CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Một số giải pháp cụ thể
4.2.1. Tăng cường kiểm sốt và quản lý dịng tiền
Hiện tại công ty cổ phần dinh dƣỡng Việt Nam đang áp dụng mơ hình xác định lƣợng dự trữ tiền cần thiết dựa vào kinh nghiệm, công ty chƣa có chính sách quản lý tiền mặt cụ thể cũng nhƣ chƣa lập kế hoạch sử dụng ngân quỹ cho dài hạn do đó còn nhiều hạn chế trong việc quản lý ngân quỹ của công ty. Để ngân quỹ đƣợc sử dụng hiệu quả hơn, Ban tài chính nên lập kế hoạch thu chi để xác định nhu cầu chi tiêu và nguồn thu tiền tƣơng ứng. Kế hoạch thu chi nên chi tiết cho từng ngày, tuần, tháng, quý và năm; kế hoạch thu chi càng chi tiết thì lƣợng tiền mặt đƣợc xác định có độ chính xác càng cao và nên có sự tham gia của các bộ phận, phòng ban liên quan để có độ khách quan cao. Mục đích của việc lập kế hoạch thu chi là nhằm cân đối khả năng chi trả, giảm các chi phí liên quan và làm tăng tính luân chuyển của tiền cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Đƣa ra quy định quản lý ngân quỹ thống nhất cho tồn bộ cơng ty, có kế hoạch điều chuyển ngân quỹ kịp thời nếu có sự dƣ thừa hay thiếu hụt ngân quỹ tại nơi nào đó. Nên xây dựng một hệ thống thơng tin liên lạc trực tuyến
trong tồn cơng ty để nắm bắt thông tin về ngân quỹ kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản lý ngân quỹ hiệu quả hơn.
- Hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra nhiều nơi nên việc xác định lƣợng tiền mặt tối ƣu là rất khó khăn vì ở mỗi nơi có đặc trƣng riêng. Vì vậy, xu hƣớng là nếu lƣợng tiền mặt thấp hơn so với lƣợng dự trữ tối ƣu thì cơng ty bán chứng khốn để bổ sung tiền vào, ngƣợc lại nếu lƣợng tiền mặt dƣ thừa thì cơng ty nên đầu tƣ vào chứng khốn để tránh tình trạng tiền bị ứ đọng khơng sử dụng.
Theo phân tích của ngân hàng nhà nƣớc, việc sử dụng vốn sai mục đích là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến nợ q hạn. Với tình hình hiện nay tại các cơng ty, các dây chuyền sản xuất đƣợc đầu tƣ chủ yếu bằng vốn vay trung và ngắn hạn cho hoạt động sản xuất kém hiệu quả. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn nói riêng, thì giải pháp về nguồn cũng là một giải pháp đáng chú ý.
+ Điều chỉnh cơ cấu nguồn vốn vay một các hợp lý trong thời gian tới. Để đảm bảo ổn định sản xuất kinh doanh, công ty cần huy động nguồn dài hạn để đầu tƣ vào tài sản. Nếu làm đƣợc nhƣ vậy, khả năng thanh tốn của cơng ty sẽ tăng, bên cạnh đó nguồn ngắn hạn từ trƣớc đến giờ có một phần đầu tƣ vào tài sản dài hạn thì nay sẽ đƣợc rút ra bổ xung vào nguồn vốn tài trợ cho tài sản ngắn hạn, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh cho công ty. Tuy nhiên để giảm bớt việc phải trả lãi vay công ty có thể vừa huy động nguồn dài hạn nhƣng lại giảm bớt nguồn ngắn hạn để đƣa về cơ cấu nợ vay thích hợp.
+ Cần khai thác tối đa các nguồn vốn trong khả năng cho phép để tài trợ cho tài sản ngắn hạn.
+ Nhận góp vốn liên doanh để bổ xung vốn cho kinh doanh. Việc thiếu vốn để kinh doanh đã gây nhiều phiền hà trong công tác quản lý tài chính. Bổ sung và đầu tƣ vốn sao cho đảm bảo hoạt động kinh doanh và có hiệu quả là
nhiệm vụ của doanh nghiệp. Bởi không ai hiểu thị trƣờng kinh doanh có hiệu quả bằng doanh nghiệp, doanh nghiệp là ngƣời chủ yếu quyết định mức độ và thời gian khắc phục tồn tại nêu trên. Huy động vốn bằng hình thức vay ngắn hạn chỉ là tạm bợ trƣớc mắt.
- Đồng thời lãnh đạo công ty cũng nên tiếp cận và nghiên cứu những mơ hình quản trị dịng tiền mới và hiện đại trên thế giới, có thể đề cập đến nhƣ mơ hình Miller, mơ hình quản trị dịng tiền tổng thể… để tìm hiểu những điểm mới mẻ và phù hợp với doanh nghiệp của mình.
4.2.2. Tăng cường kiểm soát chặt chẽ các khoản phải thu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh các khoản phải thu phát sinh nhƣ là một nghiệp vụ bắt buộc giữa các thành phần kinh tế trong việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ. Một trong các nhân tố ảnh hƣởng đến các khoản phải thu thì chính sách tín dụng thƣơng mại có tác động lớn nhất, nó không những ảnh hƣởng trực tiếp đến quy mơ của các khoản phải thu mà cịn làm tăng doanh thu, giảm chi phí hàng tồn kho. Tín dụng thƣơng mại đem đến cho công ty nhiều lợi thế nhƣng cũng gặp khơng ít rủi ro do bán chịu hàng hố. Do đó, để nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản phải thu, Công ty có thể tham khảo một số giải pháp sau:
- Thực hiện phân tích và cho điểm tín dụng đối với từng khách hàng, từ đó đƣa ra chính sách bán hàng phù hợp nhƣ: thời hạn nợ, mức dƣ nợ, chính sách giá để nhằm rút ngắn tối đa tuổi nợ của các khoản phải thu. Xây dựng hạn mức bán chịu tối ƣu cho tồn cơng ty và cho từng đối tƣợng khách hàng. Đƣa ra chính sách kiểm sốt nợ để nắm bắt kịp thời các thơng tin về con nợ, chính sách thu hồi nợ, phạt tiền, đƣa ra tồ án nếu nhƣ khách hàng cố tình khơng trả nợ.
- Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, phân công trách nhiệm và
quyền hạn của từng cấp trong việc đƣa ra quyết định bán chịu, đồng thời có chế độ báo cáo giám sát để tránh rủi ro trong quá trình theo dõi và quản lý thu hồi nợ
- Công ty nên có chính sách chiết khấu thƣơng mại thích hợp để kích thích khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán đúng hạn khi mua hàng nhằm thu hồi vốn nhanh và góp phần làm tăng doanh thu, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và hàng hố đƣợc tiêu thụ nhiều hơn.
- Cơng ty nên sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi nợ để theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ kịp thời, đồng thời phải xác định số dƣ các khoản phải thu theo đối tƣợng khách hàng để xem khách hàng đó có số dƣ vƣợt quá mức dƣ nợ cho phép thì thu hồi ngay.
- Thƣờng xuyên cử cán bộ độc lập với kế tốn cơng nợ xác minh đối chiếu nợ nhằm cảnh giác trƣờng hợp cán bộ thu nợ thông đồng với khách hàng để kéo dài thời gian trả nợ hoặc chiếm dụng các khoản nợ đã thu tiền rồi.
- Trƣờng hợp phát sinh nợ quá hạn xảy ra công ty nên áp dụng các biện pháp mềm dẻo để yêu cầu khách hàng trả nợ nhƣ: Cử cán bộ đến trực tiếp làm việc, điện thoại, fax hay gửi thƣ điện tử yêu cầu trả nợ với nội dung tế nhị và thân thiện.
- Một số biện pháp hạn chế và thu hồi đối với các khoản nợ khó đòi: + Theo dõi, liên lạc thƣờng xuyên với khách hàng để nắm bắt đƣợc tình hình tài chính cũng nhƣ kế hoạch kinh doanh của khách hàng, trên cơ sở đó có những ứng xử phù hợp trong việc hợp tác của công ty đối với khách hàng trong ngắn hạn và dài hạn nhằm tránh đƣợc những rủi ro dẫn đến các khoản nợ quá hạn.
+ Ngừng ngay việc bán hàng, chủ động cử cán bộ thu nợ đến trực tiếp làm việc hoặc gửi thƣ yêu cầu trả nợ, yêu cầu khách hàng xác nhận thời hạn thanh toán và số tiền có thể thanh toán từng lần để làm cơ sở pháp lý sau này.
+ Nếu các biện pháp trên đƣợc áp dụng vài lần mà khách hàng khơng thanh tốn nợ thì cơng ty nên đƣa đơn nhờ tồ án can thiệp căn cứ vào điều kiện quy định trong hợp đồng.
Ƣu điểm của việc này là thu hồi đƣợc nợ quá hạn, rút ngắn chu kỳ nợ của khách hàng, hạn chế bị chiếm dụng vốn, tránh để xảy ra các khoản nợ phải thu khó đòi, giúp tăng tính luân chuyển của vốn lƣu động. Nhƣng cũng có những hạn chế nhất định là nếu biện pháp thu nợ của công ty không hợp lý sẽ dẫn đến mất khách hàng, tăng chi phí thu hồi nợ từ đó làm giảm doanh thu bán hang. Cũng nhƣ đối với hàng tồn kho, các khoản phải thu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tài sản ngắn hạn. Các khoản phải thu lớn không phải là thể hiện sự kém hiệu quả mà cái quan trọng là thời gian thu hồi của nó. Do vậy muốn nâng cao hiệu quả, công ty cần thực hiện các biện pháp đẩy nhanh thời gian thu tiền nhƣ sau:
+ Trong các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm phải quy định rõ thời hạn thanh toán, phƣơng thức thanh toán,… và yêu cầu các bên phải chịu trách nhiệm một cách đầy đủ và nghiêm túc các điều khoản đã quy định trong hợp đồng. Ví dụ: nếu thanh toán chậm so với thời gian quy định sẽ phải chịu phạt vi phạm hợp đồng. Công ty có thể từ chối ký hợp đồng với các khách hàng nợ nần dây dƣa hoặc khơng có khả năng thanh tốn.
+ Công ty nên áp dụng các khoản chính sách chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng hoá bằng khuyến khích khách hàng mua với số lƣợng lớn, thanh toán nhanh, hạn chế việc thanh toán chậm, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển các khoản phải thu.
+ Đôn đốc các nhân viên bán hàng tiến hành thu nợ kịp thời khơng để tình trạng dây dƣa trong thanh tốn.