2.3.4. Mô tả chi tiết các chức năng lá
(1.1) Kiểm tra hồ sơ vay vốn
Khi khách hàng mang hồ sơ vay vốn đến ngân hàng để làm thủ tục vay. CV QHKH sẽ tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng và thông báo cho khách hàng những giấy tờ cần bổ sung (nếu có) để hồn thiện hồ sơ vay vốn.
Hồ sơ vay vốn gồm: Giấy đề nghị vay vốn, hồ sơ pháp lý về khách hàng, hồ sơ tài sản đảm bảo, phương án sản xuất kinh doanh, kế hoạch trả nợ,..
(1.2) Lập tờ trình tín dụng
Khi nhận được hồ sơ vay vốn của khách hàng, CV QHKH sẽ xuống cơ sở của khách hàng để thu thập thêm thông tin cùng với những thông tin khách hàng cung cấp, CV QHTD tiến hành thẩm định một số nội dung như:
Năng lực pháp lý, năng lực điều hành, năng lực quản lý sản xuất kinh doanh, mơ hình tổ chức, tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của khách hàng, đánh giá tài sản đảm bảo, phân tích rủi ro có thể gặp nếu cho vay, ... Cuối cùng lập tờ trình tín dụng để trình giám đốc/ phó giám đốc chi nhánh.
(1.3) Thẩm định tín dụng
CV QHKH chuyển tồn bộ hồ sơ, tờ trình tín dụng cho TĐTD. TĐTD tiến hành thẩm định hồ sơ của khách hàng.
HTQHKH tiến hành thẩm định tài sản đảm bảo. Kết quả thẩm định chuyển cho TĐTD để hồn thiện báo cáo thẩm định tín dụng
TSĐB là cơ sở để ngân hàng có thể tiến hành thu hồi nợ đã cho khách hàng vay trong trường hợp khách hàng không trả nợ được, nâng cao trách nhiệm thực hiện cam kết trả nợ của khách hàng, phòng ngừa hành vi gian lận của khách hàng.
Ngân hàng chủ yếu nhận những tài sản có tính thanh khoản cao, có giá trị và ít mất giá theo thời gian.
Sau khi thẩm định tín dụng, CV TĐTD tiến hành lập báo cáo thẩm định
Trường hợp gặp những vẫn đề vướng mắc, chưa rõ ràng: do thiếu thông tin, phương án kinh doanh cần cơ cấu. TĐTD trao đổi với QHTD để làm rõ thông tin.
(1.4) Phê duyệt tín dụng
TĐTD gửi tờ trình tín dụng, báo cáo thẩm định tín dụng, hồ sơ khách hàng đến các cấp thẩm quyền phê duyệt theo các trường hợp:
+ Thuộc thẩm quyền của lãnh đạo khu vực/ Giám đốc khối thì lãnh đạo khu vực/ Giám đốc khối tiến hành phê duyệt
+ Thuộc thẩm quyền HĐTD khu vực/ hội sở thì HĐTD khu vực/ hội sở thực hiện họp và quyết định.
+ Thuộc thẩm quyền TGĐ, HĐQT thì thẩm định hội sở tổ chức họp HĐTD sau đó báo cáo TGĐ/ HĐQT phê duyệt.
(1.5) Lập hợp đồng tín dụng
TĐTD nhận lại phê duyệt từ cấp có thẩm quyền và chuyển tồn bộ hồ sơ khách hàng, thông tin phê duyệt cho HT QHKH.
QHKH, HTQHKH trao đổi để thống nhất các điều kiện, điều khoản của hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp theo phê duyệt, trao đổi với TĐTD nếu cần.
QHKH thông báo cho khách hàng các nội dung liên quan đến khoản vay, bổ sung, hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục theo phê duyệt.
(1.6) Hồn thiện hồ sơ tín dụng
Trên cơ sở hồ sơ vay vốn của khách hàng, phê duyệt tín dụng, hợp đồng tín dụng, CV HTQHKH soạn thảo và hồn thiện các hợp đồng, văn kiện,.. đồng thời CV HTQHKH tiến hành công chứng và đăng ký các giao dịch bảo đảm các hợp đồng thế chấp, cẩm cố theo quy định của pháp luật.
(2.1) Lập tờ trình giải ngân
Khi khách hàng có nhu cầu giải ngân , CV HTQHKH sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra điều kiện giải ngân, CV HTQHKH sẽ đối chiếu với thơng báo phê duyệt tín dụng, hợp đồng tín dụng đã ký kết với khách hàng. Nếu hồ sơ không hợp lý CV HTQHKH sẽ từ chối giải ngân đối với khách hàng và nêu lý do.
Nếu hồ sơ giải ngân là hợp lý, CV HTQHKH tiến hành lập tờ trình giải ngân.
(2.2) Phê duyệt giải ngân
Trong trường hợp điều kiện giải ngân được đáp ứng, CV HTQHKH sẽ chuyển tồn bộ hồ sơ giải ngân cho cấp có thẩm quyền về giải ngân phê duyệt. Nếu đồng ý thì tiến hành giải ngân, nếu khơng đồng ý thì thơng báo từ chối giải ngân.
Trường hợp điều kiện giải ngân không được đáp ứng, HT QHKH trao đổi với QHKH để bổ sung, cung cấp thông tin.
(2.3) Lập khế ước nhận nợ
Căn cứ vào tờ trình đã được phê duyệt của các cấp có thẩm quyền về giải ngân, CV HTQHKH tiến hành lập khế ước nhận nợ và tiến hành ký với khách hàng. Một bản của khế ước nhận nợ sẽ được gửi cho khách hàng và một bản được ngân hàng giữ lại.Căn cứ vào số tiền trong khế ước nhận nợ, kế toán tiến hành giải ngân cho khách hàng.
(3.1) Định giá lại TSĐB
Trong thời gian cho vay có những ảnh hưởng của thị trường đối với giá trị TSĐB, CV HTQHKH sẽ tiến hành định giá lại TSĐB nhằm đảm bảo cho khoản vay của khách hàng là cơ sở cho những lần giải ngân tiếp theo. Việc định giá sẽ được cập nhập vào hồ sơ tài sản đảm bảo. Nếu giá trị TSĐB không đủ điều kiện để tiếp tục cho vay, CV HTQHKH sẽ gửi thông báo đề nghị khách hàng bổ sung.
(3.2) Lập biên bản kiểm tra sử dụng vốn
Sau khi giải ngân, CV HTQHKH thường xuyên theo dõi, quản lý tài khoản/ giao dịch của khách hàng, thông tin cho QHKH về những diễn biến của tài khoản.
CV QHKH thực hiện kiểm tra sau giải ngân: sử dụng vốn vay, tình hình khoản vay, tình hình sản xuất, kinh doanh của khách hàng,..
Trường hợp phát hiện có dấu hiệu rủi ro trong quá trình kiểm tra, QHKH chủ động báo cáo, đề xuất các biện pháp xử lý và trình lãnh đạo đơn vị xem xét, chỉ đạo.
Căn cứ vào những thơng tin có được, CV QHKH tiến hành lập biên bản kiểm tra vốn vay. Biên bản này được lập thành 2 bản, khách hàng giữ 1 bản, ngân hàng giữ 1 bản.
(4.1) Lập thông báo trả nợ
Định kỳ CV HTQHKH lập danh sách các khoản lãi vay còn phải thu của tháng tiếp theo báo cho QHKH để đôn đốc khách hàng trả tiền lãi vay.
Trước ngày trả nợ gốc 10 ngày đối với nợ gốc và 5 ngày đối với lãi, CV HTQHKH soạn thảo thông báo nợ đến hạn/ lãi định kỳ chuyển cho CV QHKH gửi cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị nguồn tiền để thanh toán.
(4.2) Thu nợ
Khi khách hàng mang tiền hoặc chuyển khoản đến ngân hàng để trả nợ gốc hoặc lãi vay, Phòng dịch vụ khách hàng sẽ tiến hành lập phiếu nộp tiền để xác nhận khách hàng đã trả khoản nợ.
(4.3) Xử lý nợ quá hạn
Khi nhận được thông báo trả nợ, nếu đến hạn mà khách hàng khơng trả được hoặc trả nhưng chưa đủ thì ngân hàng sẽ tiến hành chuyển nhóm nợ. Thơng tin về khoản nợ quá hạn sẽ được cập nhập vào khế ước nhận nợ. CV HTQHKH tiến hành lập thông báo nợ quá hạn, chuyển nhóm nợ gửi tới khách hàng.
(4.4) Thanh lý hợp đồng
Khi khách hàng trả hết nợ gốc và lãi ngân hàng tiến hành tất toán khoản vay cho khách hàng .
(4.5) Giải chấp tài sản đảm bảo
Sau khi tất toán khoản vay cho khách hàng, CV HTQHKH tiến hành giải chấp TSĐB cho khách hàng.
(5.1) Lập tờ trình sửa đổi HĐTD
Sau khi giải ngân, có thể do những lý do khách quan, khách hàng có thể phát sinh một số vấn đề cần phải thay đổi hợp đồng tín dụng. Khi đó khách hàng sẽ gửi cơng văn điều chỉnh hợp đồng tín dụng. CV QHKH sẽ căn cứ vào cơng văn khách hàng gửi để kiểm tra tình hình thực tế và đối chiếu với các quy định của hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp để lập tờ trình sửa đổi tín dụng.
(5.2) Phê duyệt sửa đổi hợp đồng tín dụng
Tờ trình sửa đổi tín dụng sau khi được lập sẽ được trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Nếu khơng đồng ý sửa đổi hợp đồng thông báo từ chối cho khách hàng. Nếu đồng ý thì tiến hành điều chỉnh hợp đồng tín dụng.
(5.3) Điều chỉnh hợp đồng tín dụng
Trên cơ sở tờ trình sửa đổi tín dụng được phê duyệt, CV HTQHKH tiến hành điều chỉnh vào hợp đồng tín dụng.
(6.0) Báo cáo
Định kỳ hoặc đột xuất, khi có yêu cầu của ban lãnh đạo CV QHKH tiến hành lập báo cáo theo nội dung được yêu cầu.
2.3.5. Liệt kê các hồ sơ sử dụng
a. Hồ sơ vay vốn
b. Phiếu tiếp nhận hồ sơ c. Tờ trình tín dụng
d. Báo cáo thẩm định tín dụng e. Quyết định phê duyệt tín dụng f. Hợp đồng tín dụng
Hồ sơ dữ liệu
a. Hồ sơ vay vốn
b. Phiếu tiếp nhận hồ sơ c. Tờ trình tín dụng d. Báo cáo thẩm định tín dụng
e. Quyết định phê duyệt tín dụng
f. Hợp đồng tín dụng
g. Hồ sơ TSĐB h. Hợp đồng TSĐB i. Hồ sơ giải ngân
k. Tờ trình giải ngân l. Khế ước nhận nợ
m. Biên bản kiểm tra sử dụng vốn n. Thông báo trả nợ
o. Thông báo nợ quá hạn p. Phiếu nộp tiền
p. Công văn xin sửa đổi hợp đồng tín dụng q. Tờ trình sửa đổi tín dụng
r. Báo cáo tổng hợp
2.3.6. Ma trận thực thể chức năng
Ma trận thực thể chức năng thể hiện mối quan hệ (tác động ) giữa các chức năng và hồ sơ dữ liệu.
Cấu trúc gồm các dòng, các cột:
+ Mỗi cột ghi tên một thực thể dữ liệu + Mỗi dịng ghi tên 1 chức năng
+ Mỗi ơ ghi chữ R( Read)/ U(Update)/ C(Create) hay để trống.
Ma trận nhận được là một thành phần của mơ hình nghiệp vụ. Từ ma trận ta dễ dàng phân tích phạm vi - mô tả tương tác chức năng lên dữ liệu.
h. Hợp đồng TSĐB i. Hồ sơ giải ngân k. Tờ trình giải ngân l. Khế ước nhận nợ m. Biên bản kiểm tra sử dụng vốn
n. Thông báo trả nợ 0. Thông báo nợ quá hạn p. Công văn xin sửa đổi hợp đồng tín dụng q. Tờ trình sửa đổi tín dụng r. Báo cáo tổng hợp Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i k l m n o p q r 1. Cấp hạn mức tín dụng R C C C C C R C 2. Giải ngân R R R C C 3. Giám sát U R R U U R R R C 4. Thu nợ và thanh lý R U U U U C C R 5. Xử lý phát sinh U U R C 6. Báo cáo R R R R R R R R R C