêu cầu mua
nguyên liệu, hoạt động này thông thường được thực hiện bởi bộ phận quản lý kho hàng, ngoài ra trong một số trường hợp nhu cầu cho những danh mục này được
gửi bởi bộ phận khác có nhu cầu về ngun liệu, như chu trình doanh thu hoặc
chu trình chuyển đổi.
8Tập thể tác giả Bộ mơn Kiểm tốn, (2011)Kiểm soát nội bộ, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chë Minh
Hoạt động Sai phạm có thể xảy ra
1.0 Yêu cầu nguyên liệu
Yêu cầu nguyên liệu không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đëch
sử dụng hoặc đặt nguyên liệu trùng lắp
Yêu cầu mua nguyên liệu nhiều hơn/ët hơn so với nhu cầu sử dụng
Yêu cầu mua nguyên liệu quá trễ hoặc quá sớm
2.0 Đặt nguyên liệu
Mua hàng tại mức giá quá cao
Mua hàng với chất lượng không phù hợp
Nhân viên đặt nguyên liệu xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần 2 đối với nguyên liệu đã nhận được
Nhân viên mua ngun liệu có thể thơng đồng với nhà cung cấp để chọn
họ, tuy rằng nhà cung cấp này khơng có ngun liệu cũng như giá cả phù hợp nhất.
Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp, nên giấu
bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà cung cấp được nhân viên này ủng hộ
3.0 Nhận
nguyên liệu
Nhận nguyên liệu không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt Nhận và biển thủ nguyên liệu và không nhập kho
Nguyên liệu được nhận bởi những người không được ủy quyền, khơng đúng chức năng
Ngun liệu tồn kho có thể bị đánh cắp
Quyết định chënh được thực hiện trong xử lý này là xác định cái gì, khi
nào và mua với giá bao nhiêu.
a.1 Chứng từ sử dụng Hoạt động Tên chứng từ Căn cứ lập chứng từ Nội dung chứng từ Bộ phận lập Bộ phận xét duyệt Đối tượng sử dụng 1.0 Yêu cầu nguyên liệu Phiếu yêu cầu Nhu cầu sử dụng của bộ phận Kế hoạch sản xuất Số chứng từ, ngày, bộ phận, nội dung, mã hàng, số lượng, người lập, người đề nghị, người duyệt… Quản lý kho hàng Bộ phận có nhu cầu Trưởng bộ phận yêu cầu Bộ phận xét duyệt Bộ phận mua hàng Bộ phận kế toán
a.2 Thủ tục kiểm soát
Hoạt động Hoạt động kiểm soát chung Thủ tục kiểm soát cụ thể Uỷ quyền và xét duyệt
Uỷ quyền: Phụ trách bộ phận có nhu cầu Xét duyệt: Quản lý mua hàng, Giám đốc Phân chia
trách nhiệm
Bộ phận yêu cầu và bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng và xét duyệt 1.0 Yêu cầu nguyên liệu Bảo vệ an toàn tài sản
Chỉ có người có thẩm quyền mới được phép lập giấy đề nghị
mua hàng
Giấy đề nghị mua hàng phải được duyệt bởi người có thẩm quyền đã được chỉ định
Không được phép duyệt giấy đề nghị mua hàng trắng
1.0
Yêu cầu nguyên
liệu
Chứng từ
Yêu cầu mua nguyên liệu
Phải được đánh số thứ tự liên tục theo từng bộ phận trước khi sử dụng
Dựa trên điểm bổ sung và số lượng bổ sung
Dựa trên kế hoạch sản xuất của đơn vị hoặc kế hoạch hoạt động bộ phận
Được chấp thuận của người có thẩm quyền
b. Đặt nguyên liệu
Hoạt động thứ hai trong chu trình mua nguyên liệu là đặt nguyên liệu, hoạt động này thông thường được thực hiện bởi bộ phận mua hàng.
Quyết định chënh trong hoạt động mua hàng bao là việc lựa chọn nhà cung cấp, một vài yếu tố cần được xem xét trong việc thực hiện quyết định này là: Giá cả, chất lượng của nguyên liệu và phương thức nhận hàng
b.1 Chứng từ sử dụng Hoạt động Tên chứng từ Căn cứ lập chứng từ Nội dung chứng từ Bộ phận lập Bộ phận xét duyệt Đối tượng sử dụng 2.0 Đặt hàng Đơn đặt hàng - Phiếu yêu cầu được duyệt - Tập tin nhà cung cấp Số chứng từ, ngày, tham chiếu yêu cầu
mua hàng, nội dung, nhà cung cấp, tên hàng,
số lượng, đơn giá, ngày
đặt, ngày nhận hàng, người lập, người duyệt… Mua hàng -Trưởng bộ phận -Bộ phận xét duyệt -Bộ phận Yêu cầu -Bộ phận nhận hàng -Bộ phận kế tốn cơng nợ b.2 Thủ tục kiểm soát Hoạt động Hoạt động kiểm soát chung Thủ tục kiểm soát cụ thể Uỷ quyền và xét duyệt
Uỷ quyền: Nhân viên mua hàng
Xét duyệt: Quản lý mua hàng, Giám đốc Phân chia
trách nhiệm
Người đặt hàng và xét duyệt nhà cung cấp
Bộ phận ghi chép báo giá và bộ phận xử lý báo giá từ nhà cung cấp
2.0 Đặt hàng
Bảo vệ an
toàn tài sản
Xác định nhu cầu hàng tồn kho và thời gian hợp lý từ lúc mua đến lúc nhận hàng
Mở sổ chi tiết theo dõi mặt hàng đã đặt và mặt hàng nào cần
đặt thêm
Thường xuyên cập nhật mức tồn kho tối thiểu
Hoạt động
Hoạt động kiểm soát
chung
Thủ tục kiểm soát cụ thể
Hoán đổi thường xuyên vị trë của các nhân viên mua hàng
Nghiêm cấp nhân viên nhận lợi ëch từ nhà cung cấp
Thiết lập các đường dây thu thập thông tin từ nhà cung cấp
ngoài bộ phận mua hàng
Thường xuyên cập nhật thông tin nhà cung cấp
Thông báo nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng
Cần thông báo kịp thời các bộ phận liên quan về tình hình thực hiện đơn đặt hàng
Tënh tốn lại chi phë chu trình mua nguyên liệu không chỉ là
chi phë mua mà còn là chi phë trả lại hàng, xử lý …đối với
hàng không đảm bảo chất lượng
Chứng từ
Đơn đặt hàng
Chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng đã duyệt và kết quả lựa chọn nhà cung cấp
Được đánh số thứ tự liên tục trước
Chọn người bán từ danh sách người bán được chấp nhận Được lập thành nhiều liên, gửi và lưu tại các bộ phận liên quan
Kiểm tra cẩn thận các điều kiện về giá, thanh toán, thời gian
và các điều kiện khác của đơn đặt hàng
Được xét duyệt bởi người có thẩm quyền
C. Nhận nguyên liệu
Hoạt động thứ ba trong chu trình mua nguyên liệu là nhận và nhập kho
các danh mục đã yêu cầu. Bô phận nhận hàng chịu trách nhiệm cho việc nhận nguyên liệu từ nhà cung cấp, bộ phận kho hàng chịu trách nhiệm nhập và bảo
quản hàng tồn kho. Thông tin về nhận nguyên liệu đã đặt phải được chuyển tới bộ phận kiểm soát hàng tồn kho để cập nhật dữ liệu hàng tồn kho.
Quyết định chënh và thông tin cần thiết: Quyết định nhận hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng đã nhận.
c.1 Chứng từ sử dụng Hoạt động Tên chứng từ Căn cứ lập chứng từ Nội dung chứng từ Bộ phận lập Bộ phận xét duyệt Đối tượng sử dụng Báo cáo nhận hàng -Phiếu yêu cầu -Đơn đặt hàng -Hợp đồng -Hóa đơn -Phiếu giao hàng Số chứng từ, ngày, nội dung, số
phiếu yêu cầu, số
đơn đặt hàng, số hợp đồng, số hóa đơn, tên hàng, số lượng đặt, số lượng nhận, chênh lệch, người lập, người bàn giao… Nhận hàng Trưởng bộ phận -Bộ phận mua hàng -Kho hàng -Bộ phận Kế tốn 3.0 Nhận hàng Phiếu nhập kho -Đơn đặt hàng -Hợp đồng -Hóa đơn -Báo cáo nhận hàng Số chứng từ, ngày, nội dung, số
phiếu yêu cầu, số
đơn đặt hàng, số
hợp đồng, số hóa
đơn, tên hàng, đơn
vị tënh, quy cách, số lượng, người lập, … Kế toán Trưởng bộ phận -Kho hàng -Kế toán
c.2 Thủ tục kiểm soát Hoạt động Hoạt động kiểm soát chung Thủ tục kiểm soát cụ thể Uỷ quyền và xét duyệt
-Uỷ quyền: Nhân viên nhận hàng
-Xét duyệt: Quản lý nhận hàng Phân chia
trách nhiệm
-Kế toán vật tư và kho hàng
-Nhận hàng và kho hàng
Bảo vệ an
toàn tài sản
-Kiểm số lượng, chất lượng hàng khi nhận
-Các bộ phận liên quan kiểm tra hàng một cách độc lập
-Nhận hàng dựa trên kế hoạch nhận hàng, đơn đặt hàng, hợp
đồng và các chứng từ liên quan
-Hàng phải dược bảo quản cận thận ở kho với các thiết bị cần
thiết để bảo vệ an toàn
-Giao trách nhiệm bảo quản hàng trong kho cho thủ kho và hạn
chế tiếp cận đối với người không được phép
-Theo dõi nhập – xuất – tồn kho nên được thực hiện bởi thủ kho và kế toán để đối chiếu khi cần thiết
-Cần có sơ đồ sắp xếp hàng để tiện việc theo dõi, kiểm kê 3.0 Nhận
nguyên
liệu
Chứng từ
Báo cáo nhận hàng
-Được đánh số thứ tự liên tục trước
-Được lập thành nhiều liên và gửi cho các bộ phận liên quan -Được lập dựa trên số liệu thực tế nhận
-Ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng thực nhận
-Phải có chữ ký của dại diện mua hàng, nhận hàng và người
giao hàng
Phiếu nhập kho
-Được đánh số thứ tự liên tục trước
-Được lập thành nhiều liên và gửi cho các bộ phận liên quan -Được lập dựa trên báo cáo nhận hàng
-Ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị nhập kho