3.2.1 .Cơ cấu tổ chức của Đài Phát thanh và Truyền hình Hà Nội
3.3 Đánh giá lại Cơ cấu tổ chức quản lý của Đài PT-THHà Nội theo tiêu
chí xây dựng, hồn thiện cơ cấu tổ chức
Đài PT-TH Hà Nội phát triển từ một Trạm truyền thanh, chuyên về phát thanh và sau đó mới có các loại hình truyền thông khác. Đi lên từ nhỏ đến lớn, từ thô sơ đến hiện đại nên cơ cấu tổ chức của Đài đƣợc xây dựng dựa trên chế độ trực tuyến về quản lý và chức năng về sản xuất. Cơ cấu tổ chức của Đài sau rất nhiều lần điều chỉnh và về cơ bản vẫn là mơ hình trực tuyến-chức năng, từng bƣớc hồn thiện và đảm bảo vận hành khá sn sẻ. Sau đây , dựa vào các tiêu chí của cơ cấu tổ chức để đánh giá cơ cấu tổ chức của Đài PT-TH Hà Nội.
- Tính thống nhất : Do đặc thù nghề nghiệp là cơ quan Báo chí, truyền thơng cơng lập nhƣng tự chủ về tài chính nên cơ cấu bộ máy tổ chức và quản lý của Đài PT-TH Hà Nội đƣợc xây dựng theo hƣớng chun mơn hóa trong sản xuất đồng thời vẫn đảm bảo tốt công tác quản lý, điều hành thống nhất trong tổ chức .
- Tính tin cậy các sản phẩm chƣơng trình truyền hình, phát thanh khi đƣợc sản xuất ra đều dựa trên sự phối kết hợp tổ chức sản xuất từ khâu đầu đến khâu cuối cùng tạo thành một chu trình khép kín từ q trình chuẩn bị, xây dựng ý tƣởng, tổ chức sản xuất, sản xuất tiền kỳ cho đến sản xuất hậu kỳ để hoàn tất sản phẩm và kết thúc khi sản phẩm đƣợc phát sóng. Do đó, cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Đài đƣợc thiết kế và xây dựng theo mơ hình trực tuyến- chức năng để đảm bảo các yêu câu trên đây.
- Tính tối ƣu của cơ cấu bộ máy tổ chức của Đài đƣợc xây dựng dựa trên sự phân cơng và hợp tác trong q trình sản xuất nên mang tính chun mơn
hóa rất cao. Sản phẩm phát thanh và truyền hình cũng nhƣ các sản phẩm khác của Đài nhƣ tạp chí, truyền hình cáp … đều là kết quả của q trình hợp tác, phân cơng tối ƣu giữa các cơng đoạn sản xuất nên chúng cũng địi hỏi sự hợp tác rất cao giữa các bộ phận ( sản phẩm của tập thể) nên các trƣởng bộ phận phải có sự quản lý chun trách (chun mơn)và có sự phân cơng hợp tác rất chặt chẽ. Mơ hình cơ cấu trực tuyến - chức năng đang hiện hữu ở Đài đã kết hợp và khai thác đƣợc những ƣu việt của mơ hình này.
- Tính hiệu quả đối với tiêu chí này đƣợc đài truyền hình rất quan tâm và đƣợc quán triệt trong đội ngũ lãnh đạo cũng nhƣ các cán bộ công nhân viên của đài , điều này thể hiện trong các chƣơng trình phát sóng phải cơ động dễ hiệu có sức thuyết phục cao , và thực tế trong hàng chục năm phát sóng các chƣơng trình đều đƣợc đánh giá cao và chƣa vấp phải sai lầm nào đáng kể.
3.3.1 Những ưu điểm Cơ cấu tổ chức của Đài PT-TH Hà Nội
Dựa trên phân tích thực tế trên, có thể đánh giá tổng quát những ƣu điểm về cơ cấu tổ chức quản lý của Đài PT-TH Hà Nội nhƣ sau:
Cơ cấu tổ chức quản lý của Đài đƣợc xây dựng là sự kết hợp của mơ hình Cơ cấu tổ chức trực tuyến – và mơ hình cơ cấu chức năng . Nhờ đó, Đài PT-TH Hà Nội hiện tại đã khai thác, phát huy đƣợc những điểm mạnh của cơ cấu trực tuyến (về quản lý) và chức năng ( về sản xuất).
Trực tuyến (về quản lý) : Quyết định mệnh lệnh của lãnh đạo trực tiếp
với cấp dƣới, không qua trung gian nên thuận lợi trong quá trình triển khai. Đơn giản, rõ ràng về quyền lực, trách nhiệm và hành vi của mỗi thành viên trong tổ chức. Thuận lợi cho việc ra quyết định trong phạm vi tổ chức. Dễ kiểm tra và kiểm soát và giải quyết hữu hiệu mâu thuẫn nội bộ.
Chức năng (về sản xuất): Đảm bảo vận hành khá suôn sẻ. Bộ máy khá
phát hiện và đánh giá cũng nhƣ khắc phục hậu quả trong dây chuyền sản xuất.
Mơ hình Trực tuyến-Chức năng của Đài PT-TH Hà Nội đã đảm bảo một số
tiêu chí chuẩn theo yêu cầu của một tổ chức, đảm bảo các tiêu chí thống nhất, tin cậy, tối ƣu và hiệu quả. Tính linh hoạt chƣa cao.
Bên cạnh đó, Đài PT-TH Hà Nội có đội ngũ cán bộ, phóng viên, kỹ thuật viên có trình độ chun mơn khá cao. Đặc biệt là hệ thống phóng viên, biên tập viên và kỹ thuật viên ở kênh 1 ( Đài PT-TH Hà Nội trƣớc khi sáp nhập với Đài PT-TH Hà Tây cũ, năm 2008), những ngƣời trực tiếp tham gia dây chuyền sản xuất. Đây là điểm mạnh đảm bảo cho quá trình sản xuất của Đài đƣợc suôn sẻ, đảm bảo chất lƣợng.
3.3.2 Những mặt tồn tại và nguyên nhân
Sản phẩm của Đài là kết quả cuối cùng của sự hợp tác, phân cơng lao động mang tính hợp tác rất cao nên chỉ cần một khâu nào đó khơng đáp ứng đƣợc u cầu là q trình sản xuất bị đình trệ (hoặc cho kết quả sản phẩm kém). Tuy nhiên, các chƣơng trình phát thanh, truyền hình, hay tạp chí … là những sản phẩm của tinh thần, mang tính văn hóa rất cao, đáp ứng nhu cầu thơng tin, giải trí của xã hội nên khơng cho phép đình đốn (tạm ngƣng) nên trong sự hợp tác, phân cơng lao động địi hỏi phải có sự chọn lọc, sắp xếp và kết hợp rất khoa học. Bên cạnh cơ sở vật chất, máy móc, phƣơng tiện kỹ thuật, cơng nghệ … nhân tố quyết định lại là nguồn nhân lực. Vì nhiều nguyên nhân khác nhau, hiện tại một số khâu. Một số vị trí trực thuộc một số bộ phận chƣa làm việc hiệu quả đang cản trở sự vận hành suôn sẻ và hiệu quả chung của Đài.
Một vấn đề lớn đối với cơ cấu tổ chức quản lý hiện nay của Đài PT-TH Hà Nội đó là mơ hình trực tuyến (về quản lý) chức năng ( về hợp tác, phân công trong dây chuyền sản xuất). Vì vậy, các bộ phận, ví trí làm việc trong dây chuyền sản xuất thƣờng chỉ chịu trách nhiệm về phần việc đã đƣợc phân
công theo kế hoạch trực tiếp từ lãnh đạo phụ trách. Tuy nhiên với đặc thù là cơ quan truyền thơng- báo chí, địi hỏi Đài PT-TH Hà Nội phải có các sản phẩm báo chí ( phát thanh , truyền hình) ngồi kế hoạch, mang tính thời sự, đột xuất cần tuyên truyền mang tính thời sự, cập nhật nên nhiều lúc phải can thiệp vào dây chuyền sản xuất. Tuy nhiên, các bộ phận trong dây chuyền sản xuất thƣờng tuân thủ kế hoạch nên để có thể thay đổi kế hoạch sản xuất thƣờng phải qua nhiều cấp, làm mất thời gian, không đảm bảo về tiến độ, yêu cầu về thời gian đối với các sản phẩm mang tính thời sự. Điều này cũng phản ánh sự thiếu linh hoạt của cơ cấu tổ chức hiện tại của Đài PT-TH Hà Nội, chƣa đáp ứng đƣợc đòi hỏi của một cơ quan báo chí -truyền thơng hiện đại.
Vấn đề tiếp theo sự thiếu đồng bộ về cơ sở vật chất cũng tác động tiêu cực tới quá trình sản xuất. Do q trình đầu tƣ máy móc thiết bị sản xuất đƣợc tiến hành trong thời gian dài, cơng nghệ phát thanh ,truyền hình liên tục đạt đƣợc những tiến bộ khác nhau nên công nghệ thiết bị sản xuất của Đài PT-TH Hà Nội tuy vẫn đảm bảo quá trình sản xuất nhƣng khơng đồng bộ giữa các dây chuyền, gây tình trạng gián đoạn, hoặc phát sinh cơng đoạn làm tăng chi phí sản xuất cũng nhƣ thời gian sản xuất. Bên cạnh đó, trƣớc khi sáp nhập 02 Đài PT-TH Hà Nội và Đài PT-TH Hà Tây (cũ) , hai Đài đƣợc 02 địa phƣơng đầu tƣ khác nhau nên công nghệ, thiết bị sản xuất cũng khác nhau. Sau khi hợp nhất, tuy sản phẩm phát thanh, truyền hình vẫn đƣợc sản xuất và phát sóng đều đặn trên cả 02 kênh truyền hình và 02 kênh phát thanh của Đài nhƣng thực chất các sản phẩm phát thanh, truyền hình đƣợc sản xuất trên các dây chuyền khác nhau. Đây cũng là hạn chế lớn, gây phát sinh chi phí và kéo dài thời gian sản xuất.
Một điểm hạn chế lớn khác là trình độ chun mơn, tác phong làm việc của đội ngũ cán bộ, phóng viên, kỹ thuật viên chƣa đồng đều giữa kênh 1 và kênh 2, làm chậm tiến độ sản xuất cũng nhƣ chất lƣợng các sản phẩm PT-TH.
CHƢƠNG 4
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA ĐÀI PHÁT THANH TRUYỀN HÌNH HÀ NỘI 4.1. Phƣơng hƣớng hoạt động của Đài PTTH Hà Nội đến năm 2020
Đến năm 2020, Đài PT-TH Hà Nội không chỉ là cơ quan ngôn luận của Đảng bộ, chính quyền và Nhân dân Thủ đơ mà cịn phấn đấu trở thành một cơ quan truyền thông đa phƣơng tiện hiện đại, từng bƣớc hội nhập với khu vực và quốc tế. Đài PT-TH Hà Nội tiếp tục tự chủ về tài chính, sản xuất các chƣơng trình tập trung theo hƣớng tinh, gọn, hiệu quả ; chuyên nghiệp mơn hóa, chun nghiệp hóa, nâng cao số lƣợng và chất lƣợng các chƣơng trình phát sóng, từng bƣớc phát triển các sản phẩm Phát thanh, truyền hình chất lƣợng cao, ghi đậm dấu ấn Thủ đô, khẳng định thƣơng hiệu Đài PT-TH của Thủ đô và cả nƣớc.
*(Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội,2007. Quy hoạch phát triển hệ thống Phát thanh - Truyền hình Thủ đơ đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030.
Hà Nội: Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội).
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Đài Phát thanh và Truyền hình Hà nội
4.2.1. Đề xuất mơ hình cơ cấu tổ chức mới
Dựa trên kết quả phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức hiện nay của Đài PT-TH Hà Nội, tác giả đề xuất mơ hình cơ cấu tổ chức mới theo các nguyên tắc cơ bản: Gắn liền với quan điểm hoàn thiện theo hƣớng gọn nhẹ, chuyên sâu vào các lĩnh vực chủ yếu, chủ đạo; phân công nhiệm vụ rõ ràng, minh bạch cho từng vị trí cơng tác, bố trí phù hợp nhiệm vụ và chức năng của các phịng ban; đảm bảo đƣợc tính linh hoạt khi có sự thay đổi của mơi trƣờng bên trong và bên ngồi; mang lại hiệu quả với chi phí quản lý đƣợc giảm thiểu.
Mơ hình cơ cấu tổ chức mới - Bảng 4.2.1 Tổng GĐ TBT Phó TGĐ Phó TBT Khối kỹ thuật P. Truyền dẫn phát sóng P. Kỹ thuật tổng hợp P. kỹ thuật phát thanh P. kỹ thuật truyền hình
P. kỹ thuật sản xuất chƣơng trình truyền hình kênh 2 P. truyền dẫn phát sóng kênh 2 Phịng tổ chức hành chính và văn phịng Phó TGĐ Phó TBT Khối biên tập Ban biên tập CT Ban biên tập thời sự Ban biên tập hộp thƣ Ban biên tập văn nghệ Ban biên tập phim truyện
Phịng Quảng cáo Phó TGĐ Phó TBT Khối biên tập
Ban biên tập tạp chí truyền hình Ban biên tập kinh tế
Ban biên tập đô thị Ban biên tập khoa giáo
Ban biên tập truyền hình Cáp
Ban biên tập báo điện tử
Phịng kế hoạch quản lý dự án Phó TGĐ Phó TBT Khối biên tập
Ban biên tập văn xã
Ban biên tập thể thao giải trí
Ban biên tập đối ngoại Ban biên tập chƣơng trình kênh 2 Ban chƣơng trình phát thành kênh 2
Mơ hình cơ cấu tổ chức mới sẽ có sự thay đổi về số lƣợng của các phịng ban chun mơn cũng nhƣ phân cơng lại chức năng và nhiệm vụ của một số phòng ban, mở rộng quyền hạn tham mƣu và quyền hạn chức năng, ít cấp quản lý hơn, tăng cƣờng phi tập trung hóa, trao quyền cho các cán bộ quản lý cấp dƣới, đồng thời tăng cƣờng sự phối hợp giữa các cá nhân và phịng ban.
4.2.2. Sắp xếp và phân cơng lại chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
4.2.2.1. Giải thể ban Quản lý dự án
Ban Quản lý dự án có nhiệm vụ chính về đầu tƣ, quản lý thiết bị và hồ sơ thiết bị, máy móc... Thực tế, các thiết bị, máy móc thuộc quyền sở hữu của đài đã bàn giao cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc sử dụng, nên trách nhiệm quản lý, sửa chữa, bảo dƣỡng thuộc về các bộ phận và đơn vị đó, cịn ban dự án chủ yếu quản lý về mặt giấy tờ, hồ Sơ. Cơng việc này có tần suất thực hiện thắp và chỉ tiến hành kiểm tra theo từng đợt, từng quý nên việc sử dụng nhân lực hiện nay sẽ gây lãng phí. Vì vậy, lãnh đạo nên có quyết định giải thể Ban quản lý dự án và giao các nhiệm vụ, chức năng của Ban quản lý dự án cho phòng kế hoạch dự án.
Các nhiệm vụ, chức năng đƣợc phân tách và giao cho các phòng ban khác nhƣ sau:
-Quản lý xe máy, thiết bị sẽ bàn giao cho từng đơn vị, ban trực tiếp sử dụng
- Quản lý, đào tạo và bồi dƣỡng tay nghề cho đội ngũ phóng viên, thợ sửa chữa thiết bị sẽ do Ban Tổ chức nhân sự đảm nhiệm.
- Các chức năng, nhiệm vụ còn lại nhƣ: Quản lý hồ sơ xe máy, thiết bị, lập sổ theo dõi công tác sửa chữa, bảo dƣỡng của tất cả các loại máy móc thiết bị trong suốt q trình sử dụng; tham mƣu cơng tác mua sắm, thiết bị phục vụ cho công tác hoạt động của đài . để tránh chồng chéo với Văn phòng.
4.2.2.2. Hồn thiện Ban Truyền thơng và Khai thác bản quyền
Ban Truyền thông và khai thác bản quyền có nhiệm vụ chính là quản lý website, cập nhật thông tin và thực hiện kế hoạch truyền thơng. Nhƣng do khó khăn về tài chính nên các hoạt động truyền thơng, đồn thể, rất ít khi diễn ra. Việc viết tin bài và cập nhật thơng tin có thể do 1 ngƣời đảm nhiệm. Vì vậy, để duy trì một ban riêng thực hiện chức năng này là không làm nổi. Do đó, tác giả đề xuất tăng nhân sự cho ban truyền thơng và bổ trí chức năng và nhiệm vụ cho ban này rõ ràng hơn.
4.2.2.3. Bổ sung thêm nhiệm vụ cho phòng Kế hoạch dự án
Trong quy chế hoạt động và trên thực tế, phòng kế hoạch gồm 8 CBCNV thực hiện các nhiệm vụ về xây dựng, giao chỉ tiêu kế hoạch, xây dựng kế hoạch, báo cáo, thống kê kế hoạch định kỳ... Các cơng việc có tần suất thực hiện thấp, chủ yếu là tập hợp, tổng họp số liệu từ các phòng ban khác và báo cáo cho Tổng giám đốc, Vì thực chất, các số liệu, báo cáo đều do từng phịng ban thực hiện: ví dụ, Phịng Kỹ thuật Tổng hợp đảm nhiệm các báo cáo về tình hình thực hiện đấu thầu mua sắm thiết bị, ký kết hợp đồng; Phòng Tổ chức nhân sự thực hiện các báo cáo về nhân sự, đào tạo, tuyển dụng ... Vì vậy, với số lƣợng nhân viên nhƣ vậy, cần bổ sung thêm các chức năng và nhiệm vụ khác cho Phòng Kế hoạch.
Trong mục tiêu chiến lƣợc của đài định hƣớng: Tăng dần đầu tƣ, sản xuất nhiều chƣơng trình và kinh doanh dịch vụ đồng thời giảm dần tỷ trọng bao cấp. Hơn nữa, với những tiền đề hiện có đài phấn đấu trở thành đơn vị tự chủ về tài chính trong tƣơng lai gần
Từ những lý do và nhận định trên, tác giả đề xuất thành lập phòng kế hoạch dự án với các chức năng và nhiệm vụ nhƣ sau:
Chức năng của phịng kế hoạch dự án
chính sách, kế hoạch, xúc tiến đầu tƣ phù hợp với quy hoạch và kế hoạch phát triển của đài, đồng thời liên kết với các đơn vị trong và ngoài tỉnh nhằm khai thác, cung cấp các dịch vụ và các chƣơng trình truyền hình tiên tiến, thực hiện cơng tác tƣ vấn cho các đối tác có nhu cầu.
Nhiệm vụ của phòng kế hoạch:
+ Chủ động phối hợp với các ngành liên quan thu thập, giới thiệu, quảng bá, tổ chức thơng tin về quy hoạch, kế hoạch, chủ trƣơng, chính sách, tiềm năng, lợi thế, tình hình kinh tế xã hội của từng vùng, ngành, lĩnh vực trên địa bàn để các ngƣời dân am hiểu
+ Tƣ vấn ký kết các họp đồng liên doanh, liên kết, các hợp đồng kinh tế