II- Thực trạng công tác Tổ chức quản lý kinh doanh xuất bản phẩm của Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội trong hai năm 1997-
1. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Sáchvà Thiết Bị trường học Hà Nộ
Một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu tác động tới việc kinh doanh của mọi tác nhân kinh tế nói chung và của Cơng ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội nói riêng có thành cơng hay khơng là việc tổ chức, sắp xếp bộ máy quản lý kinh doanh ra sao? Điều này thể hiện trình độ bố trí hệ thống lãnh đạo, cũng như việc liên kết giữa các phịng, ban trong Cơng ty sao cho thật đơn giản, gọn nhẹ nhưng hiệu quả.
Bộ máy quản lý của Cơng ty bao gồm: Giám đốc, một Phó Giám đốc kỹ thuật và các Phòng ban chức năng như Phịng Kế hoạch - Kinh doanh, Phịng kế tốn Tài vụ, Phịng Hành chính Tổng hợp, Kho, Cửa hàng bán lẻ.
Giám đốc Cơng ty: Là thủ trưởng của Công ty, quản lý và điều hành mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của Cơng ty, chịu trách nhiệm tồn diện về quyền sử dụng và bảo toàn phát triển vốn được giao, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, cấp trên trực tiếp và cán bộ công nhân viên trong Công ty về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về các hoạt động đúng pháp luật và các chế độ quy định, chăm lo đời sống của cán bộ công nhân viên và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Phó giám đốc kỹ thuật: Là người giúp việc Giám đốc và trực tiếp phụ trách một số
mặt cơng tác sau: Quản lý tình trạng kỹ thuật, đầu tư xây dựng cơ bản và trang thiết bị của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về những công việc được phân công phụ trách.
Kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn tài vụ: Là người giúp Giám đốc Công ty
tổ chức bộ máy kế tốn thống kê và thơng tin kinh tế theo đúng các quyết định của pháp lệnh hiện hành, đảm bảo vốn cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Bên dưới là các Phòng ban như:
Phòng kế hoạch - Kinh doanh: Là phịng chức năng của Cơng ty, có nhiệm vụ căn
cứ vào nhu cầu của thị trường được phản ánh qua thơng tin từ các Phịng Giáo dục quận, huyện, các nhà trường và tính tốn thực tế để lập kế hoạch kinh doanh hàng năm. Từ kế hoạch được duyệt tổ chức đặt hàng với các cơ sở sản xuất như Nhà xuất bản Giáo dục, Tổng Công ty cơ sở vật chất Bộ Giáo dục và Đào tạo (mảng thiết bị) và các cơ sở khác. Đồng thời tổ chức bán hàng, phân phối Sách giáo khoa và thiết bị cho các quận, huyện, nhà trường, các đại lý theo phương thức bán bn, ngồi ra phòng kế hoạch còn làm các thủ tục xuất nhập khẩu các loại hàng hóa trong phạm vi kinh doanh.
Phòng kế tốn tài vụ: Là phịng chức năng của Cơng ty, có nhiệm vụ Căn cứ vào
hóa đơn bán hàng, mua hàng và các thủ tục xuất nhập khẩu của Phịng kế hoạch để ghi chép, theo dõi q trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty và xử lý các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh, thực hiện q trình thanh tốn với khách hàng và người cung cấp, tổ chức hoạt động hạch tốn, kế tốn và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thông tin kinh tế và lưu giữ hồ sơ, tài liệu cần thiết liên quan đến kế tốn. Ngồi ra, Phịng kế tốn tài vụ còn giúp Giám đốc nắm bắt được một bức tranh tổng quan về tình hình tài chính, biến động tài sản, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách... và trên cơ sở các thơng tin kế tốn cập nhật để Giám đốc có quyết định quản lý hữu hiệu hơn.Về cơ cấu tổ chức, phịng gồm có 7 người, trưởng phịng có trình độ cử nhân kế tốn tài chính và các chun viên, giúp việc cho trưởng phòng và trực tiếp phụ trách các mặt cơng tác sau:
- Kế tốn tổng hợp: Giúp cho Trưởng phịng và tổng hợp tồn bộ hoạt động tài chính, kế tốn của Cơng ty.
- Kế tốn kho (kiêm nhiệm cơng tác bán hàng): Theo dõi tình hình xuất nhập và tồn kho vật tư hàng hóa của Cơng ty.
- Kế tốn thanh tốn: Theo dõi tình hình tiền mặt và ngoại tệ tại Ngân hàng, giao dịch thu chi với Ngân hàng.
- Kế toán kiểm toán: Theo dõi sự biến động vốn, hàng hóa
Phịng hành chính - Tổng Hợp: Là phịng chức năng của Cơng ty đảm nhiệm công
tác văn thư, bảo mật, bảo vệ các thủ tục cần thiết trong nội bộ của Công ty, tổ chức cung cấp trang thiết bị cho cán bộ cơng nhân viên và phục vụ q trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của Cơng ty.
Kho: Có nhiệm vụ thực hiện tiếp nhận hàng hóa mua về, xuất hàng ra và tổ chức
bảo quản, bảo vệ các loại hàng hóa của Cơng ty.
Cửa hàng bán lẻ: Là đơn vị bán lẻ các loại Sách giáo khoa, thiết bị phục vụ cho
công tác giảng dạy và học tập cho mọi đối tượng có nhu cầu ngay tại cửa hàng của Công ty.
Tồn thể bộ máy quản lý kinh doanh của Cơng ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội có 43 người được phân bổ theo các phịng ban có thể được khái qt bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Sách và Thiết Bị trường học hà nội
Giám đốc Cơng ty Phịng Kế tốn tài vụ Cửa hàng lẻ Phòng Kế hoạch Phịng Hànhchính Kho Các đại lý của Cơng ty