Quảng cỏo 10%
Khuyến mói 8%
Bỏn hàng trực tiếp 65%
Marketing trực tiếp 17%
(Nguồn: phũng kinh doanh và marketing)
4.3.4.1. Quảng cỏo:
Quảng cỏo website cụng ty thụng qua cỏc diễn đàn trực tuyến:
Cụng ty sử dụng website chung với tổng cụng ty của mỡnh với tờn
www.expeditor.com nhằm giới thiệu tờn tuổi của mỡnh; dịch vụ cung cấp cũng như cỏc
giải phỏp về dịch vụ cho khỏch hàng.
Hỡnh 4.2: Website tổng cụng ty TNHH giao nhận hàng húa E.I
Để giới thiệu cỏc sản phẩm dịch vụ của cụng ty đến khỏch hàng, cụng ty đó tiến hành đăng những bài viết trờn cỏc diễn đàn trực tuyến (chủ yếu về ngành giao nhận) và thụng qua đú sẽ liờn kết với đường link website cụng ty khi cảm thấy tũ mũ, cú nhu cầu khỏch hàng sẽ click vào để tỡm hiểu kĩ hơn về cụng ty. Dưới đõy là hỡnh ảnh quảng cỏo trờn diễn đàn về ngành giao nhận và vận tải Vietship: (cập nhật ngày 20/5/2014)
SVHD: Đỗ Thị Trăm 37
Hỡnh 4.3: Quảng cỏo cụng ty trờn diễn đàn ngành giao nhận và vận tải
Như vậy bộ phận an lónh đạo cụng ty vẫn chưa quan tõm đỳng mức đến quảng cỏo, chưa khai thỏc triệt để cỏc ứng dụng của cụng nghệ thụng tin trong việc quảng bỏ tờn tuổi của cụng ty và một phần do bộ phận kinh doanh & Marketing hiện đang tập trung chủ yếu vào việc bỏn hàng trực tiếp, marketing trực tiếp nhằm tỡm kiếm khỏch hàng mới, hợp đồng mới.
Điều này đó làm cho cụng ty chưa phỏt huy hết tiềm lực và tận dụng hết mọi cơ hội của thị trường, do số khỏch hàng tự tỡm đến cụng ty do tự tỡm thấy thụng tin về cụng ty là rất ớt. Đõy là một lỗ hổng khỏ lớn đối với hoạt động xỳc tiến của cụng ty.
4.3.4.2. Khuyến mói:
Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay cũng như tỡnh hỡnh cạnh tranh khốc liệt trong kinh doanh, cỏc cụng ty đua nhau tung ra cỏc hỡnh thức khuyến mói hấp dẫn cho cỏc sản phẩm hàng húa dịch vụ của mỡnh nhằm thu hỳt khỏch hàng tỡm đến, cỏc khỏch hàng cũng rất quan tõm tới cỏc hỡnh thức khuyến mói đú.
Đối với cỏc loại sản phẩm hàng húa như hàng tiờu d ng thỡ cụng ty lựa chọn cho riờng mỡnh một hỡnh thức khuyến mói phự hợp là rất dễ dàng. Tuy nhiờn, đõy là loại hỡnh kinh doanh dịch vụ, một dịch vụ khỏ đặc biệt là giao nhận vận tải, nờn việc lựa chọn một hỡnh thức khuyến mại thực sự thớch hợp là điều khụng dễ dàng một chỳt nào. Cụng ty sử dụng hỡnh thức khuyến mói như:
SVHD: Đỗ Thị Trăm 38
Quà tặng khi sử dụng sản phẩm dịch vụ:
Cụng ty tặng quà cho khỏch hàng vào những dịp lễ, tết, ngày thành lập cụng ty như tặng: ỏo mưa, ly uống nước, lịch để bàn .... cho cỏc khỏch hàng nhỏ lẻ .
Cũn đối với cỏc khỏch hàng lớn, khỏch hàng trung thành thỡ cụng ty sẽ cú chương trỡnh như giỏ cước dịch vụ tốt nhất hoặc chia một tỉ lệ tương ứng cho từng lụ hàng (khoảng 5 – 15 ) cho đối tỏc trực tiếp làm việc với cụng ty.
4.3.4.3. Bỏn hàng trực tiếp:
Chăm súc khỏch hàng , giải quyết những thắc mắc từ phớa khỏch hàng để khỏch hàng hiểu thờm về dịch vụ của cụng ty
Cử người đến những cụng ty kinh doanh xuất nhập khẩu xõy dựng mối quan hệ bằng cỏc tờ rơi, tờ bỏo giỏ , thuyết phục khỏch hàng . Khụng những thường xuyờn đi gặp khỏch hàng để tỡm hiểu về những nhu cầu đũi hỏi của khỏch hàng về những dịch vụ của cụng ty, những trao đổi cũn giỳp cho hai bờn hiểu nhau và tin tưởng nhau hơn.
Hoạt động này được đỏnh giỏ cú hiệu quả tốt nhất đối với cụng ty. Mang lại 65% doanh thu cho cụng ty . với lợi thế nhõn viờn kinh doanh trực tiếp tiếp xỳc trao đổi với khỏch hàng nờn cú thể nắm bắt được nhu cầu mong muốn của khỏch hàng từ đú tư vấn giải đỏp những thắc mắc một cỏch rừ ràng nhất.
4.3.4.4. Marketing trực tiếp:
Hiện tại cụng ty đang ỏp dụng 2 hỡnh thức:
Ấn phẩm trực tiếp là cuốn catalogue:
Nội dung : giới thiệu về cụng ty và cỏc sản phẩm dịch vụ mà cụng ty cung cấp để khỏch hàng cú thể tỡm hiểu, nắm bắt được những thụng tin cơ ản, những điểm nổi bật của cụng ty E.I.
Phương phỏp phõn phối: cuốn catalogue được thiết kế và in ra, đặt tại văn phũng cụng ty hoặc cỏc văn phũng đại diệ nhằm trực tiếp đưa cho khỏch hàng nếu cú
SVHD: Đỗ Thị Trăm 39
Thư chào hàng:
Cụng ty sẽ lấy dữ liệu về cỏc DN từ cỏc tổ chức nghiờn cứu thị trường.
Nội dung chào hàng: sơ lược về cụng ty E.I và cỏc dịch vụ giao nhận hàng húa nổi bật cựng với những chớnh sỏch hấp dẫn.
Phương phỏp chào hàng: nhõn viờn marketing sẽ gửi thư chào hàng qua dữ liệu email cú được cho cỏc doanh nghiệp để thỳc đẩy và tỡm kiếm nhu cầu.
Ngoài cụng ty đang kết hợp một số hỡnh thức như gửi bảng ỏo giỏ qua ưu điện, gọi điện đến cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. hoạt động này diễn ra khỏ thường xuyờn nờn mang lại hiệu quả 17% về doanh thu cho cụng ty.
4.3.5. Chớnh sỏch nguồn nhõn lực:
Trỡnh độ chuyờn mụn:
Do đõy là một ngành đặc thự nờn nhõn lực khụng chỉ đũi hỏi về trỡnh độ chuyờn mụn mà cũn phải cú cả sự hiểu biết nhất định về ngành, tựy thuộc vào vị trớ cụng tỏc. Để thấy rừ hơn điều đú, ảng dưới đõy sẽ thể hiện chi tiết cơ cấu nhõn sự của cụng ty trong năm 2013.
Bảng 4.5: Cơ cấu phõn bố nhõn sự trong cụng ty
ĐVT:Người
Phũng ban Trỡnh độ Giới tớnh Tuổi
Cao học ĐH CĐ NAM NỮ <30 >30 Tổng Giỏm đốc 1 1 1 Phú Tổng Giỏm Đốc 1 1 1 Phũng nhõn sự 6 6 5 1 Phũng Kế Toỏn 2 7 1 3 7 5 5 Phũng Nghiệp Vụ 4 61 25 24 66 60 30 Phũng KD và Marketing 10 6 4 6 4 ( Nguồn: Phũng hành chớnh nhõn sự)
SVHD: Đỗ Thị Trăm 40
Qua ảng phõn ố nhõn sự ta thấy, trong cơ cấu tổ chức của Cụng Ty, lực lượng nhõn viờn nữ chiếm đa số (chiếm 66.1 ), nhõn viờn của Cụng Ty cũn rất trẻ (dưới 30 tuổi chiếm 64.61 ), và trỡnh độ đại học của cụng ty cao chiếm 71.19% trong tổng số nhõn viờn, trong đú 100 nhõn viờn Phũng kinh đều cú bằng đại học. Tuy nhiờn, trỡnh độ cao học vẫn cũn chiếm tỷ lệ hạn chế (6.78 ). Qua đú cho thấy nhõn lực của Chi nhỏnh cú trỡnh độ chuyờn mụn, được đào tạo ài ản, trẻ trung, năng động, nhiệt tỡnh với cụng việc, tinh thần trỏch nhiệm cao, ham học hỏi, thớch nghi với cụng việc nhanh. Đõy là những phẩm chất cần thiết và đỏng trõn trọng của nhõn viờn ở Cụng ty.
Chiến lược phỏt triển nguồn nhõn lực dài hạn cho cụng ty:
Tổ chức cỏc khoỏ đào tạo ngắn hạn cho nhõn viờn mới về chuyờn mụn, bổ sung thờm kiến thức ngoại thương, xuất nhập khẩu cũng như kỹ năng làm việc, đặc biệt là kỹ năng ỏn hàng.
Thực hiện phương chõm vừa học vừa làm, kết hợp đào tạo ngắn hạn và dài hạn đội ngũ cỏn ộ để đỏp ứng yờu cầu phỏt triển kinh doanh trước mắt và lõu dài. Trước hết cần ưu tiờn ồi dưỡng và đào tạo đội ngũ cỏn bộ kinh doanh tinh thụng về nghiệp vụ kho vận ngoại thương, hiểu biết sõu rộng về địa lý kinh tế, những luật lệ và tập quỏn quốc tế cú liờn quan, nắm chắc ớt nhất một ngoại ngữ (đặc biệt là Tiếng Anh) để phục vụ đắc lực cho cỏc hoạt động giao dịch cú hiệu quả
Tạo sự đoàn kết trong cả cụng ty để giỳp đỡ đội ngũ ỏn hàng, tạo mọi điều kiện tốt nhất cho họ làm việc và làm việc sỏng tạo. Vớ dụ: khi cú những thắc mắc về kiến thức vận tải biển, nhõn viờn bỏn hàng cú thể yờu cầu bộ phận vận tải đường biển dành thời gian để giải thớch cho mỡnh hiểu. Nếu KH cú yờu cầu đặc biệt về thanh toỏn, nhõn viờn ỏn hàng cũng cú thể trao đổi bàn bạc và yờu cầu sự hỗ trợ từ phũng kế toỏn.
Hàng năm cụng ty tổ chức tuyển chọn thờm nhõn viờn mới cú trỡnh độ, năng lực, trỏch nhiệm làm việc để thay thế cho những nhõn viờn khụng đỏp ứng được yờu cầu của cụng việc.
Cú chớnh sỏch thưởng, khớch lệ thớch hợp cho những nhõn viờn bỏn hàng thực hiện được doanh số vượt mục tiờu.
Những chớnh sỏch trờn đõy được cụng ty thực hiện nhằm lành mạnh hoỏ đội ngũ nhõn lực và nõng cao hơn nữa tớnh cạnh tranh của nguồn nhõn lực của cụng ty.
SVHD: Đỗ Thị Trăm 41
4.3.6. Sử dụng cỏc yếu tố hữu hỡnh:
Về phƣơng tiện vận chuyển :doanh nghiờp thuờ phương tiện của cỏc đối tỏc uy
tớn như
Hóng hàng khụng: Việt Nam Airline, China Airline, Asiana Cargo, Malaysia Air, Korea Air, Singapore Airline,…
Hóng tàu: APL, COSCO, CMA, K-Line, Hanjin, HMM, …
Về phƣơng tiện bốc dỡ tại kho:
Bảng 4.6: Thiết bị bốc dỡ của cụng ty trong năm 2011- 2013
Thiết bị Số lƣợng Mụ tả
Đầu kộo, xe kộo 15 Max 45ft container box. Command
50+TC56K0C2E.
Xe nõng 3- 5 Tấn 35 Đỳng, rỳt hàng trong container và Bốc xếp container tại xe kộo
Cẩu chõn đế 2 Sức nõng 5 – 16 Tấn
Cẩu tụ, bỏnh xớch 4 Sức nõng 15 – 63 Tấn
Thiết bị đúng ao rời tự động 3 Cụng suất đúng ao 2.500 Tấn/Ngày Ngoạm hàng rời cỏc loại 75 Dung tớch 1,25 m2 – 18 m2
Ngoạm hoa thị bốc xếp 2 Cụng suất 5 m3
( nguồn: Phũng kế toỏn cụng ty TNHH giao nhận hàng húa E.I)
Về kho bói:
Bảng 4.7: Tỡnh hỡnh kho bói cụng ty trong năm 2011-2013
Chỉ tiờu Vị trớ Diện tớch
Bói chứa container chuyờn dụng Tõn Cảng, Cỏt Lỏi, Cỏi Mộp,
Vict, Tõn Sơn Nhất. 87.000 m2
Kho chứa CFS VINABRIDE Terminal
Sagawa Expreess 24.200 m2
Tổng diện tớch 111.200 m2
SVHD: Đỗ Thị Trăm 42
Với năng lực thiết bị hiện cú như trờn ,cú thể thấy rằng năng lực thiết bị của cụng ty là khỏ hiện đại. Đõy cũng là điều kiện cần thiết cho kinh doanh dịch vụ vận tải , một hoạt động luụn gắn liền với dịch vụ giao nhận và được coi là hoạt động chủ lực trong kinh doanh dịch vụ giao nhận .
Văn phũng làm việc:
Khụng cú cụng ty nào cú thể vận hành mà thiếu đi cỏc trang thiết bị cần thiết cũng như điều kiện cơ sở vật chất quỏ thiếu thốn, tồi tàn. Hiểu được điều đú, an giỏm đốc cụng ty luụn chỳ trọng đầu tư vào trang thiết bị nhằm phỏt huy năng suất và tinh thần làm việc của nhõn viờn ở mức cao nhất. Dưới đõy là ảng thể hiện cụ thể số lượng cỏc trang thiết bị.
Bảng 4.8: Tỡnh hỡnh sử dụng mỏy múc thiết bị
STT MÁY MểC THIẾT BỊ SỐ LƢỢNG (cỏi) CHẤT LƢỢNG (%)
1 Mỏy vi tớnh 150 70 - 80 2 Mỏy tớnh xỏch tay 14 75 - 90 3 Mỏy scan 2 75 - 95 4 Mỏy in 8 75 - 90 5 Mỏy fax 4 65 - 80 6 Mỏy photo 2 70 - 80 7 Điện thoại 100 70 - 90 8 Mỏy chiếu 1 90
9 Mỏy hủy phế liệu 1 75 – 90
10 Xe con 1 90
(Nguồn: phũng kế toỏn tài chớnh năm 2013)
Ngoài ra, mỗi phũng đều được trang bị đầy đủ quạt mỏy, điều hũa, ỏnh sỏng, điện nước, phũng ăn, dọn dẹp vệ sinh... Nhõn viờn được đỏp ứng đầy đủ cỏc điều kiện tiện nghi, tạo mụi trường thuận lợi và thoải mỏi cho cụng việc.
SVHD: Đỗ Thị Trăm 43
4.3.7. Quản lý quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ:
Dưới đõy là sơ đồ tổng quỏt quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ tai cụng ty TNHH giao nhận hàng húa E.I.
Sơ đồ 4.3: Quy trỡnh cung cấp dịch vụ giao nhận hàng húa
(Nguồn: phũng kinh doanh)
Bước 1: Xỏc định khỏch hàng mục tiờu
Qua quỏ trỡnh tỡm kiếm và tỡm hiểu những khỏch hàng của cụng ty là những nhà kinh doanh xuất nhập khẩu cú nhu cầu cung cấp dịch vụ giao nhận cho lụ hàng của họ.
Bước 2: Chào giỏ và quan hệ với khỏch hàng
Sau khi xỏc định được khỏch hàng cụ thể, nhõn viờn cụng ty E.I sẽ tiến hành tỡm hiểu và đàm phỏn với khỏch hàng. Xem xột kối lượng hàng hoỏ cũng như tuyến đường vận chuyển để đưa ra mức giỏ phự hợp.
Trong quỏ trỡnh đàm phỏn nhõn viờn cú nhiệm vụ tư vấn cho khỏch hàng quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ nếu như khỏch hàng chưa rừ hoặc khụng biết. Cỏc giấy tờ thủ tục liờn quan và Cụng ty sẽ giỳp đỡ giải quyết thay, cũng như cỏc lợi ớch và dịch vụ hỗ trợ khi khỏch hàng tiờu dựng dịch vụ của Cụng ty
Bước 3: Ký kết hợp đồng
Sau khi giỏ cả và cỏc yếu tố khỏc như ảo hiểm, cỏc chớnh sỏch cho khỏch hàng... được thoả thuận thỡ hai bờn sẽ tiến hành ký kết hợp đồng để đảm bảo tớnh phỏp lý và bảo vệ quyền lợi cho mỗi bờn khi cú tranh chấp xảy ra.
Chào giá và quan hệ với khách hàng Xác định khách hàng mục tiêu Quỏ trỡnh vận chuyển Ký kết hợp đồng Xỏc định thời gian và lịch vận chuyển Thanh toỏn
SVHD: Đỗ Thị Trăm 44
Bước 4: Xỏc định thời gian và lịch vận chuyển.
Thường thỡ khỏch hàng sẽ đưa ra hay xỏc dịnh thời gian cần vận chuyển và lịch vận chuyển để Cụng ty lờn kế hoạch cũng như sắp xếp lịch trỡnh vận chuyển. Nếu như thời gian mà khỏch hàng đưa ra Cụng ty cần phải cú sự điều chỉnh thỡ sẽ tiến hành đàm phỏn để thương lượng với khỏch hàng trong khoảng thời gian ngắn nhất.
Thời gian và lịch vận chuyển phải được thống nhất giữa Cụng ty và khỏch hàng. Trỏnh trường hợp hàng hoỏ phải nằm chờ ở kho ói trong trường hợp chưa cú tàu hoặc tàu phải chờ trong cảng khi chưa cú hàng để vận chuyển hoặc chưa cú phương tiện để bốc dỡhàng hoỏ khỏi tàu. Như vậy nếu ai vi phạm hợp đồng sẽ phải thanh toỏn cỏc chi phớ phỏt sinh do việc vi phạm hợp đồng gõy ra.
Bước 5: Quỏ trỡnh vận chuyển.
Để giảm chi phớ cho khỏch hàng là nhà xuất nhập khẩu Cụng ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng nguyờn cụng hoặc hàng lẻ. Chi phớ cho hàng nguyờn cụng sẽ rẻ hơn hàng lẻ nếu tớnh cho một đơn vị hàng hoỏ nhất định. Trong hợp đồng vận chuyển hàng hoỏ cỏc hóng tàu chỉ nhận chuyờn chở container. Vỡ vậy để giảm chi phớ cho mỗi đơn vị hàng hoỏ. Cụng ty phải gom hàng tức là tỡm kiếm thờm khỏch hàng cú khối lượng hàng hoỏ nhỏ sao cho sắp đủ một container
Bước 6: Thanh toỏn giỏ trị hợp đồng vận chuyển hàng hoỏ.
Khỏch hàng là nhà xuất nhập thỡ việc thanh toỏn hợp đồng sau khi quỏ trỡnh dịch vụ kết thỳc. Khi làm cỏc thủ tục nhận hàng, cú hoỏ đơn và iờn lai nhận hàng thỡ khỏch hàng phải thanh toỏn tồn bộ chi phớ đó ghi trong ản hợp đồng.
4.3.8. Một số đỏnh giỏ về hoạt động marketing cho dịch vụ giao nhận:
Điểm mạnh:
Chớnh sỏch giỏ cả: Chớnh sỏch giỏ của cụng ty là khỏ linh động với việc ỏp dụng
phương phỏp định giỏ theo thời giỏ. Điều này vừa giỳp cụng ty giữ được vị thế của mỡnh trờn thị trường đồng thời vừa quan sỏt được tỡnh hỡnh của đối thủ từ đú tạo nờn một mức giỏ cạnh tranh hiệu quả
Chớnh sỏch phõn phối:sử dụng lực lượng bỏn hàng giỳp cụng ty dễ đi sõu vào
thị trường để tiếp cập với cỏc doanh nghiệp kinh doanh hàng húa xuất nhập khẩu, đặc biệt với những sản phẩm mang tớnh trừu tượng, vụ hỡnh , chuyờn mụn
SVHD: Đỗ Thị Trăm 45
Chớnh sỏch nguồn nhõn lực: Đội ngũ nhõn viờn kinh doanh của cụng ty khỏ
năng động,am hiểu cụng việc và rất nhiệt tỡnh.Khõu đào tạo nội bộ tỏ ra khỏ hiệu quả khi an giỏm đốc luụn dành thời gian chỉ bảo một cỏch nhiệt tỡnh cho nhõn viờn theo kiểu “dạy kinh nghiệm”
Sử dụng cỏc yếu tố hữu hỡnh: cỏc hóng tàu, hóng hàng khụng mà cụng ty thuờ để
vận chuyển hàng húa là cỏc thương hiệu uy tớn đảm bảo an tũan,chất lượng trong quỏ trỡnh vận chuyển đặc biệt cỏc kho, bói cụng ty cú vị trớ rất gần cỏc cảng đi, cỏc khu cụng nghiệp nơi tập trung cỏc nhiều khỏch hàng của cụng ty
Quản lý quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ: quy trỡnh cung cấp dịch vụ cho khỏch hàng