II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và thực hiện hợp
a) Hoàn thiện các nghiệp vụ
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà cịn nâng cao uy tín của cơng ty đối với khách hàng tạo điều kiện để khách hàng thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.
Qua việc phân tích ở chơng II em thấy cơng tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại CIRI vẫn còn những tồn tại tuy là khơng lớn nhng nó cũng ảnh hởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Để công ty hoạt động theo đúng nghĩa những mục tiêu và phơng hớng đề ra một cách có hiệu quả thì địi hỏi cơng ty phải có những biện pháp thích hợp. Cơng ty cần thực hiện tốt các cơng việc sau:
Về việc mở L/C:
Nh đã trình bày ở phần trên thì một lỗi nhỏ nh viết sai, viết nhầm do lỗi chính tả cũng sẽ bị phạt 20 USD/lỗi. Bởi vậy, trong cơng tác mở L/C cơng ty cần phải có một ngời hiểu biết, thơng thạo về việc mở L/C để tránh khỏi những lỗi khơng đáng có. Để cho cẩn thận và an tồn thì trớc khi mở L/C cơng ty nên mở trớc một L/C mẫu để Fax cho bên đối tác nớc ngoài (ngời xuất khẩu) đối chiếu L/C với hợp đồng. Nếu đồng ý các điều khoản trong L/C thì cơng ty tiến hành mở L/C. Nếu nhà cung ứng cảm thấy cha phù hợp thì cần báo ngay cho CIRI biết và cán bộ CIRI sẽ khắc phục những chỗ cha phù hợp đó rồi mới mở L/C làm đợc nh vậy công ty mới đỡ tốn kém về chi phí sửa đổi.
Trong q trình mở L/C thì cơng ty cũng không nên mở sớm quá và cũng khơng nên mở muộn q. Bởi vì, nếu mở sớm q thì cơng ty sẽ bị đọng vốn cịn
nếu nh mở muộn q thì sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của bên đối tác từ đó ảnh hởng đến q trình nhập hàng của công ty. Tốt nhất công ty nên mở L/C vào thời điểm mà bên kia cùng lúc giao hàng. Có nh vậy nó sẽ đảm bảo đợc quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
Đơi khi có những lúc bên đối tác nớc ngồi lại yêu cầu công ty mở L/C tại ngân hàng mà cơng ty khơng có tài khoản. Khi này cơng ty cần phải có chính sách mềm dẻo để thơng lợng với đối tác chuyển sang mở tại ngân hàng mà cơng ty có tài khoản. Cịn nếu đối tác khơng chấp nhận thì cơng ty phải thoả thuận với ngân hàng đó để cơng ty có thể vay vốn của họ thơng qua việc trình bày cho họ bản phơng hớng kinh doanh và hứa sẽ trả cho họ số tiền và cả lãi vay đúng thời hạn.
Cần chủ động và linh hoạt trong vấn đề thuê phơng tiện vận chuyển hàng nhập khẩu.
Đây có thể là điểm yếu chung cho tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam và CIRI nói riêng. Do các cán bộ nghiệp vụ cha có nhiều kinh nghiệm và cha tinh thơng các điều kiện thuê tàu nên công ty thờng ký hợp đồng theo giá CIF tức trách nhiệm thuê phơng tiện vận tải (cụ thể là thuê tàu biển) là do ngời bán đảm nhận. Mà chúng ta đã biết cơ cấu giá thành của hàng hoá nhập khẩu sẽ bằng: Giá gốc + Chi phí vận chuyển + Các chi phí khác (bảo hiểm, thuế...). Nh vậy nếu giảm đợc chi phí vận chuyển thì sẽ giảm đợc chi phí lu thơng góp phần nâng cao lợi nhuận của công ty. Do vậy, tuỳ theo từng điều kiện cụ thể của từng chuyến hàng nh khối lợng, giá trị mua... mà cơng ty có sự lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng thích hợp.
Do vậy để khắc phục hạn chế này cơng ty nên có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê phơng tiện vận tải cho đội ngũ cán bộ chuyên trách công việc này của cơng ty thơng qua các hình thức đào tạo nâng cao nghiệp vụ. Để có thể hồn thành tốt trách nhiệm thuê phơng tiện vận tải (nếu trong hợp đồng quy định) thì cơng ty cần phải chú ý nghiên cứu kỹ thị trờng chuyên chở sao cho có đợc cớc phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo cho hàng hố chun chở. Việc này có thể thơng qua ngời mơi giới trong lĩnh vực chuyên chở bởi vì họ là ngời rất am hiểu và có kinh nghiệm ký kết hợp đồng chuyên chở vận chuyên một cách chặt chẽ, đảm bảo an tồn khi có khiếu nại xảy ra và hạn chế đợc rủi ro. Ngồi ra, cơng ty có
thể uỷ thác việc thuê tàu cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nớc nh: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA)...
Trong hợp đồng thuê tàu biển công ty đặc biệt chú ý tới một số điều quan trọng trong hợp đồng thuê tàu nh: Số lợng; Giá cớc; Các cảng bốc dỡ; Ngày bốc dỡ; Thanh tốn.
Ngồi việc nâng cao trình độ nghiệp vụ th tàu biển thì cơng ty cần phải khai thác những mặt lợi của các phơng tiện khác để nhằm tìm ra một phơng tiện vận tải hữu hiệu nhất phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh nhất định. Ví dụ: Vận chuyển bằng đờng hàng khơng là biện pháp vận chuyển đang mở rộng nhng vẫn cịn hạn chế vì đắt. Tuy nhiên khơng nên đánh giá nó chỉ vì điều đó vì những mặt lợi sau đây cho phép tiết kiệm một cách đáng kể:
- ít phí tổn hơn về bao bì (3-4 lần so với đờng biển).
- Phí bảo hiểm rất thấp.
- Giao hàng đợc nhiều chuyến hơn.
- Chuyển hàng nhanh hơn.
Do vậy những mặt hàng nào của công ty cần phải nhận hàng nhanh hoặc có giá trị cao thì nên dùng phơng tiện vận tải này.
Thủ tục hải quan:
Hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Điều này là do thủ tục hải quan còn nhiều bớc, nhiều nấc trung gian và nếu có bất cứ sai phạm nào về hàng hố, về giấy tờ thì phải trả giá bằng thời gian và tiền của.
Việc khai báo hải quan nhằm mục đích là để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hàng hố xuất nhập khẩu và làm cơ sở tính thuế và miễn giảm thuế. Bởi vậy, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan bao gồm các nội dung: Tên hàng, phẩm chất số lợng, ký mã hiệu hoặc mã số, khối lợng, đơn giá,...và nộp các chứng từ khác có liên quan nh vận đơn, hố đơn thơng mại, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê khai hàng hoá... Và bộ chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Khi xuất trình hàng hố thì hàng hố sẽ đợc đối chứng với chứng từ và bất cứ sự không ăn khớp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hố và bộ chứng từ cơng ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn nh mất thời gian và chi phí để hồn thành lại thủ tục hải quan. Do vậy để giảm bớt những rắc rối có thể xảy ra trong khâu này cơng ty cần lu ý những điểm sau đây:
- Lập hồ sơ đúng với quy định hải quan về số lợng, số loại chứng từ cần thiết.
- Kê khai nội dung trên chứng từ phải đúng, cần tham khảo cách viết cho đúng tránh tính trạng kê khai nhầm dẫn đến khơng ăn khớp với các chứng từ hoặc khơng giống với tình trạng thực tế hàng hố.
- Cần phải có ngời chun trách trong khâu tính thuế nếu khơng sẽ rất dẫn đến khai nhầm thuế làm mất thời gian tính lại. Và khi có thơng báo nộp thuế thì phải chấp hành nghiêm chỉnh vì khơng nộp thuế đầy đủ thì các bớc tiếp theo của quy trình nhận hàng sẽ khơng thực hiện đợc.
Nhận hàng:
Khi công ty nhận đợc thông báo hàng đến thì cơng ty cần phải sắp xếp các cơng việc chuẩn bị nhận hàng cho chính xác, đầy đủ và kịp thời nh:
- Trong việc uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hố thì cơng ty cần phải cung cấp cho cơ quan ga cảng những thơng tin chính xác về chuyến hàng của cơng ty cụ thể nh: Ngày đến, tên hàng, số lợng, tên con tàu... để tránh những nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra bởi vì trong một ngày thì có rất nhiều tàu cập cảng. Nếu khơng ghi chính xác tên, mã hiệu... của con tàu đó thì sẽ dẫn đến nhận lầm hàng. Ngoài ra trong một con tàu lại chở rất nhiều hàng hố khác nhau. Bởi vậy mà cần phải thơng tin đúng tên hàng, số lợng... của hàng hoá.
- Cán bộ đi làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tránh mất thời gian, đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ giao hàng trong khi làm thủ tục thơng quan cho hàng hố.
- Khi nhận chứng từ của bên nớc ngồi thì cần đối chiếu chứng từ mua hàng phải phù hợp với chứng từ mà hai bên đã nhận.
- Trong q trình tiếp nhận hàng cơng ty phải thờng xun giám sát hàng hoá về mặt chất lợng cũng nh số lợng.
Tuy nhiên, trong công tác nhận hàng nhiều khi hàng về đến cảng nhng cơng ty vẫn cha có đủ bộ chứng từ đi nhận hàng vì bộ chứng từ do phía nớc ngồi đến chậm hay do thiếu. Vì vậy cơng ty nên kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu sao cho có hiệu quả nhất. Hoạt động giám sát của công ty nên tập trung một số vấn đề sau: Giám sát ngày hàng dời cảng xếp hàng, thời gian vận chuyển, ngày hàng về đến cảng dỡ hàng thông qua thông báo gửi hàng của nhà xuất khẩu, thông báo ngày hàng nhập cảng. Giám sát việc làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toán, nhận hàng.
Để giám sát đợc các hoạt động này công ty cần phải lập bộ hồ sơ theo dõi hợp đồng và trên bộ hồ sơ theo dõi gồm các thông tin nh tên nhà sản xuất, tên hàng, đơn giá, giá trị, số lợng, ngày xếp hàng.
Bộ hồ sơ theo dõi gồm có 4 cột: Cột 1 là liệt kê tất cả các chứng từ có liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng. Cột 2 là để theo dõi những chứng từ nào đã có và những chứng từ nào cha có. Nếu có thì đánh dấu (*), khơng có thì khơng đánh dấu. Cột 3 là để xem mức độ quan trọng của chứng từ. Nó cho biết những việc nào cần làm trớc, việc nào cần làm sau và cột thứ 4 dùng để ghi chú ngày nhận chứng từ và có những sửa đổi chứng từ hay khơng.
Thông qua hồ sơ theo dõi hợp đồng này các nhân viên chuyên trách luôn biết hoạt động giám sát nào cần làm trớc, hoạt động nào cần làm sau thông qua mức độ quan trọng của từng chứng từ. Bộ phận giám sát nhập khẩu phải cố gắng giữ liên lạc thờng xuyên với các bộ phận khác của cơng ty để đảm bảo mọi thơng tin chính xác đến từng bộ phận, cùng nhau giải quyết những bất trắc có thể xảy ra trong q trình thực hiện hợp đồng.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đờng biển). Vì vậy, nó đã rút ngắn các cơng việc mà cơng ty cần phải làm ở phạm vi ngồi lãnh thổ nh thuê tàu, mua bảo hiểm. Điều này cũng có nghĩa là cơng ty khó khăn trong việc theo dõi quan sát đợc các công việc nh việc nh việc chuẩn bị hàng hoá, việc thuê tàu xếp hàng lên tàu, cũng nh hàng hoá trên đờng vận chuyển.
Việc giám sát hợp đồng địi hỏi có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để đa ra các báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho ban giám đốc. Từ
đó, ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đa ra các giải pháp tối u để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng.
Nh vậy, giám sát hợp đồng là để đảm bảo thực hiện hợp đồng một cách trôi chảy và đúng tiến độ, nâng cao hiệu quả của những hợp đồng đã thực hiện.
Kiểm tra hàng hoá:
Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng. Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành cơng việc kiểm tra đó. Mục đích của q trình kiểm tra hàng hố nhập khẩu là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của ngời mua và là cơ sở khiếu nại. Nội dung cần kiểm tra là:
- Kiểm tra về số lợng: Số lợng hàng thiếu, số lợng hàng đổ vỡ và nguyên nhân.
- Kiểm tra về chất lợng.
- Kiểm tra về chủng loại, kích thớc, màu sắc, nhãn hiệu, quy cách.
- Kiểm tra sự suy giảm về chất lợng, mức độ suy giảm, nguyên nhân.
Khi nhận hàng hố nếu có sai sót về số lợng và chất lợng thì cần mời đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải, đại diện của ngời bán kịp thời làm thủ tục khiếu nại.
Công ty CIRI đã tuân thủ nghiêm chỉnh quy định đó của nhà nớc và đơi lúc phát hiện có những sai sót về mặt số lợng tức bên bán giao khơng đúng hợp đồng cụ thể là giao hàng thiếu so với quy định do một lý do nào đó. Vậy để tránh tình trạng này cơng ty cần thoả thuận với bên bán và yêu cầu bên bán giám định hàng hoá cả về số lợng và chất lợng trớc khi giao hàng đảm bảo giao hàng đủ số lợng và đúng chất lợng. Và khi nhận đợc bản Fax giám định hàng hoá là đúng trong hợp đồng thì cơng ty mới tiến hành mở L/C cùng lúc với bên bán giao hàng. Làm đợc nh vậy cơng ty mới đảm bảo có đợc đúng số lợng trong chỉ một lần giao hàng.
Cịn về mặt chất lợng thì cha có lỗi gì xảy ra cho cơng ty. Nhng khơng phải vì thế mà không quan tâm đến việc này. Đối với điều kiện chất lợng thì cơng ty cần nêu rõ cụ thể rõ ràng. Để tiện cho việc kiểm nghiệm và xác định trách nhiệm khi quy định điều kiện chất lợng cần địi hỏi rõ ràng, cụ thể khơng nên sử dụng
những từ ngữ mơ hồ nh “ớc khoảng”, “trên dới”... đối với mặt hàng bộ linh kiện xe máy của công ty, để tránh dẫn đến những tranh chấp do chất lợng hàng hố giao thì khi hàng về đến cảng phải đa về nhập kho ngay nếu có thể. Vì nếu chậm trễ trong việc tiếp nhận hàng hố có thể làm phát sinh chi phí lu kho bãi và gây tác động xấu cho chất lợng hàng hố. Làm đợc nh vậy thì q trình thực hiện hợp đồng mới đảm bảo an tồn và khơng gây nên những sự hiểu lầm do sự khác biệt về ngôn ngữ cũng nh khoảng cách gây ra.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Kinh doanh hàng hoá nhập khẩu là một hoạt động phức tạp và nó chứa đựng nhiều rủi ro bởi vì trong kinh doanh thơng mại quốc tế giữa các nớc với nhau thì ln có sự khác nhau về ngơn ngữ, chính trị, luật pháp, tơn giáo, tập qn... dẫn đến có sự hiểu lầm về những thuật ngữ đã thống nhất trong hợp đồng. Điều này sẽ dẫn đến xảy ra các vụ tranh chấp. Tranh chấp là điều mà cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó khơng chỉ gây tốn kém thời gian và tiền bạc mà còn ảnh h- ởng tới mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Muốn kinh doanh nhập khẩu an tồn và tránh tranh chấp xảy ra thì trớc khi ký kết hợp đồng hoặc soạn thảo hợp đồng công ty nên tham khảo ý kiến của công ty t vấn luật và các công ty dịch thuật.