3.2.1 Xây d ng qui trình đánh giá thành tích cơng vi c c a nhân viên
H ng n m vào cu i tháng 6, công ty th c hi n vi c đánh giá nhân viên nh m m c đích xem xét vi c t ng l ng cho nhân viên. Vi c đánh giá là do phòng nhân s c ng nh tr ng các b ph n t đánh giá, r i đ a ra danh sách các nhân viên đ tiêu chu n đ t ng l ng, mà nhân viên không h hay bi t có s đánh giá này, c ng nh khơng bi t mình đ c đánh giá nh ng m t nào. Nh ng khuy t đi m này đã đ c trình bày Ch ng 2, nh ng chung quy c a nh ng v n đ này là công ty ch a xây d ng đ c m t quy trình đánh giá c th cho công tác đánh giá nhân viên.
gi i quy t th c tr ng trên, d a vào c s lý lu n v ti n trình đánh giá thành tích cơng tác đã trình bày Ch ng 1 (m c 1.3) tác gi ti n hành xây d ng quy trình đánh giá thành tích cơng tác bao g m 6 b c sau:
Trong c c u t ch c c a cơng ty thì ho t đ ng c a b ph n t v n, thi t k c a công ty là x ng s ng đ đem l i doanh thu và l i nhu n ch y u cho cơng ty. Chính vì đi u đó và th i gian có h n nên tác gi ch t p trung vào xây d ng h th ng đánh giá c ng nh các tiêu chu n đánh giá cho b ph n t v n, thi t k .
B c 1: Chu n b
Nh b t k ho t đ ng nào khác, vi c đánh giá thành tích cơng tác c ng c n ph i có s chu n b c a t t c m i ng i, t nhà qu n lý c p cao đ n nhân viên c p d i. Công vi c s ch ng th hoàn thành n u m i ng i trong công ty không bi t, c ng nh không tán thành v vi c xây d ng h th ng đánh giá nhân viên và các tiêu chu n đánh giá.
đây, công ty c n thông báo cho m i thành viên trong công ty bi t v vi c công ty đang ti n hành xây d ng l i h th ng đánh giá thành tích cơng vi c, nêu lên nh ng đi m thu n l i c a h th ng đánh giá này đ m i ng i ng h , s n sàng cung c p thông tin, t o đi u ki n thu n l i cho vi c đánh giá. Và đi u quan tr ng là cho phép nhân viên tham gia vào m i giai đo n c a quy trình đánh giá đ hai bên đ u hi u đ c chuy n gì đã và đang x y ra.
M t s v n đ c n chu n b đ xây d ng quy trình đánh giá nh sau: • Xem xét l i h th ng đánh giá hi n nay mà công ty đang áp d ng: công ty
đã s d ng nh ng tiêu chí nào đ đánh giá, ph ng pháp đánh giá hi n t i, các bi u m u s d ng đánh giá, vi c đánh giá nh m m c đích gì…
• Xem l i b ng mô t công vi c c a nhân viên đ hi u rõ công vi c c a t ng b ph n, t ng nhân viên.
• Xem l i các h s đánh giá hi u qu làm vi c c a nhân viên trong nh ng l n tr c.
• Cu i cùng là xem l i m c đích vi c đánh giá hi n nay c a cơng ty là gì?
B c 2: Thi t l p m c tiêu
Sau khi xem xét l i th c tr ng h th ng đánh giá c a công ty, thi t l p m c tiêu là b c quan tr ng ti p theo giúp c p qu n lý phát huy t t nh t n ng l c
c a nhân viên. ây là c s đ đánh giá hi u qu làm vi c c a m i nhân viên, là cái đích đ nhân viên n l c th c hi n.
c tr ng c a công ty là làm vi c theo d án, do đó m c tiêu c a m i b ph n ch y u là ph i h p cơng vi c đ hồn thành d án trong kho ng th i gian gi i h n và đáp ng đ y đ yêu c u c a khách hàng.
đây công ty đ a xu ng m c tiêu hoàn thành bao nhiêu d án trong kho ng m t kho ng th i gian cho b ph n thi t k , tr ng b ph n s phân công nhi m v đ n t ng tr ng nhóm ph trách v đi n, v c khí, v n c… T đó m i nhóm ti p t c phân cơng xu ng cho m i thành viên trong nhóm. Nh th m i nhóm s xây d ng cho mình m c tiêu v cơng vi c s hồn thành.
M C TIÊU C A T NG NHĨM CƠNG VI C Th i gian: T …………… n…………… Nhóm i n N c C 1. M c tiêu: 2. Th i gian th c hi n: D án A D án B …. B c 3: n đnh kì v ng cơng vi c
Hi n nay, vi c phân công công vi c t tr ng phịng xu ng tr ng nhóm, và t tr ng nhóm đ n các thành viên trong nhóm ch là s phân công b ng
mi ng, c ng nh khơng có s th o lu n gi a các c p. M t s nh c đi m c a cách giao nhi m v b ng l i nói là:
• Khơng có tài li u nào đ giúp đ i chi u l i yêu c u công vi c đã giao v i công vi c sau khi nhân viên đã hoàn thành. Do nh h ng c a áp l c công vi c, s l ng công vi c nhi u mà khơng có s l u tr nào v yêu c u, trách nhi m c a m i nhân viên thì c p qu n lý khó mà đánh giá đúng nhân viên c a mình.
• Có th nhân viên khơng hi u rõ công vi c đ c giao.
Công vi c mà c p qu n lý ( đây là tr ng nhóm) ph i làm sau khi xác đnh m c tiêu cho nhóm mình là xây d ng k ho ch làm vi c c th cho t ng thành viên trong nhóm. K ho ch làm vi c này đ c xem nh kim ch nam cho nhân viên trong vi c th c hi n các m c tiêu đ ra, và đây c ng là c s đ đánh giá hi u qu th c hi n công vi c c a nhân viên vào cu i m i d án, cu i m i giai đo n xác đnh.
có th đ ra k ho ch làm vi c c th , phù h p v i m i thành viên nhóm, tr ng nhóm c n n m rõ các thơng tin sau:
• Ph m vi cơng vi c c a nhân viên. • Hi u qu làm vi c.
• M c tiêu, nguy n v ng c a nhân viên. • i m m nh, đi m y u.
H th ng đánh giá hi n nay không cung c p đ c các thông tin này, t tr c đ n gi các tr ng nhóm đánh giá thành viên ch y u d a vào trí nh và c m nh n c a mình v các thành viên c a nhóm. Vì v y vi c thu th p các thông tin này là c n thi t cho quá trình xây d ng k ho ch hành đ ng.
có th t p h p thông tin d dàng, tác gi xây d ng bi u m u t đánh giá n ng l c cho nhân viên:
BI U M U T ÁNH GIÁ N NG L C
Tên nhân viên:…………………………………… Tình tr ng cơng vi c:
Th ng xuyên ̌ Ch c v :…………………………………………. T m th i ̌ Toàn ph n ̌ B ph n/Nhóm:………………………………….. Bán ph n ̌ T p s ̌ Tên ng i ph trách/Ch c danh: …………………………………………………… S gi làm vi c theo tu n: ………………………/tu n Li t kê theo th t t m quan tr ng các nhi m v chính c a v trí cơng vi c
1. 2. 3. M c tiêu: Nguy n v ng: i m m nh: i m y u: Hi u qu làm vi c: Ngày……tháng……n m 2008 Ký tên
Sau khi t p h p thơng tin, tr ng nhóm có th d a vào m c tiêu nhi m v c a nhóm, trao đ i v i thành viên nhóm v cơng vi c đ c phân cơng và th ng nh t công vi c c th cho t ng thành viên theo bi u m u k ho ch hành đ ng sau:
K HO CH HÀNH NG
Tên nhân viên: Ch c v : B ph n/Nhóm: 1. Yêu c u cơng vi c:
2. Th i gian hồn thành:
3. H tr c a công ty:
a. Các ngu n l c cung c p cho nhân viên:
b. K ho ch đào t o:
4. Ti n đ theo dõi:
M c k ho ch đào t o đ ra nh ng k n ng, ki n th c c n thi t ph i đào t o cho nhân viên đ có th hồn thành t t công vi c đ c giao.
B c 4: Th c hi n
B c này là b c thu th p thông tin liên quan đ n hi u qu th c hi n công vi c c a nhân viên. Vi c thu th p thông tin th ng xuyên s giúp nhà qu n lý n m rõ ti n tri n công vi c c ng nh nh ng khó kh n nhân viên g p ph i trong quá trình th c hi n nhi m v , đ có nh ng bi n pháp h tr k p th i.
Có nhi u cách đ thu th p thơng tin:
• Quan sát nhân viên th c hi n cơng vi c. • Ki m tra các m u cơng vi c đã hồn thành. • Theo dõi vi c th c hi n cơng vi c.
• Ghi l i nh ng s ki n quan tr ng. • Tham kh o ý ki n c a ng i khác. • Nói chuy n tr c ti p v i nhân viên.
thành xong công vi c, mà ch y u là hoàn thành b n thi t k c a mình, s báo cáo cho tr ng nhóm, tr ng nhóm s xem l i b n thi t k đó có nh ng sai sót gì, và u c u nhân viên ch nh s a.
đây các tr ng nhóm đã áp d ng ph ng pháp ki m tra các m u công vi c đã hồn thành và nói chuy n tr c ti p đ trao đ i v i nhân viên v k t qu công vi c. Tuy nhiên, cái thi u sót là các tr ng nhóm khơng ghi nh n l i nh ng k t qu th c hi n c a m i nhân viên v th i h n hồn thành cơng vi c, m c đ hoàn thành, t l l i c n s a ch a... trong khi đây là nh ng thơng tin giúp tr ng nhóm đánh giá hi u qu công vi c c a nhân viên.
Vì v y sau khi thơng báo k ho ch hành đ ng cho nhân viên, tr ng nhóm c n có b ng theo dõi ti n đ th c hi n c a m i nhân viên nh sau:
B NG THEO DÕI TI N TH C HI N Tên nhân viên:....................................
Ch c v :.............................................. Nhóm:................................................. Tình tr ng th c hi n Th i gian K t qu Ngày N i dung công vi c th c hi n Tr KH úng KH V t KH t yêu c u Ch a đ t yêu c u Không đ t yêu c u Ghi chú …/…
Bi u m u này giúp tr ng nhóm thu th p đ c nh ng thông tin c n thi t đ thu n l i cho q trình t ng h p thơng tin đánh giá v sau.
Trong quá trình trao đ i tr c ti p v i nhân viên v hi u qu cơng vi c, tr ng nhóm nên nêu rõ nh ng cái nhân viên làm đ c, nh ng cái ch a làm đ c, nên khuy n khích nhân viên thay đ i và phát tri n, khơng nên ch trích gay g t. i u này s đem l i k t qu cao trong công vi c, t o nên m i quan h tin t ng, c i m gi a c p trên và c p d i.
B c 5: T ng h p thông tin và đánh giá
Sau m t kho ng th i gian th c hi n 3 tháng ho c 6 tháng, Tr ng nhóm nên t ng h p nh ng thơng tin mình đã ghi nh n trong b ng theo dõi ti n đ th c hi n đ đánh giá nhân viên. Không nh t thi t kho ng th i gian đánh giá là 3 tháng hay 6 tháng mà tr ng nhóm có th ti n hành đánh giá vào th i đi m tr ng nhóm c m th y c n thông báo cho m i ng i v cơng vi c đã làm, và c n có nh ng s thay đ i cho nh ng d án ti p theo; có th là sau 1 vài d án nh ho c ch sau 1 d án l n. i u quan tr ng là kho ng th i gian đánh giá đ ng kéo dài lâu đ n m t n m m i đánh giá m t l n, c n đánh giá đnh kì đ phát hi n ra nh ng v n đ t n t i và gi i quy t k p th i.
Xây d ng các tiêu chu n đánh giá
Hi n nay công ty không s d ng b t kì lo i b ng bi u nào đ đánh giá nhân viên, ngồi b ng ch m cơng c a phịng nhân s . Tác gi s xây d ng b ng bi u ch a đ ng các thông tin v các tiêu chu n đánh giá, đ cho nh ng ng i có trách nhi m đánh giá nhân viên có th đánh giá m t cách d dàng d a vào các tiêu chu n trên. ng th i, b ng bi u này s giúp nhân viên th y đ c mình đ c đánh giá nh th nào, t o nên tính cơng b ng trong cơng tác đánh giá. B ng bi u c ng giúp l u gi thông tin v nhân viên, đ giúp cho vi c đ b t, khen th ng v sau.
i v i gi i pháp xây d ng tiêu chu n đánh giá, do đ c thù c a tính ch t cơng vi c là làm vi c theo t ng d án c th nên tác gi xây d ng tiêu chu n đánh giá d a trên vi c k t h p hai ph ng pháp là ph ng pháp phân tích đnh l ng và ph ng pháp qu n tr theo m c tiêu, m t s u đi m c a vi c k t h p hai ph ng pháp này là:
• nh l ng đánh giá n ng l c th c hi n công vi c c a nhân viên giúp cho các doanh nghi p có th d dàng so sánh, phân tích nhân viên.
• Giúp cho nhân viên hi u rõ ràng, chính xác yêu c u c a doanh nghi p đ i v i nhân viên.
• Giúp nhân viên hi u đ c nh ng đi m m nh, đi m y u c a h trong quá trình th c hi n cơng vi c, t đó có th đi u ch nh, c g ng rèn luy n ph n đ u t t h n.
• Các quan h giao ti p trong doanh nghi p đ c phát tri n, lãnh đ o và nhân viên có đi u ki n g n g i, hi u bi t và ph i h p làm vi c t t h n. Tuy có m t s nh c đi m nh ng ph ng pháp này là ph ng pháp hi u qu , giúp nhân viên nh n th y rõ ràng các tiêu chu n đánh giá, t đó th y đ c n ng l c th c s c a mình đ ph n đ u h n n a. Tác gi đã tìm hi u và nêu ra m t s tiêu chu n đ đánh giá công vi c c a nhân viên, đây là các nhóm tiêu chu n c b n, t ng đ i đ y đ đ đánh giá giá tr công vi c c a nhân viên:
• Hồn thành các m c tiêu cơng vi c. • Ph m ch t cá nhân.
• Kh n ng phát tri n.
• Kh n ng lãnh đ o (dành đánh giá c p qu n lý). • Nh ng k n ng khác.
V i các nhóm tiêu chu n này, tác gi tri n khai xây d ng các tiêu chu n đánh giá c th h n đ i v i t ng công vi c c th . Tác gi ti n hành xây d ng h th ng bi u m u đánh giá thành tích cơng vi c cho nhân viên phòng t v n, thi t k d án nh sau:
Công ty TNHH Indochine Engineering Vi t nam Phòng nhân s
ÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH LÀM VI C VÀ KH N NG PHÁT TRI N
Tên nhân viên: Ch c v : Ngày b t đ u làm vi c: Th i gian đánh giá t : đ n: Tên ng i đánh giá: Ch c v : B ph n:
Th i gian qu n lí nhân viên:
M C ÍCH ÁNH GIÁ:
NHI M V
(Li t kê nh ng nhi m v c b n c a nhân viên)
Quy đnh v các m c hi u qu công vi c:
5-Xu t s c Luôn làm vi c đ t k t qu đ c bi t cao
4-T t Th ng xuyên làm t t h n m c yêu c u
3- t yêu c u Hi u qu công vi c luôn đ t m c yêu c u
2-C n c g ng Hi u qu công vi c đôi khi ch a đ t m c yêu c u. C n n l c đ nâng cao hi u qu làm vi c.
1-Kém Hi u qu công vi c luôn th p h n m c yêu c u nhi u. M c hi u qu này là không th ch p nh n đ c