b. Di chuyển khối văn bản
6.4 Làm viƯc với Macro
Khi làm việc với word nhiều khi bạn phải lặp lại một số cỏc thao tỏc xử lý trờn tài liệ Điều này sẽ đ−ợc đơn giản hơn khi bạn ỏp dụng kỹ thuật Macrọ
Macro cú thể hiểu là một lệnh để gọi một thủ tơc (thđ tơc là một ch−ơng trỡnh đợc
lập trỡnh trờn mỏy tớnh cú thể bao gồm nhiều lệnh yờu cầu mỏy tớnh làm việc) nào đú.
Lệnh Macro cú thĨ đ−ợc gắn bởi tổ hợp phớm tắt hoặc đ−ỵc gắn vào một nỳt lệnh trờn thanh cụng cụ mà khi bấm tổ hợp phớm tắt này hoặc nhấn chuột lờn nỳt đà gỏn trờn thanh cụng cụ, Macro đú sẽ đ−ỵc thực hiƯn.
6.4.1 Tạo Macro
Để dễ hiểu hơn, chỳng tụi sẽ đa ra bài toỏn và cỏch giải quyết nú sau đõy:
Bạn là một nhõn viờn văn phũng, rất hay phải soạn thảo cỏc bỏo cỏo, hợp đồng,.. mà cú dũng tiờu đề đầu tiờn là:
Cộng hoà x∙ hội chủ nghĩa ViƯt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --o0o--
Hãy tạo một Macro cú tờn CHXHCNVN và gắn nú bởi một tổ hỵp phím nóng Ctrl
+ T chẳng hạn, bạn làm nh− sau:
B−ớc 1: Kích hoạt tớnh năng tạo mới Macro bằng cỏch: mở mục chọn Tools | Macro | Record new Macrọ. Hộp thoại Record Macro xuất hiện:
B−ớc 2: Khai bỏo tờn và thiết lập phớm tắt cho Macro này:
- ễ Macro name: bạn hãy gõ vào tờn của Macro cần tạo là: CHXHCNVN;
- Để thiết lập phớm tắt cho Macro, hãy nhấn lên nút Keyboard , hộp thoại
Khi con trỏ đang nhấp nháy ở hộp Press new shortcut key: bạn hãy bấm tỉ hỵp phím nóng cần thiết lập (ở đõy là Ctrl + T), tiếp theo nhấn Asign đĨ đồng ý. Ci cùng nhấn Close để đúng hộp thoại này lạ Một thanh cụng cụ mới xuất hiện nh− sau:
Và con trỏ trờn màn hỡnh sẽ trở thành: . Khi đú bạn cú thể ra cỏc lệnh cho Macro nàỵ
B−ớc 3: Ra cỏc lệnh cho Macro: Thực chất lệnh cho Macro đang tạo là: Soạn thảo
dũng chữ
Cộng hoà xà hội chđ nghĩa ViƯt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--o0o-- và định dạng dũng chữ đú để trở thành:
Cộng hoà x∙ hội chđ nghĩa ViƯt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --o0o--
Bạn hÃy làm cỏc cụng việc soạn thảo để đợc kết quả nh− vậỵ
B−ớc 4: Kết thỳc việc tạo Macro: Sau khi soạn thảo đ−ỵc mẫu tiờu đề nh ý muốn,
hÃy kết thỳc việc tạo Macro này bằng cỏch nhấn lên nút Stop recording trờn thanh cụng cụ Stop. Bạn đà tạo đợc Macro cú tờn CHXHCNVN với phím nóng là
Ctrl + T.
6.4.2 Sử dụng Macro đà tạo đ−ỵc
Giả sử đà tạo đỵc Macro CHXHCNVN. Khi muốn hiển thị tiờu đề nh− vậy bạn chỉ cần gọi Macro này bởi phím nóng cđa nó là Ctrl + T. Bạn sẽ thu đợc kết quả nh−
mong muốn.
Cõu hỏi và bài tập ch−ơng 6
1. Nờu cỏc phơng phỏp bảo vệ dữ liệu trong cỏc tệp văn bản word? Nếu không muốn cho bất kỳ ai đọc đ−ợc nội dung trong một tệp tài liệu, bạn phải dựng phơng phỏp nào để bảo vệ, cho biết cỏc b−ớc đĨ thiết lập?
2. Do màn hỡnh hiển thị dữ liệu mỏy tớnh nhỏ, nếu muốn ẩn đi thanh trạng thỏi của word phải làm nh thế nàỏ
3. Trong khi soạn thảo trong word nếu cỏc dũng văn bản tiếng Việt xuất hiện những dũng gạch chõn màu đỏ nh− sau: . Hãy cho biết tại sao nh− vậy, và cỏch khắc phục sự cố nà
4. Giả sử đà cú th− mục C:\TaiLieụ Muốn mỗi lần thực hiện lệnh mở tài liệu hoặc lƯnh ghi tài liƯu mới trong Word, th− mục này sẽ đợc mở ra đầu tiờn, phải làm nh− thế nàỏ
5. Bạn hiểu khỏi niệm Macro nh− thế nà Nờu cỏc bớc cần thiết để cú thể tạo đỵc một Macrỏ
6. HÃy tạo cỏc Macro để làm cỏc cụng việc sau:
- Macro có tên ChupManHinh để chụp toàn bộ màn hỡnh hiện tại của mỏy tớnh và đ−a vào vị trớ đang chọn trờn tài liệu;
- Macro có tên DanhSoTrang đĨ tự động đỏnh số trang cho văn bản đang soạn thảo lờn tiờu đề cuối theo định dạng nh− sau: Trang 9/83
- Macro có tên CatVaThoat để ghi lại nội dung văn bản đang soạn thảo lờn đĩa đồng thời thoỏt khỏi Word.
Mục lục
Bài mở đầu ...........................................................................................................................2
1. Giới thiƯu phần mỊm Microsoft Winword.......................................................... 2
2. Cách khởi động ...................................................................................................... 2
3. Môi tr−ờng làm viƯc............................................................................................... 3
4. Tạo một tài liƯu mớị.............................................................................................. 3
5. Ghi tài liệu lờn đĩạ................................................................................................. 4
6. Mở tài liệu đà tồn tại trờn đĩa ............................................................................... 5
7. Thốt khỏi mơi tr−ờng làm viƯc ........................................................................... 5
Ch−ơng 1: ..............................................................................................................................6
soạn thảo cơ bản ............................................................................................................6
1.1 Một số thao tỏc soạn thảo cơ bản ....................................................................... 6
1.1.1 Nhập văn bản................................................................................................... 6
ạ Sư dơng bộ gõ tiếng Việt ....................................................................................................6
b. Sư dơng bàn phím ...............................................................................................................7
1.1.2 Thao tỏc trờn khối văn bản .............................................................................. 7
ạ Sao chép ..............................................................................................................................7
b. Di chuyển khối văn bản ......................................................................................................8
1.1.3 Thiết lập Tab ................................................................................................... 9 1.2 Cỏc kỹ năng định dạng văn bản.......................................................................11 1.2.1 Định dạng đơn giản .......................................................................................11 Chọn phụng chữ................................................................................................................11 b. Chọn cỡ chữ......................................................................................................................12 c. Chọn kiĨu chữ ...................................................................................................................12 d. Chọn màu chữ...................................................................................................................13 ẹ Chọn màu nền văn bản......................................................................................................14 f. Hộp thoại Font ..................................................................................................................14 1.2.2 Định dạng đoạn văn bản................................................................................16
1.3 Thiết lập Bullets và numbering........................................................................18
1.3.1 Thiết lập Bullets ............................................................................................18
1.3.2 Thiết lập Numbering .....................................................................................20
1.4 Soạn thảo cụng thức toỏn học...........................................................................21
1.5 Chia văn bản thành nhiều cột ..........................................................................21
1.5.1 Chia cột văn bản ............................................................................................22
1.5.2 Sửa lại định dạng ...........................................................................................23
1.6 Tạo chữ cỏi lớn đầu đoạn văn bản ...................................................................23
1.6.1 Cỏch tạ........................................................................................................23
1.6.2 Điều chỉnh chữ cỏi lớn ở đầu đoạn................................................................24
1.7 Tạo và quản lý cỏc Styl...................................................................................24
1.7.1 Tạo một Style ................................................................................................24
1.7.2 Gỏn Style cho mẫu đà đ−ợc định dạng..........................................................27
1.7.3 ĐiỊu chỉnh Style ............................................................................................28
1.7.4 Quản lý cỏc Styles .........................................................................................29
1.8 Tỡm kiếm và thay thế văn bản..........................................................................30
1.8.1 Tỡm kiếm văn bản..........................................................................................30
1.9 Tớnh năng AutoCorrect.....................................................................................32
1.9.1 Thêm một từ viết tắt ......................................................................................32
1.9.2 Xoỏ đi một từ viết tắt.....................................................................................32
1.9.3 Các t chọn vỊ sưa lỗi chớnh tả....................................................................33
1.10 Chốn ký tự đặc biệt..........................................................................................33
1.10.1 Chốn ký tự đặc biệt......................................................................................33
1.10.2 Gỏn tổ hợp phớm núng cho ký tự đỈc biƯt ...................................................34
1.10.3 Gỏn từ viết tắt cho ký tự đặc biệt.................................................................36
Cõu hỏi và bài tập Ch−ơng 1 ..................................................................................37
Ch−ơng 2: ............................................................................................................................41 bảng biĨụ...........................................................................................................................41 2.1 Tạo cấu trỳc bảng..............................................................................................41 2.1.1 Chèn bảng mới ..............................................................................................41 2.1.2 Sưa cấu trúc bảng ..........................................................................................42 2.1.3 Trộn ô ............................................................................................................44 2.1.4 Vẽ bảng .........................................................................................................44 2.2 Định dạng bảng biểu .........................................................................................45 2.2.1 Định dạng dữ liệu trong ụ .............................................................................45 2.2.2 Tụ nền, kẻ viền ..............................................................................................45 2.3 Tớnh toỏn trờn bảng...........................................................................................47 2.3.1 Tính tổng .......................................................................................................47 2.3.2 Tính trung bình cộng.....................................................................................48 2.4 Sắp xếp dữ liệu trờn bảng .................................................................................49
2.5 Thanh công cơ Tables and Borders .................................................................51
Cõu hỏi và bài tập Ch−ơng 2 ..................................................................................52
Ch−ơng 3: ............................................................................................................................55
Đồ hoạ..................................................................................................................................55
3.1 Vẽ khối hỡnh đơn giản .......................................................................................55
3.1.1 Sử dụng cỏc mẫu hỡnh đơn giản ....................................................................55
3.1.2 Sử dụng cỏc khối hỡnh AutoShap................................................................56 3.1.3 Định dạng hỡnh vẽ .........................................................................................56 3.1.4 Làm việc tập hợp cỏc hỡnh vẽ........................................................................57 ạ Gom nhóm (Group) ..........................................................................................................57 b. Gỡ nhóm (Ungroup) .........................................................................................................57 c. Nhóm lại (Regroup)..........................................................................................................57 3.2 Tạo chữ nghệ thuật............................................................................................57 3.2.1 Chèn chữ nghệ thuật......................................................................................57 3.2.2 Hiệu chỉnh .....................................................................................................58 3.3 Chốn ảnh lờn tài liệ.........................................................................................59 3.5.1 Chèn ảnh từ một tệp tin .................................................................................59
3.5.2 Chèn ảnh từ th− viƯn ảnh Clip Gallery ..........................................................60
3.5.3 Chụp ảnh từ màn hỡnh vào tài liệụ................................................................61
Cõu hỏi và bài tập Ch−ơng 3 ..................................................................................62
Ch−ơng 4: ............................................................................................................................67
4.1 Qui trỡnh để in ấn ..............................................................................................67
4.2 Tớnh năng Page Setup .......................................................................................67
4.3 Tiờu đề đầu, tiờu đề cuối trang.........................................................................69
4.4 Chèn số trang tự động .......................................................................................71
4.5 Xem tài liƯu tr−ớc khi in ...................................................................................71
4.6 In ấn tài liệu .......................................................................................................73
Cõu hỏi và bài tập ch−ơng 4 ...................................................................................74
Ch−ơng 5: ............................................................................................................................75
trộn tài liƯụ....................................................................................................................75
5.1 Khái niƯm vỊ trộn tài liƯu .................................................................................75
5.2 Chuẩn bị dữ liệ................................................................................................75
5.3 Soạn mẫu tài liệu trộn .......................................................................................75
5.4 Kớch hoạt tớnh năng Mail merge ......................................................................76
5.5 Chèn các tr−ờng tin lờn tài liệu ........................................................................77
5.6 Thực hiện trộn tài liƯụ......................................................................................77
5.7 Thanh công cơ Mail merge ...............................................................................78
Bài tập ch−ơng 5 ......................................................................................................78
Ch−ơng 6: ............................................................................................................................80
Một số ứng dơng khác cđa word .........................................................................80
6.1 Tớnh năng đếm từ...............................................................................................80
6.2 Bảo vƯ tài liƯu .....................................................................................................80
6.2.1 Bảo vƯ khi mở tƯp tài liƯụ.............................................................................80
6.2.2 Bảo vƯ khi sưa nội dung tài liƯu ....................................................................82
6.3 Hộp thoại Options..............................................................................................83
6.3.1 ThỴ View .......................................................................................................83
6.3.2 ThỴ General ...................................................................................................84
6.3.3 ThỴ Spelling & Grammar ..............................................................................85
6.3.4 ThỴ File Locations.........................................................................................86
6.4 Làm viƯc với Macro ...........................................................................................87
6.4.1 Tạo Macro .....................................................................................................87
6.4.2 Sử dụng Macro đà tạo đ−ỵc...........................................................................88