BIDV đã ban hành các chính sách, quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ tín dụng. Kiểm sốt nội bộ đƣợc thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong từng bƣớc quy trình tín dụng, tại tất cả các đơn vị, bộ phận trong Ngân hàng.
Quy trình nghiệp vụ tín dụng đƣợc thiết lập các chốt kiểm tra, kiểm soát; đảm bảo cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, bộ phận; đảm bảo mỗi bƣớc trong quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất hai cán bộ tham gia (một ngƣời thực hiện giao dịch, một ngƣời kiểm soát giao dịch), tuyệt đối khơng để cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức đƣợc Ngân hàng cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.
Khi có thay đổi về chính sách, mục tiêu kinh doanh, sản phẩm tín dụng, các phịng/ban/trung tâm có liên quan tại Trụ sở chính chịu trách nhiệm rà sốt, nhận dạng lại các loại rủi ro, đồng thời đề xuất xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy trình, quy định nội bộ cho phù hợp.
* Mơ hình hoạt động kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng tại BIDV
Hoạt động kiểm sốt nội bộ của BIDV đƣợc định hƣớng và thiết lập dần theo thơng lệ quốc tế. Các nút kiểm sốt đƣợc tiến hành đồng thời cùng quá trình tác nghiệp đồng thời một bộ phận chuyên trách thực hiện kiểm tra, rà soát lại các bƣớc, các nút kiểm soát khi thực hiện nghiệp vụ thơng qua hình thức kiểm tra định kì, đột xuất.
Bộ phận
Kiểm tra giám sát nội bộ Kiểm tra định
kỳ, đột xuất QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TÍN
DỤNG HÀNG NGÀY Kiểm sốt viên
Sốt Phê
xét duyệt
Nhân viên thao tác nghiệp vụ
Hình 3.2 Mơ hình hoạt động kiểm sốt nội bộ tín dụng tại BIDV
* Các thủ tục kiểm sốt chính trong từng bƣớc của quy trình tín dụng nhƣ sau:
- Bƣớc đề xuất cấp tín dụng: Kiểm soát thủ tục đề nghị vay vốn nhằm đảm bảo rằng mọi hồ sơ đề nghị vay vốn của khách hàng đều đƣợc cấp thẩm quyền theo dõi chặt chẽ để ghi nhận và phân cơng cho nhân viên tín dụng hoặc nhóm thẩm định
thích hợp thực hiện thẩm định khoản vay; Kiểm soát việc thực hiện tiêu chuẩn cho vay nhằm đảm bảo rằng việc đề xuất cho vay tuân theo đúng các tiêu chuẩn về điều kiện cấp tín dụng; Kiểm sốt việc thực hiện phân tích thơng tin tín dụng nhằm đảm bảo thơng tin tín dụng đƣợc trình bày trung thực, chính xác và đƣợc phân tích khách quan, cẩn trọng để làm cơ sở cho cấp xét duyệt ra quyết định cho vay.
- Bƣớc thẩm định rủi ro: BIDV quy định cụ thể các trƣờng hợp cấp tín dụng phải qua Bộ phận Quản lý rủi ro (QLRR). Bộ phận QLRR thực hiện thẩm định độc lập trên cơ sở hồ sơ và Báo cáo đề xuất tín dụng của bộ phận QLKH, lập Báo cáo thẩm định rủi ro, trình PGĐ phụ trách khối QLRR ký duyệt.
- Bƣớc phê duyệt cấp tín dụng: Kiểm sốt thực hiện quyền phán quyết tín dụng nhằm đảm bảo việc xét duyệt cấp tín dụng là đúng thẩm quyền và nằm trong hạn mức xét duyệt đã đƣợc phê chuẩn bởi cấp điều hành cao nhất của Ngân hàng; Kiểm sốt thực hiện hạn mức tín dụng đã đƣợc duyệt nhằm đảm bảo rằng việc giải ngân là hợp lệ vì nằm trong hạn mức tín dụng đã đƣợc duyệt và phù hợp với các điều kiện giải ngân đã xác định khi xét duyệt cấp tín dụng
- Bƣớc chuẩn bị hợp đồng tín dụng: Thiết lập mẫu Hợp đồng tín dụng và ngăn chặn sửa đổi ở những điều khoản chính; Ngân hàng đã có chính sách phân cấp ủy quyền ký hợp đồng tín dụng
- Bƣớc giải ngân: Thiết lập danh mục chứng từ kiểm tra cho việc giải ngân; Đề xuất giải ngân/Tờ trình duyệt giải ngân đƣợc xem xét và ký bởi cấp có thẩm quyền; Thơng tin giải ngân đƣợc nhập vào hệ thống SIBS và đƣợc lãnh đạo bộ phận quản trị tín dụng phê duyệt
- Bƣớc phê duyệt hạch toán: Bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ giải ngân, duyệt bút toán giải ngân trên máy.
- Bƣớc thu nợ gốc, lãi, phí: Thiết lập các báo cáo thống kê các khoản vay sắp đến hạn nhằm đơn đốc khách hàng; hệ thống tự động tính lãi (suspense interest) và thu gốc và lãi tự động theo ngày đã cài đặt
- Bƣớc giám sát khoản vay: Kiểm sốt q trình giám sát việc tn thủ cam kết trả vốn, lãi vay nhằm đảm bảo rằng việc theo dõi tình hình trả nợ của các khách
hàng vay vốn diễn ra thƣờng xun và đầy đủ; Kiểm sốt q trình thẩm tra, cập nhật thƣờng xun tình hình tài chính, kinh doanh của ngƣời vay vốn và việc ghi nhận kết quả thẩm tra trong các biên bản kiểm tra nhằm đảm bảo rằng thủ tục kiểm tra, giám sát sau cho vay đã đƣợc thực hiện đầy đủ và nghiêm túc; Kiểm soát việc tập hợp các báo cáo về vốn và lãi vay quá hạn nhằm đảm bảo rằng các báo cáo về vốn và lãi vay quá hạn, trễ kỳ đƣợc cung cấp đầy đủ, kịp thời cho các cấp có thẩm quyền và nhà quản trị cấp cao nhất để có những biện pháp ứng phó thích hợp
- Bƣớc định giá, giao nhận, quản lý tài sản đảm bảo: Kiểm soát kết quả định giá tài sản đảm bảo và xem xét tính hợp lệ của hồ sơ tài sản đảm bảo nhằm đảm bảo rằng việc định giá đã đƣợc tiến hành trên cơ sở các căn cứ định giá do Ngân hàng đề ra và tài sản đảm bảo đủ tiêu chuẩn nhận thế chấp, cầm cố, bảo lãnh; Kiểm soát việc thực hiện các thủ tục pháp lý đối với tài sản đảm bảo và hợp đồng tín dụng nhằm đảm bảo rằng các thủ tục pháp lý cần thiết đã đƣợc tiến hành đầy đủ và khơng có sự sơ hở nào về mặt pháp lý có thể ảnh hƣởng đến rủi ro tín dụng cho Ngân hàng; Kiểm soát Tài sản đảm bảo đƣợc thẩm định và định giá thƣờng xuyên theo quy định của Ngân hàng;
- Bƣớc phân loại nợ tự động dựa trên thơng tin khách hàng trong hệ thống: Kiểm sốt việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân loại khách hàng và việc thực hiện phân loại khách hàng nhằm đảm bảo rằng khách hàng đƣợc phân loại chính xác, khách quan và tránh sự sai lầm khi ra quyết định cho vay đối với những khách hàng đã đƣợc phân loại. Việc sửa đổi thông tin khách hàng sau khi đã nhập vào hệ thống phải đƣợc phê duyệt tập trung tại bộ phận Quản lý rủi ro.
- Bƣớc Báo cáo phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro: Kiểm sốt việc
phân loại nợ kết hợp các chỉ tiêu định tính và định lƣợng, đồng thời phân loại theo các loại hình doanh nghiệp, các lĩnh vực hoạt động khác nhau. Bộ phận QLKH nhập dữ liệu phân loại nợ, gửi lại cho Bộ phận QLRR kiểm tra thống nhất kết quả. Sau đó Lãnh đạo QLKH ký nháy vào bảng tổng hợp kết quả xếp hạng đƣợc in ra từ hệ thống và trình Hội đồng tín dụng cơ sở xem xét và phê duyệt kết quả phân loại nợ; Bộ phận Quản lý rủi ro tính tốn dự phịng dựa trên kết quả về phân loại nợ và tài
sản bảo đảm; Ban lãnh đạo chi nhánh ký báo cáo Phân loại nợ và trích lập dự phịng tại chi nhánh trƣớc khi chuyển về Trụ sở chính; Ban QLTD tại Trụ sở chính thực hiện tổng hợp, rà sốt kết quả báo cáo phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro tồn hệ thống trình Ban lãnh đạo phê duyệt. Trên cơ sở phê duyệt kết quả phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro của Ban lãnh đạo, Ban QLTD gửi thông báo tới chi nhánh và bộ phận có liên quan tại Trụ sở chính. Sau khi nhận đƣợc thông báo của Ban QLTD tại Trụ sở chính, các bộ phận liên quan tiến hành trích lập dự phịng rủi ro theo đúng quy định.