Quy trình chung tổ chức kiểm soát chi tại Hưng Yên

3.4. Khái quát tình hình kiểm soát chi Ngân sách Nhà nƣớc qua Kho bạc

3.4.2. Quy trình chung tổ chức kiểm soát chi tại Hưng Yên

3.4.2.1. Quy trình kiểm sốt chi thường xun ngân sách nhà nước

- Tiếp nhận hồ sơ chứng từ.

+ Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC KBNN. Tùy theo từng phƣơng thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp.

+ Kiểm soát hồ sơ: Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ chứng từ. . Tính đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định đới với từng nội dung chi. . Về hình thức của hồ sơ: Các tài liệu là chứng từ phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu trực tiếp lên chứng từ. Các tài liệu nhƣ dự toán, hợp đồng, hóa đơn thanh toán phải là bản chính, các tài liệu (hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định).

+ Phân loại hồ sơ:

. Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt, thanh toán tiền lƣơng, tiền cơng, sinh hoạt phí, chi hành chính, các khoản chi từ tài khoản tiền gửi theo quy định, KBNN không kiểm soát chi.

Trƣờng hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ KSC tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.

Trƣờng hợp hồ sơ cịn thiếu hoặc phải hồn chỉnh, bổ sung: cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lƣu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.

+ Đới với những cơng việc có thời hạn giải quyết trên một ngày gồm: Các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hòa, dịch vụ, thanh toán khoản chi chun mơn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp, thanh toán tạm ứng.

Trƣờng hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ KSC tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ ngày hẹn trả kết quả.

Trƣờng hợp hồ sơ cịn thiếu hoặc phải hồn chỉnh, bổ sung: cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lƣu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.

+ Xử lý giao nhận đối với các trƣờng hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ. . Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại phiếu giao nhận hồ sơ, cán bộ KSC phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã nêu. Nếu hồ sơ đầy đủ thì tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay đới với những công việc phải giải quyết ngay, đới với những cơng việc có thời gian giải quyết trên 1 ngày thì ghi rõ ngày hẹn trả kết quả, tính từ ngày KBNN nhận đủ hồ sơ trên phiếu giao nhận hồ sơ, phơ tơ một bản trả khách hàng.

- Kiểm sốt chi.

+ Cán bộ kiểm soát chi: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dƣ tài khoản, số dƣ dự toán, kiểm tra mẫu dấu trữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hoạch toán, ký

chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) theo quy định.

. Nếu số dƣ tài khoản của khách hàng không đủ, khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN theo chế độ quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đới tƣợng, mục đích theo dự toán đƣợc duyệt) cán bộ KSC thơng báo từ chới thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.

. Đối với trƣờng hợp phức tạp, chƣa đầy đủ căn cứ pháp lý, chƣa có hƣớng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ KSC phải báo cáo lãnh đạo phòng xem xét, chỉ đạo hƣớng giải quyết, nếu vƣợt quá thẩm quyền thì phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo đơn vị KBNN có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời khách hàng.

+ Quy trình kiểm soát chi:

. Đối với Lệnh chi tiền: cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính, KBNN thực hiện xuất quỹ NSNN và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền.

. Đối với trƣờng hợp rút dự toán: kiểm tra số dƣ tài khoản dự toán của đơn vị, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ, kiểm soát nội dung chi phù hợp với tiêu chuẩn, định mức chế độ của cấp có thẩm quyền quy định, kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của giấy rút dự toán, kiểm tra đối tƣợng và nội dung chi bằng tiền mặt.

- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ.

. Cán bộ KSC trình Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) hồ sơ, chứng từ đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN.

. Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đực ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đớc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền).

Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ KSC. Trƣờng hợp, Giám đốc (hoặc ngƣời ủy quyền) khơng đồng ý tạm ứng, thanh toán thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ KSC để dự thảm văn bản thông báo từ chối thanh toán gửi khách hàng.

- Thực hiện thanh toán.

. Trƣờng hợp thanh toán bằng chuyển khoản: cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.

. Trƣờng hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ kiểm soát chi đóng dấu kế toán lên các liên chứng từ, chuyển các liên chứng từ chi tiền mặt cho thủ quỹ theo đƣờng nội bộ.

- Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.

. Cán bộ KSC tiến hành lƣu hồ sơ KSC theo quy định gồm: liên chứng từ kế toán lƣu theo quy định, dự toán NSNN đƣợc duyệt, bảng đăng ký biên chế - quỹ lƣơng, học bổng sinh hoạt phí, hợp đồng mua bán hàng hóa, thiết bị, sửa chữa tài sản, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, quyết định chỉ định thầu, bảng kê thanh toán.

. Cán bộ KSC trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay khi xong thủ tục thanh toán đối với trƣờng hợp hồ sơ giải quyết ngay, trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng theo thời gian hẹn trên phiếu giao nhận đối với hồ sơ giải quyết trên 01 ngày làm việc.

- Chi tiền mặt tại quỹ.

. Thủ tục nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày tháng chứng từ, họ tên, địa chỉ ngƣời lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMTND, số tiền bằng số, bằng chữ, kiểm tra khớp đúng thông tin trên máy do kế toán chuyển sang và thông tin trên chứng từ.

. Lập bảng kê chi tiền, nhập sổ quỹ trên máy, chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi, thủ quỹ ký vào chức danh “thủ

quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ chi sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng.

. Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đƣờng dây nội bộ. 3.4.2.2. Quy trình kiểm sốt vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu

tư qua Kho bạc Nhà nước Hưng Yên

a. Tạm ứng vốn

Cán bộ KSC nhận hồ sơ, tài liệu của chủ đầu tƣ và thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ, tài liệu, số lƣợng các loại hồ sơ (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng Ngân sách, mã dự án, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn, việc lựa chọn nhà thầu theo đúng quy định (thuộc đối tƣợng chỉ định thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác) đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng. Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ KSC xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, tên, tài khoản đơn vị đƣợc hƣởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, giấy rút vốn đầu tƣ, đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình trƣởng phịng KSC tồn bộ hồ sơ thanh toán và tờ trình lãnh đạo để ký trình lãnh đạo phụ trách. Trƣờng hợp sớ chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với sớ đề nghị của chủ đầu tƣ, cán bộ KSC dự thảo văn bản và báo cáo trƣởng phịng KSC trình lãnh đạo ký gửi chủ đầu tƣ thông báo kết quả chấp nhận tạm ứng.

Trƣởng phịng KSC kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo, giấy đề nghị thanh toán vớn đầu tƣ, giấy rút vớn đầu tƣ, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC để trình lãnh đạo phụ trách. Trƣờng hợp trƣởng phịng KSC chấp nhận tạm ứng sớ vớn khác so với sớ vớn cán bộ KSC trình, trƣởng phịng KSC ghi lại số vốn chấp nhận tạm ứng trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu cán bộ KSC dự thảo văn bản trình lãnh đạo ký gửi chủ đầu tƣ.

Lãnh đạo phụ trách KSC đầu tƣ xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phịng KSC NSNN và giấy đề nghị thanh toán vớn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phòng KSC NSNN. Trƣờng hợp lãnh đạo phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận tạm ứng của phịng KSC NSNN thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, cán bộ KSC dự thảo văn bản và báo cáo trƣởng phịng KSC NSNN trình lãnh đạo ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận tạm ứng.

Cán bộ KSC chuyển chứng từ cho phòng kế toán (bao gồm giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, giấy rút vốn đầu tƣ).

Kế toán thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, chấp nhận các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình Kế toán trƣởng. Kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy, sau đó trình lãnh đạo phụ trách về kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ. Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán khơng hợp lệ, hợp pháp, phòng kế toán thơng báo lý do và chuyển trả hồ sơ phịng KSC NSNN để xử lý.

Lãnh đạo phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt giấy rút vớn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phịng kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng. Đới với những khoản thanh toán có giá trị cao theo quy định của quy trình thanh toán điện tử thì phịng kế toán trình lãnh đạo phụ trách kế toán ký duyệt trên máy. Phòng kế toán lƣu 01 liên giấy rút vớn đầu tƣ, hồ sơ cịn lại chuyển lại phòng KSC NSNN để lƣu hồ sơ và trả chủ đầu tƣ.

b. Thanh toán vớn

- Trình tự các bƣớc cơng việc và thời gian thanh toán trƣớc, kiểm soát sau.

. Cán bộ KSC căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tƣ thực hiện

kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng Ngân sách, mã dự án, nguồn vốn, niên độ và kế hoạch vốn, việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối

tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác), ngoài ra kiểm tra chi tiết sau:

Trƣờng hợp dự án thuộc đối tƣợng chỉ định thầu: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá trị hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng.

Đối với công việc thực hiện không theo hợp đồng: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt.

Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoach vốn năm, cán bộ KSC xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi (nếu có), tên tài khoản đơn vị đƣợc hƣởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, giấy rút vốn đầu tƣ, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có) đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình trƣởng phịng KSC tồn bộ hồ sơ thanh toán và tờ trình lãnh đạo để ký trình lãnh đạo KBNN phụ trách.

. Trƣởng phòng KSC NSNN kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo

KBNN, các chứng từ thanh toán bao gồm: giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có), giấy rút vớn đầu tƣ, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC để trình lãnh đạo KBNN phụ trách.

Trƣờng hợp trƣởng phòng KSC chấp nhận thanh toán số vốn khác so với sớ vớn cán bộ KSC trình, trƣởng phịng KSC ghi lại sớ vớn chấp nhận thanh toán trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu cán bộ KSC dự thảo văn bản trình lãnh đạo KBNN Hƣng Yên ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận thanh toán.

. Lãnh đạo KBNN phụ trách KSC đầu tƣ xem xét hồ sơ, ký duyệt trình

lãnh đạo của phịng KSC NSNN và giấy đề nghị thanh toán vớn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phịng KSC NSNN.

Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận thanh toán của phịng KSC thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, cán bộ KSC dự thảo văn bản báo cáo trƣởng phịng KSC trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận thanh toán.

. Cán bộ KSC chuyển chứng từ cho phòng kế toán, bao gồm: giấy đề

nghị thanh toán vốn đầu tƣ, giấy rút vốn đầu tƣ, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vớn đầu tƣ (nếu có).

. Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp

pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình Kế toán trƣởng. Kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy, sau đó trình lãnh đạo KBNN Hƣng Yên phụ trách kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ.

Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán khơng hợp lệ, hợp pháp, phịng kế toán thơng báo lý do và chuyển hồ sơ phòng KSC để xử lý.

. Lãnh đạo KBNN Hƣng Yên phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt giấy

rút vớn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phịng kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng. Đới với những khoản thanh toán có giá trị cao theo quy định của quy trình thanh toán điện tử thì phịng kế toán trình lãnh đạo phụ trách kế toán ký duyệt trên máy.

Phịng kế toán lƣu 01 liên giấy rút vớn đầu tƣ hoặc 02 liên giấy rút vốn đầu tƣ trƣờng hợp thu 2% thuế GTGT làm thủ tục khấu trừ số thuế GTGT để nộp vào NSNN, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vớn đầu tƣ (nếu có), hồ sơ cịn lại chuyển phịng KSC NSNN để lƣu hồ sơ và trả chủ đầu tƣ.

- Trình tự các công việc và thời gian kiểm soát trƣớc, thanh toán sau. Cán bộ KSC căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tƣ thực hiện.

. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm

Kiểm tra nguồn vốn, niên độ vốn và kế hoạch vốn năm của dự án. Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đới tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác).

Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: Kiểm tra khới lƣợng hồn thành ghi tại bảng xác định giá trị khới lƣợng cơng việc hồn thành ban hành theo Thông tƣ 86/2011/TT-BXD để đảm bảo giá trị khới lƣợng hồn