2.2.1 .Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốndoanh thu
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện cơng tác kế tốndoanh thu, chi phí và xác định
định kết quả kinh doanh tại công ty.
Về việc luân chuyển chứng từ
trong ngày từ thủ kho cho nhân viên kế toán doanh thu chậm nhất vào sáng ngày hơm sau để nhân viên kế tốn có thể ghi nhận doanh thu kịp thời, giảm khối lượng công việc vào cuối mỗi tháng.
Việc sử dụng phần mềm kế tốn
Cơng ty nên áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán như việc sử dụng phần mềm kế tốn để giảm bớt cơng việc của kế tốn giúp cho kế tốn có thể đưa ra các báo cáo nhanh chóng, chính xác nhất phục vụ cho cơng tác quản trị của ban giám đốc. Giúp ban giám đốc có thể đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời tạo lợi thế cho doanh nghiệp trong kinh doanh. Tạo niềm tin vào các báo cáo tài chính mà cơng ty cung cấp cho các đối tượng bên ngồi. Đồng thời giải phóng các kế tốn viên khỏi cơng việc tìm kiếm, kiểm tra số liệu trong việc tính tốn số học đơn giản nhàm chán để họ có thể dành nhiều thời gian cho lao động sáng tạo của cán bộ quản lý.
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm kế toán như phần mềm kế toán MISA, BRAVO, phần mềm kế toán Việt Nam – KTVN, FAST, SASINNOVA…
Và có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp phần mềm miễn phí cho doanh nghiệp như Phần mềm kế tốn SAS INNOVA của cơng ty cổ phần SIS Việt Nam. Đây cũng là phần mềm rất hay. Doanh nghiệp chỉ cần gửi hồ sơ đăng ký qua mail, fax hoặc bưu điện Công ty SIS sẽ hẹn ngày đến lấy đĩa cài và hướng dẫn sử dụng cho doanh nghiệp. Cơng ty cịn mở các khóa đào tạo trực tiếp cho khách hàng.
Khi cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn thì trình tự hạch tốn sẽ như sơ đồ 1.21 Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán.
Máy sẽ tự động chạy các số liệu vào tất cả các sổ sách kế tốn có liên quan. Đến cuối quý, kế toán lập chứng từ phân bổ và kết chuyển.
Từ đó lập nên các báo cáo tài chính.
Việc áp dụng chính sách chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán
Như đã trình bày rõ tác dụng của các chính sách ưu đãi trong tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm. Để thu hút được nhiều khách hàng mới mà vẫn giữ được khách hàng lớn lâu năm, để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, Cơng ty nên có chính sách khuyến khích người mua hàng với khối lượng lớn bằng cách áp dụng chính sách chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán.
* Chiết khấu thƣơng mại: Là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ cho
người mua hàng với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán hoặc các cam kết mua bán hàng.
Cơng ty có thể áp dụng chiết khấu thương mại trong một số trường hợp sau - Đối với khách hàng thường xuyên ký kết hợp đồng có giá trị lớn với cơng ty, cơng ty có thể: Giảm giá trị hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm nào đó trên tổng trị giá hợp đồng.
- Đối với khách hàng lần đầu có mối quan hệ mua bán với công ty nhưng mua hàng với khối lượng lớn, cơng ty có thể áp dụng tỷ lệ chiết khấu cao hơn nhằm khuyến khích khách hàng có mối quan hệ thường xuyên hơn và thu hút các khách hàng có mối quan hệ mua bán với mình, tạo lợi thế cạnh tranh với doanh nghiệp khác kinh doanh cùng một mặt hàng.
Để hạch tốn chiết khấu thương mại cơng ty sử dụng tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại. Khi hạch toán phải đảm bảo: Chỉ hạch toán vào tài khoản này những khoản chiết khấu thương mại mà người mua được hưởng. Trong trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt mức chiết khấu thì khoản chiết khấu này được ghi giảm trừ vào giá bán trên hoá đơn lần cuối cùng. Trường hợp khách hàng không trực tiếp mua hàng hoặc khi số tiền chiết khấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hố đơn bán hàng lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua.
Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản tiền chiết khấu này khơng được hạch tốn vào TK 521.
Phương pháp hạch toán như sau:
- Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại (Số tiền đã trừ thuế GTGT phải nộp) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111,112 - Thanh tốn ngay Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
mua sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần.
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521 - Chiết khấu thương mại
Chiết khấu thanh toán là số tiền giảm trừ cho người mua do người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định trong hợp đồng hoặc trong cam kết. Số tiền chiết khấu này được hạch tốn vào TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính.
* Phƣơng pháp kế tốn TK 532 “Giảm giá hàng bán”
Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán, kế toán phản ánh: Nợ TK 532 - Số tiền giảm giá cho hàng bán
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp theo số tiền giảm giá
Có TK 111,112,131 - Tổng số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho khách hàng Cuối kỳ hạch toán kết chuyển giảm giá hàng bán để điều chỉnh giảm doanh thu:
Nợ TK 511 - Giảm giá hàng bán
Có TK 532 - Kết chuyển giảm giá hàng bán
Với các biện pháp khuyến mãi này có thể cơng ty không thể giữ được các khách hàng truyền thống mà còn tăng được khối lượng khách hàng mới trong tương lai vì có sự ưu đãi của cơng ty trong việc bán hàng và thanh tốn, giúp thúc đẩy quá trình tiêu thụ, tăng thêm năng lực cạnh tranh trên thị trường
Việc mở thêm các tài khoản này góp phần hồn thiện đầy đủ, cụ thể hơn nữa hệ thống tài khoản kế tốn cho cơng ty, đáp ứng yêu cầu của hạch toán kế tốn tiêu thụ.
Về việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nếu phát sinh lớn có thể hạch tốn vào TK 142 , 242- Chi phí trả trước để phân bổ dần vào các kỳ kế tốn tránh tình trạng chi phí tăng cao vào một tháng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
Khi phát sinh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với giá trị lớn, kế toán phản ánh:
Nợ TK 142, 242 : Chi phí trả trước
Có TK 111, 112….: các tài khoản liên quan.
Nợ TK 641, 642 : Phần chi phí phân bổ vào chi phí BH và QLDN Có TK 142,242 : Chi phí trả trước
Việc trích lập dự phịng phải thu khó địi
Cơng ty nên trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi nhằm đề phịng nợ phải thu thất thu khi khách hàng khơng có khả năng chi trả nợ và xác định giá trị thực của một
khoản tiền nợ phải thu lập trên các BCTC của năm báo cáo.
Phƣơng pháp xác định
Cách 1: Có thể ước tính một tỷ lệ nhất định (theo kinh nghiệm) trên doanh số bán
chịu Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu x Tỷ lệ ƣớc tính
Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách
hàng, phân loại theo thời hạn thu nợ, các khách hàng quá hạn được xếp loại khách hàng khó địi, nghi ngờ. Doanh nghiệp cần thơng báo cho khách hàngvà trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả bằng phương pháp xác minh, để xác định số dự phòng cần lập theo số % khả năng mất (thất thu):
Dự phịng phải thu khó địi cần lập = Nợ phải thu khó địi x Số % có khả năng mất Căn cứ xác định nợ phải thu khó địi
Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán trên hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ.
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán trên hợp đồng kinh tế( các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Mức trích lập: (Theo thơng tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009)
Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau: - 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm
vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi được để trích lập dự phịng.
Tài khoản sử dụng: TK139
Phƣơng pháp hạch toán:
- Cuối năm, xác định số dự phịng cần trích lập. Nếu số dự phịng phải thu khó địi ở kỳ kế toán này lớn hơn kỳ kế toán trước chưa sủ dụng hết thì hạch tốn phần chênh lệch vào chi phí:
Nợ TK642 Có TK 139
- Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ này nhiều hơn kì trước thì số chênh lệch được ghi giảm chi phí:
Nợ TK139 Có TK642 - Xoá nợ: Nợ TK 139 Có TK 642 Có TK 131 Có TK138 Đồng thời ghi Nợ TK004
- Đối với nợ khó địi đã xử lý xố nợ sau đó thu hồi được: Nợ TK 111, 112...
Có TK 771
Trên đây là một vài nhận xét và kiến nghị của em đưa ra nhằm giúp cơng ty có thêm những lựa chọn trong cơng tác kế tốn các nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại cơng ty trong q trình thực tập tại cơng ty. Do kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nhưng với những gì được nghiên cứu và giảng dạy trên ghế nhà trường em có đưa ra những nhận định trên hy vọng sẽ được sự quan tâm của quý công ty đến những kiến nghị đó.