3.2 .Xây dựng kế tốn trách nhiệm tại cơng ty
3.2.4.1 .Báo cáo trách nhiệm cho trung tâm chi phí
Báo cáo trách nhiệm của các tổ đội trực tiếp thi công và của ban quản lý dự án nên được lập như sau:
Bảng 3.15 Báo cáo trách nhiệm tổ đội thi công. Đơn vị : Tháng : Đơn vị tính: Cơng trình Khoản mục
Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Thực tế toán Dự Chênh lệch Thực tế toán Dự Chênh lệch Thực tế toán Dự Chênh lệch CT 1 NVL NVL có thể KS NVL khơng thể KS NC Có thể KS Khơng thể KS Máy Có thể KS Khơng thể KS Tổng
Trong quá trình ban quản lý dự án giao lại cho các tổ đội thi công sẽ không bao gồm chi phí chung, vì chi phí này chủ yếu là các chi phí phụ, chi phí quản lý, trong q trình đánh giá trách nhiệm bộ phận không nên đưa chi phí này vào, lợi nhuận tính trước và thuế cũng vậy. Ngồi ra các chi phí khác như chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công đều là chi phí có thể kiểm sốt được nên tổ trưởng thi cơng chịu trách nhiệm về mọi biến động chi phí phát sinh. Tuy nhiên, nhà quản lý cấp bộ phận không chịu trách nhiệm về các yếu tố mà họ khơng thể kiểm sốt được, ví dụ như lương nhân viên thuộc biên chế cấp trên, giá nguyên vật liệu do cấp trên mua
hay máy thi công sử dụng của cấp trên, vì vậy cần phân biệt rõ khoản mục giá nào mà nhà quản lý bộ phận có thể kiểm sốt được, khoản mục nào không. Khi đánh giá trách nhiệm bộ phận, trong trường hợp khoản mục mà giá của nó khơng thuộc quyền ra quyết định của nhà quản lý bộ phận, thay vì sử dụng giá thực tế, ta nên sử dụng giá dự tốn, khi đó chênh lệch do yếu tố giá bằng khơng. Ngồi ra các bộ phận cũng nên chi tiết ra các khoản chi phí NVL, NC, M trọng yếu, qua đó đánh giá trách nhiệm quản lý được chính xác hơn.
Giống với tổ đội thi công trực tiếp, các BQLDA cũng sử dụng nguyên tắc và mẫu trên.
Đối với hoạt động thi cơng xây dựng cơng trình, việc quản lý tốt chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của nhà thầu. Vì tất cả những chi phí này đều được đề cập tới trong Hợp đồng xây dựng, chủ đầu tư sẽ trả cho nhà thầu theo đúng thoả thuận trong hợp đồng, còn nhà thầu sẽ phát sinh chi phí theo thực tế phát sinh. Trong hầu hết các trường hợp, dự toán mà chủ đầu tư đưa ra trùng khớp với công việc mà nhà thầu sẽ thi công. Vì vậy việc áp dụng những biện pháp thi công mới nhưng vẫn đảm bảo chất lượng với giá thành rẻ hơn sẽ khuyến khích nhà thầu liên tục đổi mới. Việc quản lý chi phí xây dựng này bằng cách phân tích chênh lệch mang lại ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Vì mọi cơng việc đều có định mức lập thành dự tốn nên tồn bộ chi phí trên là biến phí:
Mức chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí dự tốn
Biến động về sản lượng = (Sản lượng thực tế - Sản lượng dự toán )x Giá dự toán
Biến động về giá = Sản lượng thực tế x ( Giá thực tế - Giá dự toán)
o Chênh lệch về lượng: nếu chênh lệch tốt thì đó có thể là thành quả của quá trình thi cơng hiệu quả, hao hụt ít ( định mức dự toán đã bao gồm hao hụt), ngược lại chênh lệch xấu có thể do bảo quản nvl không tốt, thi công hao hụt nhiều, làm sai thiết kế, kém chất lượng dẫn đến việc phải làm lại…
o Chênh lệch về giá: chênh lệch phát sinh do giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi. Nếu hợp đồng nhà thầu ký với chủ đầu tư là hợp đồng trọn gói hoặc đơn giá cố định thì chênh lệch này ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi nhận được hợp đồng, các nhà thầu luôn muốn thực hiện sớm nhất để tránh những biến động về giá, việc chậm trễ trong thi cơng có thể là nguyên nhân dẫn đến chênh lệch xấu. Ngược lại nếu hợp đồng ký kết là hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh thì nhà quản lý khơng cần quan tâm nhiều đến vấn đề này
- Đối với chênh lệch chi phí nhân cơng trực tiếp
o Chênh lệch về lượng: chênh lệch tốt có thể là kết quả của năng suất lao động cao, ít sai sót.
o Chênh lệch về giá: do nhà nước điều chỉnh đơn giá nhân công hoặc giá nhân công của thị trường biến đổi. Nếu chênh lệch do nhà nước thì nhà quản lý khơng cần bận tâm đến vấn đề này lắm.
- Đối với chênh lệch máy thi công:
o Chênh lệch về lượng: chênh lệch tốt có thể là kết quả của năng suất, ít sai sót.
o Chênh lệch về giá: do giá cả thị trường biến đổi.
Tuy nhiên, những chênh lệch trên có thể phát sinh do dự tốn lập khơng chính xác, trong q trình thi cơng thực tế gặp phải những tình huống khác với thiết kế. Vì vậy, nhà quản lý sau khi phát hiện chênh lệch cần quan tâm đến cả dự toán của mình khi đánh giá trách nhiệm nhà quản lý bộ phận tại trung tâm chi phí.
Báo cáo trách nhiệm tổ đội thi công là báo cáo xác định trách nhiệm chi tiết nhất, giúp nhà quản lý có thể giải quyết những biến động một cách cụ thể. Bên cạnh
đó báo cáo này cũng cần được lập cho xí nghiệp, đơn vị cao hơn tổ đội thi công, với mẫu biểu và nội dung tương tự.
Báo cáo trách nhiệm của Ban quản lý dự án cũng được lập tương tự như trên và được theo dõi riêng cho từng dự án.
Hoạt động khai khoáng, sản xuất vật tư.
Tương tự như hoạt động xây lắp, tồn bộ chi phí phát sinh tại xưởng sản xuất được áp dụng theo định mức. Vì vậy những thơng tin đánh giá trong bảng dưới đều là những chi phí có thể kiểm sốt được bởi nhà quản lý bộ phận.
Báo cáo trách nhiệm của các tổ đội trực tiếp thi công nên được lập như sau:
Bảng 3.16 Báo cáo trách nhiệm phân xưởng sản xuất. Đơn vị :
Tháng :
Đơn vị tính:
CP có thể kiểm soát
Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Thực tế toán Dự Chênh lệch Thực tế toán Dự Chênh lệch Thực tế toán Dự Chênh lệch NVL - Clinker - Bột đá - Phụ gia NCTT SXC - Điện, nước - Lương quản lý Tổng
Đánh giá trách nhiệm bộ phận của trung tâm chi phí này cũng sử dụng chỉ tiêu chênh lệch so với dự toán.
Mức chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí dự tốn
Biến động về sản lượng = (Sản lượng thực tế - Sản lượng dự toán )x Giá dự toán
Biến động về giá = Sản lượng thực tế x ( Giá thực tế - Giá dự toán)
Hoạt động tư vấn và các trung tâm chi phí dự tốn khác.
Đơn vị lập bảng này là các trung tâm chi phí dự tốn như bộ phận quản lý, nghiên cứu phát triển, tư vấn…
Bảng 3.17 Báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí dự tốn Đơn vị :
Tháng :
Đơn vị tính:
CP có thể kiểm sốt Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch
Lương nhân viên Khác: - Điện - Nước - Chi phí trực tiếp khác … Tổng
Đánh giá trách nhiệm bộ phận của trung tâm chi phí này cũng sử dụng chỉ tiêu chênh lệch so với dự tốn.
Mức chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí dự tốn.
Những báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí cần được lập từ dưới lên trên, từ cấp quản lý thấp đến cấp quản lý cao hơn, kèm theo báo cáo nguyên nhân biến động, báo cáo trách nhiệm ở các trung tâm cấp cao có nội dung tương tự với báo cáo tại trung tâm cấp dưới nhưng có tính tổng hợp hơn.
Sơ đồ 3.1. Trình tự lập báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí.