1.2. Cơ sở lý luận về bộ máy tổ chức quản lý
1.2.4. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
1.2.4.1. Nguyên tắc gắn với phư ng hướng, mục tiêu của tổ chức
Phương hướng, mục tiêu của tổ chức hay doanh nghiệp sẽ chi phối cơ cấu và cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý. Nếu tổ chức hay doanh nghiệp có mục tiêu, phương hướng và quy mơ hoạt động rất lớn (phạm vi cả nước hay khu vực) thì cơ cấu tổ chức cũng phải có quy mơ tương ứng và u cầu năng lực, trình độ của cán bộ quản lý hoạt động trong bộ máy cũng cần có trình độ tương thích nhất định. Như vậy, bộ máy quản lý luôn phải gắn với phương hướng, mục tiêu của tổ chức, đồng thời phải tương thích về cơ cấu, cơ chế hoạt động và cán bộ quản lý trong bộ máy.
1.2.4.2. Ngun tắc chun mơn hóa, cân đối
Ngun tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức bộ máy phải được phân cơng tới các bộ phận mang tính chun ngành, chuyên sâu vừa đảm bảo độ sâu về chuyên môn trong từng lĩnh vực, vừa không bị chồng chéo giữa các chức năng. Chun mơn hố đảm bảo sự phân chia chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, minh bạch với sự cân xứng với trách nhiệm, quyền hạn. Chun mơn hố giúp các bộ phận chức năng đề xuất các quyết định có căn cứ khoa học và thực tiễn cho người ra quyết định mà còn là cơ sở để phân cấp, uỷ quyền trong quản lý.
1.2.4.3. Nguyên tắc quản lý hệ thống
Là một hệ thống hoàn chỉnh gồm các bộ phận cấu thành có tác động qua lại, tương tác, hỗ trợ lẫn nhau phục vụ mục đích chung của đơn vị. Để đảm bảo tính hệ thống, việc tổ chức bộ máy của đơn vị phải xây dựng hợp lý và không ngừng tăng cường được các mối liên hệ dọc và ngang, mỗi thành viên phải là một đơn vị thống nhất hồn chỉnh,vừa có khả năng độc lập hoạt động và thích nghi với môi trường khách quan, vừa nằm trong sự lãnh đạo trong khuân khổ thống nhất của toàn hệ thống. Để đảm bảo tính hệ thống khi xây dựng tổ chức bộ máy quản lý phải tính đến các tính chất của nguyên tắc quản lý hệ thống ngành, đó là tính tập hợp (thể hiện ở từng bộ phận, từng cấp độ được tập trung như quản lý nguồn vốn, nhân lực, hệ thống thu chi, thơng tin, kiểm tra kiểm tốn…); tính liên hệ (bao gồm cả những mối liên hệ xuôi và ngược của các yếu tố nguồn lực có quan hệ hữu cơ với nhau); tính mục đích (mục đích quản lý tài chính ngân sách rõ ràng) và tính thích ứng (phải thích ứng với môi trường phát triển kinh tế xã hội địa phương, bên trong và bên ngồi, vĩ mơ và vi mơ…).
1.2.4.4. Nguyên tắc thống nhất trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích
Cả ba yếu tố trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích khơng thể tách rời trong một thực thể đặc biệt đối với người lãnh đạo quản lý, việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo xác định rõ ràng ba yếu tố trên đối với mỗi bộ phận, mỗi cá nhân người quản lý. Chỉ khi người lãnh đạo có đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm họ mới có khả năng và điều kiện thành hệ thống tốt và nếu khơng có lợi ích tương xứng thì sẽ khơng bảo đảm điều kiện vật chất để người lãnh đạo có khả năng hoàn thành trách nhiệm, bảo đảm yếu tố lãnh đạo, quản lý;
Quản lý phải chú ý đến lợi ích của con người, đảm bảo sự kết hợp hài hòa các lợi ích, trong đó lợi ích của con người lao động là động lực trực tiếp, đồng thời chú ý đến lợi ích của tổ chức và của xã hội, kết hợp hài hịa các lợi ích. Giải quyết các mối quan hệ lợi ích trong quản lý sẽ bảo đảm cho hệ thống quản lý vận hành thuận lợi và có hiệu quả, ngược lại, nếu quan hệ lợi ích bị rối loạn sẽ là nguyên nhân của sự rối loạn tổ chức, phá vỡ hệ thống quản lý.
1.2.4.5. Nguyên tắc hiệu lực, hiệu quả
Là nguyên tắc rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức.
Nguyên tắc này yêu cầu cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý phải thu được kết quả hoạt động cao nhất, đảm bảo hiệu lực của người lãnh đạo, hiệu quả của bộ máy, hiệu suất hoạt động của tổ chức. Vận dụng nguyên tắc đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ nội dung và thực chất của nguyên tắc, nắm vững sự diễn biến của đối tượng quản lý, từ đó mà sáng tạo những hình thức và biện pháp thích hợp để tác động vào đối tượng quản lý, đồng thời cũng tự mình tơn trọng và thực hiện đúng nguyên tắc quản lý.
Để đạt được yêu cầu hiệu quả, cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý phải đảm bảo hợp lý nhất, phù hợp với quy mô của hệ thống. Bộ máy tổ chức quản lý phải tạo ra được và duy trì một phong cách văn hóa của đơn vị. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý phải tạo ra các bộ phận có quy mơ hợp lý tương ứng với trình độ và khả năng tổ chức của cán bộ lãnh đạo quản lý.