Lựa chọn nội dung kiểm toán nội bộ then chốt trong từng giai đoạn

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ERP Ở TP .HCM VÀ BÌNH DƯƠNG

3.2.1.3. Lựa chọn nội dung kiểm toán nội bộ then chốt trong từng giai đoạn

Mặc dù nhà nước ta đã cố gắng xây dựng một khung pháp lý cho hoạt động KTNB, tuy nhiên các quy định vẫn cịn bất cập. Trong đó, việc xác định đối tượng kiểm tốn hiện cịn chưa phù hợp với nhu cầu cũng như năng lực của doanh nghiệp.

Trước hết, quy định về KTNB hiện nay quá ôm đồm, tức là đòi hỏi KTVNB phải hoàn thành từ kiểm tốn báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động. Việc thực hiện đồng thời cả ba loại hình kiểm tốn mà khơng có trọng tâm cụ thể là vượt quá sức mà lại không chú ý đến thế mạnh, đặc trưng, phương thức hoạt động riêng của doanh nghiệp.

Hơn nữa, trong các nội dung kiểm tốn trên, thì u cầu thực hiện kiểm tốn báo cáo tài chính là chủ yếu, phục vụ cho nhu cầu quản lý của nhà nước, trong khi kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động thường bị bỏ ngỏ. Điều này cũng làm hạn chế vai trò của KTNB.

Trước thực trạng đó, địi hỏi doanh nghiệp phải biết mở rộng hoặc lựa chọn nội dung kiểm toán cho phù hợp. Như đã nói, trong mơi trường ERP, việc đánh giá và xác nhận chương trình xử lý số liệu có hợp lý, độ an tồn của hệ thống thơng tin cả về kỹ thuật lẫn chương trình có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả xử lý nghiệp vụ và độ an toàn của tài sản cũng như hiệu quả kinh doanh, do vậy KTNB trước hết cần phải tập trung vào các mục tiêu sau:

- Đánh giá việc tổ chức hệ thống thông tin nhằm đưa ra những nhận xét về cấu trúc tổ chức cũng như cấu trúc cơng nghệ, trình độ nhân viên vận hành, đảm bảo nguyên tắc phân tách chức năng của các bộ phận sử dụng hệ thống cũng như của chính những người trực tiếp tham gia thiết kế và vận hành hệ thống có thỏa đáng hay khơng.

- Đánh giá việc xử lý của chương trình nhằm đưa ra nhận xét về sự đáp ứng của chương trình đối với các yêu cầu quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp, hiệu quả của chương trình để đảm bảo rằng những số liệu được xử lý sẽ không tạo ra sai số có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả báo cáo tài chính.

- Các kết quả đánh giá trên sẽ là cơ sở để kiểm toán viên đánh giá xem hiện có rủi ro nghiêm trọng nào của hệ thống thông tin không; doanh nghiệp đã có

sẵn biện pháp kiểm sốt hiệu quả và thích đángg chưa để đưa ra các hướng dẫn và lời khuyên hợp lý cho doanh nghiệp.

3.2.1.4. Thay đổi phương pháp và nội dung kiểm toán cho phù hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp

Như đã đề cập, việc ứng dụng ERP đã làm thay đổi hàng loạt dấu vết của các giao dịch, giảm sự tham gia của con người trong quá trình xử lý các nghiệp vụ bằng hệ thống tin học, hạn chế sự phân chia các chức năng, làm tăng khả năng sai sót và khơng tn thủ so với môi trường xử lý thủ cơng. Do đó, địi hỏi doanh nghiệp phải có những bước đi mới phù hợp với tình hình thực tế.

Về phương pháp thực hiện KTNB: là phương pháp kiểm toán “định hướng theo rủi ro”, nhằm ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm toán các đơn vị, bộ phận, quy trình được đánh giá có mức độ rủi ro cao. KTNB phải xác định, phân tích, đánh giá những rủi ro và xây dựng hồ sơ rủi ro cho từng hoạt động của phịng ban, từng quy trình hoạt động. Hồ sơ rủi ro bao gồm toàn bộ các rủi ro tiềm tàng, tác động có thể có của các rủi ro đó đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khả năng xảy ra những rủi ro đó. Dựa trên đánh giá về tác động, khả năng xảy ra của các rủi ro; từng rủi ro được phân loại thành rủi ro cao, trung bình hoặc thấp.Việc đánh giá, phân loại rủi ro phải được thực hiện ít nhất một năm một lần. Kết quả đánh giá rủi ro sẽ là căn cứ để Trưởng KTNB làm việc với Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc) và Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên trong quá trình lập kế hoạch KTNB hàng năm. Các hoạt động có rủi ro sẽ được xếp hạng theo thứ tự từ cao đến thấp, trong đó những hoạt động được coi là có rủi ro cao sẽ được ưu tiên tập trung nhiều nguồn lực, thời gian hơn để kiểm toán, được kiểm toán trước và được kiểm toán thường xuyên hơn các hoạt động có rủi ro thấp hơn. Kế hoạch KTNB phải được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro và phải được cập nhật, thay đổi, điều chỉnh phù hợp với các diễn biến, thay đổi trong hoạt động của daonh nghiệp và sự thay đổi của các rủi ro đi kèm theo.

Về nội dung KTNB:

Kết quả khảo sát ở Chương II cho thấy, doanh nghiệp ứng dụng ERP đang đối mặt với các vấn đề thuộc về hệ thống, tức là đối mặt với rủi ro kiểm soát. Một khi hạn chế được rủi ro này, thì phần mềm ERP sẽ phát huy được tính ưu việt của nó: nâng cao hiệu quả hoạt động của các quy trình, các hoạt động trong doanh nghiệp. Vì thế, trong mơi trường ERP, KTNB ưu tiên tập trung kiểm toán hệ thống, thay vì kiểm tốn tuân thủ, kiểm tốn báo cáo tài chính, kiểm tốn hoạt động rời rạc như trước đây. Tuy nhiên, điều này chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp ứng dụng hoàn toàn ERP trong hầu hết các quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Kiểm toán hệ thống ngoài mục tiêu đánh giá sự hợp lý, độ tin cậy của các số liệu, cịn nhằm mục đích kiểm tốn hệ thống KSNB được xây dựng trong phần mềm ERP. Chương trình xử lý số liệu hợp lý hay khơng, độ an tồn của hệ thống thơng tin cả về kỹ thuật lẫn chương trình có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả xử lý nghiệp vụ và độ an toàn tài sản của doanh nghiệp cũng như hiệu quả kinh doanh, do vậy kiểm toán hệ thống cần phải đạt được mục tiêu sau:

- Đánh giá việc tổ chức hệ thống thông tin nhằm đưa ra những nhận xét về cấu trúc tổ chức cũng như cấu trúc cơng nghệ, trình độ nhân viên vận hành, đảm bảo nguyên tắc phân tách chức năng của các bộ phận sử dụng hệ thống cũng như của chính những người trực tiếp tham gia thiết kế và vận hành hệ thống có thỏa đáng khơng.

- Đánh giá việc cài đặt, xử lý chương trình ứng dụng nhằm đưa ra các nhận xét về sự đáp ứng của chương trình đối với các yêu cầu quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp, hiệu quả của chương trình để đảm bảo rằng những số liệu được xử lý sẽ khơng tạo ra sai số có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến báo cáo tài chính.

Kiểm tốn hệ thống khơng chỉ đánh giá xem quy trình quản lý kỹ thuật, quản lý dữ liệu, ứng dụng phần mềm hiện thời có được tuân thủ hay khơng, mà cịn xem xét hiện có rủi ro nghiệm trọng nào của hệ thống không; doanh nghiệp đã sẵn sàng

kiểm soát hiệu quả và thích đáng chưa, nhằm đưa ra các lời khuyên phù hợp cho doanh nghiệp.

3.2.2. Định hướng về vai trị và trình độ của kiểm tốn viên nội bộ

3.2.2.1. Nâng cao vai trị của kiểm tốn viên trong doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử môi trường xử lý dữ liệu điện tử

Hoàn thiện về mặt tổ chức:

Về nguyên tắc, bộ máy KTNB được đặt ở vị trí càng cao thì càng dễ làm việc, dễ tiếp cận thơng tin và điều đó giúp các KTVNB tốt hơn trong việc nhận diện và đánh giá rủi ro. Cấp quản lý bộ phận KTNB phải rõ ràng, minh bạch để giảm thiểu các can thiệp từ bên ngồi vào cơng việc kiểm toán. Lý tưởng nhất là bộ phận kiểm toán báo cáo trực tiếp đến Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát, Ủy ban kiểm tốn.

Ở một số doanh nghiệp, Phịng KTNB được tổ chức độc lập với các phòng ban chức năng khác nhưng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc kiêm phụ trách Phịng Kế tốn. Điều này sẽ giảm tính khách quan và độc lập của các kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán.

Các nguyên tắc đặt ra khi tổ chức bộ máy KTNB tại các doanh nghiệp như sau: - KTNB độc lập với các hoạt động nghiệp vụ được kiểm toán, với hoạt động

điều hành hàng ngày của doanh nghiệp, độc lập đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm tốn;

- Đảm bảo tính khách quan, trung thực khi thực hiện nhiệm vụ KTNB;

- Đảm bảo tính chuyên trách, nhân viên KTNB không kiêm nhiệm các công việc chuyên môn khác của doanh nghiệp.

Như vậy là, để đảm bảo tính khách quan, bộ phận KTNB phải được tách ra khỏi bộ máy quản lý điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng KTNB sẽ trực tiếp chịu sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm sốt, Ủy ban kiểm tốn. Chính sự độc lập này giúp cho KTNB có cái nhìn khách quan để phát hiện ra các sai sót, gian lận và những bất hợp lý trong khối lượng kinh doanh khổng lồ, đa dạng và

phức tạp của các nghiệp vụ. Theo đó, KTNB thực sự trở thành cơng cụ đắc lực giúp cho Ban Giám đốc vận hành hoạt động doanh nghiệp có hiệu quả, an tồn.

KTVNB tham gia vào cả quá trình xây dựng và triển khai ERP để am hiểu sâu sắc về ERP:

Ứng dụng ERP vào sản xuất kinh doanh là một bước đi mới phù hợp với xu hướng phát triển của thế giới. Tuy nhiên việc ứng dụng và khai thác hết những tính năng của nó thì quả thật khơng hề đơn giản. Q trình hồn thiện hệ thống ERP đi cùng với q trình hồn thiện quy trình làm việc, quy trình quản lý trong doanh nghiệp.

Để có thể tối ưu hóa các q trình và kiểm sốt được hầu hết các rủi ro do ERP mang lại, dưới góc độ quản lý, bộ phận KTNB cần có kiến thức nhất định về ERP, hiểu biết về doanh nghiệp và quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó có thế nhận biết và đánh giá đúng ảnh hưởng của ERP vào mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế, KTVNB nên cố gắng tham gia vào toàn bộ quá trình xây dựng và triển khai ERP, từ xem xét tính khả thi của dự án, lập kế hoạch, triển khai, nghiệm thu đưa dự án vào sử dụng để hiểu được các quy trình xử lý của ERP, để quen thuộc hơn với các tính năng của hệ thống ERP, đồng thời tạo điều kiện cho một môi trường tốt hơn để thực hiện KTNB.

Giai đoạn lên ý tưởng và phối hợp với nhà tư vấn triển khai ERP

Ý tưởng là yếu tố căn bản đầu tiên để nhà quản trị doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định đúng đắn. Cần phải định hướng được dự án triển khai ERP để đạt được mục tiêu gì (như kiểm sốt được doanh thu bán hàng trong ngày, cải tiến tốc độ xử lý thông tin luân chuyển, khắc phục các rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh,…), để có thể tìm nhà tư vấn giải pháp phù hợp.

Cùng với nhà quản lý, KTVNB rà soát thường xuyên các hoạt động trong đơn vị và bảo đảm rằng các mục đích cơ bản khơng chệch khỏi mục tiêu tổng thể của tổ chức. Thông qua q trình rà sốt, bộ phận KTNB, hơn ai hết là bộ phận có khả năng đánh giá và ước lượng được mức độ rủi ro có liên quan đến các hệ thống về

quản trị, về các hoạt động và hệ thống thông tin của tổ chức. Trong khi “80% khối lượng cơng việc trong q trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình” (theo ơng Hồng Minh Châu - Giám đốc Cơng ty FPT TP.HCM), vì thế việc phối hợp tham gia của KTNB với nhà tư vấn triển khai ERP trong giai đoạn này hết sức quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của dự án.

Trong mối quan hệ này, KTVNB được nhìn nhận như là sự giúp đỡ trực tiếp cho các mục đích tư vấn, nghiên cứu trước khi xây dựng và triển khai, thể hiện cụ thế qua các khía cạnh sau:

* Cùng quan tâm đến hệ thống KSNB:

- Ngoài mục tiêu quản trị, mục tiêu then chốt mà ERP cần phải cung cấp, công việc quan trọng mà nhà tư vấn quan tâm đó là tìm hiểu và đánh giá về hệ thống KSNB của doanh nghiệp đó. Mục đích của cơng việc này là: đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của KSNB nói chung và trong từng bộ phận, từng khoản mục, từng hoạt động; trên cơ sở đó, hình dung về khối lượng và độ phức tạp của công việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm soát – tức là khả năng KSNB không phát hiện được các sai phạm trọng yếu. Nhờ vậy, nhà tư vấn sẽ nghiên cứu, xác định phương hướng và thiết kế các thủ tục kiểm sốt (cả trên phần mềm và thủ cơng), dự kiến nhân sự cần thiết cho phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

- Trong khi đó, như đã đề cập, một trong những chức năng chủ yếu của KTNB là đo lường, đánh giá về hệ thống quản lý rủi ro và hệ thống KSNB. Do vậy, kết quả nghiên cứu của nhà tư vấn là sự hỗ trợ rất hữu ích đối với hoạt động kiểm toán sau này.

* Phối hợp trong cơng việc: khơng chỉ dừng lại ở tìm hiểu, đánh giá ban đầu, mà giữa KTVNB và nhà tư vấn còn thể hiện mối quan hệ hợp tác chặt chẽ trong quá trình tư vấn triển khai với những nội dung:

- Trao đổi tài liệu, chia sẻ trực tiếp thông tin: việc trao đổi này sẽ giúp nhà tư vấn bên ngồi nhận được dịng thơng tin hữu ích về doanh nghiệp, ngược lại

KTVNB có thêm thơng tin từ mơi trường bên ngồi, các tính năng cũng như hạn chế vốn có của ERP. Cả hai chiều thơng tin này đều hỗ trợ cho công việc của đôi bên.

- Lập kế hoạch chung: khi cả hai bên đã có sự hợp tác nhằm đạt tới sự phối hợp có hiệu quả, họ sẽ nhận thấy rằng cần phải ngồi lại với nhau để vạch ra phương án khả thi nhất. Thông qua việc lên kế hoạch chung này, yêu cầu của các bên sẽ trở nên hòa hợp với nhau: KTVNB sẽ quyết định những nội dung công việc, những thủ tục kiểm soát cụ thể sao cho có thể tạo điều kiện tốt nhất cho các nhu cầu ngoại kiểm sau đó; ngược lại, nhà tư vấn lại xác định các công việc cần làm nhằm hoàn thành tốt vai trò tư vấn của mình, tránh những sai sót cần phải sửa chữa sau này khi hệ thống đi vào hoạt động. - Đánh giá chéo: việc hai bên biết rõ công việc của nhau là điều kiện cơ bản để

thực hiện việc đánh giá lẫn nhau có hiệu quả và giúp mỗi bên hồn thiện mình.

Sau khi đã hồn tất giai đoạn tư vấn trước khi triển khai, KTVNB sẽ có cái nhìn tích cực về tính năng, hiệu quả mà hệ thống ERP mang lại, những điểm yếu cần phải tập trung khắc phục. Và dĩ nhiên, sẽ rất tốt cho hoạt động kiểm toán sau này.

Giai đoạn triển khai, thử nghiệm

Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghiệp, sự thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào kết quả của giai đoạn này. Nếu triển khai, thử nghiệm một cách nửa vời, không đi đến đâu sẽ vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả nào ngoài một số “kinh nghiệm” được tích lũy thêm. Ở giai đoạn này, những vấn đề thực tế trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ được đối chiếu vào các chức năng của phần mềm: tính hợp lý, khả năng phù hợp,…sẽ giúp KTVNB thấy được những yêu cầu mà phần mềm chưa đáp ứng được, để có sự điều chỉnh kịp thời, đồng thời giúp KTVNB