2 .Chuẩn bị tài chính
3. Chuẩn bị cơ sở vật chất
3.3 Trang thiết bị:
Theo tiêu chí này có thể chia thành:
- Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: là những nơi đƣợc xây dựng với mục đích kinh doanh dịch vụ trong đó có dịch vụ tổ chức sự kiện nhƣ: các khách sạn, nhà hàng lớn, trung tâm hội nghị, hội thảo… Đối với các địa điểm này thƣờng có cơ sở vật chất kỹ thuật cũng nhƣ trang thiết bị tƣơng đối đồng bộ, có nhiều dịch vụ có thể cung ứng, hỗ trợ cho nhà tổ chức sự kiện. Đa số địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có các phịng tổ chức sự kiện chun dụng.
- Địa điểm tổ chức sự kiện bị động: là những nơi đƣợc xây dựng khơng nhằm mục đích tổ chức sự kiện nhƣng đƣợc lựa chọn để tổ chức một sự kiện nào đó, nhƣ: sân vận động, vƣờn cây, quảng trƣờng, đƣờng phố, bãi đất rộng, khuôn viên của các trƣờng học, bãi biển, khu vực biểu diễn công cộng… Đối với địa điểm này nhà tổ chức sự kiện cần phải chuẩn bị rất nhiều các yếu tố nhƣ: nguồn điện, khu vực vệ sinh, các vấn đề về an ninh, an toàn, lối đi lại…
Bao gồm:
- Khu vực đón tiếp: Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp - Khu vực để xe của khách mời
- Các lối đi lại: Lối đi chính, lối đi cho khách VIP, lối đi đến các dịch vụ bổ trợ. - Khu vực kỹ thuật
- Khu vực triển khai sự kiện: Ví dụ trong các hội nghị hội thảo đó là bục diễn thuyết, sân khấu, màn trình chiếu
- Khu vực cung cấp các dịch vụ khác: Nhƣ khu vực ăn uống coffee break, khu vực giải lao, vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, tham quan, giải trí…
- Lối thốt hiểm và khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp.
Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Khi chúng ta quyết định về thông điệp cho một sự kiện nào đó, chúng ta cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thơng điệp đó đến quảng đại cơng chúng. Khi chúng ta đã chọn đƣợc địa điểm ƣng ý, hãy xem xét những vấn đề sau:
- Địa điểm cần phải phù hợp với chủ đề của sự kiện (Một cuộc hội thảo khoa học chẳng hạn cần phải tổ chức ở những địa điểm chuyên nghiệp, trang trọng; trong khi đó một cuộc triển lãm nghề thủ cơng lại không nên tổ chức ở một trung tâm hội nghị…)
- Địa điểm cần phải phù hợp với quy mơ của sự kiện (Ví dụ cần trả lời các câu hỏi nhƣ: địa điểm đó chứa đƣợc tối đa bao nhiêu ngƣời? Có phù hợp với số lƣợng khách mời dự tính hay khơng? Khơng nên q chật, cũng ko q dƣ thừa khoảng khơng…)
- Có vị trị thích hợp (lƣu ý các vấn đề về khoảng cách, đƣờng giao thơng, điểm đỗ xe…)
- Có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, không chịu ảnh hƣởng ngoại lai tiêu cực (ví dụ ở một vùng có khơng khí ơ nhiễm, tiếng ồn lớn sẽ khơng phù hợp với đa số các loại hình sự kiện)
- Có các lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ của khán giả, thiết bị, diễn viên, khách VIP, nhân viên và ngƣời khuyết tật… phù hợp.
Đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lƣu trú, an ninh và các dịch vụ - Lƣu ý các vấn đề về nguồn điện, nƣớc. Hệ thống thơng gió, điều hịa
- Những dịch vụ cũng nhƣ sự hỗ từ doanh nghiệp quản lý địa điểm tổ chức sự kiện
- Các yêu cầu về thơng tin liên lạc (điện thoại, fax, internet, thậm chí các chi tiết nhỏ nhƣ wifi, các giắc cắm nguồn cho máy tính…)
- Khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp (khu vực sơ cứu, khu vực an tồn cho khách VIP), lối thốt hiểm…
- Cuối cùng là vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí dự trù hay không?