3.2.2.1 Công tác đấu thầu và lựa chọn nhà thầu
Công tác đấu thầu lựa chọn nhà thầu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quá trình quản lý dự án có ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng và tiến độ của cơng trình. Phịng kế hoạch giúp lãnh đạo Ban QLDA thực hiện các công việc liên quan đến đấu thầu lựa chọn nhà thầu. Bao gồm các công việc sau:
Lập dự tốn: Phịng kế hoạch lập dự tốn bao gồm: Thơng số kỹ thuật; Dự toán chi tiết (kèm theo báo giá, đơn giá, định; mức); Thời gian, tiến độ thực hiện trên cơ sở bản vẽ thi công đƣợc phê duyệt. Vụ kế hoạch tài chính thẩm định dự tốn chi tiết. Ban Quản lý dự án trình lãnh đạo VPQH phê duyệt dự tốn.
Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Phịng Kế hoạch đầu tƣ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, bao gồm: tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức và phƣơng thức lựa chọn nhà thầu, thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu, loại hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng. Vụ kế hoạch tài chính thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Ban Quản lý dự án trình lãnh đạo VPQH phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Sau khi đƣợc phê duyệt Ban quản lý dự án đăng báo đấu thầu .
Tổ chức đấu thầu bao gồm: Đấu thầu rộng rãi và chỉ định thầu (gói thầu từ 20-100 triệu đồng). Phịng kế hoạch đầu tƣ giúp lãnh đạo Ban lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu gồm các việc nhƣ đăng báo đấu thầu (báo kế hoạch đầu tƣ), phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; Mở thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu; Thƣơng thảo hợp đồng với nhà thầu xếp thứ nhất, trình kết quả lựa chọn nhà thầu; thơng báo kết quả lựa chọn nhà thầu. Phịng hành chính kế tốn giúp soạn thảo hợp đồng trình lãnh đạo VPQH ký.
3.2.2.2 Tổ chức điều phối thực hiện dự án.
Phòng kế hoạch đầu tƣ giúp Ban Quản lý lập, trình phê duyệt kế hoạch thực hiện dự án hàng năm, hàng tháng, hàng quý.
Công tác quản lý tiến độ do phịng Kế hoạch đầu tƣ chịu trách nhiệm chính. Tiến độ dự án do phòng Kế hoạch đầu tƣ và phòng Quản lý kỹ thuật kết hợp với các nhà thầu lập dựa trên đặc điểm cụ thể của từng dự án. Đối với từng giai đoạn của dự án cán bộ giám sát tiến độ đều phải lập báo cáo cụ thể. Phòng Kế hoạch đầu tƣ sẽ tổng hợp và trình lên giám đốc Ban QLDA quyết định.
Ban quản lý dự án kịp thời tham mƣu cho lãnh đạo cấp trên để có những văn bản chỉ đạo xử lý những cơng tác ngồi phạm vi xử lý của cán bộ quản lý dự án nhƣ việc nhà thầu cố tình làm sai, khối lƣợng cơng việc sai sót có giá trị lớn hoặc khơng tập trung nhân lực để thi công trong thời gian dài...
Phòng quản lý kỹ thuật căn cứ vào kế hoạch thi công đã thông qua: Điều hành các nhà thầu thi công theo kế hoạch, phối hợp giải quyết hiệp đồng thi công giữa các nhà thầu tránh cản trở nhau, nhất là cơ động vận chuyển. Hƣớng dẫn, giám sát tƣ vấn giám sát thi công, đơn vị thi công đảm bảo tiến độ, chất lƣợng, an tồn, hiệu quả.
Phịng hành chính kế tốn thu thập các tài liệu, văn bản của nhà nƣớc có liên quan đến điều chỉnh đơn giá xây dựng, đơn giá khảo sát xây dựng (Vật liệu, Nhân cơng, Máy thi cơng,....) có hiệu lực thực hiện kể từ khi bắt đầu triển khai đến khi hoàn thành dự án phục vụ lập dự toán điều chỉnh, thanh quyết tốn chi phí đầu tƣ của các dự án trong khu vực.
Phịng quản lý kỹ thuật thực hiện nghiệm thu khối lƣợng khi chuyển giai đoạn thi cơng, hồn thành gói thầu, dự án theo kế hoạch.
3.2.3 Cơng tác nghiệm thu cơng trình
Phịng Quản lý kỹ thuật cử cán bộ tham gia giám sát thí nghiệm, nghiệm thu các cơng việc thi cơng trên công trƣờng.
+ Nghiệm thu khối lượng thi công làm cơ sở thanh toán: Để thanh toán
giải ngân, đảm bảo kinh phí cho nhà thầu thi cơng. Ban Quản lý dự án tổ chức nghiệm thu khối lƣợng thƣờng xuyên làm cơ sở thanh tốn chi phí xây dựng.
Việc nghiệm thu khối lƣợng do nhà thầu có văn bản đề nghị nghiệm thu, đồng chí Phó Giám đốc chỉ đạo cán bộ Ban QLDA, các phòng Quản lý kỹ thuật điều hành tƣ vấn giám sát thi công và nhà thầu tổ chức nghiệm thu. Có sự giám sát của cán bộ quản lý thi cơng; bản vẽ hồn cơng, bảng tính khối lƣợng giá trị thanh toán, bảng phân khai khối lƣợng nghiệm thu do Phòng Quản lý kỹ thuật kiểm tra dựa trên ; đồng chí Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật xem xét, ký duyệt hồ sơ nghiệm thu khối lƣợng .
Nghiệm thu gói thầu xây dựng hồn thành:
Do mỗi dự án có nhiều gói thầu xây dựng, tiến hành nghiệm thu một hoặc một số gói thầu theo tình hình thi cơng cụ thể.
Thành lập Hội đồng nghiệm thu gói thầu xây dựng hồn thành do Phó Giám đốc phụ trách dự án làm Chủ tịch Hội đồng, các Phòng Kế hoạch đầu tƣ, quản lý kỹ thuật, Hành chính kế tốn cử cán bộ tham giam làm thành viên Hội đồng; thực hiện nghiệm thu hồ sơ và tại thực địa.
Hồ sơ nghiệm thu bao gồm: Hồ sơ quản lý chất lƣợng trong quá trình thi công xây dựng bao gồm bản vẽ hồn cơng, các văn bản liên quan đến quản lý chất lƣợng, khối lƣợng hồn thành và biên bản nghiệm thu gói thầu xây dựng hồn thành có kèm theo bảng phân khai khối lƣợng hồn thành (theo thời gian phù hợp với dự tốn đƣợc phê duyệt) làm cơ sở tính giá trị hồn thành (giá trị quyết tốn) của gói thầu.
Ban QLDA cùng với tƣ vấn giám sát kiểm tra thƣờng xuyên các hạng mục cơng trình, hai bên họp, trao đổi thống nhất các nội dung, các hạng mục cơng trình đảm bảo kịp thời, đúng tiến độ tuy nhiên với các hạng mục cơng trình mà đơn vị thi cơng khơng đảm bảo các tiêu chí về thiết kế, dự toán, chất lƣợng Ban QLDA đã yêu cầu đơn vị thi công sửa chữa, đảm bảo chất lƣợng, thiết kế mới đƣợc nghiệm thu, kiên quyết từ chối nghiệm thu những hạng mục cơng trình chƣa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, chất lƣợng.
Nghiệm thu dự án hoàn thành:
+ Căn cứ vào kết quả nghiệm thu hạng mục, Giám đốc chỉ đạo tập hợp hồ sơ quản lý chất lƣợng trong q trình thi cơng xây dựng các gói thầu; hồn chỉnh, nghiệm thu hồ sơ hồn thành cơng trình (tồn bộ dự án); các cơ quan rà soát hồ sơ, tổ chức kiểm tra tại thực địa để báo cáo Chủ đầu tƣ tổ chức nghiệm thu cấp cơ sở.
+ Phòng Kế hoạch đầu tƣ soạn thảo, Giám đốc ký văn bản đề nghị Chủ đầu tƣ thành lập Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở, xây dựng kế hoạch nghiệm thu cấp cơ sở trình lãnh đạo VPQH phê duyệt.
+ Tổ chức để Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở tiến hành nghiệm thu hồ sơ hồn thành cơng trình và tại hiện trƣờng, lập biên bản nghiệm thu.
+ Yêu cầu nhà thầu sửa chữa, khắc phục, hồn thiện cơng trình theo kết luận của Hội đồng nghiệm thu.
3.2.4 Cơng tác thanh, quyết tốn vốn đầu tư
Thanh tốn khối lượng thi cơng hồn thành.
Phịng Quản lý kỹ thuật lập hồ sơ và xác nhận khối lƣợng nghiệm thu, trình Phó Giám đốc phụ trách ký; Phịng Hành chính kế tốn kiểm sốt trình Giám đốc ký thanh tốn.
Với khối lƣợng thi cơng đúng thiết kế BVTC - DT, thanh toán 100% giá trị nếu thanh tốn khơng vƣợt dự tốn gói thầu. Trƣờng hợp khối lƣợng phát sinh, điều chỉnh lập biên bản nghiệm thu thực tế; nếu thiết kế BVTC điều chỉnh đƣợc Giám đốc Ban chấp thuận (theo uỷ quyền của lãnh đạo VPQH) nhƣng chƣa đƣợc thẩm định phê duyệt thiết kế BVTC – dự toán cho cấp ứng hoặc thanh toán theo quy định (hiện tại đến 80% giá trị điều chỉnh), khi đƣợc phê duyệt sẽ thanh tốn phần cịn lại (giải quyết thanh toán đến 100% giá trị phát sinh, điều chỉnh).
+ Với giá trị phát sinh (khối lƣợng, đơn giá) chƣa đƣợc phê duyệt, khi thanh tốn giao cho Phịng Kế hoạch rà sốt trƣớc.
+ Các hợp đồng tƣ vấn khảo sát thiết kế khi cơng trình hồn thành bàn giao đƣa vào sử dụng thanh lý, quyết toán hợp đồng.
+ Hợp đồng giám sát thi cơng xây dựng cơng trình thanh tốn theo tiến độ xây dựng cơng trình, khi cơng trình nghiệm thu bàn giao đƣa vào sử dụng sẽ thanh lý, quyết toán hợp đồng.
+ Hợp đồng giám sát khảo sát khi dự án, thiết kế BVTC - DT các gói thầu xây dựng đƣợc phê duyệt sẽ quyết toán giá trị theo biên bản nghiệm thu kết quả giám sát.
+ Hợp đồng thẩm tra thiết kế BVTC - DT: Khi hồ sơ thiết kế BVTC- DT đƣợc thẩm định, phê duyệt sẽ thanh lý, quyết toán hợp đồng.
+ Việc quyết tốn các gói thầu theo chức năng; các phịng đơn đốc,
hƣớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, rà sốt; trao đổi với Phịng Hành chính kế tốn, báo cáo Giám đốc.
+ Hợp đồng thi cơng xây dựng, khi cơng trình hồn thành, nghiệm thu, bàn giao sẽ tổ chức thanh lý, quyết toán hợp đồng, giữ lại > 5% bảo hành và chờ kiểm toán.
+ Phịng Quản lý kỹ thuật đơn đốc, hƣớng dẫn nhà thầu lập hồ sơ quyết tốn, các văn bản pháp lý đồng bộ. Phịng Kế hoạch đầu tƣ rà soát việc áp đơn giá, lập văn bản báo cáo; Phịng Hành chính kế tốn tiếp quản hồ sơ, tổng hợp báo cáo quyết toán, báo cáo Giám đốc tổ chức hội nghị quyết toán với các nhà thầu tham gia dự án.
Cơng tác tạm ứng, thanh quyết tốn đƣợc bộ phận thanh tốn của Ban Quản lý ln nhanh chóng hồn thành tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thực hiện các gói thầu trong dự án. Cũng nhƣ kịp thời báo cáo cấp trên về tình hình sử dụng vốn đầu tƣ, soạn thảo các tham mƣu cho cấp trên về tình hình thiếu vốn của các dự án. Ban QLDA đã xây dựng quy trình tạm ứng, thanh quyết tốn này bao gồm quy trình tạm ứng và quy trình thanh tốn với đầy đủ các bƣớc tiến hành bắt đầu từ việc nhà thầu gửi hồ sơ đề nghị tạm ứng, hồ sơ đề nghị thanh tốn khối lƣợng hồn thành đến bƣớc cuối là nhà thầu đƣợc tạm ứng, đƣợc thanh tốn. Trong quy trình thanh tốn hƣớng dẫn cụ thể các cơng việc mà nhà thầu, Phòng kế hoạch đầu tƣ, Phòng quản lý kỹ thuật, Phịng hành chính – kế tốn phải làm một cách cụ thể, minh bạch. Thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục sẽ làm cho q trình thanh tốn nhanh nhƣng vẫn đảm bảo về quản lý các chi phí dự án.
3.2.5 Cơng tác kiểm tra, giám sát dự án đầu tư xây dựng
Đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn vốn đầu tƣ từ ngân sách nhà nƣớc là rất cần thiết. Do vậy, công tác kiểm tra, giám sát dự án đầu tƣ đƣợc Ban quản lý các dự án triển khai và thực hiện. Tham gia vào quá trình kiểm tra, giám sát có lãnh đạo Văn phịng Quốc Hội, vụ Kế hoạch – tài chính và lãnh đạo Ban và
các phịng ban có liên quan. Đồn kiểm tra, giám sát đối chiếu các quy định hiện hành và kết hợp với kiểm tra thực tế tại hiện trƣờng của dự án đầu phát hiện kịp thời những sai sót, yếu kém về quản lý dự án theo quy định của pháp luật, kiến nghị với Chủ đầu tƣ (Văn phòng Quốc hội) xử lý những vƣớng mắc, phát sinh, việc làm sai quy định về quản lý dự án, giám sát việc xử lý và chấp hành các biện pháp xử lý các vấn đề đã thực hiện.
Giám sát thi công là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý dự án ĐTXD bao gồm:
Giám sát khảo sát.
Phịng Kế hoạch đầu tƣ chủ trì, phối hợp với Phịng hành chính kế tốn soạn thảo hợp đồng để Giám đốc thƣơng thảo ký kết với tổ chức, cá nhân giám sát khảo sát. Căn cứ vào kế hoạch khảo sát của đơn vị tƣ vấn đƣợc lãnh đạo Ban quản lý chấp thuận, Phịng Kế hoạch đầu tƣ thơng báo cho tƣ vấn giám sát khảo sát biết để triển khai.
Phòng Kế hoạch đầu tƣ xây dựng kế hoạch nghiệm thu kết quả khảo sát tại thực địa, trình đạo Ban quản lý phê duyệt và tổ chức nghiệm thu.
Nghiệm thu kết quả khảo sát lập dự án: Phòng Kế hoạch đầu tƣ báo cáo kết quả nghiệm thu tại hiện trƣờng. Xem xét các nội dung có liên quan về hồ sơ, khối lƣợng, biên bản nghiệm thu,... Giám đốc ra văn bản kết luận cho chuyển sang thiết kế cơ sở, lập dự án đầu tƣ, lập báo cáo đánh giá tác động môi trƣờng, đo vẽ bản đồ địa chính.
Giám sát thi cơng.
Ban quản lý các dự án đầu tƣ xây dựng thuê tƣ vấn giám sát thi công xây dựng hoặc trực tiếp sử dụng cán bộ chuyên môn giám sát thi cơng xây dựng cơng trình khi đáp ứng chuyên môn quy định. Trƣờng hợp thuê tƣ vấn giám sát thi cơng xây dựng thì Ban QLDA đƣợc giao quản lý dự án vẫn phải
chịu trách nhiệm hồn tồn diện về chất lƣợng cơng trình, phải cử ngƣời giám sát đơn vị tƣ vấn thực hiện hợp đồng về đề cƣơng giám sát đã đƣợc ký.
Các đơn vị tƣ vấn giám sát thi cơng đƣợc bố trí tại cơng trƣờng theo kế hoạch của Ban quản lý dự án để thực hiện nhiệm vụ, tƣ vấn, giám sát hoạt động thi công của các đơn vị thi công. Các đơn vị tƣ vấn giám sát chịu trách nhiệm về chất lƣợng tiến độ tại công trƣờng.
Ban QLDA làm việc độc lập với tƣ vấn giám sát và kỹ thuật nhà thầu, tuy nhiên vẫn phải sâu sát tại hiện trƣờng, quyết đoán kịp thời xử lý các sự cố bất ngờ trên công trƣờng.
Trƣớc khi Nhà thầu bắt đầu triển khai thi công, Ban QLDA và tƣ vấn giám sát sẽ họp và thống nhất theo các quy định chung và các quy định riêng để thực hiện công tác giám sát. Do vậy cán bộ Ban QLDA vừa quản lý công việc của tƣ vấn giám sát, vừa giám sát nhà thầu thi công một cách độc lập đảm bảo sao cho tƣ vấn giám sát thực hiện đúng chức năng của mình, các nhà thầu thi cơng đúng tiến độ và đảm bảo chất lƣợng cơng trình ít xảy ra các sai phạm.
Đối với các vƣớng mắc về thiết kế trong q trình thi cơng, cán bộ Ban QLDA sẽ yêu cầu tƣ vấn thiết kế trực tiếp xuống công trƣờng, xem xét và có biện pháp kịp thời để giải quyết nhanh chóng, hiệu quả. Đối với các thay đổi nhỏ, có thể tiến hành ghi nhật ký cơng trƣờng, đối với các thay đổi lớn sẽ yêu cầu tƣ vấn thiết kế có bản vẽ chỉnh sửa và trình chủ đầu tƣ phê duyệt bổ sung.
Mặc dù số lƣợng cán bộ, cơng chức của Ban quản lý cịn ít, các dự án cách xa nhau nhƣ: Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh. Cơng tác kiểm tra, giám sát đƣợc tập trung vào các khâu trong q trình đầu tƣ xây dựng cơng trình song cốt yếu nhất là giai đoạn thi cơng xây dựng cơng trình để cụ thể hóa các bản vẽ thiết kế đƣợc duyệt thành hiện thực. Trong quá trình kiểm tra,
giám giát thi công công trƣờng phát hiện một số sai phạm trong thiết kế, q trình đầu thầu cịn nhiều sai sót nhƣ: Tại dự án nhà làm việc Các cơ quan Quốc hội và Văn phịng quốc hội gói thầu số 19 ( Xây dựng trạm biến áp) khi chuẩn bị thi cơng cơng trình đã phát hiện ra thiếu sót trong hồ sơ thiết kế tính thiếu 400m cáp; 01 tủ điện giá trị 2 tỷ đồng; gói thầu số 24 hệ thống trung tâm điều hịa phát hiện sai sót của tƣ vấn thiết kế, trách nhiệm của Ban quản lý dự án trong q trình kiểm sốt hồ sơ mời thầu, khi mà thiết kế sử dụng hệ điều hòa Daikin thế hệ cũ, đã lạc hậu nhƣng hồ sơ dự thầu sử dụng hệ điều hòa Toshiba đời mới.
Qua kiểm tra, đánh giá việc thanh toán của các nhà thầu mới chỉ mang