3.2.1 Hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trong chu trình mua ngun
liệu và thanh tốn tiền.
3.2.1.1. Hồn thiện hệ thống chứng từ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền
Phần khảo sát thực trạng cho thấy tại các doanh nghiệp chế biết thủy sản (kể cả quy mô nhỏ, vửa và lớn) các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong chu
nhận, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh tốn…Nhìn chung, các chứng từ này
đáp ứng yêu cầu phản ánh thông tin mua hàng, nhưng chưa đáp ứng yêu cầu
kiểm soát, cụ thể: nội dung các chứng từ sử dụng trong quy trình khơng ghi lại số thứ tự của các chứng từ hoặc mã nhân viên liên quan. Số thứ tự của chứng từ
liên quan giúp gắn kết các hoạt động diễn ra trong chu trình. Chẳng hạn, khi nhận nguyên liệu thì phải căn cứ vào các thỏa thuận mua hàng với nhà cung cấp đã
thiết lập từ trước. Do vậy, trên mỗi phiếu nhập kho này cần có số phiếu mua hàng (hợp đồng kinh tế), mã nhân viên thu mua để làm cơ sở đối chiếu dữ liệu khi nhận hàng, từ đó sẽ tổng hợp và cung cấp báo cáo về hoạt động nhận hàng cũng
như báo cáo về nhà cung cấp. Ngồi ra trên chứng từ có mã nhân viên thực hiện
sẽ hỗ trợ cho việc kiểm tra, đánh giá khả năng và trách nhiệm của từng nhân viên trong hoạt động của mình.
Vì vậy, để thuận tiện trong việc kiểm tra, giám sát, đảm bảo sự tuân thủ
luật lệ và quy định cũng như việc tổng hợp các thông tin trong chu trình mua
nguyên liệu và thanh toán tiền, trong nội dung của chứng từ cần ghi nhận số
chứng từ và mã nhân viên liên quan, cụ thể: Phiếu mua hàng phải có mã của nhân
viên mua hàng, biên bản giao nhận phải có số của phiếu mua hàng để làm cơ sở đối chiếu việc nhận hàng, giấy đề nghị thanh tốn cần có số của phiếu mua hàng,
số phiếu nhập kho, số hóa đơn, hợp đồng.
3.2.1.2. Hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ
Chutrình mua nguyên liệu và thanh toán tiền trải qua nhiều giai đoạn như mua hàng, vận chuyển, nhận hàng và thanh toán. Những hoạt động này liên quan đến nhiều bộ phận. Vì vậy, xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, từ việc lập
chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ, luân chuyển và lưu trữ là vơ cùng quan trọng, nó hỗ trợ nhà quản trị theo dõi, đánh giá hoạt động trong quy trình, các bộ phận có thể kiểm tra, giám sát lẫn nhau.
Qua khảo sát tại hầu hết các doanh nghiệp chế biến thủy có quy mơ nhỏ và vừa cho thấy, mặc dù các cơng ty đều có quy định về luân chuyển chứng từ trong hoạt động mua nguyên liệu và thanh toán tiền, tuy nhiên quy định này vẫn
còn nhiều bất cập, quy trình luân chuyển chứng từ chủ yếu là dựa vào kinh
nghiệm cá nhân, do đó khơng khoa học và dẫn đến chồng chéo trong cơng việc.
Ngồi ra, khá nhiều quy định của công ty thực hiện theo kiểu “truyền miệng” hơn là cụ thể hóa bằng văn bản cũng như đưa ra yêu cầu sự tuân thủ của nhân viên trong chu trình.
Các bất cập này ảnh hưởng sự truyền thông đến các bộ phận, nhân viên ,
bỡi lẽ một nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều chức năng trong quy trình, nhân viên
này có thể bỏ bỏ bớt thủ tục kiểm sốt để tiện trong q trình xử lý trong cơng việc
của mình, và trong một số trường hợp không chuyển đầy đủ chứng từ cho các bộ phận liên quan. Khi đó, nhân viên xử lý kế tiếp sẽ thiếu thông tin để thực hiện các
bước công việc tiếp theo cũng như không thể kiểm tra, giám sát hoạt động xử lý
của các nhân viên trước. Khi có vấn đề bất thường xảy ra thì khó khăn trong việc
tìm hiểu ngun nhân và trách nhiệm của người có liên quan.
Ngồi ra, do một người có thể đảm nhận nhiều chức năng vë dụ nhân viên
thu mua sau khi thỏa thuận với nhà cung cấp về nguyên liệu mua, sẽ trực tiếp kiểm tra số lượng, chất lượng và nhập kho nguyên liệu khi nguyên liệu về đến
kho, sau đó tập hợp chứng từ chuyển cho kế tốn và thủ kho, vì vậy dữ liệu tập
hợp tại các bộ phận không đầy đủ, rời rạc. Lúc này, toàn bộ dữ liệu chỉ do bộ phận thu mua nắm giữ, thủ kho không biết thời điểm nguyên liệu về kho, để có kế hoạch lưu kho, kế tốn khơng biết được tình hình nguyên liệu đã thỏa thuận
mua, đang vận chuyển... Kết quả là các bộ phận chức năng khó có thể xử lý dữ
liệu và lập các báo cáo chi tiết, kịp thời, đặc biệt là báo cáo quản lý phục vụ cho hoạt động ra quyết định của nhà quản trị theo yêu cầu như báo cáo dự toán tiền
thanh toán, bảng kê nguyên liệu đã mua trong kỳ, báo cáo phân tëch nhà cung
cấp, báo cáo phân tëch nhân viên thu mua…
Do đó, cần hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ. Trong đó cần nêu rõ cơ sở lập chứng từ, số liên được lập, trình tự luân chuyển qua các bộ phận liên
cáo), nơi nhận thông tin sẽ gia tăng tënh hữu ëch và khả năng kiểm soát của hệ
thống thơng tin kế tốn trong quy trình.
3.2.1.3. Hồn thiện tổ chức lưu trữ chứng từ:
Trong quá trình phản ánh nghiệp vụ và cung cấp thông tin trong doanh
nghiệp, chứng từ thường được lập thành nhiều liên, luân chuyển và lưu trữ các bộ phận liên quan. Do đó quy định về cách thức lưu trữ chứng từ có vai trị hỗ trợ cho việc kiểm tra, theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, qua khảo sát cho thấy, tại hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, vừa và kể cả một số doanh nghiệp có quy
mơ lớn, việc lưu trữ chứng từ còn nhiều bất cập, cụ thể: tại bộ phận thu mua, các
chứng từ mua nguyên liệu như đơn đặt hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng, phiếu nhập kho, được lưu chung trên hồ sơ mua nguyên liệu kể cả đã nhận hay chưa nhận ngun liệu. Cịn tại bộ phận kế tốn các chứng từ mua nguyên liệu và thanh
tốn như: phiếu mua hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, phiếu chi, ủy nhiệm chi cũng được lưu chung trên hồ sơ mua nguyên liệu kể cả đã thanh toán hay chưa thanh tốn. Vì vậy, nhân viên xử lý nghiệp vụ và lưu trữ phải ghi nhớ các nghiệp vụ để
tiện theo dõi làm gia tăng rủi ro bỏ sót nghiệp vụ mua ngun liệu, thanh tốn hoặc
khơng thanh tốn kịp thời cho nhà cung cấp khi đến hạn thanh toán.
Do đó, lưu trữ riêng biệt các hồ sơ là cần thiết trong các doanh nghiệp, hỗ
trợ cho quá trình xử lý và kiểm sốt thơng tin cũng như hoạt động trong đơn vị. Tổ chức lưu trữ chứng từ trong chu trình này có thể được thực hiện như sau: Hoạt động mua hàng: Tại bộ phận thu mua, sau khi thỏa thuận với nhà cung
cấp về các điều kiện trong chu trình mua nguyên liệu, phiếu mua hàng (hợp
đồng kinh tế) cần được tách bạch hồ sơ mua nguyên liệu thành: hồ sơ mua nhưng chưa nhận nguyên liệu và đã nhận nguyên liệu:
+ Hồ sơ mua nguyên liệu chưa nhận nguyên liệu: hồ sơ này theo dõi những
đơn đặt hàng, phiếu mua nguyên liệu, hợp đồng mua nguyên liệu nhưng chưa
nhận hàng, giúp dự kiến thời gian, số lượng nguyên liệu về kho đơn vị, từ đó tổ chức sắp xếp kho phù hợp và đốc thúc nhà cung cấp trong trường hợp trễ thời hạn giao nguyên liệu.
+ Hồ sơ nguyên liệu đã nhận: nhằm giúp cung cấp thông tin nguyên liệu
đã nhận được. Hồ sơ này giúp bộ phận thu mua kiểm tra lại để đảm bảo nguyên liệu đã nhân được đúng về số lượng, chủng loại…trước khi lưu
Hoạt động nhận nguyên liệu: Tại bộ phận kho hàng, phiếu mua hàng được
lưu theo hồ sơ chưa nhận nguyên liệu và đã nhận nguyên liệu:
+ Căn cứ vào hồ sơ mua nguyên liệu chưa nhận nguyên liệu bộ phận nhận hàng lập kế hoạch nhận nguyên liệu, sắp xếp kho phù hợp với đặc điểm nguyên liệu…
+ Hồ sơ mua nguyên liệu đã nhận nguyên liệu giúp cho bộ phận mua hàng kiểm tra đối với nguyên liệu nhập kho, phát hiện những vấn đề trong quá
trình giao nhận như: thời gian nhận, số lượng, chất lượng…
Hoạt động nhận hóa đơn và thanh tốn tiền: Tại bộ phận kế tốn, Hóa đơn, chứng từ yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp được lưu theo hồ sơ mua
nguyên liệu chưa trả tiền và hồ sơ mua nguyên liệu đã trả tiền:
+ Các chứng từ trên hồ sơ mua nguyên liệu chưa trả tiền: được sắp xếp theo
thứ tự ngày đến hạn thanh toán, đây là căn cứ để lập dự toán thanh toán tiền, căn cứ vào dự toán thanh toán tiền và các chứng từ đến hạn thanh toán, kế toán sẽ lập phiếu chi/ ủy nhiệm chi kèm theo chứng từ gốc và chuyển
đến kế toán trưởng và giám đốc duyệt.
+ Các hóa đơn và chứng từ yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp đã được thanh toán sẽ được đánh dấu đã thanh toán và lưu tại hồ sơ mua nguyên liệu đã thanh toán, để tránh trường hợp thanh tốn tiền hai lần cho một hóa đơn.
3.2.1.4. Hồn thiện Báo cáo quản lý về mua hàng và thanh toán tiền.
Phần thực trạng ở chương 2 cho thấy, thơng tin kế tốn tại đa số doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, vừa và một số doanh nghiệp quy mô lớn, chỉ mới đáp
ứng được thông tin tài chënh theo quy định hiện hành mà chưa cung cấp được đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà quản lý. Mặc đù thông tin quản lý không
tài chënh, tuy nhiên thông tin cung cấp cho nhà quản lý đóng vai trị quan
trọng của hệ thống thống thơng tin kế tốn, giúp nhà quản trị điều hành, kiểm
soát được các hoạt động diễn ra trong chu trình cũng như các nguồn lực sử
dụng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Hạn chế này làm cho nhà quản trị thiếu các thông tin chi tiết, trong từng hoạt động mua, nhận nguyên liệu và thanh toán tiền cho nhà cung cấp; các đối
tượng như nhân viên thu mua, nhà cung cấp, nguồn lực liên quan như hàng tồn
kho, tiền trong quy trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền và hiệu quả của việc thực hiện các hoạt động này. Từ đó, nhà quản trị thiếu đi một công cụ hữu ëch để
điều hành, giám sát các hoạt động và nguồn lực sử dụng trong chu trình, đáp ứng
mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả.
Giải pháp mà các doanh nghiệp cần thực hiện là: cần yêu cầu các bộ phận cung cấp các thông tin quản lý như thông tin đối tượng nguồn lực tham gia hoạt động và thông tin tổng hợp và phân tëch hoạt động. Những thông tin này sẽ
giúp đơn vị thực hiện, tổng hợp và đánh giá các hoạt động diễn ra trong chu trình. Các hoạt động này diễn ra theo tuần tự là: hoạt động mua nguyên liệu, nhận nguyên liệu, ghi nhận nợ phải trả và thanh toán tiền. Cụ thể là cần bổ sung các báo cáo như sau:
a. Báo cáo về mua nguyên liệu:
a.1 Báo cáo đối tượng, nguồn lực
Thông thường, các báo cáo này bao gồm danh mục nhà cung cấp, danh
mục nguyên liệu và báo cáo tình trạng nguyên liệu tồn kho, khả năng cung cấp
nguyên liệu của nhà cung cấp, tình trạng mua ngun liệu... Nhóm báo cáo này
cung cấp các thơng tin cho nhà quản lý phụ trách hoạt động mua nguyên liệu tại
đơn vị, làm cơ sở để nhà quản lý đưa ra các quyết định mua nguyên liệu như: lượng nguyên liệu cần mua, chất lượng, giá mua, thời gian cần phải chuyển nguyên liệu về tới kho của đơn vị, các nhà cung cấp được phép cung ứng nguyên
đánh giá tình hình mua nguyên liệu của bộ phận thu mua, nội dung các báo cáo này như sau:
Báo cáo danh mục nguyên liệu: liệt kê danh mục nguyên liệu hiện có của
doanh nghiệp
Báo cáo danh mục nhà cung cấp: Liệt kê các nhà cung cấp hiện có của
doanh nghiệp, trong đó có thể phân loại nhà cung cấp, phù hợp với những
yêu cầu trong hoạt động kinh doanh của đơn vị
Báo giá nguyên liệu theo các nhà cung cấp: Liệt kê về báo giá nhà cung
cấp đối với từng loại nguyên liệu và các điều kiện liên quan (vë dụ giao
nguyên liệu tại cảng hay chuyển tới kho của đơn vị)
Báo cáo tình trạng hàng tồn kho: mơ tả trình trạng hàng tồn kho, đây là cơ
sở để xác định lượng nguyên liệu cần bổ sung phục vụ cho hoạt động sản xuất của đơn vị
a.2 Báo cáo tổng hợp hoạt động mua nguyên liệu
Báo cáo này sẽ tổng hợp quá trình thực hiện các thỏa thuận mua hàng, thơng báo tình hình nguyên liệu từ nhà cung cấp. Báo cáo này giúp trưởng bộ
phận thu mua điều hành, giám sát hoạt động mua nguyên liệu tại bộ phận mình.
Sau đó. Bộ phận thu mua gửi thơng tin tới bộ phận liên quan như: thủ kho để có
kế hoạch nhận hàng, bố trë nhận hàng, sơ chế và sắp xếp hàng tồn kho phù hợp với việc lưu trữ, bảo quản nguyên liệu; kế toán làm cơ sở lập lập kế hoạch thanh
toán cho các mặt hàng đã mua, thông thường các báo cáo hoạt động bao gồm:
Bảng kê thông báo nguyên liệu từ nhà cung cấp: Báo cáo này liệt kê
nguyên liệu, giá và các điều kiện giao nhận từ nhà cung cấp.
Bảng kê hoạt động mua hàng: Báo cáo này liệt kê các thỏa thuận mua
hàng với nhà cung cấp về số lượng, loại nguyên liệu, thời gian về đến kho
của đơn vị
Báo cáo dự toán thanh toán tiền: Căn cứ vào bảng kê mua hàng để lập báo cáo này, nhằm mục đëch cung cấp thông tin về các khoản thanh
toán cho nhà cung cấp, và nguồn lực dự kiến để thanh toán các khoản
nợ đến hạn thanh toán.
Qua khảo sát hoạt động mua nguyên liệu tại các doanh nghiệp cho thấy:
các doanh nghiệp có quy mơ lớn đã có lập báo cáo tình trạng nhà cung cấp, báo cáo tình trạng nguyên liệu và báo cáo tổng hợp hoạt động mua nguyên liệu trong
hoạt động mua nguyên liệu. Cách thức tổ chức tại các doanh nghiệp này như sau: bộ phận thu mua lưu trữ, cập nhật dữ liệu liên quan về nhà cung cấp và cập nhật giá nguyên liệu đầu vào, bộ phận kế tốn cung cấp thơng tin về danh mục
nguyên liệu và tình trạng nguyên liệu. Với cách tổ chức như vậy, mỗi bộ phận sẽ
xử lý các dữ liệu độc lập nhau, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phë. Tuy nhiên,
cách thức nên trên có các bất cập như là :
Bộ phận thu mua vừa lựa chọn nhà cung cấp, số lượng, đơn giá nguyên liệu nhưng cũng đồng thời lưu trữ dữ liệu nhà cung cấp, các báo giá, điều
này dễ dẫn đến tình trạng thông đồng nhà cung cấp, điều chỉnh dữ liệu báo giá để thực hiện hành vi gian lận.
Kế tốn chỉ cập nhật thơng tin tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và xuất trên báo
cáo tình trạng ngun liệu. Các thơng tin khác về tình hình nguyên liệu như: lượng nguyên liệu đã thỏa thuận mua, nguyên liệu đang trên đường
về kho, nguyên liệu quá hạn theo quy định nhưng chưa về đến kho chưa
được quan tâm
Tại các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và vừa, đa số khơng lập báo cáo tình trạng nhà cung cấp, tình trạng nguyên liệu và báo cáo phân tëch hoạt động mua
nguyên liệu. Nhân viên thu mua sẽ liên hệ với nhà cung cấp để xác định giá, thỏa
thuận các điều kiện mua hàng, báo về cho các bộ phận liên quan để thực hiện các