3.2 .Xây dựng kế tốn trách nhiệm tại cơng ty
3.2.2 .Xây dựng trung tâm trách nhiệm
Dựa trên mức độ phân quyền, quyền ra quyết định của nhà quản lý bộ phận, đặc điểm và yêu cầu quản lý tại Tổng công ty xây dựng số 1, các trung tâm trách nhiệm dự kiến được xây dựng bao gồm:
- Trung tâm chi phí - Trung tâm lợi nhuận - Trung tâm đầu tư
Theo đó, các trung tâm trách nhiệm được tổ chức như sau:
Cấp quản lý Người quản lý Trung tâm trách nhiệm
Tổng công ty Tổng giám đốc Trung tâm đầu tư
Công ty kết Giám đốc công
ty
Trung tâm lợi nhuận
Công ty con, công ty trực thuộc
Giám đốc công ty
Trung tâm lợi nhuận
Phịng ban thuộc tổng cơng ty, ban quản lý dự án, các bộ
phận tư vấn.
Tổ đội thi công trực tiếp, phịng ban của các cơng ty thành viên ( con, liên kết, phụ thuộc), các bộ phận tư vấn.
Tổ trưởng, Trưởng phòng
Trung tâm chi phí
Xét trên khía cạnh tổng quát, Các trung tâm trách nhiệm tại Tổng công ty xây dựng số 1 nên được thiết lập tương ứng với các cấp quản lý như sau:
Cấp thứ nhất: Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc chịu trách nhiệm hoàn tồn về mọi hoạt động của cơng ty, chịu trách nhiệm với cổ đông, đơn vị chủ quản về doanh thu, lợi nhuận cũng như các vấn đề đầu tư của công ty. Đây được gọi là trung tâm đầu tư.
Cấp thứ hai: Các công ty con, các công ty liên doanh, liên kết. Xét theo phương diện tập đồn, Giám đốc các cơng ty con là người chịu trách nhiệm về toàn bộ doanh thu, chi phí phát sinh tại bộ phận mình quản lý. Đây được gọi là trung tâm lợi nhuận.
Cấp thứ ba: Các bộ phận văn phòng quản lý, Ban quản lý dự án và các đội thi công, phân xưởng sản xuất. Trưởng bộ phận và đội trưởng đội thi công chịu trách nhiệm ở các bộ phận mình quản lý. Đây được xem là các trung tâm chi phí.
Có 1 điều cần lưu ý là hệ thống kế toán trách nhiệm được xây dựng dưới đây dựa trên cấp độ công ty, chứ khơng phải dự án, vì vậy báo cáo trách nhiệm sẽ tập hợp theo công ty và theo ban quản lý dự án. Điều này có thể gây trùng lặp nhưng cần thiết. Lấy ví dụ, Khi CC1 trúng thầu 1 dự án lớn, họ sẽ thành lập ra ban quản lý dự án đó, ban này có trách nhiệm hồn tồn trong việc thi cơng và chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. BQLDA có quyền bán lại các gói thầu cho các cơng ty con hoặc tiến hành th bên ngồi để thực hiện, do đó việc đánh giá các đội thi công trực tiếp thuộc công ty con hoặc BQLDA nên được tập hợp theo công ty, tức là báo cáo của tổ đội thi công nên được lập ra để báo cáo cho cho công ty nơi mà đơn vị đó trực thuộc, trong khi báo cáo đánh giá ban quản lý dự án được lập cho công ty mẹ, việc theo dõi đánh giá trách nhiệm các tổ đội thi công và ban quản lý
dự án như là trung tâm chi phí nên được thực hiện song song. Vì vậy, nói tóm lại hệ thống trung tâm trách nhiệm tại CC1 nên được phân chia như sau.
Trung tâm đầu tư: Tổng cơng ty, trong đó Tổng giám đốc đứng đầu.
Trung tâm lợi nhuận: Các công ty con, công ty liên kết, công ty phụ thuộc. Trong đó giám đốc ( chủ tịch) cơng ty đứng đầu
Trung tâm chi phí: Các tổ đội trực tiếp thi cơng, các phòng, ban chức năng, các ban quản lý dự án. Trong đó trưởng phịng, đội trưởng đứng đầu.
3.2.3. Hồn thiện dự tốn ngân sách cho từng trung tâm trách nhiệm.
Lập dự tốn là cơng việc quan trọng trong việc đánh giá trách nhiệm quản lý bộ phận. Dự toán của từng trung tâm là căn cứ để nhà quản lý các cấp có thể kiểm soát được hoạt động của từng bộ phận và có những biện pháp xử lý kịp thời nhằm đảm bảo việc thực hiện kế hoạch của bộ phận.
Q trình lập dự tốn được lập từ thấp đến cao, từ cấp cơ sở đến cấp tổng cơng ty, qua đó khuyến khích, kiểm tra, động viên nhà quản lý bộ phận trong quá trình hoạt động và đạt được sự thống nhất trong số liệu báo cáo.
Căn cứ vào các trung tâm trách nhiệm thiết lập trên, đặc điểm kinh doanh của Tổng công ty xây dựng số 1, hệ thống dự toán được thiết lập như sau:
3.2.3.1. Hồn thiện dự tốn ngân sách cho trung tâm chi phí.
Mục tiêu của đánh giá trách nhiệm tại trung tâm chi phí là tối thiểu hố chi phí cho cơng ty. Để làm được việc đó, nhà quản lý bộ phận cần xây dựng và ban hành đầy đủ các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhân công, máy và hệ thống dự tốn chi phí cho các bộ phận riêng biệt như bộ phận thi cơng, bộ phận văn phịng nhằm kiểm sốt chi phí và phát hiện các yếu tố dẫn đến biến động.
Tổng công ty xây dựng số 1 hoạt động trong rất nhiều ngành nghề, tuy nhiên về căn bản, hoạt động phát sinh doanh thu chi phí chỉ gói gọn trong các hoạt động sau:
- Tư vấn thiết kế
- Khai khoáng, sản xuất vật liệu xây dựng
3.2.3.1.1. Dự tốn chi phí cho hoạt động xây lắp.
Các trung tâm chi phí trong hoạt động này là các tổ, đội thi cơng trực tiếp. Vì vậy, đây là những trung tâm chi phí định mức, nhà quản lý cần xây dựng những báo cáo sau:
Định mức công việc: việc xây dựng định mức này tương tự với hướng dẫn quản lý chi phí xây dựng tại Thơng tư 04-2010/TT-BXD, ngồi ra cơng ty có thể tham khảo các bộ định mức đã được ban hành. Tuy nhiên, khuyến khích cơng ty xây dựng định mức cho riêng mình bằng phương pháp thực nghiệm, thống kê trong q khứ vì đối với điều kiện thi cơng khác nhau, yêu cầu kỹ thuật khác nhau sẽ dẫn đến những định mức khác nhau, ngồi ra có những cơng việc đặc thù, u cầu kỹ thuật đặc biệt khơng có trong bộ định mức.
Dự tốn chi phí của tổ đội thi công xây lắp nên được lập như sau ( lưu ý khơng bao gồm chi phí chung và lợi nhuận định mức vì đó khơng phải là chi phí thực tế phát sinh tại bộ phận):
Bảng 3.1 bảng chiết tính định mức xây dựng cơng việc.
Mã số Thành phần hao
phí Đơn vị Định
mức Đơn giá Hệ
số Thành tiền
AF.61721 Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép bê tông tại chỗ, cốt thép sàn mái, cao <=16 m, đường kính >10 mm tấn a.) Vật liệu 15.531.287,3 A33.2176 Que hàn kg 4,617 18.182, 1, 83.946,3 A24.612 Thép tròn >10mm kg 1.020, 14.909, 1, 15.207.180,
A24.705 Dây thép kg 14,28 16.818, 1, 240.161,
Cộng 15.531.287,3
b.) Nhân công 2.059.771,3
N24.6008 Nhân công 3,5/7 công 10,91 54.819, 1, 598.075,3
Nhân hệ số riêng 598.075,3 3,444 2.059.771,3
c.) Máy thi công 508.318,9
M24.7631 Máy cắt uốn ca 0,32 247.847, 1, 79.311, M24.7646 Máy hàn 23 KW ca 1,123 358.741, 1, 402.866,1 M24.7773 Vận thăng 0,8T ca 0,04 404.371, 1, 16.174,8 M999 Máy khác % 2, 4.983,5 9.967, Cộng 18.099.377,5 Chi phí trực tiếp khác (VL+NC+M) x 2,5% TT 2,5% 452.484,4 Cộng chi phí trực tiếp ( VL+NC+M+TT ) T 18.551.861,9 CHI PHÍ CHUNG ( T x 6,5% ) C 6,5% 1.205.871, THU NHẬP CHỊU THUẾ TÍNH TRƯỚC (T+C) x 5,5% TL 5,5% 1.086.675,3 Chi phí xây dựng trước thuế (T+C+TL) G 20.844.408, THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ( G x 10% ) GTGT 0,1 2.084.440,8 Chi phí xây dựng sau thuế (G+GTGT) Gxdcpt 22.928.848,8 Chi phí xây dựng lán trại, nhà tạm ( Gxdcpt x 1% ) Gxdnt 0,01 229.288,5 TỔNG CỘNG ( Gxdcpt + Gxdnt ) Gxd 23.158.137,
Như vậy, ta có thể thấy hệ thống định mức trong xây dựng có thể tính được chi tiết đến từng cơng tác một, vì vậy rất dễ dàng trong việc lập dự tốn chi phí cho các tổ đội thi công:
Bảng 3.2 Dự tốn chi phí phát sinh cho các tổ đội thi cơng theo công việc. Đơn vị :
Tháng :
Đơn vị tính:
Hạng mục Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép bê tông tại chỗ, cốt thép sàn mái, cao <=16 m, đường kính >10 mm
1000 tấn 18.099.377,5 18.099.377.500
… Tổng
Bên cạnh đó, dự tốn chi phí cũng nên phân loại chi phí theo chức năng để phù hợp với yêu cầu quản lý:
Bảng 3.3 Dự tốn chi phí phát sinh cho các tổ đội thi công. Đơn vị :
Tháng :
Đơn vị tính:
Chi phí Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Vật liệu - Que hàn - Thép trịn Nhân cơng Máy thi cơng - Máy cắt uốn
- Máy hàn 23KW
Tổng
3.2.3.1.2. Dự tốn chi phí cho hoạt động khai khống, sản xuất vật liệu xây dựng.
Đối với trung tâm chi phí này cần lập dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung.
Dự toán sản xuất: Dựa vào nhu cầu sản xuất trong kỳ, các nhà máy lập báo cáo dự toán sản xuất để xác định số lượng cần sản xuất trong kỳ. (Bảng 3.4 phụ lục 2)
Từ dự toán sản xuất và hệ thống định mức sản xuất, các nhà máy thiết lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp (Bảng 3.5 phụ lục 2), dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp(Bảng 3.6 phụ lục 2), và dự tốn chi phí sản xuất chung (Bảng 3.7 phụ lục 2).
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập dựa vào thông tin sản lượng cần sản xuất và định mức sản xuất. Vì vậy việc xây dựng định mức nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm hết sức cần thiết.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp bao gồm lương nhân viên trực tiếp vận hành, bao gồm cả các khoản trích theo lương. Cũng giống như dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp cũng dựa trên định mức sản xuất, tuy nhiên đối với bậc nhân công khác nhau sẽ có đơn giá khác nhau ( ví dụ thợ bậc 3 sẽ có lương thấp hơn thợ bậc 4), nhà quản lý cần chú ý trong việc điều động, nâng cao chất lượng nhân viên để đạt được mục tiêu tối thiểu hố chi phí mà vẫn giữ được chất lượng sản phẩm.
Dự tốn chi phí sản xuất chung bao gồm biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung. Cần tách biệt 2 khoản chi phí này vì biến động biến phí sản xuất chung sẽ cung cấp thông tin cho việc đánh giá trách nhiệm quản lý.
3.2.3.1.3. Dự tốn chi phí cho khối văn phịng, bộ phận tư vấn.
Đối với đội ngũ tư vấn, Tổng cơng ty cần lập dự tốn riêng cho từng dự án, việc xây dựng định mức chi phí cần dựa trên thoả thuận với nhân viên chứ không nên sử dụng định mức của nhà nước (bảng 3.8 phụ lục 2).
Ngồi ra dự tốn chi phí bán hàng (bảng 3.9 phụ lục 2) và dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp (bảng 3.10 phụ lục 2) cũng cần được lập với mục tiêu kiểm
3.2.3.2. Hồn thiện dự tốn ngân sách cho trung tâm lợi nhuận.
Dự tốn cho trung tâm lợi nhuận có thể được lập từ dự tốn doanh thu (bảng 3.11 phụ lục 2) và dự tốn chi phí.
Dự tốn của trung tâm lợi nhuận được lập cho từng trung tâm trách nhiệm và được thiết kế theo từng cơng trình. Chịu trách nhiệm chính về các báo cáo này là giám đốc các công ty con. Căn cứ vào các cơng trình trúng thầu, khối lượng dự kiến các cơng trình, hạng mục cơng trình mà các đội thi cơng, xí nghiệp trong cơng ty đảm nhận, nhà quản lý lập dự toán lợi nhuận bao gồm những doanh thu, chi phí có thể kiểm sốt. Với đặc thù ngành xây dựng, nơi mà doanh thu được xác định theo hợp đồng trong khi chi phí được xây dựng dựa trên nền tảng hệ thống định mức, toàn bộ doanh thu và chi phí phát sinh từ hoạt động thi công xây lắp đều có thể kiểm sốt được.
Ngồi ra, kiểm sốt chất lượng cơng trình như kiểm sốt các đội thi công tuân thủ đúng thiết kế; kiểm soát tiến độ thực hiện cũng cần được lưu ý. Báo cáo dự toán trung tâm lợi nhuận được lập theo hình thức số dư đảm phí. Mẫu báo cáo dự tốn trung tâm lợi nhuận được thiết kế như sau:
Bảng 3.12 Dự toán của trung tâm lợi nhuận Đơn vị : Tháng : Đơn vị tính: TT CHỈ TIÊU CƠNG TRÌNH/SẢN PHẨM Tồn cơng ty A B C …
1 Doanh thu thuần
2 Biến phí sản xuất - Sản xuất - Bán hàng - QLDN 3 Số dư đảm phí 4 Định phí 5 Số dư bộ phận
6 Chi phí (định phí) quản lý chung của công ty phân bổ 7 Lợi nhuận trước thuế
Chỉ tiêu Chi phí (định phí) quản lý chung phân bổ cho các cơng trình là phần định phí mà cơng ty phải chi trả để duy trì hoạt động của bộ máy quản lý cơng ty như: tiền lương của cán bộ, chi phí khấu hao tài sản cố định văn phịng cơng ty …. Cơng thức phân bổ như sau:
Chi phí (định phí) quản lý chung phân bổ
cho cơng trình i
=
Tổng chi phí (định phí) quản lý chung
kế hoạch X
Doanh thu thuần kế hoạch của cơng trình i Tổng doanh thu thuần
kế hoạch
Đối với hoạt động tư vấn hoặc sản xuất nguyên vật liệu cũng dùng mẫu tương tự nhưng thay vì theo dõi theo cơng trình thì nên theo dõi theo mặt hàng và cơng trình tư vấn.
3.2.3.3. Hồn thiện dự tốn ngân sách cho trung tâm đầu tư.
Dự toán trung tâm đầu tư được lập tại cấp cao nhất của Tổng công ty. Báo cáo dự toán được lập với mục đích đánh giá hiệu quả hoạt động của các công ty thành viên và hiệu quả của những dự án mà Tổng công ty đầu tư. Chịu trách nhiệm chính về các báo cáo này là Tổng giám đốc. Báo cáo được lập định kỳ hàng năm. Ví dụ báo cáo dự tốn của trung tâm đầu tư như sau:
Bảng 3.13 Dự toán của trung tâm đầu tư đối với dự án tự đầu tư Đơn vị :
Tháng :
Đơn vị tính:
TT CHỈ TIÊU DỰ TOÁN
1 Doanh thu thuần
2 Lợi nhuận trước thuế
4 Lợi nhuận sau thuế
5 Vốn đầu tư
6 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) 7 Tỷ suất chi phí vốn
8 Thu nhập giữ lại (RI)
9 EVA
Bảng 3.14 Dự toán của trung tâm đầu tư đối với hoạt động đầu tư vào công ty khác.
Đơn vị : Tháng :
Đơn vị tính:
TT Chỉ tiêu Cơng ty A Công ty B … Tổng
cộng
1 Vốn đầu tư … …
2 Tỷ lệ vốn góp cổ phần
3 Lợi nhuận chia cổ phần
4 Cổ tức được hưởng (2x3)
5 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (4/1)
3.2.4. Xây dựng báo cáo trách nhiệm cho các trung tâm trách nhiệm.
Với đặc thù của hoạt động xây lắp hiện nay, toàn bộ đơn giá, chi phí phải tn theo định mức thiết kế. Vì vậy về cơ bản, tồn bộ chi phí nhân cơng, nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí máy thi cơng đều là biến phí. Ngồi ra các chi phí sản xuất chung khác được tính trên tỷ lệ phần trăm chi phí nên cũng là biến phí.
Trên thực tế, khi các công ty xây lắp nhận thầu được cơng trình, cơng ty tổ chức giao khốn cơng trình lại cho các đội thi cơng, do đó các chi phí phát sinh
trong quá trình thi cơng cơng trình đều là chi phí có thể kiểm sốt được bởi tổ trưởng, đội trưởng đội thi công.
3.2.4.1. Báo cáo trách nhiệm cho trung tâm chi phí.
Báo cáo trách nhiệm của các tổ đội trực tiếp thi công và của ban quản lý dự án nên được lập như sau:
Bảng 3.15 Báo cáo trách nhiệm tổ đội thi công. Đơn vị : Tháng : Đơn vị tính: Cơng trình Khoản mục
Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Thực tế toán Dự Chênh lệch Thực tế toán Dự Chênh lệch Thực tế toán Dự Chênh lệch CT 1 NVL NVL có thể KS NVL khơng thể KS NC Có thể KS Khơng thể KS Máy Có thể KS Khơng thể KS Tổng
Trong quá trình ban quản lý dự án giao lại cho các tổ đội thi công sẽ không bao gồm chi phí chung, vì chi phí này chủ yếu là các chi phí phụ, chi phí quản lý,