quản lý những sổ sách, tài liệu của dự án, các hồ sơ cũng như các loại thư tín nhằm quản lý các số liệu để báo cáo chi phí, tiến độ của dự án từ các bộ phận thực hiện hợp đồng, việc thay đổi đơn đặt hàng, sửa đổi hợp đồng, các thủ tục kiểm tra hành chính, soạn thảo và phân phát các báo cáo về dự án, các hồ sơ, dữ liệu quản lý hợp đồng và quản lý văn phòng của văn phòng
2. Cán bộ văn phòng quản lý dự án án
Chánh văn phòng của Văn phòng quản lý dự án:
- Chịu trách nhiệm về hoạt động hàng ngày của văn
phòng: ghi chép và lưu trữ ngày công của nhân viên trong cơ quan, mua sắm vật tư, thiết bị và các dịch vụ văn phòng, thay thế hoặc bảo dưỡng các phương tiện vận tải của văn phòng, giám sát công việc của các thư ký và các nhân viên phục vụ trong văn phòng…
- Chánh văn phòng dự án hoạt động dưới sự quản lý
và kiểm tra của giám đốc dự án và về mặt hành chính, báo cáo cho giám đốc hành chính.
3. Tổ chức văn phòng quản lý dự án án
Vị trí đặt văn phòng: ngay tại thời điểm thực hiện
dự án hoặc ở đô thị gần nhất
Yêu cầu:
- Có đủ các phương tiện cần thiết - Rộng rãi
- Đầy đủ các điều kiện sinh hoạt và làm việc với chất
lượng tốt
- Cần có khu vực đỗ xe và khu vực cất đồ
- Tổ chức bảo vệ các phương tiện văn phòng - Có sẵn các thiết bị bảo vệ cá nhân đặc biệt.
4. Xây dựng hệ thống ghi chép, lưu trữ cho dự án lưu trữ cho dự án
Cán bộ phụ trách hành chính dự án có nhiệm vụ xây dựng các thủ tục hành chính của dự án
Chịu trách nhiệm nhận tất cả thư từ và tài liệu đến, đánh số kiểm tra,
hay số tham chiếu cho từng tài liệu và phân phát chúng tới cán bộ thích hợp trong hoặc ngoài văn phòng dự án
Có thể quy định ngày tài liệu phải được văn phòng quản lý dự án xử lý, ghi rõ ngày này trên tài liệu, thực hiện và theo dõi các bước tiếp theo
Phải luôn tự kiểm tra để thấy rằng công việc lưu trữ được hoàn tất,
toàn bộ các tài liệu đến và bản sao các tài liệu gửi đi đều được lưu lại đầy đủ