Cụm động từ và bổ ngữ Cụm danh từ Nhận xét
Nộp hồ sơ vay vốn Hồ sơ vay vốn Hồ sơ dữ liệu
Tiếp nhận hồ sơ vay vốn Khách hàng, CVQHKH (tác nhân)
Kiểm tra hồ sơ vay vốn Phiếu tiếp nhận hồ sơ khách
hàng
Hồ sơ dữ liệu
Lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ Tờ trình tín dụng Hồ sơ dữ liệu
Lập báo cáo thẩm định tín dụng Báo cáo thẩm định tín dụng Hồ sơ dữ liệu
Thẩm định hồ sơ vay vốn Hợp đồng tín dụng, hợp
đồng thế chấp TSĐB
Hồ sơ dữ liệu
Thẩm định tài sản đảm bảo Hồ sơ giải ngân Hồ sơ dữ liệu
Gửi báo cáo đánh giá khách hàng, báo cáo thẩm định tín dụng
Biên bản kiểm tra sử dụng vốn Hồ sơ dữ liệu Soạn thảo hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp CV HTQHKH (Tác nhân) Ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp CV TĐTD (Tác nhân)
Nộp hồ sơ giải ngân Khế ước nhận nợ Hồ sơ dữ liệu
1.3.4. Nhận xét về quy trình cho vay ở ngân hàng Quân đội MB chi nhánh TâyHà Nội Hà Nội
❖ Ưu điểm
S Quy trình đã tách biệt được rõ ràng các chức năng kinh doanh, chức năng
quản lý rủi ro và chức năng tác nghiệp.
S Quy trình được kiểm sốt chặt chẽ từng khâu, từng bộ phận phòng ban thực
hiện từng chức năng khác nhau vì vậy quy trình được kiểm sốt một cách chặt chẽ, chất lượng tín dụng được nâng cao, đối với mỗi món vay khơng phải một người thực hiện mà là cả một đội ngũ chuyên viên đảm nhiệm.
❖ Hạn chế còn tồn tại
S Thủ tục cho vay rườm rà, khách hàng và ngân hàng phải thực hiện nhiều thủ tục, giấy tờ.
S Trình tự thủ tục thực hiện phức tạp.
S Hầu hết các giai đoạn quy trình chưa được tin học hóa dẫn đến sự chậm trễ trong việc cho vay.
❖ Khắc phục hạn chế
S Xây dựng một hệ thống thơng tin nhằm tin học hóa quy trình cho vay, rút ngắn thời gian cho việc quyết định cho vay, quyết định giải ngân dẫn đến tăng sự hài lòng của khách hàng.
18
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHO VAY
Chương này trình bày việc phân tích hệ thống quản lý cho vay, đưa ra các phần cấu thành của mơ hình nghiệp vụ tiếp đó là việc mơ hình hóa các tiến trình nghiệp vụ, đưa ra mơ hình thực thể mối quan hệ, mơ hình dữ liệu logic.
2.1. Bảng phân tích, xác định Chức năng, Tác nhân, Hồ sơ
Từ dữ liệu mơ tả bài tốn cho vay khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Quân đội MB- Chi nhánh Tây Hà Nội ta lấy ra các “Cụm động từ và bổ ngữ”, “Cụm danh từ” để lập bảng phân tích, từ bảng này ta dễ dàng xác định được các chức năng của hệ thống và đưa ra nhận xét về tác nhân, hồ sơ dữ liệu. Bảng này sẽ là đầu vào để xác định các thành phần của mơ hình nghiệp vụ.
Lập khế ước nhận nợ Tờ trình sửa đổi hợp đồng tín dụng
Hồ sơ dữ liệu
Cụm động từ và bổ ngữ Cụm danh từ Nhận xét
Quản lý giao dịch của khách hàng Thông báo trả nợ Hồ sơ dữ liệu
Lập biên bản kiểm tra sử dụng vốn Thông báo nợ quá hạn Hồ sơ dữ liệu
Theo dõi điều khoản hợp đồng Công văn đề nghị sửa đổi
hợp đồng
Hồ sơ dữ liệu Lập thông báo trả nợ
Gửi thơng báo nợ q hạn
Lập tờ trình sửa đổi hợp đồng tín dụng
Cập nhật hợp đồng tín dụng Tất tốn tài khoản vay trước hạn Lập báo cáo nợ quá hạn
Lập và gửi báo cáo
Các chức năng chi tiết(lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
1. Kiểm tra hồ sơ vay vốn Cấp tín dụng Quản lý
cho vay 2. Lập phiếu tiếp nhận hồ sơ
3. Lập tờ trình tín dụng 4. Lập báo cáo thẩm định tín dụng 5. Thẩm định TSĐB 6. Phê duyệt tín dụng 7. Lập hợp đồng tín dụng 8. Hồn thiện hồ sơ tín dụng
9. Lập tờ trình giải ngân Thực hiện
2.3. Mơ tả mơ hình nghiệp vụ của hệ thống
2.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống
Từ iiPhan tích tương tác để xác định tác nhân'” ta xác định được 2 tác nhân của hệ thống: iiKhach hàng”
và iiBan lãnh đạo’”.
Ta xác định các luồng dữ liệu di chuyển giữa tác nhân và hệ thống. Ta được biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống:
Hồ sơ vay vốn
Phiếu tiếp nhận hồ sơ vay vốn -Thông báo từ chối tín dụng
--------Hợp đồng tín dụng —Hợp đồng tài sản đảm bảo ------Hồ sơ giải ngân
Khách hàng ◄-------Từ chối giải ngân---------- Khế ước nhận nợ
1
Biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay—
I Công văn để nghị sửa đổi HĐTD------------► I Thông báo điều chỉnh hợp đồng---------------
Hệ thống quản lý cho vay
■Yêu cầu báo cáo---------
------Báo cáo ------►
Ban lãnh đạo
Thông báo từ chối điều chỉnh
-----Thông báo nợ
Thông báo nợ quá hạn Giải chấp tài sản đảm bảo
Hình 4: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống
21
giải ngân 10. Phê duyệt giải ngân
11. Lập khế ước nhận nợ 12. Thực hiện giải ngân 13. Định giá lại TSĐB
Giám sát 14. Lập biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay
15. Lập thông báo trả nợ Thu nợ và thanh lý 16. Thu nợ 17. Xử lý nợ quá hạn 18. Thanh lý hợp đồng 19. Giải chấp TSĐB 20. Lập tờ trình sửa đổi hợp đồng tín dụng Xử lý phát sinh 21. Phê duyệt sử đổi hợp đồng tín dụng
22. Điều chỉnh hợp đồng tín dụng
2.3.3. Biểu đồ phân rã chức năng
Biểu đồ phân rã chức năng cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của quy trình được phân chia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định.
Hình 5: Biểu đồ phân rã chức năng
2.3.4. Mô tả chi tiết các chức năng lá
(1.1) Kiểm tra hồ sơ vay vốn
Khi khách hàng mang hồ sơ vay vốn đến ngân hàng để làm thủ tục vay. CV QHKH sẽ tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng và thông báo cho khách hàng những giấy tờ cần bổ sung (nếu có) để hồn thiện hồ sơ vay vốn.
Hồ sơ vay vốn gồm: Giấy đề nghị vay vốn, hồ sơ pháp lý về khách hàng, hồ sơ tài sản đảm bảo, phương án sản xuất kinh doanh, kế hoạch trả nợ,..
(1.2) Lập tờ trình tín dụng
Khi nhận được hồ sơ vay vốn của khách hàng, CV QHKH sẽ xuống cơ sở của khách hàng để thu thập thêm thông tin cùng với những thông tin khách hàng cung cấp, CV QHTD tiến hành thẩm định một số nội dung như:
Năng lực pháp lý, năng lực điều hành, năng lực quản lý sản xuất kinh doanh, mơ hình tổ chức, tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của khách hàng, đánh giá tài sản đảm bảo, phân tích rủi ro có thể gặp nếu cho vay, ... Cuối cùng lập tờ trình tín dụng để trình giám đốc/ phó giám đốc chi nhánh.
(1.3) Thẩm định tín dụng
CV QHKH chuyển tồn bộ hồ sơ, tờ trình tín dụng cho TĐTD. TĐTD tiến hành thẩm định hồ sơ của khách hàng.
HTQHKH tiến hành thẩm định tài sản đảm bảo. Kết quả thẩm định chuyển cho TĐTD để hồn thiện báo cáo thẩm định tín dụng
TSĐB là cơ sở để ngân hàng có thể tiến hành thu hồi nợ đã cho khách hàng vay trong trường hợp khách hàng không trả nợ được, nâng cao trách nhiệm thực hiện cam kết trả nợ của khách hàng, phòng ngừa hành vi gian lận của khách hàng.
Ngân hàng chủ yếu nhận những tài sản có tính thanh khoản cao, có giá trị và ít mất giá theo thời gian.
Sau khi thẩm định tín dụng, CV TĐTD tiến hành lập báo cáo thẩm định
Trường hợp gặp những vẫn đề vướng mắc, chưa rõ ràng: do thiếu thông tin, phương án kinh doanh cần cơ cấu. TĐTD trao đổi với QHTD để làm rõ thơng tin.
(1.4) Phê duyệt tín dụng
TĐTD gửi tờ trình tín dụng, báo cáo thẩm định tín dụng, hồ sơ khách hàng đến các cấp thẩm quyền phê duyệt theo các trường hợp:
+ Thuộc thẩm quyền của lãnh đạo khu vực/ Giám đốc khối thì lãnh đạo khu vực/ Giám đốc khối tiến hành phê duyệt
+ Thuộc thẩm quyền HĐTD khu vực/ hội sở thì HĐTD khu vực/ hội sở thực hiện họp và quyết định.
+ Thuộc thẩm quyền TGĐ, HĐQT thì thẩm định hội sở tổ chức họp HĐTD sau đó báo cáo TGĐ/ HĐQT phê duyệt.
(1.5) Lập hợp đồng tín dụng
TĐTD nhận lại phê duyệt từ cấp có thẩm quyền và chuyển tồn bộ hồ sơ khách hàng, thơng tin phê duyệt cho HT QHKH.
QHKH, HTQHKH trao đổi để thống nhất các điều kiện, điều khoản của hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp theo phê duyệt, trao đổi với TĐTD nếu cần.
QHKH thông báo cho khách hàng các nội dung liên quan đến khoản vay, bổ sung, hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục theo phê duyệt.
(1.6) Hồn thiện hồ sơ tín dụng
Trên cơ sở hồ sơ vay vốn của khách hàng, phê duyệt tín dụng, hợp đồng tín dụng, CV HTQHKH soạn thảo và hoàn thiện các hợp đồng, văn kiện,.. đồng thời CV HTQHKH tiến hành công chứng và đăng ký các giao dịch bảo đảm các hợp đồng thế chấp, cẩm cố theo quy định của pháp luật.
(2.1) Lập tờ trình giải ngân
Khi khách hàng có nhu cầu giải ngân , CV HTQHKH sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra điều kiện giải ngân, CV HTQHKH sẽ đối chiếu với thơng báo phê duyệt tín dụng, hợp đồng tín dụng đã ký kết với khách hàng. Nếu hồ sơ không hợp lý CV HTQHKH sẽ từ chối giải ngân đối với khách hàng và nêu lý do.
Nếu hồ sơ giải ngân là hợp lý, CV HTQHKH tiến hành lập tờ trình giải ngân.
(2.2) Phê duyệt giải ngân
Trong trường hợp điều kiện giải ngân được đáp ứng, CV HTQHKH sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ giải ngân cho cấp có thẩm quyền về giải ngân phê duyệt. Nếu đồng ý thì tiến hành giải ngân, nếu khơng đồng ý thì thơng báo từ chối giải ngân.
Trường hợp điều kiện giải ngân không được đáp ứng, HT QHKH trao đổi với QHKH để bổ sung, cung cấp thông tin.
(2.3) Lập khế ước nhận nợ
Căn cứ vào tờ trình đã được phê duyệt của các cấp có thẩm quyền về giải ngân, CV HTQHKH tiến hành lập khế ước nhận nợ và tiến hành ký với khách hàng. Một bản của khế ước nhận nợ sẽ được gửi cho khách hàng và một bản được ngân hàng giữ lại.Căn cứ vào số tiền trong khế ước nhận nợ, kế toán tiến hành giải ngân cho khách hàng.
(3.1) Định giá lại TSĐB
Trong thời gian cho vay có những ảnh hưởng của thị trường đối với giá trị TSĐB, CV HTQHKH sẽ tiến hành định giá lại TSĐB nhằm đảm bảo cho khoản vay của khách hàng là cơ sở cho những lần giải ngân tiếp theo. Việc định giá sẽ được cập nhập vào hồ sơ tài sản đảm bảo. Nếu giá trị TSĐB không đủ điều kiện để tiếp tục cho vay, CV HTQHKH sẽ gửi thông báo đề nghị khách hàng bổ sung.
(3.2) Lập biên bản kiểm tra sử dụng vốn
Sau khi giải ngân, CV HTQHKH thường xuyên theo dõi, quản lý tài khoản/ giao dịch của khách hàng, thông tin cho QHKH về những diễn biến của tài khoản.
CV QHKH thực hiện kiểm tra sau giải ngân: sử dụng vốn vay, tình hình khoản vay, tình hình sản xuất, kinh doanh của khách hàng,..
Trường hợp phát hiện có dấu hiệu rủi ro trong quá trình kiểm tra, QHKH chủ động báo cáo, đề xuất các biện pháp xử lý và trình lãnh đạo đơn vị xem xét, chỉ đạo.
Căn cứ vào những thơng tin có được, CV QHKH tiến hành lập biên bản kiểm tra vốn vay. Biên bản này được lập thành 2 bản, khách hàng giữ 1 bản, ngân hàng giữ 1 bản.
(4.1) Lập thông báo trả nợ
Định kỳ CV HTQHKH lập danh sách các khoản lãi vay còn phải thu của tháng tiếp theo báo cho QHKH để đôn đốc khách hàng trả tiền lãi vay.
Trước ngày trả nợ gốc 10 ngày đối với nợ gốc và 5 ngày đối với lãi, CV HTQHKH soạn thảo thông báo nợ đến hạn/ lãi định kỳ chuyển cho CV QHKH gửi cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị nguồn tiền để thanh toán.
(4.2) Thu nợ
Khi khách hàng mang tiền hoặc chuyển khoản đến ngân hàng để trả nợ gốc hoặc lãi vay, Phòng dịch vụ khách hàng sẽ tiến hành lập phiếu nộp tiền để xác nhận khách hàng đã trả khoản nợ.
(4.3) Xử lý nợ quá hạn
Khi nhận được thông báo trả nợ, nếu đến hạn mà khách hàng không trả được hoặc trả nhưng chưa đủ thì ngân hàng sẽ tiến hành chuyển nhóm nợ. Thơng tin về khoản nợ quá hạn sẽ được cập nhập vào khế ước nhận nợ. CV HTQHKH tiến hành lập thơng báo nợ q hạn, chuyển nhóm nợ gửi tới khách hàng.
(4.4) Thanh lý hợp đồng
Khi khách hàng trả hết nợ gốc và lãi ngân hàng tiến hành tất toán khoản vay cho khách hàng .
(4.5) Giải chấp tài sản đảm bảo
Sau khi tất toán khoản vay cho khách hàng, CV HTQHKH tiến hành giải chấp TSĐB cho khách hàng.
(5.1) Lập tờ trình sửa đổi HĐTD
Sau khi giải ngân, có thể do những lý do khách quan, khách hàng có thể phát sinh một số vấn đề cần phải thay đổi hợp đồng tín dụng. Khi đó khách hàng sẽ gửi cơng văn điều chỉnh hợp đồng tín dụng. CV QHKH sẽ căn cứ vào cơng văn khách hàng gửi để kiểm tra tình hình thực tế và đối chiếu với các quy định của hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp để lập tờ trình sửa đổi tín dụng.
(5.2) Phê duyệt sửa đổi hợp đồng tín dụng
Tờ trình sửa đổi tín dụng sau khi được lập sẽ được trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Nếu không đồng ý sửa đổi hợp đồng thông báo từ chối cho khách hàng. Nếu đồng ý thì tiến hành điều chỉnh hợp đồng tín dụng.
(5.3) Điều chỉnh hợp đồng tín dụng
Trên cơ sở tờ trình sửa đổi tín dụng được phê duyệt, CV HTQHKH tiến hành điều chỉnh vào hợp đồng tín dụng.
(6.0) Báo cáo
Định kỳ hoặc đột xuất, khi có yêu cầu của ban lãnh đạo CV QHKH tiến hành lập báo cáo theo nội dung được yêu cầu.
2.3.5. Liệt kê các hồ sơ sử dụng
a. Hồ sơ vay vốn
b. Phiếu tiếp nhận hồ sơ c. Tờ trình tín dụng
d. Báo cáo thẩm định tín dụng e. Quyết định phê duyệt tín dụng f. Hợp đồng tín dụng
Hồ sơ dữ liệu
a. Hồ sơ vay vốn
b. Phiếu tiếp nhận hồ sơ c. Tờ trình tín dụng d. Báo cáo thẩm định tín dụng
e. Quyết định phê duyệt tín dụng
f. Hợp đồng tín dụng
g. Hồ sơ TSĐB h. Hợp đồng TSĐB i. Hồ sơ giải ngân
k. Tờ trình giải ngân l. Khế ước nhận nợ
m. Biên bản kiểm tra sử dụng vốn n. Thông báo trả nợ
o. Thông báo nợ quá hạn p. Phiếu nộp tiền
p. Công văn xin sửa đổi hợp đồng tín dụng q. Tờ trình sửa đổi tín dụng
r. Báo cáo tổng hợp
2.3.6. Ma trận thực thể chức năng
Ma trận thực thể chức năng thể hiện mối quan hệ (tác động ) giữa các chức năng và hồ sơ dữ liệu.
Cấu trúc gồm các dòng, các cột:
+ Mỗi cột ghi tên một thực thể dữ liệu + Mỗi dòng ghi tên 1 chức năng
+ Mỗi ô ghi chữ R( Read)/ U(Update)/ C(Create) hay để trống.
Ma trận nhận được là một thành phần của mơ hình nghiệp vụ. Từ ma trận ta dễ dàng phân tích phạm vi - mơ tả tương tác chức năng lên dữ liệu.
h. Hợp đồng TSĐB i. Hồ sơ giải ngân k. Tờ trình giải ngân l. Khế ước nhận nợ m. Biên bản kiểm tra sử