1.2. Cơ sở lý luận về quản lý dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT
1.2.3. Tổng quan về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT
1.2.3.1. Khái niệm.
Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trƣởng thành và giai đoạn kết thúc). Mục đích của nó là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án nhƣ mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lƣợng.
Quản lý dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT là một loại hình của quản lý dự án, đối tƣợng của nó là các dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT, đƣợc định nghĩa nhƣ sau:
Quản lý dự án là tập hợp các hoạt động quản lý mang tính hệ thống và tính khoa học nhƣ kế hoạch, quyết định, tổ chức, điều hành và kiểm tra,.. một cách hiệu quả. Trên cơ sở yêu cầu về chất lƣợng, thời gian sử dụng, tổng mức đầu tƣ, phạm vi nguồn lực và điều kiện môi trƣờng mà dự án đã đề ra để thực hiện một cách tốt nhất mục tiêu của dự án.
Một cách chung nhất có thể hiểu quản lý dự án là tổng thể những tác động có hƣớng đích của chủ thể quản lý tới quá trình hình thành, thực hiện và hoạt động của dự án nhằm đạt tới mục tiêu dự án trong những điều kiện và môi trƣờng biến động.
Một cách cụ thể hơn, quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đƣợc duyệt và
đạt đƣợc các yêu cầu về kỹ thuật và chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ, bằng những phƣơng pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Theo định nghĩa này, quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu là: - Lập kế hoạch,
- Phối hợp thực hiện: Nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí,
- Giám sát các cơng việc dự án nhằm đạt đƣợc những mục tiêu xác định.
GIÁM SÁT
Đo lƣờng kết quả
So sánh với báo cáo Báo cáo Giải quyết các vấn LẬP KẾ HOẠCH Thiết lập mục tiêu Dự tính nguồn lực Xây dựng kế hoạch PHỐI HỢP THỰC HIỆN
Bố trí tiến độ, thời gian
Phân phối nguồn lực
Phối hợp các hoạt động
Khuyến khích động
Hình 1.4. Chu trình quản lý dự án
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
1.2.3.2. Đặc điểm chủ yếu của quản lý dự án
a) Chủ thể của quản lý dự án chính là ngƣời quản lý dự án.
b) Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự án (tức là tồn bộ nhiệm vụ cơng việc của dự án). Những cơng việc này tạo thành q trình vận động của hệ thống dự án. Quá trình vận động này đƣợc gọi là chu kỳ tồn tại của dự án.
c) Mục đích của quản lý dự án là để thực hiện mục tiêu của dự án, tức là sản phẩm cuối cùng phải đáp ứng đƣợc yêu cầu của khách hàng. Bản thân việc quản lý khơng phải là mục đích mà là cách thực hiện mục đích.
d) Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án. Nếu tách rời các chức năng này thì dự án khơng thể vận hành có hiệu quả mục tiêu quản lý cũng khơng đƣợc thực hiện. Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo, vì thế chúng ta thƣờng coi việc quản lý dự án là quản lý sáng tạo.
1.2.3.3. Mục tiêu, yêu cầu của quản lý dự án
Quản lý dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT nhằm mục tiêu đƣa dự án vào khai thác và sử dụng đạt chất lƣợng, tiến độ, chi phí phù hợp, an tồn và hiệu quả. Để đạt đƣợc mục tiêu này cần phải quản lý dự án ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ.
a) Giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ, lập dự án nhằm:
- Trình ngƣời có thẩm quyền xem xét việc đầu tƣ vào dự án có hiệu quả hay khơng, đồng thời xem xét các yếu tố có liên quan trực tiếp đến dự án có đảm bảo tính khả thi hay khơng về các m t nhƣ sự phù hợp với quy hoạch, khả năng huy động vốn, về cơng nghệ, an tồn lao động, vệ sinh cơng nghiệp,…
- Trình cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền để xem xét dự án có đáp ứng đƣợc các yêu cầu về quy hoạch, sự kết nối với các hệ thống cơng nghệ thơng tin hiện có, việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn và những nội dung khác
b) Giai đoạn thực hiện đầu tƣ, việc quản lý dự án nhằm: - Đƣa dự án vào sử dụng đúng tiến độ nhƣ đã phê duyệt
- Quản lý việc thực hiện các công việc, các hạng mục, các cơng trình của dự án bảo đảm chất lƣợng theo thiết kế đƣợc duyệt, theo đúng quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Quản lý chi phí theo đúng dự án đƣợc duyệt, thiết kế đƣợc duyệt, định mức kinh tế - kỹ thuật và các quy định có liên quan để đạt đƣợc giá thành hợp lý.
- Quản lý các hoạt động trong quá trình triển khai dự án để hạn chế đến mức tối thiểu các rủi ro về an toàn lao động, an tồn cơng trình, bảo đảm vệ sinh, mơi trƣờng và các vấn đề khác.
Để đạt đƣợc các mục tiêu trên, công tác quản lý dự án phải thực hiện các yêu cầu sau:
- Khi đầu tƣ ứng dụng CNTT, chủ đầu tƣ phải tổ chức lập dự án để làm rõ sự cần thiết phải đầu tƣ và xác định hiệu quả đầu tƣ.
- Ban Quản lý dự án ho c tƣ vấn quản lý dự án ho c đơn vị đƣợc giao quản lý dự án phải có đủ điều kiện về năng lực và kinh nghiệm quản lý dự án. - Các chủ thể tƣ vấn lập dự án, thiết kế, giám sát, thi công xây lắp hạ tầng mạng phải có đủ điều kiện năng lực nhƣ quy định.
Đối với Bộ Thơng tin và Truyền thơng, ngồi các u cầu trên công tác quản lý dự án cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Bộ máy tổ chức quản lý phải phù hợp để tránh đầu tƣ trùng l p, dàn trải, không tập trung, không kết nối, chia sẽ dữ liệu.
- Nguồn nhân lực quản lý dự án phải đủ năng lực.
- Thời gian trình, thẩm định, phê duyệt phải nhanh để phù hợp với sự thay đổi nhanh chóng của cơng nghệ, vịng đời sản phẩm CNTT ngắn, thời gian khấu hao nhanh; một số dự án ứng dụng CNTT cần triển khai gấp nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ (ví dụ các dự án xử lý sự cố về an tồn, an ninh thơng tin, an ninh mạng; các dự án theo yêu cầu triển khai gấp nhƣ điều chỉnh hệ thống CNTT theo các chính sách về thuế, hải quan, kho bạc,...)
- Đảm bảo các hệ thống thông tin kết nối, chia sẻ dữ liệu với nhau; giám sát, đánh giá đƣợc chất lƣợng sản phẩm, đ c biệt là phần mềm nội bộ.
1.2.3.4. Nội dung công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT
a)Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án * Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nƣớc đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án .
Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, Nhà nƣớc mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nƣớc về kinh tế luôn theo dõi ch t chẽ, định hƣớng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế - xã hội. Những cơng cụ quản lý vĩ mơ chính của nhà nƣớc để quản lý dự án bao gồm : Các chính sách, kế hoạch, quy hoạch nhƣ chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tƣ, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lƣơng …
* Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án .
Quản lý dự án ở tầm vi mơ là q trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu cơng việc nhƣ lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát … các hoạt động dự án . Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề nhƣ : Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tƣ, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán… Quá trình quản lý đƣợc thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tƣ, thực hiện đầu tƣ đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án. Trong từng giai đoạn, tuy đối tƣợng quản lý cụ thể có khác nhau nhƣng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: Thời gian, chi phí và kết quả hồn thành.
b) Quản lý dự án theo nội dung
Theo đối tƣợng quản lý, quản lý dự án gồm 9 nội dụng chính cần đƣợc xem xét, nghiên cứu là :
STT Lĩnh vực
1 Lập kế hoạch tổng
quan
2 Quản lý phạm vi
3 Quản lý thời gian
4 Quản lý chi phí
5 Quản lý chất lƣợng
6 Quản lý nhân lực
7 Quản lý thông tin
8 Quản lý đấu thầu
Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những cơng việc đã nhằm hồn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án . Kế hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những
công việc cụ thể và hoạch định một chƣơng trình để thực hiện các cơng việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã đƣợc kết hợp một cách chính xác và đầy đủ .
Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch nhƣ : Kế hoạch tổng thể về dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực.
Đối với công tác quản lý dự án của đơn vị quản lý nhà nƣớc, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về quản lý dự án, đ t biệt chú trọng đến quản lý chất lƣợng, quản lý thời gian, quản lý chi phí và quản lý hoạt động mua bán, nhằm đạt các mục tiêu liên quan đựoc đề ra trong dự án đã đƣợc duyệt.
* Quản lý phạm vi
Quản lý phạm vi dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT bao gồm các quy trình địi h i để đảm bảo rằng dự án bao gồm tất cả các cơng việc u cầu để hồn thành một cách xuất sắc.
- Phạm vi của sản phẩm dự án: Các đ c tính và chức năng mà sản phẩm của dự án phải đạt đƣợc
- Phạm vi dự án: Các cơng việc phải làm để bàn giao có các đ c tính và chức năng đã đƣợc xác định.
* Quản lý thời gian.
Quản lý thời gian dự án là q trình quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo chắc chắn hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch đề ra;
Quản lý thời gian dự án đảm bảo đƣợc mối quan hệ giữa tiến độ dự án, giới hạn ngân sách, giải pháp kỹ thuật, cơng nghệ, trình tự xây dựng và hiệu quả của dự án;
Trên cơ sở nhu cầu của dự án, Ban quản lý dự án sẽ lập tiến độ tổng thể cho cả dự án và tiến độ cho từng hạng mục. Căn cứ ở đó, các nhà thầu sẽ lập các bảng tiến độ chi tiết hơn để đáp ứng đúng tiến độ theo hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tƣ.
Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án đƣợc hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách;
Quy trình quản lý chi phí dự án bao gồm:
- Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: Xác định nguồn tài nguyên cần thiết, và số lƣợng để thực hiện dự án;
- Ƣớc lƣợng chi phí: ƣớc tính chi phí về các nguồn tài ngun để hồn tất một dự án;
- Dự tốn chi phí: Phân bổ tồn bộ chi phí ƣớc tính vào từng hạng mục cơng việc để thiết lập một đƣờng mức cho việc đo lƣờng việc thực hiện; - Kiểm sốt – điều chỉnh chi phí: Giám sát các hoạt động chi phí, đảm bảo rằng chỉ có sự thay đổi hợp lý đều đƣợc ghi nhận trong đƣờng mức và phải thông báo những thay đổi đến ngƣời có thẩm quyền.
* Quản lý chất lƣợng
Quản lý chất lƣợng dự án bao gồm tất cả các hoạt động có định hƣớng và liên tục mà một tổ chức thực hiện để xác định đƣờng lối, mục tiêu và trách nhiệm để dự án th a mãn đƣợc mục tiêu đề ra, nó thiết lập hệ thống quản lý chất lƣợng thơng qua đƣờng lối, các quy trình và các quá trình lập kế hoạch chất lƣợng, đảm bảo chất lƣợng và kiểm soát chất lƣợng
Hiểu theo cách ngắn gọn, quản lý chất lƣợng dự án bao gồm tất cả các chất năng nhƣ lập kế hoạch chất lƣợng, tổ chức thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động trong dự án nhằm th a mãn nhu cầu của khách hàng.
* Quản lý nhân lực
Quản lý nguồn nhân lực mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi cá nhân trong dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quả nhất. Tùy thuộc vào quy mơ dự án, phƣơng thức quản lý dự án và các chủ thể tham gia vào dự án mà quy mơ nguồn nhân lực khác nhau. Căn cứ vào đó, nhà quản lý có kế hoạch tuyển dụng, đề bạt, phân
công, sử dụng, phát triển con ngƣời lao động cũng nhƣ phải có chính sách phù hợp cho ngƣời lao động.
Quản lý nhân lực chính là các cá nhân, các tổ chức tham gia hoạt động đầu tƣ ứng dụng CNTT. Để quản lý đƣợc con ngƣời, Ban quản lý phải phân chia các loại công việc khác nhau. Đồng thời đề ra những điều kiện, những tiêu chuẩn cho các cá nhân, các tổ chức tham gia.
* Quản lý thơng tin
Q trình hoạt động quản lý thực chất là q trình trao đổi thơng tin giữa chủ thể quản lý và đối tƣợng quản lý, trong đó chủ thể quản lý đƣa ra thơng tin dƣới hình thức các quyết định quản lý tác động lên đối tƣợng quản lý nhằm hƣớng đối tƣợng quản lý đến mục tiêu đề ra. Còn đối tƣợng quản lý trong quá trình thực hiện các quyết định quản lý thì chuyển tải các thơng tin dƣới các hình thức báo cáo, phản ánh tình hình lên chủ thể quản lý.
Vào Thơng tin thực hiện Chủ thể quản lý Khách thể quản lý Ra Thông tin chỉ đạo Hƣớng tới mục tiêu
Thông tin và các tác động từ mơi trƣờng bên ngồi
Hình 1.5: Q trình quản lý thơng tin
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Nếu xét trong lĩnh vực quản lý, thông tin là tập hợp các phản ảnh khác nhau về quá trình ra quyết định, truyền đạt và thực hiện các quyết định quản lý.
* Quản lý đấu thầu
Quản lý đấu thầu bao gồm các quy trình cần thiết để đƣợc cung cấp các hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài tổ chức thực hiện dự án.
* Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro bao gồm các quy trình liên quan đến việc xây dựng, phân tích đối phó lại rủi ro của dự án. Nó bao gồm việc làm tăng các kết quả của những sự kiện có tác động tốt đến dự án và làm giảm tối thiểu hậu quả của những sự kiện có ảnh hƣởng xấu đến dự án.
Đối với Bộ Thông tin và Truyền thông, mục tiêu quan trọng của công tác quản lý dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT cơ bản chú trọng đến là tiến độ dự án đề ra có đảm bảo khơng, chất lƣợng thực tế dự án có đáp ứng yêu cầu thiết