Đối chiếu với 8 phân hệ quản lý theo quy định của Bộ y tế (Quyết định 5573/QĐ-BYT ngày 29/12/2006) bệnh viện còn thiếu 01 phân hệ là: Quản lý nhân sự - tiền lương đây là phân hệ rất quan trọng để có thể quản lý được thơng tin lý lịch cán bộ, hồ sơ sức khỏe, lương... Phân hệ Quản lý chỉ đạo tuyến và Quản lý trang thiết bị y tế chưa đáp ứng hết được nhu cầu thực tế tại đơn vị. Bộ phận CNTT bệnh viện đang phối hợp cùng với các khoa, phịng chức năng và cơng ty cung cấp phần mềm tiến hành khắc phục, triển khai những tính năng cần thiết để đáp ứng được nhu cầu của đơn vị.
- Trong 8 phân hệ của hệ thống thì phân hệ đạt cao nhât là “Phân hệ
quản lý khoa khám bệnh” có 87,0 % tiêu chí của phân hệ đạt các tiêu chí như
cấp mã người bệnh: đảm bảo nguyên tắc hình thành mã người bệnh duy nhất, tránh trùng lặp, quản lý đầy đủ thơng tin hành chính theo mẫu hồ sơ bệnh án do Bộ Y tế ban hành. Các thông tin về đối tượng người bệnh: Miễn, thu phí, BHYT, hộ nghèo, miễn phí, trẻ em dưới 6 tuổi và các đối tượng khác.Thông tin nơi chuyển đến: mã số, tên cơ sở y tế. Quản lý chẩn đoán của người bệnh theo ICD-10 (4 ký tự): Quản lý thông tin khám bệnh, quản lý các chỉ định cận lâm sàng, các chỉ định dịch vụ điều trị, quản lý kê đơn thuốc tại phòng khám bệnh, in và lưu đơn, quản lý thơng tin về xử trí của bác sỹ: cấp đơn cho về, điều trị ngoại trú, nhập viện, chuyển phòng khám…Quản lý người bệnh điều trị ngoại trú.
Có 8,7 % tiêu chí chưa đạt đó là: Tiêu chí “ Đáp ứng các báo cáo,
thống kê của Bệnh viện, BYT, BHXH”.
Từ ngày 30 tháng 6 năm 2016 Bệnh viện đa khoa huyện Sông Mã tiến hành nâng cấp phân hệ Quản lý khoa khám bệnh bằng hệ thống cấp số tự động, hệ thống quẹt thẻ tự động và hàng đợi khám, giảm thiểu được thời gian chờ đợi của bệnh nhân, không gây ra sự chen lấn gọi khám theo số thứ tự. Tránh sai sót, nhầm lẫn, mất mát thơng tin của bệnh nhân, tiết kiệm được thời gian tiếp đón cho nhân viên y tế cũng như nguồn nhân lực để thực hiện phân hệ này.
Hình 2: Hệ thống phát số tự động tại khoa khám bệnh
Hình 3: Hệ thống nhận diện mã vạch tại khoa khám bệnh
Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn cịn một số tiêu chí chưa có chiếm 4,4% là “Quản lý người bệnh nằm theo dõi tại khoa khám bệnh (phòng lưu)”.
- Đứng thứ hai sau phân hệ Quản lý khoa khám bệnh là phân hệ Quản lý dược có tiêu chí đạt là: 86,67 % là các tiêu chí như Quản lý thơng tin thuốc -
vật tư, quản lý được các thơng tin về hạn sử dụng của thuốc, có khả năng lập bảng theo dõi hạn sử dụng thuốc và có khả năng cảnh báo thuốc sắp hết hạn sử dụng. Quản lý xuất nhập thuốc tại kho dược, xây dựng màn hình nhập liệu cho chức năng nhập thuốc vào kho, xuất thuốc khỏi kho dược. Phần mềm phải thực hiện quá trình xuất nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước và dựa trên hạn sử dụng của thuốc theo đúng quy định tồn trữ và phân phối thuốc.
Quản lý được việc nhập, xuất và cấp phát thuốc theo các nguồn kinh phí khác nhau: nguồn ngân sách, nguồn BHYT, nguồn viện trợ..Quản lý cấp phát thuốc cho bệnh nhân.
Tiêu chí chưa đạt: 13,33%, gồm các tiêu chí sau: Tiêu chí “Đáp ứng các
báo cáo, thống kê của Bệnh viện, BYT, BHXH”: Cung cấp các số liệu cần thiết
cho BHYT, biểu mẫu của BYT và bệnh viện còn chưa đáp ứng được đầy đủ. - Phân hệ quản lý Cận lâm sàng có tiêu chí đạt là: 85,72% là phân hệ đứng thứ 3 trong các phân hệ của phần mềm các tiêu chí đạt như: Quản lý danh mục cận lâm sàng,t hống nhất sử dụng tên theo danh mục cận lâm sàng của Bộ Y tế ban hành trong “Mẫu hồ sơ bệnh án” để đồng bộ quản lý giữa chun mơn và tài chính, giữa danh mục giá của BHYT và danh mục giá dịch vụ, quản lý cận lâm sàng cho người bệnh ngoại trú, quản lý cận lâm sàng cho người bệnh nội trú. Quản lý kết quả cận lâm sàng tại các khoa xét nghiệm và chẩn đốn hình ảnh. Tiêu chí chưa đạt là: 7,14% gồm các tiêu chí: “Đáp ứng các báo cáo, thống kê của Bệnh viện, BYT, BHXH”. Có một tiêu chí chưa có chiếm: 7,14% là tiêu chí “kết nối với các máy xét nghiệm để kết xuất kết quả
trực tiếp”. Hiện tại Bệnh viện đa khoa huyện Sông Mã đang tiến hành khảo
sát các tính năng, kết quả, các thơng số của máy xét nghiệm tự động để kết nối được với phần mềm nhằm in ra được kết quả trực tiếp cho người bệnh.
- Phân hệ quản lý thanh tốn viện phí và Bảo hiểm y tế đứng thứ tư trong các phân hệ của phần mềm có tiêu chí đạt là 78,6 % là các tiêu chí như: Quản lý giá của các dịch vụ điều trị: chuyên môn, cận lâm sàng, phẫu thuật, thủ thuật, thuốc, vật tư tiêu hao… theo các quy định hiện hành của Bộ Y tế và
BHXH Việt Nam. Cho phép tính tốn viện phí cho tất cả các đối tượng người bệnh tại bất kỳ thời điểm nào của quá trình điều trị và với bất kỳ hình thức thu phí nào. Người bệnh thanh tốn trực tiếp: người bệnh dịch vụ, người nghèo, thực thanh thực chi. Người bệnh thanh tốn gián tiếp: các nhóm đối tượng người bệnh có thẻ BHYT thanh tốn tồn phần và thanh tốn một phần chi phí; trẻ em dưới 6 tuổi. Người bệnh được miễn phí: đối tượng chính sách, người nghèo, thống kê được tổng số tiền bệnh viện đã miễn cho người bệnh. Quản lý viện phí ngoại trú,viện phí nội trú và viện phí của người bệnh có thẻ BHYT.
Tiêu chí chưa đạt: 14,3% gồm các tiêu chí: “Đáp ứng các báo cáo,
thống kê của Bệnh viện, BYT, BHXH”. Tiêu chí chưa có chiếm: 7,1% là tiêu
chí “Cho phép in hóa đơn thu tiền đặc thù”. Đây là tiêu chí quan trọng giảm thời gian chờ đợi của bệnh nhân.
- Đứng cuối cùng có chỉ số tiêu chí đạt thấp nhất là phân hệ phần mềm quản lý khoa lâm sàng/ bệnh nhân nội trú có tiêu chí đạt là 72,72% tiêu chí nội dung của phân hệ là các tiêu chí: Quản lý thơng tin người bệnh, quản lý các thơng tin hành chính theo phiếu nhập viện và biểu mẫu hồ sơ bệnh án của Bộ Y tế. Quản lý thơng tin bệnh tật, mã hóa bệnh tật theo ICD-10 (4 ký tự). Quản lý thông tin về khoa, giường bệnh. Xuất khoa, chuyển khoa cho người bệnh. Xuất viện, chuyển viện. Có 18,18% tiêu chí nội dung được đánh giá là chưa đạt đó là Tiêu chí “Quản lý các thông tin trong biên bản phẫu thuật, kết quả
phẫu thuật, thủ thuật”, do các khoa phịng có thực hiện phẫu thuật, thủ thuật
không nhập đầy đủ thông tin nên khơng thể kiểm tra khi có nhu cầu và xuất báo cáo. Tiêu chí “Đáp ứng các báo cáo, thống kê của Bệnh viện, BYT,
BHXH”: chưa cung cấp được các số liệu cần thiết cho BHYT. Có một tiêu chí
chưa có chiếm: 9,1%, là tiêu chí “sắp xếp lịch phẫu thuật, thủ thuật cho người
bệnh”
Một số biểu mẫu báo cáo cho Bộ y tế và BHXH không kết xuất được tại tất cả các phân hệ.
KẾT LUẬN
Để có thể triển khai những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào hoạt động quản lý hành chính và chun mơn ở bệnh viện, một trong những nhiệm vụ chủ yếu là phải từng bước triển khai ứng dụng tin học một cách cơ bản và toàn diện, cần phát huy vai trò lãnh đạo, ý tưởng tiên phong trong lĩnh vực này, mặt khác chú trọng đào tạo đội ngũ cán bộ tại chỗ nhằm từng bước chuyển dần hoạt động quản lý hành chính bằng tay sang máy tính, xem nó như là một cơng cụ hỗ trợ tích cực trong cơng việc hằng ngày tạo bước tiến mới cho bệnh viện, nâng cao chất lượng phục vụ điều trị bệnh nhân. Qua nghiên cứu thì phần mềm có những thuận lợi và khó khăn như sau:
- Thuận lợi trong việc sử dụng phần mềm: Có đến 78% nhân viên y tế được khảo sát là sử dụng thành thạo phần mềm đa số đều khẳng định giúp họ giảm thiểu được thời gian làm việc, khơng chỉ vậy cịn giảm được thời gian chờ đợi của bệnh nhân, khơng bị sai sót thơng tin hành chính của bênh nhân, giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng thao tác thuận lợi khi sử dụng.
- Bên cạnh những thuận lợi thì cũng cịn khơng ít những tồn tại khó khăn: về trang thiết bị vẫn cịn một số máy vi tính ở các khoa phịng khơng đáp ứng được, có đến 30% NVYT được khảo sát cho rằng máy tính gặp sự cố gây ảnh hưởng như lỗi kết nối, lỗi kỹ thuật... gây ảnh hưởng đến hoạt động