2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức
Một trong những yếu tố mang lại hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của Cơng ty TNHH Vạn Hương chính là cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự của công ty, hiên nay cơ cấu tổ chức của cơng ty bao gồm có ban giám đốc và 04 phịng ban chính, mỗi phịng ban đều được quy định chức năng và nhiệm vụ cụ thể để thực hiện công việc chung do ban giám đốc giao.
Để thấy rõ hơn về sơ đồ tổ chức của cơng ty ta có hình vẽ dưới đây:
Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức cơng ty (Nguồn: Phịng HC-NS) 2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận * Ban giám đốc Ban Giám đốc Phịng Kế tốn Phòng Bán hàng Phòng HC-NS Phòng Kế hoạch
22
- Là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, nhân sự và các hoạt động khác của công ty.
- Ban giám đốc công ty gồm: 01 giám đốc và 02 phó giám đốc
* Phòng bán hàng
- Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động, kế hoạch kinh doanh của công ty theo dõi, đơn đốc thực hiện, phân tích, tổng hợp và báo cáo số liệu.
- Tổng hợp thông tin, đánh giá và đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm cho khách hàng theo yêu cầu đề xuất từ khách hàng.
- Chịu trách nhiệm chính về doanh số cũng như hồn thành các chỉ tiêu về kinh doanh do lãnh đạo giao.
- Thực hiện công tác nghiên cứu thị trường: Xây dựng chương trình và tổ chức nghiên cứu thị trường, đánh giá thị trường, chiến lược kinh doanh.
- Thực hiện công tác PR, quảng cáo: Xây dựng các chương trình PR, quảng cáo, truyền thồng, quản lý đào tạo, hỗ trợ chuyên môn cho bộ phận kinh doanh…
* Phịng Kế tốn
- Giúp cho giám đốc thực hiện các kế hoạch sản xuất quản lý kinh doanh tài chính trong q trình sản xuất tại cơng ty.
- Thực hiện hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước và cơng ty, thơng qua đó mà phân tích hoạt động kinh tế, phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định.
- Lập kế hoạch tài chính hàng năm theo kế hoạch sản xuất đề ra nhằm đáp ứng về lĩnh vực tài chính trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
- Phân tích tài chính kinh doanh trong cơng ty, đánh giá đúng đắn tình hình tài chính và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty và các đơn vị trực thuộc. Phát hiện và đề ra các biện pháp xử lý các sai phạm như: lãng phí, tham ơ, cố tình vi phạm các nguyên tắc quản lý kinh tế gây thất thốt tài sản của cơng ty.
23
- Tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ về tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp.
* Phịng Hành chính – Nhân sự
- Quản lý, sử dụng hợp lý các thiết bị văn phịng của cơng ty. Tham mưu cho giám đốc về việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động trong tồn cơng ty.
- Thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nguồn cán bộ theo chủ trương của giám đốc và hướng dẫn của ngành; tổng hợp báo cáo giám đốc xét duyệt nâng bậc lương, kiểm điểm cán bộ hàng năm theo quy định.
- Cùng với các phòng ban tổ chức xây dựng áp dụng điều chỉnh các định mức lao động, đơn giá tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội theo từng thời kỳ đúng với chế độ quy định của Nhà nước và của Công ty.
- Kiểm tra, hướng dẫn việc trả lương, chia lương, thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động gồm: nghỉ hưu, mất sức, tai nạn lao động…
- Phối hợp với thanh tra, kiểm tra của cơng đồn để xác định giải quyết khiếu nại của công nhân viên.
- Cùng với các phịng ban chun mơn kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch và thực hiện các chế độ chính sách của đơn vị trực thuộc. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê nghiệp vụ, quản lý hồ sơ, giấy tờ theo chức năng và đảm bảo chất lượng.
* Phòng kế hoạch
- Thực hiện nhiệm vụ xây dựng kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, vật tư phục vụ cho tồn bộ hoạt động của cơng ty.
- Đảm bảo cung ứng vật tư, nguyên vật liệu và các hoạt động điện, nước… đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do ban giám đốc giao phó.