Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của Công ty

3.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢNTẠ

3.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của Công ty

3.2.1.1. Quản lý vốn bằng tiền chặt chẽ hơn

Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dƣới hình thái tiền tệ bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đƣợc sử dụng để đáp ứng các nhu cầu thanh toán các khoản nợ, mua sắm các khoản vật tƣ, hàng hóa vừa là kết quả của mua bán và thu hồi nợ. Vì vậy, quy mơ vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp.Vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong q trình ln chuyển vốn dễ bị tham ơ, mất mát, lợi dụng.Việc sử dụng vốn bằng tiền cần tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính chặt chẽ và khoa học.

*) Xây dựng định mức tồn quỹ

Việc định lƣợng tiền mặt dự trữ chính xác giúp cho doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu về: giao dịch, dự phòng, tận dụng đƣợc những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong hoạt động thanh tốn chi trả. Đồng thời doanh nghiệp có thể đƣa ra các biện pháp thích hợp đầu tƣ những khoản tiền nhàn rỗi nhằm thu lợi nhuận. Điều này địi hỏi nhà quản lý phải có năng lực phân tích và phán đốn tình hình trên thị trƣờng tiền tệ, thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó có sự lựa chọn để đƣa ra các quyết định sử dụng ngân quỹ đúng đắn, làm giảm tối đa các rủi ro về lãi suất hoặc tỷ giá hối đối, tối ƣu hóa việc đi vay ngắn hạn, tăng hiệu quả sử dụng tài sản.

Để xây dựng định mức tồn quỹ Cơng ty có thể căn cứ vào nhu cầu thƣờng xuyên của đơn vị nhƣ: tiền điện, nƣớc, điện thoại,... để ƣớc tính một lƣợng tiền mặt tối thiểu nhất định cần có trong quỹ. Ngồi ra, Cơng ty có thể căn cứ số tiền mỗi bộ phận trong công ty xin tạm ứng, cân đối với số tiền đang có, số dự thu từ bán hàng để duyệt tạm ứng.

Quản lý tiền mặt hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn nói riêng và hiệu quả sử dụng tài sản nói chung cho doanh nghiệp.

*) Quản lý dự tốn thu chi tiền

Mục đích của quản lý vốn bằng tiền là khống chế lƣợng vốn ở mức độ thấp nhất có thể mà vẫn đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp vận hành bình thƣờng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Theo kinh nghiệm của nhiều doanh nghiệp thành cơng thì một trong những phƣơng pháp quản lý vốn bằng tiền mặt hiệu quả là thực hiện nghiêm túc quản lý dự toán thu chi tiền mặt.

Cơng ty hiện khả năng thanh tốn nhanh thấp, chƣa quy định mức tồn quỹ cụ thể. Để có thể thực hiện quản lý vốn bằng tiền thơng qua dự tốn thu, chi.

*) Thường xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt

Thƣờng xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt để kịp thời phát hiện sai phạm nếu có, từ đó đƣa ra biện pháp khắc phục, truy tìm nguyên nhân, tra cứu trách nhiệm một cách kịp thời, hạn chế tổn thất một cách tốt nhất.

3.2.1.2. Tăng cường quản lý các khoản phải thu

Khoản phải thu của Công ty chủ yếu là khoản phải thu khách hàng thể hiện số tiền khách hàng còn nợ sau khi Cơng ty bán sản phẩm, hàng hóa, thi cơng hồn tất, nghiệm thu, xuất hóa đơn cho khách hàng. Ngồi ra, trong q trình thi cơng doanh nghiệp cũng phải ứng trƣớc một số tiền để mua vật tƣ, chi phí nhân cơng khoản phải thu này thể hiện ở sản phẩm dở dang trên sổ sách kế tốn của Cơng ty. Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong cơng tác quản lý tài chính doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt với Công ty cổ phần công nghiệp Thiên Phú khi các khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn thì điều đó càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Bởi việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với

doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ q hạn khó địi hoặc khơng thu hồi đƣợc do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có một chính sách tín dụng hợp lý doanh nghiệp sẽ thu hút đƣợc khách hàng, làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, Công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:

*) Phân loại khách hàng, đưa ra chính sách tín dụng phù hợp

Khách hàng của Cơng ty khá đa dạng gồm: Nhà nƣớc, doanh nghiệp lớn, hệ thống đại lý, nhà phân phối.

+ Khách hàng là Nhà nƣớc: Công ty thƣờng đấu thầu các cơng trình điện lực lớn của Điện lực các tỉnh trên tồn quốc. Cơng ty nên chủ động trong việc tìm kiếm thơng tin để khơng q bị động, phụ thuộc vào kế hoạch vốn. Cũng nhƣ chủ động các phƣơng án tài chính khi chƣa đƣợc nhà nƣớc thanh tốn. Khi đƣợc thanh tốn thì số tiền thu đƣợc lại khá lớn. Cơng ty cũng nên có kế hoạch phù hợp để sử dụng nguồn tiền này, tránh tình trạng lãng phí, lạm dụng cơng quỹ sảy ra.

+ Khách hàng là doanh nghiệp: Rất nhiều doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực xây dựng bất động sản đã trở thành khách hàng của Cơng ty. Các doanh nghiệp này có quy mơ lớn, tuy nhiên, năng lực tài chính thì khác nhau.Đây là những khách hàng lớn, có uy tín nên có chính sách bán chịu khác, có thể linh hoạt hơn.

+ Khách hàng đại lý, nhà phân phối: đây là hệ thống bán hàng cực kỳ quan trong đối với Công ty, Công ty đã mất khá nhiều năm để xây dựng đƣợc hệ thống bán hàng đại lý, nhà phân phối rộng khắp lãnh thổ Việt Nam. Đối với hệ thống bán hàng này Công ty thƣờng cho nợ 30 ngày.Việc tiêu thụ hàng hóa qua kênh bán hàng này là rất ổn định, nên cơng ty cần chú ý chăm sóc khách hàng tốt hơn.

*) Có chính sách chiết khấu linh hoạt

Doanh nghiệp có thể đƣa ra một số chính sách chiết khấu khuyến khích việc khách hàng thanh tốn sớm.Khi đƣa ra các chính sách này Cơng ty cần xem

xét tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh tranh để có chính sách bán chịu thích hợp và có lợi. Cơng ty cũng phải căn cứ vào tình trạng tài chính của Cơng ty: Cơng ty không thể mở rộng việc bán chịu cho khách hàng khi đã có nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt lớn vốn bằng tiền trong cân đối thu chi bằng tiền. Khi tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trƣớc hạn và thu hút thêm đƣợc khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhƣng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, Cơng ty cần cân nhắc tỷ lệ chiết khấu cho phù hợp.

*) Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quản lý các khoản

phải thu

Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận kỹ thuật với bộ phận kế tốn của Cơng ty. Bộ phận kỹ thuật phải lên kế hoạch sản xuất, thi công rõ ràng, cụ thể, cố gắng hồn thiện sản phẩm, cơng trình đúng tiến độ, càng sớm càng tốt, nhanh chóng giao hàng hoặc bàn giao, nghiệm thu cơng trình. Sau đó chuyển hồ sơ lên bộ phận kế tốn để làm thủ tục thanh tốn tiền.

*) Có chính sách khuyến khích việc thu hồi nợ

Ban giám đốc căn cứ hồ sơ xét duyệt hạn mức tín dụng, hạn thanh tốn cho từng khách hàng. Có chính sách khuyến khích nhân viên trong việc thu hồi nợ. Có thể thƣởng theo phần trăm số nợ thu đƣợc để khuyến khích việc địi nợ.

Đối với các khoản sắp đến kỳ hạn thanh tốn, Cơng ty phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết đồng thời thực hiện kịp thời các thủ tục thanh tốn, nhắc nhở, đơn đốc khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, Công ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi. Bên cạnh đó, Cơng ty phải tìm hiểu ngun nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi thích hợp.

Hiện tại Cơng ty đã mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh tốn với khách hàng,song chƣa thƣờng xuyên xem xét, đánh giá tình hình nợ phải thu và dự đốn nợ phải thu từ khách hàng.

*) Thành lập bộ phận quản lý nợ, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý tín

dụng.

Cơng ty vẫn chƣa quan tâm thích đáng đến việc quả lý nợ, xem đây là một góc nhỏ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay việc quản lý nợ tại Công ty chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và do cán bộ phịng kế tốn phụ trách là chủ yếu. Để có thể nâng cao hiệu quả quản lý nợ Công ty nên thành lập bộ phận chuyên trách, kết hợp với bộ phận kỹ thuật, bộ phận tài chính kế tốn trong quá trình quản lý nợ phải thu.

Bên cạnh đó Cơng ty cũng cần tăng cƣờng đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ quản lý nợ và phân tích tín dụng thƣơng mại. Cán bộ chuyên trách sẽ cần đƣợc huấn luyện về các nghiệp vụ: quản lý, phân loại, xử lý nợ...

Có nhƣ vậy cơng tác quản lý tính dụng sẽ bài bản hơn, hiệu quả hơn.Bộ phận này cũng sẽ giúp Công ty thƣơng lƣợng trong các hợp đồng mua vật tƣ, TSCĐ sao cho có lợi nhất.

*) Nên thường xuyên áp dụng rộng rãi hình thức bảo lãnh thanh tốn Bảo lãnh là sự cam kết của bên thứ 3 thực hiện nghĩa vụ của ngƣời đƣợc bảo lãnh trong trƣờng hợp ngƣời ngày không thực hiện hoặc khơng hồn thành nghĩa vụ đó.

Có nhiều hình thức bảo lãnh: bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh tốn. Với những khách hàng có mức độ tín nhiệm thấp, để quản lý tốt hơn các khoản phải thu, tăng độ tin cậy trong thu hồi nợ Cơng ty nên u cầu bảo lãnh thanh tốn.

Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, thúc đẩy công tác thanh toán nợ là một trong những biện pháp tháo gỡ khó khăn về vốn, giảm lƣợng vốn ứ đọng ở

khâu thanh tốn, nhanh chóng thu hồi và quay vịng vốn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh cũng nhƣ hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.

3.2.1.3. Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng nằm trong các khoản mục TSNH của doanh nghiệp.

*) Xây dựng định mức về sử dụng, lưu kho vật tư

Vật tƣ thƣờng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí giá thành sản phẩm. Nếu sử dụng tiết kiệm sẽ góp phần đáng kể giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp, ngƣợc lại sẽ làm cho chi phí doanh nghiệp tăng cao, lãng phí vật tƣ là lãng phí nguồn lực trong điều kiện nguồn lực có hạn, thì đây là một việc tự mình làm cho mình yếu đi.

Cũng vì lý do chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí, đối với doanh nghiệp sản xuất thời gian để hoàn thành đơn hàng thƣờng là ngắn hạn, nhƣng do việc xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu chƣa tốt dẫn đến có nguyên vật liệu thừa nhiều, có nguyên vật liệu thiếu, ảnh hƣởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành sản phẩm. Vì vậy Cơng ty cần xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu hợp lý hơn, nhằm đẩy nhanh thời gian hoàn thành sản phẩm.

*) Cải tiến một số khâu trong công tác quản lý nguyên vật liệu – công cụ

dụng cụ

Thƣờng xuyên kiểm tra thực trạng sử dụng vật tƣ tại nhà máy, cơng trình, tránh tình trạng lãng phí, thất thốt sảy ra.Đặc biệt đối với các vật tƣ đƣa đến cơng trình thi cơng.

Cần đào tạo bồi dƣỡng thêm cho cán bộ phịng kế hoạch về máy móc, thiết bị, kỹ thuật để tăng hiệu quả giám sát trong việc sửa chữa, thay thế phụ tùng máy móc thiết bị.

+ Hàng năm căn cứ vào kế hoạch sản xuất, công ty ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu với các nhà cung cấp có uy tín.

+ Khi có nhu cầu vật liệu phục vụ sản xuất, căn cứ vào dự trù vật liệu của các đơn vị sản xuất đã đƣợc trình duyệt và tiến độ sản xuất, cơng ty cử cán bộ của phòng mua hàng đi mua hàng theo số lƣợng, chủng loại vật liệu theo yêu cầu của các đơn vị sản xuất.

Cơng ty có thể tận dụng một số phế liệu trong quá trình sản xuất để bán nhƣ: đồng phế, nhựa phế, nhơm phế,... Khi đó phế liệu thu hồi của sản phẩm nào, cơng trình nào sẽ hạch tốn giảm giá thành cho sản phẩm, cơng trình đó, đây cũng là một cách quản lý triệt để giúp tiết kiệm, hạn giá thành sản phẩm.

3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản dài hạn của Công ty

3.2.2.1.Tăng cường quản lý TSCĐ

Quản lý TSCĐ là một việc hết sức quan trọng. Trƣớc hết, hàng năm Công ty phải tiến hành công tác kiểm kê TSCĐ, phân loại TSCĐ theo tiêu chí TSCĐ đang sử dụng, khơng cần dùng, chờ thanh lý, nhƣợng bán, đang cho thuê, cho mƣợn, TSCĐ đi thuê, đi mƣợn. Cách phân loại này là hết sức cần thiết để Cơng ty theo dõi đƣợc tình trạng tài sản một cách thƣờng xuyên, có hệ thống từ đó Cơng ty có thể đƣa ra các quyết định phù hợp cho từng loại tài sản. Các quyết định đó có thể là quyết định thanh lý, nhƣợng bán những TSCĐ có hiệu quả sử dụng thấp, không cần dùng để tránh ứ đọng vốn, đó có thể là quyết định sửa chữa để tiếp tục đƣa phƣơng tiện, máy móc thiết bị vào sử dụng hay là quyết định đầu tƣ mới TSCĐ.

Đối với quản lý cụ thể tài sản, Công ty đã mở sổ theo dõi tổng hợp và chi tiết cho từng TSCĐ, theo dõi nguyên giá, giá trị còn lại của TSCĐ, theo dõi những biến động tăng, giảm giá trị tài sản theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Tuy nhiên, việc theo dõi này cần kết hợp với việc kiểm kê thực tế, phân loại đánh giá TSCĐ hàng năm sẽ đảm bảo cơng tác quản lý tài sản đƣợc tồn diện và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.

Công ty nên xây dựng quy chế quản lý, sử dụng TSCĐ, phân cấp quản lý TSCĐ một cách hợp lý, rõ ràng nhằm nâng cao trách nhiệm cho từng bộ phận

trong quá trình sử dụng. Việc ban hành quy chế quản lý TSCĐ phải đi kèm với việc thƣờng xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện, chấp hành quy chế của các bộ phận.

Khi đƣa TSCĐ vào sử dụng, Công ty cần lựa chọn phƣơng pháp khấu hao và mức khấu hao hợp lý làm cơ sở cho việc thu hồi kịp thời, đầy đủ vốn đầu tƣ ứng trƣớc vào TSCĐ. Từ đó tạo điều kiện cho Công ty tập trung vốn nhanh để đầu tƣ đổi mới TSCĐ.

Để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản địi hỏi Cơng ty phải sử dụng máy móc thiết bị hết cơng suất, duy trì đƣợc năng lực sản xuất và kéo dài thời gian hoạt động.Vì vậy, Cơng ty phải lập ra kế hoạch sử dụng TSCĐ hợp lý dựa trên kế hoạch hoạt động kinh doanh và thực trạng tài sản của Công ty.

+ Tăng cường sửa chữa, nâng cấp TSCĐ đi kèm với đầu tư đúng hướng

Trƣớc hết, Công ty cần thực hiện tốt chế độ bảo dƣỡng, sửa chữa TSCĐ, xây dựng kế hoạch nâng cấp TSCĐ để khai thác hết cơng suất của máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải, duy trì năng lực hoạt động, kéo dài tuổi thọ của TSCĐ, tránh tình trạng TSCĐ hƣ hỏng trƣớc thời hạn hoặc hƣ hỏng bất thƣờng làm tăng chi phí sử dụng TSCĐ cũng nhƣ thiệt hại do ngừng hoạt động.