Văn thư nhận thông báo từ nơi khác gửi đến

- Để nhận các thông báo từ các nơi khác gửi tới, chẳng hạn từ lãnh đạo công ty, từ cán bộ chuyên trách…

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng đăng nhập vào Portal với đặc quyền của văn thư

- Dịng chính:

 Bước 1: mở hịm thư cá nhân

 Bước 2: duyệt nội dung các thông báo 4.2.8. Người có thẩm quyền duyệt nội dung cơng văn

- use case này áp dụng cho cán bộ có đặc quyền giải quyết các cơng văn đến thuộc về trách nhiệm của mình

- Tác nhân: cán bộ chuyên trách, trưởng các bộ phận, giám đốc - Tiền điều kiện: người dùng phải đăng nhập thành cơng vào Portal

và có quyền truy nhập đến phần cơng văn đến - Dịng chính:

 Người dùng mở phần công văn đến

 Duyệt nội dung cơng văn đến, có thể là theo ngày, theo vần, theo mã code…

- use case này áp dụng cho trưởng bộ phận chỉ định cán bộ chuyên trách dự thảo một bản công văn để gửi đi

- Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của trưởng bộ phận

- Dịng chính:

 Người dùng di chuyển đến phần gửi công văn đi

 Lựa chọn một trong số những cán bộ chuyên trách để giao cho họ nhiệm vụ dự thảo một bản công văn để chuyển đi, nội dung cơng văn có thể là thư mời, quyết định, chỉ thị, thông báo…

 Gửi thông báo cho cán bộ chuyên trách 4.2.10. Nhận bản dự thảo từ cán bộ chuyên trách

- Use case này áp dụng cho trưởng các bộ phận để nhận bản dự thảo công văn từ cán bộ chuyên trách được giao nhiệm vụ

- Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: người dùng phải đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của trưởng các bộ phận.

- Dịng chính:

 Người dùng di chuyển đến phần nhận bản thảo trong phần công văn đi

 Lựa chọn một hoặc nhiều dòng để lấy bản thảo  Nhấn nút lưu để nhận các bản thảo

4.2.11. Trình tổng giám đốc ký duyệt

- Use case này để các trưởng bộ phận trình lên tổng giám đốc các bản dự thảo công văn để gửi đi

- Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: phải đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của trưởng bộ phận

- Dịng chính:

 Người dùng di chuyển đến phần trình bản dự thảo lên tổng giám đốc phê duyệt

 Chọn một hoặc nhiều file cần gửi đi  Thêm vào các chú thích nếu cần thiết  Gửi các file lên tổng giám đốc

- Dòng thay thế:

 Người dùng chọn nhầm file:

 Cho phép chọn lại

- Hậu điều kiện: các bản thảo phải đến được tổng giám đốc 4.2.12. Thơng báo cho văn thư có cơng văn cần gửi đi

- Use case này để trưởng các bộ phận thơng báo cho văn thư biết có công văn cần được gửi đi

- Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: sau khi bản thảo đã được tổng giám đốc phê duyệt và người dùng phải đăng nhập thành công vào Portal.

- Dịng chính:

 Người dùng di chuyển đến phần gửi thông báo  Chọn người gửi thông báo là văn thư

 Ghi nội dung thông báo  Gửi thông báo đến văn thư 4.2.13. Yêu cầu bản mềm từ cán bộ được ủy quyền

- Use case này áp dụng khi văn thư yêu cầu cán bộ chuyên trách chuyển đến một bản mềm công văn cần gửi đi

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: văn thư đã đăng nhập thành công vào hệ thống - Dịng chính:

 Văn thư di chuyển đến phần xử lý công văn đi

 Chọn một người trong danh sách cán bộ được ủy quyền dự thảo công văn đi

 Ghi thông báo  Gửi đi

4.2.14. Nhận bản mềm từ cán bộ ủy quyền

- Use này áp dụng khi văn thư nhận một bản mềm của công văn cần gửi đi từ cán bộ chuyên trách

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống - Dịng chính:

 Người dùng di chuyển đến phần gửi công văn đi  Duyệt nội dung các thông báo gửi đến

 Nhấn nút để lưu file lên đĩa 4.2.15. Ghi số công văn đi vào Portal

- Use case này áp dụng khi văn thư lưu công văn đi vào portal - Tac nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng phải đăng nhập thành công vào hệ thống

- Tiền điều kiện: đã nhận được bản mềm từ cán bộ chuyên trách - Dịng chính:

 Văn thư di chuyển đến phần gửi công văn đi  Vào phần lưu trữ công văn

 Thêm một dòng mới vào phần lưu trữ

 Điền các thơng tin vào dịng mới bao gồm: mã công văn gửi đi, ngày tháng, nội dung cơ bản …

 Lưu lại bản mềm của cơng văn gửi đi - Dịng thay thế:

 Khi nhập mã cơng văn trùng với một mã đã có trước đó:

 Cho phép xóa dịng cơng văn hoặc cho phép nhập lại - Hậu điều kiện: các thông tin cần thiết phải được cập nhật vào trong

4.2.16. Tạo thư mục

- Use case này sử dụng để tạo ra các thư mục ảnh để tham gia bình chọn ảnh

- Tác nhân: quản trị web, quản trị nội dung

- Tiền điều kiện: người dùng đăng nhập vào Portal với đặc quyền của người quản trị Portal hoặc là người quản trị nội dung - Dịng chính:

 Người dùng vào phần bình chọn ảnh

 Tạo ra một thư mục mới để tham gia bình chọn ảnh 4.2.17. Chọn thư mục

- Dùng để lựa chọn thư mục ảnh trong hệ thống để xem hoặc bình chọn

- Tác nhân: quản trị Portal hoặc quản trị nội dung 4.2.18. Chỉnh sửa ảnh

- Use case này dùng để chỉnh sửa ảnh và chỉnh thuộc tính của ảnh - Tác nhân: quản trị portal, quản trị nội dung

- Tiền điều kiện: đăng nhập vào hệ thống với vai trò của quản trị Portal hoặc quản trị nội dung

- Dịng chính:

 Người dùng vào mục chỉnh sửa ảnh  Chọn một ảnh

 Thay đổi các thông số ảnh như: tên ảnh, chiều cao, mô tả, ngày chỉnh sửa …

- Hậu điều kiện: các thay đổi phải được cập nhật trong CSDL 4.2.19. Tải ảnh:

- Dùng để tải ảnh lên hệ thống

- Tác nhân: quản trị Portal hoặc quản trị nội dung - Tiền điều kiện: đăng nhập thành công vào hệ thống - Dịng chính:  Vào mục tải ảnh  Chọn một hoặc nhiều ảnh  Tải ảnh lên hệ thống 4.2.20. Hiển thị ảnh: - Dùng để hiển thị ảnh của hệ thống - Tác nhân: người dùng hệ thống 4.2.21. Bình chọn ảnh:

- Dùng để bình chọn các ảnh theo một sự kiện nào đó mà người quản trị đưa ra

- Tác nhân: người dùng hệ thống 4.2.22. Đặt cơm trưa

- U-Case này để đăng ký cơm trưa - Tác nhân: người dùng hệ thống - Tiền điều kiện:

 Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống - Hậu điều kiện:

 Sự đăng ký của người dùng phải được cập nhật - Dịng chính:

 Người dùng vào phần đang ký cơm trưa

 Điền các thông tin vào Web Part (bao gồm giá tiền)

 Nếu sự thay đổi diễn ra trước 11h thì cập nhật vào cơ sở dữ liệu

- Dòng thay thay thế:

 Nếu đăng ký diễn ra sau 11h thì đưa ra thơng báo đã hết hạn đang ký cơm

4.3. Thiết kế hệ thống

Hệ thống được xây dựng dựa trên mơ hình đối tượng của WSS, ta sẽ sử dụng lại các lớp mà WSS cung cấp, bên cạnh đó cũng có một tập hợp rộng lớn các Web Services mà WSS đưa ra, ta có thể dễ dàng sử dụng chúng khi cần thiết. Một số đối tượng của WSS nằm trong gói Microsoft. Cũng trong phần này, do một số biểu đồ trình tự có nội dung gần giống nhau nên tác giả chỉ đưa ra một số biểu đồ chính, cịn những biểu đồ cịn lại có thể suy ra từ những biểu đồ này.

4.3.1. Biểu đồ lớp của hệ thống

SPWeb

Lis ts : SPLis ts Collection CurrentUser : SPUser Nam e : String Files : SPFileCollection IsRootWeb : bool Webs : SPWebCollection Url : string PortalName : string PortalUrl : s tring GetFile() GetSubWebForCurrentUs er() Microsoft.SharePoint SPList Fields : SPFieldCollection Items : SPLis tItemCollection ItemCount : int ParentWeb : SPWeb GetItems () GetItemByID() GetView() SPListItem Fields : SPFieldCollection Lis tItem s : SPListItem Collection Update()

SPListCollection

Count : int Num berOfFields : int Add() Delete() GetDataTable() SPFile Exis ts : bool InDocumentLibrary : bool Nam e : string Title : string Url : s tring CheckIn() CheckOut() CopyTo() SPFolder Exists : bool Files : SPFileCollection Name : s tring SubFolders : SPFolderCollection CopyTo() MoveTo() ToString() SPQuery Query : string RowLimit : int ToString()

4.3.2. Biểu đồ trình tự cho hiển thị kết quả tìm kiếm

: User

SearchWebPart PortalContext QueryProvider

1: Nhap thong tin

2: Lay noi dung trang hien hanh

3: Tra ve noi dung trang

4: Truyen noi dung

5: Tra ket qua tim kiem

6: Hien thi ket qua

: Nguoi dung

Form Dang nhap Di ch vu xac thuc

nguoi dung

CSDL cau hi nh

1: Nhap ten, mat khau

2: Nhap du thong tin

3: Xac thuc nguoi dung

4: Kiem tra trong CSDL cau hinh

5: T inh hop l e cua nguoi dung

6: Tinh hop l e nguoi cung

7: Chuyen trang

4.3.4. Biểu đồ trình tự cho Use case nhập mã cơng văn đến vào Portal

6: Cac Item da duoc cap nhat : Van thu

SPListColl ecti on SPList SPListItem

1: Lay danh sach List

3: Chon List cong van den 2: Danh sach List

4: List Item

5: Cap nhat cac ListItem

FindBirthDay SPWeb SPListCollection SPLi st SPLi stItem GuiLoiChuc Xem loi chuc

1: Lay trang hien hanh

3: Lay ve danh sach cac Li st 2: Trang hien hanh

4: Danh sach cac List hien hanh

8: Cac ngay sinh

9: Gui loi chuc

10: Xem loi chuc 7: Lay cac ngay sinh

6: Li st DanhBaNoiBo 5: Lay List danh ba noi bo

4.3.6. Biểu đồ trình tự đặt cơm trưa

: User

LunchWebPart Tai khoan nguoi dung Time LunchLis t

1: Nhap thong tin

2: Tim thong tin nguoi dung

3: Thong tin nguoi dung

4: Tim thong tin ve thoi gian

5: Thoi gian hien tai

6: Kiem tra tinh hop le cua tai khoan va thi gian

4.3.7. Biểu đồ trình tự chấm cơng

: Nguoi dung

Form Login Dich vu xac thuc nguoi dung

DuLieuTaiKh oan

BangCham Cong

1: Nhap ten, m at khau

2: Nhap du thong tin

3: Xac thuc

4: Tim kiem thong tin

5: Thong tin nguoi dung

6: Tinh hop le

7: Chuyen trang

8: Nhan du lieu vao bang cham cong

9: Thong tin da duoc cap nhat

4.4. Triển khai

 Yêu cầu về phần mềm

 Hệ điều hành Windows Server 2003 Sp1

 IIS 6.0 và ASP.NET

 Windows SharePoint Services

 SharePoint Portal Server

 MS Sql Server 2000 Sp4

 Yêu cầu về phần cứng

 Tối thiểu 1GB bộ nhớ RAM

 Tối thiểu 80GB dung lượng ổ cứng

 Vi xử lý Intel Pentium4, tối thiểu 2.26 GHz

 Triển khai trên máy chủ đơn

Ứng dụng chạy trên máy chủ đơn , máy chủ này sẽ chạy cả máy chủ Web và máy chủ CSDL với 2 CSDL là CSDL nội dung và CSDL cấu hình. Số lượng người dùng bé hơn 1000 người.

Chương 5 Kết luận và hướng phát triển

5.1. Kết luận 5.1.1. Ưu điểm 5.1.1. Ưu điểm

Hiện nay có rất nhiều cơng nghệ để xây dựng nên các cổng thông tin điện tử, mỗi cơng nghệ có một điểm mạnh riêng vì vậy tùy vào từng ứng dụng cụ thể, từng hồn cảnh cụ thể mà nên lựa chọn một cơng nghệ nào cho phù hợp. Các công nghệ dựa trên Java như JSR-168, WSRP có lợi thế là có thể chạy trên nhiều hệ điều hành khác nhau chẳng hạn Windows, Linux … tuy nhiên nó khơng được sự hỗ trợ nhiều từ Microsoft, mặt khác các công cụ trợ giúp thiết kế còn hạn chế; còn sản phẩm SharePoint của Microsoft có thể xem như là “con đẻ” của Microsoft nên nó nhận được sự hỗ trợ rất mạnh mẽ từ Microsoft, đặc biệt nó được thừa hưởng nhiều dịch vụ và kiến trúc từ bản thân hệ điều hành Windows (chẳng hạn dịch vụ tìm kiếm đánh chỉ mục, các dịch vụ về bảo mật …) và sự hỗ trợ từ các sản phẩm phần mềm khác của Microsoft (chẳng hạn Microsoft Office), các cơng cụ trợ giúp thiết kế của nó cũng tương đối nhiều (chẳng hạn Front Page hay môi trường phát triển trong Visual Studio .NET), nó cũng tích hợp chặt chẽ với Visual Studio .NET trong việc phát triển ứng dụng.

Ngồi ra cịn có một số sản phẩm làm Portal dựa trên nền .NET như RainBow, DotNetNuke nhưng chúng vẫn bộc lộ khá nhiều hạn chế. RainBow là một sản phẩm nguồn mở nhưng cộng đồng phát triển nó cịn rất nhỏ bé, mặt khác tuy nói nó là nguồn mở nhưng khi cần mở rộng thì ta cũng phải mua khá nhiều Plugin từ những nơi khác; còn DotNetNuke là một sản phẩm nguồn mở rất có giá trị, cộng đồng phát triển nó cũng tương đối lớn nhưng theo đánh giá của nhiều người thì tốc độ thực thi của nó vẫn cịn chậm và nặng nề, nó vẫn nhận được sự hỗ trợ từ Microsoft tuy nhiên sự hỗ trợ đó khơng được nhiều.

SharePoint đặc biệt thích hợp trong bài tốn “cổng thơng tin nội bộ cho các doanh nghiệp” bởi vì:

 Hiện nay các cổng thông tin về thương mại điện tử, các cổng thông tin công cộng rất nhiều nhưng cái “sát sườn” nhất đối với mỗi tổ chức đó là cổng nội bộ cho chính tổ chức đó lại chưa có dẫn đến việc trao đổi, chia sẻ và hợp tác về thông tin trong nội bộ tổ chức vẫn còn rất nhiều hạn chế, thiếu nhất quán và chưa thông suốt.

 Đối với mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp thì vấn đề trao đổi, chia sẻ, hợp tác về mặt thông tin giữa các thành viên là rất cần thiết để nâng cao năng suất cũng như chất lượng trong công việc. Sản phẩm SharePoint của Microsoft nhằm hướng đến một cổng thông tin với khả năng hợp tác, chia sẻ thơng tin rất mạnh mẽ, do vậy có thể xem nó là một trong những ưu tiên hàng đầu cho vấn đề này.

 Với mỗi người dùng trong cơng ty thì u cầu về tùy biến và cá nhân hóa là rất lớn, mỗi người không ai giống ai đều muốn cách tiếp nhận các nguồn thơng tin theo sở thích của mình, đó cũng là một yếu tố để nâng cao chất lượng công việc. SharePoint được xây dựng để hướng đến một

cổng thông tin với các dịch vụ về tùy biến và cá nhân hóa rất cao với sự hỗ trợ của công nghệ Web Part

 Đối với mỗi người dùng thì vấn đề tìm kiếm thơng tin một cách nhanh chóng là một nhu cầu rất lớn, đó cũng là một yếu tố làm nâng cao năng suất và chất lượng cơng việc. SharePoint hỗ trợ dịch vụ tìm kiếm nhanh bằng phương pháp đánh chỉ mục.

 Hỗ trợ dịch vụ đăng nhập một lần (Single Sign on), hệ thống sẽ tự động nhận ra mỗi người dùng và cho phép họ sử dụng những dịch vụ được tích hợp trong Portal mà khơng phải đăng nhập hay xác nhận lại nhiều lần

 SharePoint cũng hỗ trợ một số dịch vụ rất cần cho các doanh nghiệp như nhóm thảo luận, hội thảo…

Một trong những ưu điểm nữa của SharePoint đó là khả năng tích hợp với các ứng dụng lớn, chẳng hạn như: BizTalk, K2.NET, InforPath … từ đó có thể xây dựng các ứng dụng về thương mại điện tử với quy mô lớn.

5.1.2. Nhược điểm

Sau đây là một số nhược điểm chính của SharePoint

 Nhược điểm lớn nhất của SharePoint đó là nó chỉ chạy được trên nền của hệ điều hành Windows Server 2003; có thể nói các thành phần: Windows Server 2003, SharePoint, Microsoft Office và Sql Server đi kèm với nhau thì tạo thành một cỗ máy cực kì mạnh mẽ nhưng rất nặng nề và cồng