Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng về tổ chức bộ máy kế toán nghiệp vụ của hệ thống Kho Bạc Nhà nƣớc tạ
3.2.1. Về tổ chức bộ máy
a. Tại KBNN
Bộ máy kế toán nghiệp vụ tại KBNN đƣợc tổ chức thành Vụ KTNN, bao gồm các phòng, bộ phận (tổ) nghiệp vụ chuyên môn đảm trách các phần hành nghiệp vụ kế toán độc lập. Hiện nay, Vụ KTNN có 4 phịng (bộ phận) sau:
(1) Bộ phận chế độ kế toán
Hiện nay, bộ phận chế độ kế toán thực hiện các công việc liên quan đến việc xây dựng cơ chế chính sách, là các cơng việc nối dài của việc triển khai các cơ chế quản lý, điều hành ngân sách, quy định về kế toán. Chế độ kế toán đƣợc quy định từ khâu lập chứng từ đến khi lập báo cáo đƣợc thực hiện tại từng đơn vị trong toàn hệ thống và tổng hợp chung tại KBNN (nội dung tác nghiệp của bộ phận thực hiện tổng hợp báo cáo tại KBNN hiện nay).
Về công tác chỉ đạo điều hành theo giác độ chế độ kế toán, bộ phận chế độ kế tốn có nhiệm vụ hƣớng dẫn, kiểm tra các đơn vị KBNN thực hiện triển khai Chế độ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN (Chế độ kế toán áp dụng cho TABMIS sau này). Theo dõi, quản lý về tổ chức bộ máy kế tốn, tổ chức cơng tác kế toán, việc triển khai nội dung các phần hành nghiệp vụ kế toán tại các KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng. Theo dõi diễn đàn nghiệp vụ KBNN và các thông tin từ KBNN địa phƣơng phản hồi để giải quyết kịp thời các vƣớng mắc liên quan đến chế độ kế tốn.
Ngồi ra, bộ phận chế độ kế tốn có trách nhiệm tham gia ý kiến về các đề án, cơ chế chính sách của các đơn vị khác trong và ngoài hệ thống KBNN.
(2) Bộ phận tổng hợp báo cáo
Hiện nay bộ phận tổng hợp báo cáo trực tiếp thực hiện chế độ kế toán ở khâu tổng hợp báo cáo (hợp nhất theo TABMIS sau này); tổng hợp, báo cáo các số liệu thống kê, kế toán định kỳ, đột xuất; thực hiện quyết toán thu, chi NSNN và quyết toán các hoạt động nghiệp vụ KBNN; Cung cấp số liệu cho các cơ quan quản lý theo yêu cầu;…. Những công việc này liên quan đến các số liệu cụ thể, chỉ thực hiện ở khâu cuối cùng của các quy trình kế tốn, với tính chất cơng việc là chấp hành các quy định trong chế độ đã đƣợc ban hành.
Về công tác chỉ đạo điều hành, chịu trách nhiệm phụ trách, quản lý và theo dõi, đánh giá cơng tác kế tốn tại các đơn vị trong hệ thống trên cơ sở thực hiện công tác báo cáo. Hƣớng dẫn, trả lời các vƣớng mắc của KBNN địa phƣơng và các đơn vị có liên quan theo lĩnh vực đƣợc phân cơng. Theo dõi diễn đàn nghiệp vụ KBNN và các thông tin từ KBNN địa phƣơng phản hồi để giải quyết kịp thời các vƣớng mắc liên quan đến cơng tác tổng hợp báo cáo.
Ngồi ra, bộ phận tổng hợp báo cáo có trách nhiệm tham gia ý kiến về các đề án, cơ chế chính sách của các đơn vị khác trong và ngồi hệ thống KBNN.
(3) Phòng xử lý trung tâm
Hiện nay, Phịng xử lý trung tâm có nhiệm vụ: Phối hợp với các đơn vị liên quan quản lý và điều hành hoạt động của hệ thống TABMIS theo đúng quy trình, thủ tục đã đƣợc quy định; Quản trị hệ thống TABMIS trong phạm vi quyền hạn đƣợc giao: Thiết lập các thông tin liên quan đến việc vận hành hệ thống TABMIS; Quản lý giá trị các phân đoạn trong kế toán đồ (COA) của TABMIS; Cập nhật tỷ giá trong TABMIS; Cập nhật tài khoản tổng hợp, ký hiệu viết tắt tài khoản tổng hợp, tổ hợp tài khoản, luật kết hợp chéo các đoạn mã; Tạo mới, cập nhật bút toán lặp, đơn vị thống kê trong TABMIS;Duy trì, cập nhật quy tắc bảo mật của TABMIS bao gồm việc tạo mới quy tắc bảo mật và gán với các tập trách nhiệm, cập nhật hoặc xóa bỏ các quy tắc bảo mật; Duy trì bộ mã của các cơ quan thu và giá trị mã nguồn dự báo; Quản lý các thông tin danh mục trên hệ thống: thông tin về Nhà cung cấp, Ngân hàng, đơn vị thống kê; Tạo và quản lý dữ liệu nhân viên trong hệ thống TABMIS; Tạo tài khoản ngƣời sử dụng, phân quyền và gán tập trách nhiệm cho ngƣời sử dụng; Thiết lập và duy trì luồng phê duyệt trên hệ thống; Quản lý việc xử lý cuối kỳ cho Bộ sổ hợp nhất theo đề nghị của bộ phận nghiệp vụ;
Ngoài ra, tham gia nghiên cứu, xây dựng dự thảo các văn bản quy định về chế độ kế tốn, quy trình nghiệp vụ áp dụng cho TABMIS; Phối hợp với các đơn vị liên quan để hƣớng dẫn, kiểm tra các đơn vị KBNN về việc thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến hệ thống TABMIS theo đúng quy định; Tham mƣu và đề xuất với Vụ trƣởng Vụ Kế toán nhà nƣớc về các vấn đề liên quan đến vận hành hệ thống TABMIS;
(4) Phịng thanh tốn
Phịng thanh tốn điện tử có nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng dự thảo chế độ, quy trình nghiệp vụ về cơng tác thanh toán, chuyển tiền trong hệ
thống KBNN; tham mƣu về việc cải tiến và hiện đại hóa cơng tác thanh tốn trong hệ thống KBNN; Hƣớng dẫn, kiểm tra các đơn vị KBNN về việc thực hiện các chế độ, quy trình liên quan đến nghiệp vụ thanh tốn trong hệ thống KBNN; Quản lý, kiểm soát, điều hành hệ thống thanh tốn tồn quốc và thực hiện nhiệm vụ của Phịng đƣợc quy định trong quy trình Thanh tốn điện tử:
+ Giữ vai trị là trung gian thanh tốn giữa các đơn vị thanh toán đƣợc kết nối và thanh tốn trực tiếp tồn quốc: truyền nhận kịp thời, đầy đủ, chính xác lệnh thanh tốn của hệ thống, thực hiện cơng tác đối chiếu đảm bảo tiến độ và an tồn thanh tốn.
+ Tham mƣu và đề xuất với Vụ trƣởng Vụ KTNN để trình Tổng Giám đốc KBNN quy định số hiệu các đơn vị tham gia thanh toán điện tử và cấp khóa bảo mật thanh tốn cho các cá nhân tham gia hệ thống thanh toán điện tử.
+ Hạch toán nghiệp vụ; tổng hợp báo cáo thống kê về công tác thanh toán của hệ thống KBNN.
b. Tại KBNN tỉnh
Bộ máy KTNN tại KBNN tỉnh (cấp tỉnh, thành phố) đƣợc tổ chức thành Phòng KTNN thuộc Văn phịng KBNN tỉnh. Đối với các tỉnh chƣa có KBNN thành phố (hoặc đơn vị tƣơng đƣơng) tại nơi KBNN tỉnh đóng trụ sở thì tổ chức Phịng giao dịch , trong đó có bộ máy KTNN trực thuộc.
(1) Phòng KTNN tại KBNN tỉnh
Phịng kế tốn tại KBNN tỉnh đƣợc bố trí đảm bảo đủ cán bộ để phân công thực hiện công việc tại các bộ phận có liên quan nhằm đảm bảo hoạt động của đơn vị theo đúng nguyên tắc phân cơng cán bộ kế tốn và nhu cầu công việc thực tế. Đặc biệt tổ chức bộ máy của KBNN Thành phố Hồ Chí Minh, KBNN Thành phố Hà Nội và các đơn vị KBNN tỉnh khác có lƣợng giao dịch lớn đƣợc bố trí số lƣợng cán bộ kế toán lớn hơn các tỉnh khác.
Việc tổ chức phân cơng trong phịng kế toán KBNN tỉnh thƣờng đƣợc chia thành 2 bộ phận:
- Bộ phận kế toán tổng hợp: Bố trí khoảng 3-5 KTV do 1 lãnh đạo
phịng trực tiếp phụ trách (KTT hoặc phó phịng kế tốn). Bộ phận kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ:
+ Tổng hợp các báo cáo hàng tháng trên địa bàn toàn tỉnh, chấm đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót tra sốt các KBNN trực thuộc
+ Cung cấp số liệu đột xuất phục vụ lãnh đạo, các cơ quan có liên quan (phạm vi số liệu tồn tỉnh)
+ Thực hiện cơng tác kiểm tra kế tốn tại văn phịng và các đơn vị quận huyện trực thuộc KBNN tỉnh.
+ Triển khai chế độ, chính sách mới, ... theo hƣớng dẫn của KBNN. - Bộ phận kế tốn giao dịch: Bố trí khoảng từ 12-20 KTV tùy thuộc
quy mô hoạt động của từng KBNN, đƣợc phân công phụ trách các công việc phù hợp, đảm bảo đúng nguyên tắc phân cơng bố trí cán bộ kế tốn. Bộ phận kế toán giao dịch do 1 hoặc 1 số phó phịng trực tiếp phụ trách. KTV thuộc bộ phận kế toán giao dịch chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ KTV phụ trách đơn vị giao dịch (đƣợc phân cơng phụ trách tồn bộ các đầu TK đơn vị sử dụng NSNN mở tại KBNN: Dự toán, chi NSNN, tiền gửi,...), đảm bảo mỗi đơn vị sử dụng ngân sách chỉ giao dịch với 1 KTV KBNN.
+ Kế toán chi bằng Lệnh chi tiền ngân sách cấp tỉnh, chi chuyển giao ngân sách cấp tỉnh, TK cân đối thu, chi, các TK liên quan đến cấp ngân sách tỉnh.
+ Kế toán thu, vay của NSNN.
+ Kế toán phát hành và thanh tốn cơng trái, trái phiếu. + Kế tốn chi đầu tƣ, chƣơng trình mục tiêu.
+ Kế tốn thu phạt.
+ Kế toán bù trừ, đi thanh toán với ngân hàng + Kế toán TK tiền gửi ngân hàng, nhật ký quỹ.
+ Kế tốn các TK cịn lại: Điều chuyển vốn, phải thu, phải trả, thanh toán, tạm thu, tạm giữ, các quỹ, các TK thống kê, ...
+ Kế toán tổng hợp số liệu của bộ phận giao dịch (tổng hợp tất cả các báo cáo của bộ phận; đầu mối cung cấp số liệu của bộ phận; tập hợp, chấm đối chiếu và đóng chứng từ hàng ngày...).
+ Kế tốn quản lý các loại hồ sơ lƣu trữ của kế tốn.
(2) Phịng giao dịch tại KBNN tỉnh
Bộ phận Kế tốn đƣợc bố trí tƣơng tự nhƣ mơ hình bộ phận kế toán KBNN cấp huyện.
c. Tại KBNN huyện
KBNN cấp quận, huyện và tƣơng đƣơng có thể tổ chức Phịng kế tốn hoặc bố trí KTT theo nguyên tắc sau:
- Đối với KBNN hoạt động lớn có từ 15 KTV trở lên đƣợc tổ chức thành Phịng KTNN, đƣợc bổ nhiệm 01 KTT và các Phó trƣởng phịng giúp việc KTT thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao. Các chức danh nêu trên do Giám đốc KBNN tỉnh bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của KBNN quận, huyện.
- Đối với KBNN có hoạt động lớn nhưng chưa được tổ chức thành
phịng KTNN, có từ 10 – 15 kế tốn viên, đƣợc bổ nhiệm 01 KTT. Tại các
đơn vị này, khơng bố trí phó phịng kế tốn mà bố trí 01 ngƣời có chức danh kiểm soát viên kế toán giúp việc KTT thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao của bộ phận kế toán KBNN huyện. Các chức danh nêu trên do Giám đốc KBNN tỉnh bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của KBNN quận, huyện.
- Đối với KBNN cấp huyện còn lại tổ chức thành bộ phận kế toán, đƣợc bổ nhiệm 01 KTT. Tại các đơn vị này, khơng bố trí phó phịng kế tốn mà bố trí và giao nhiệm vụ cho 1 KTV đủ điều kiện, tiêu chuẩn là ngƣời ủy
quyền của KTT, thay mặt KTT giải quyết các công việc khi KTT đi vắng, đƣợc ủy quyền trên hệ thống theo quy định và chịu trách nhiệm về các công việc trong thời gian đƣợc ủy quyền. Chức danh KTT do Giám đốc KBNN tỉnh bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của KBNN huyện, Giám đốc KBNN huyện quyết định việc giao nhiệm vụ cho cán bộ giúp việc KTT tại đơn vị mình.
Về phân cơng cơng việc tại KBNN huyện, kế tốn bao gồm 2 bộ phận: bộ phận tổng hợp và giao dịch.