Trị giá vốn của hàng đã bán chính là giá mua của hàng đã bán.
Kế toán giá vốn hàng bán Công ty sử dụng tài khoản: TK 632 (giá vốn hàng bán), ngoài ra còn có các tài khoản liên quan: TK 156 (hàng hoá); TK 151 (hàng mua đang đi đường) .v.v.
Khi xuất hàng bán cho khách hàng, sau khi làm toàn bộ các thủ tục liên quan đến bán hàng, bên mua ký nhận hàng, từ thời điểm đó kế toán phản ánh giá vốn của hàng đã bán dù thu tiền ngay hoặc bán theo phương thức trả chậm.
Thái Dương, theo hợp đồng mua bán, Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Sao Mai có trách nhiệm giao hàng tại bên mua. Kế toán nhập phiếu xuất kho vào máy, nhập đúng mã hàng quy định, đã đặt tài khoản giá vốn tương ứng (TK632LOA, AL, MIC) cho từng loại hàng nên giá vốn của hàng đã bán được thể hiện ngay trên phiếu xuất kho và phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu liên quan vào các sổ tổng hợp và sổ kế toán liên quan.
Trường hợp kế toán lập hoá đơn bán hàng kèm theo, khi đó nhập dữ liệu vào “Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng” thì chỉ cần nhập mã hàng đã bán cùng với giá bán tương ứng. Trong phần đặt mã đã xác định và đặt luôn phương pháp tính giá mua của hàng đã bán hay hàng tồn kho do vậy phần mềm sẽ tự động tính giá vốn tương ứng cho các hàng đã bán. Ở phần này có phần tiện lợi hơn cho kế toán trong việc quan sát được ngay doanh thu và giá vốn của hàng xuất bán ngay từ lúc nhập phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng.
Khi xuất sản phẩm, hàng hoá đi tiêu thụ phần mềm đã tính giá vốn của hàng xuất kho và được thể hiện ở phiếu xuất kho như sau:
Biểu 2.3: Phiếu xuất kho
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI SAO MAI Số 16 Hàng Lược, Hoàn Kiếm, Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02-VT (QĐ số15/2006-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC
Ngày 09 tháng 01 năm 2009
Số: XSO99397 Nợ TK: 632LOA
Có TK: 1561LOA Họ tên người nhận hàng: Đinh Công Hưởng
Địa chỉ: Nhà hát lớn Hải Phòng
Lý do xuất kho: Xuất bán trực tiếp theo hợp đồng số: 0101/HĐMB/HP-CKXD ngày 01/01/2009.
Xuất tại kho: Hàng hoá
TT Tên vật tư, hàng hoá Mã
hàng Đơn vị tính Yêu Số lượng cầu Thực xuất
1 Loa OHM LOA Chiếc 2 2 13.000.000 26.000.000
Tổng cộng 26.000.000
Bằng chữ: Hai mươi sáu triệu đồng ./.
Ngày 09 tháng 01 năm 2009
Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc
Sau khi nhập các phiếu nhập kho, xuất kho (có hoá đơn bán hàng đi kèm) với đầy đủ các thông tin cần thiết, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển dữ liệu đến các sổ chi tiết, bảng kê hoá đơn bán hàng, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn và sổ cái tài khoản liên quan.
Biểu 2.4: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI SAO MAI Số 16 Hàng lược, Hoàn Kiếm, Hà Nội
TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Quý I /2009
TT hàngMã Tên Hàng ĐVT Tồn đầu nhậpSL SL xuất cuốiTồn
… ….. …… … … …..
1 LOA Loa Chiếc 3 28 8 23
2 AL Âm li Chiếc 5 41 2 44
3 MIC Mic Chiếc 3 37 13 27
... ... ... ... ... .... ....
Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2009
Người lập
Trường hợp hàng mua và chuyển đi đường đến giao cho khách hàng, kế toán phản ánh qua TK 151.
Khi xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết theo loại hàng)
Có TK 151_Hàng mua đang đi đường
Cuối kỳ, giá vốn của các sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ sẽ được tự động kết chuyển để xác định kết quả:
Nợ TK 911 _Xác định kết quả
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết theo loại hàng)
Tất cả các chứng từ có liên quan đến tài khoản giá vốn sẽ tự động chuyển dữ liệu vào sổ cái tài khoản theo đúng nội dung và số tiền của nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên các bút toán kết chuyển tự động sẽ do kế toán trưởng lập lần đầu tiên, những lần tiếp theo muốn kết chuyển tự động thì kế toán phải chọn thời gian kết chuyển.v.v. Tuy nhiên, ngay từ bước đặt mã hàng hoá, kế toán xác định hàng hoá đó thuộc nhóm hàng nào thì tài khoản doanh thu và giá vốn cũng đặt chi tiết cho mặt hàng đó theo nhóm mặt hàng.
Ví dụ:
Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính TK doanh thu TK giá vốn
LOA Loa Chiếc 511LOA 632LOA
AL Âm li Chiếc 511AL 632AL
MIC Mic Chiếc 511MIC 632MIC ĐEN Đèn Chiếc 511 DEN 632ĐEN
… … … … …
Từ việc chi tiết tài khoản đó, kế toán dễ dàng xác định được doanh thu và giá vốn cho từng mặt hàng. Doanh thu hay giá vốn hàng bán chính là giá trị tổng hợp của các tài khoản doanh thu hay giá vốn chi tiết
Biểu 2.5: Sổ cái tài khoản Giá vốn hàng bán – Loa
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI SAO MAI Số 16 Hàng Lược, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 632 - Giá vốn hàng bán – Loa Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009
ĐVT: Đồng
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
… … … …
… … … …
1/9/2009 PX 0099379 Nhà hát lớn Hải Phòng Xuất bán hàng cho khách 1561.1 26.000.000 1/12/2009 PX 0099380
Công ty TNHH XDựng & Thương
Mại Thái Dương Xuất bán hàng cho khách 1561.1 5.523.582
… … … …
2/23/2009 PX 12709 Học viện báo chí và tuyên truyền Xuất bán hàng cho khách 1561.1 28.708.724 2/26/2009 PX 12710 UBND Huyện Bình Xuyên Xuất bán hàng cho khách 1561.1 37.400.434
… … … …
29/02/2009 PX 12720 Liên đoàn xiếc Việt Nam Xuất bán hàng cho khách 1561.1 101.906.853 29/02/2009 PX 12721 Nhà văn hóa Lao động tỉnh Thái Bình Xuất bán hàng cho khách 1561.1 52.435.864
… … … …
… … … …
3/14/2009 PX 0012732
Phòng văn hóa thông tin huyện Thủy
3/26/2009 PX 0012734 Trung tâm văn hóa tỉnh Quảng Ninh Xuất bán hàng cho khách 1561.1 39.280.909 … … … … … … … … 3/31/2009 K/c gia vốn hàng bán từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 911 … Tổng số phát sinh nợ: 1.473.600.517 0