PHẦN 2 CÔNG VIỆC THỰC TẬP
3. Công việc soạn thảo tài liệu
Bên cạnh cơng việc làm nhóm trưởng cho dự án “Bệ phóng sự nghiệp - Chắp cánh tương lai” ở trên thì tơi được nhận vào vị trí trợ lý hỗ trợ cho cơ Nguyễn Trần Kiều Vân - Giám đốc chương trình Marketing. Trước khi giao các cơng việc, tơi được chia sẻ cũng như được kiểm tra để xác định mức độ phù hợp cơng việc mà cơ có thể giao cho tơi hỗ trợ. Ở vị trí này tơi thực hiện những công việc soạn thảo tài liệu, viết email, ghi chép biên bản cuộc họp và điều chỉnh, nhắc nhở lịch hẹn gặp của cô Kiều Vân
Soạn thảo tài liệu
Số lượng công việc hằng ngày của cô Vân rất nhiều nên tôi được giao nhiệm vụ soạn thảo những tài liệu đơn giản, không quan trọng theo sự hướng dẫn trực tiếp của cô Vân. Với khả năng và
kinh nghiệm từng đảm nhiệm vị trí vận hành ở các cơng việc trước, tơi có thể thực hiện các soạn tài liệu trên nền Microsoft Office nhanh chóng và thuận tiện.
Mỗi khi hồn thành cơng việc trên tơi sẽ tổng hợp bản hồn chỉnh sau đó lưu trữ dữ liệu đám mây của Drive Google và khi cô cần kiểm tra nhiệm vụ của tơi sẽ tìm và gửi đường liên kết cho cơ trực tiếp xem xét.
Biên bản cuộc họp
“Biên bản cuộc họp là văn bản để ghi chép lại những nội dung chính trong cuộc họp như kế hoạch được triển khai, những ý kiến, quyết định trong cuộc họp để thuận tiện trong việc điều chỉnh và sắp xếp kế hoạch hợp lý trong thời gian tới” (Nguồn: Nguyễn Hữu Thân, 2012) Trước mỗi cuộc họp tôi đều chuẩn bị sẵn mẫu biên bản và điền trước những thông tin như ngày giờ, tên người tham dự để có thể tiết kiệm thời gian trong lúc họp. Trong khoảng thời gian họp tôi viết nhanh những ý chính mà mọi người trao đổi, ý kiến của người tham dự và cuối cùng là quyết định những công việc của cuộc họp. Cô Vân đã nhắc nhở tôi rằng “Một biên bản họp sẽ trở nên vô nghĩa nếu như khơng có hạn chót của các đề mục cơng việc đã được ghi trong biên bản”. Điều này luôn nhắc nhở tôi về tầm quan trọng của biên bản cuộc họp để cố gắng mỗi ngày cải thiện kỹ năng của mình
3.1. Khó khăn trong q trình làm việcGửi email Gửi email
Tơi đã được học gửi email từ môn Kỹ năng truyền thông ở năm 1 Đại học nhưng khi bắt đầu thực hành viết email thì tơi gặp rất nhiều khó khăn về việc viết email để có thể đầy đủ bố cục nội dung, viết ngắn gọn nhưng vẫn giữ tính chuyên nghiệp và cả cách đặt tiêu đề cho email để người nhận có thể tìm và đọc một cách nhanh chóng
Những khó khăn này tơi cố gắng vượt qua bằng cách thực hiện và ghi chú mỗi khi có sai sót và đọc thêm cách viết email trên mạng để cải thiện hơn. Tôi học được rằng những email quan trọng nên được soạn trước ở một bản Word và đọc đi đọc lại để chắn chắn về nội dung, câu từ khơng sai sót rồi mới gửi đến đối tượng cần thiết.
Gọi điện trực tiếp
Trong q trình làm việc sẽ có những lúc tơi cần phải gọi điện để có thể trao đổi nhanh chóng để đạt được kết quả. Tuy nhiên, tơi đã khơng để ý mà chỉ gọi và trao đổi liên tục mà khơng để tâm việc đối phương có thời gian để lắng nghe hay không. Tôi học được trước khi gọi điện cho bất kỳ ai thì nên giới thiệu một cách rành mạch bản thân mình và hỏi đối phương có thời gian rảnh để trao đổi hay không rồi mới trao đổi công việc.