2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Việt Trung
2.1.3Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Việt Trung
Cơng ty TNHH Việt Trung là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, có tài sản độc lập, có tài khoản tại Ngân hàng, có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được xây dựng và hoạt động theo mơ hình trực tuyến chức năng, đây là kiểu tổ chức phổ biến ở hầu hết các công ty hiện nay.
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty.
Giám đốc: là người đứng đầu điều hành chung hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, và là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi mặt hoạt động sản xuất từ huy động vốn, đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập cho công nhân đến việc quyết định phân phối thu nhập và thực hiện nghĩ vụ với Nhà nước.
Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật về công tác khoa học kỹ thuật để trực tiếp quản lý các phòng ban, phân xưởng liên quan đến lĩnh vực này.
Phó giám đốc phụ trách sản xuất trực tiếp điều hành quá trình sản xuất, khâu mua sắm dự trữ bảo quản vật tư, xuất vật tư cho sản xuất, quá trình chế tạo sản phẩm đến khi lắp ráp sơn mà sản phẩm hoàn thành nhập kho, nên Phó
GIÁM ĐỐC
PHĨ GIÁM ĐỐC
KỸ THUẬT PHĨ GIÁM ĐỐCSẢN XUẤT
PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KẾ HOẠCH PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
giám đốc trực tiếp điều hành quản lý các phịng ban phân xưởng có liên quan trực tiếp đến sản xuất.
Phịng kế tốn: có nhiệm vụ thực hiện cơng tác hạch tốn hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện thanh toán mua bán với khách hàng, chỉ đạo công tác hạch tốn tồn cơng ty. Đồng thời phụ trách khâu nhập hàng hóa.
Phịng hành chính: chịu trách nhiệm về việc sắp xếp tuyển dụng công nhân viên của Công ty, giải quyết chế độ chính sách về tiền lương, bảo hiểm xã hội, văn thư, mua sắm đồ văn phịng, bảo vệ tài sản Cơng ty.
Phịng kinh doanh: chịu trách nhiệm về tồn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty đồng thời tham mưu cho giám đốc trong quá trình hoạt động kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh doanh, marketing.
Phịng kế hoạch: có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, mua sắm các yếu tố đầu vào. Tính định mức cho nguyên vật liệu sản xuất. Đồng thời chịu trách nhiệm quản lý kho, bảo vệ vật tư, thành phẩm.
Phịng kỹ thuật: có chức năng thiết kế, quản lý cơng nghệ sản xuất sản phẩm, sửa chữa máy móc chịu trách nhiệm về khâu kỹ thuật an toàn.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty TNHH Việt Trung
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty
Kế tốn trưởng đồng thời là trưởng phịng kế toán kiêm kế tốn tổng hợp: có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế tốn.
Bên cạnh đó, kế tốn trưởng cịn là kế tốn tổng hợp và tính giá thành sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm, có nhiệm vụ tập hợp các số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp. Căn cứ để lập các sổ kế toán tổng hợp và tổng hợp các số liệu để lập báo cáo kế toán. Đồng thời hàng tháng phải thực hiện hạch tốn chi tiết và tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Thủ quỹ: là tay hịm chìa khóa của cơng ty có nhiệm vụ cất giữ tiền mặt tại chỗ của cơng ty, thu chi tiền khi có chứng từ đầy đủ của kế tốn thanh toán đưa sang. Đảm bảo thu đúng, thu đủ,chi đúng theo lệnh, chi và kiểm soát tiền
mặt. Cuối ngày báo cáo tồn quỹ với kế toán trưởng và đối chiếu thu chi tồn quỹ với kế toán thanh toán.
Kế tốn thanh tốn: có nhiệm vụ theo dõi các giao dịch của công ty với các nhà cung cấp và khách hàng, đồng thời theo dõi và thanh toán lương của cơng nhân viên.
Kế tốn ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với ngân hàng. Hàng ngày theo dõi quá trình thu chi tiềm gửi ngân hàng.
Kế tốn vật tư, theo dõi q trình bán hàng: có nhiệm vụ tính chính xác giá trị nguyên vật liệu nhập xuất trong kho nhằm cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời cho kế tốn thanh tốn và kế tốn tập hợp chi phí. Đồng thời hàng ngày có nhiệm vụ theo dõi và vào sổ các hóa đơn bán hàng để cuối kỳ kế toán trưởng xác định kết quả kinh doanh.
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Việt Trung.
2.1.4.2 Các chính sách kế tốn được áp dụng tại cơng ty TNHH Việt Trung
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 dương lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ).
- Chế độ kế tốn áp dụng:
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
KẾ TỐN TRƯỞNG KẾ TỐN VẬT TƯ BÁN HÀNG KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂNHÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
-Tổ chức chứng từ sử dụng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc sử dụng chứng từ ở công ty theo đúng danh mục chứng từ kế toán
của Bộ tài chính ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC và các văn bản pháp luật khác.
-Tổ chức vận hành hệ thống tài khoản.
Việc vận hành hệ thống tài khoản trong cơng tác kế tốn của công ty theo đúng chế độ Nhà nước ban hành. Hiện nay, các công ty đang vận dụng hệ thống tài khoản theo QĐ48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 ban hành chế độ kế tốn cho các doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ.
-Tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ kết hợp với xử lý số liệu trên máy vi tính. Hiện nay cơng ty đang sử dụng phần mềm kế toán Misa.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ :
+ Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào các chứng từ ghi sổ. Mỗi một nghiệp vụ phát sinh (NVPS) thì được ghi nhận vào một chứng từ ghi sổ (CTGS) hoặc nhiều NVPS cùng loại được phản ánh trên một CTGS. Số hiệu và ngày tháng trên CTGS sẽ được đăng ký vào sổ đăng ký CTGS.
+ Sau đó số liệu trên các CTGS sẽ được làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Mỗi một tài khoản (TK) được mở một hoặc một vài trang sổ tùy theo các NVPS liên quan đến TK đó ít hay nhiều. Theo hình thức này việc ghi nhận sổ kế toán tách rời việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo TK) giữa việc ghi sổ của kế toán tổng hợp và ghi sổ kế tốn chi tiết.
Trình tự ghi sổ:
+ Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính định lỳ hợp lý, hợp pháp của chứng từ để vào bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi lập chứng từ ghi sổ.
+ Các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết. + Các chứng từ thu chi tiền mặt được thủ quỹ vào sổ quỹ rồi chuyển cho bộ phận kế toán.
+ Căn cứ vào các CTGS đã lập vào sổ đăng ký CTGS sau đó CTGS được sử dụng để ghi sổ cái TK.
+ Cuối tháng hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái các TK lập bảng cân đối TK.
+ Kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết giữa sổ các với sổ quỹ, giữa sổ đăng ký CTGS với bảng cân đối TK.
+ Tổng hợp số liệu từ bảng cân đối TK lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ - ghi sổ
Sổ cái 511, 632,…
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản
Sổ đăng ký chứng
Ghi chú:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng.
Đối chiếu, kiểm tra số liệu.
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiện thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
+ Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, các tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính.
Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết kế toán thực hiện các bút tốn khóa sổ và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy vi tính . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SV: Vũ Thị Hằng - KT3D GVHD: Nguyễn Thị Thu Hương37
Báo cáo tài chính
Chứng từ kế tốn (Phiếu xuất khẩu, phiếu nhập khẩu, phiếu thu, phiếu chi…) Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TỐN Sổ kế tốn: - Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, nhật ký bán hàng, … - Sổ chi tiết hàng hóa, tài khoản, …
- Báo cáo thuế - Báo cáo tài
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày. In sổ, báo cáo cuối tháng. Quan hệ đối chiếu kiểm tra.
- Tổ chức báo cáo kế tốn sử dụng.
Cơng ty TNHH máy NN Việt Trung sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính bao gồm:
+ Bảng Cân đối kế tốn:
+ Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: + Bản thuyết minh báo cáo tài chính: + Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ:
Mẫu số B01 – DNN Mẫu số B02 – DNN Mẫu số B09 – DNN Mẫu số B03 - DNN - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc.
+Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Giá thực tế bình quân gia quyền. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận và trích khấu hao TSCĐ: Thực hiện theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính về quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng. - Nguyên tắc ghi nhận chi phí vay: Tồn bộ chi phí đi vay được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo quy định.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Là các khoản chi phí lãi tiền vay phải trả nhưng thực tế chưa trả (chưa đến kỳ trả).
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đối: Tồn bộ các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh được hạch toán là chi phí hoạt động tài chính (TK 635) hoặc thu nhập hoạt động tài chính (TK 515).
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản tiền đã thu hoặc sẽ thu theo nguyên tắc kế tốn dồn tích. Các khoản nhận trước của khách hàng không
được ghi nhận là doanh thu trong kỳ, việc ghi nhận doanh thu tài chính của doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ hai điều kiện ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính, quy định tại chuẩn mực kế tốn 14.
2.2 Thực trạng về cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Việt Trung tại Công ty TNHH Việt Trung
2.2.1 Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng theo phương thức bán
Đối với doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì buộc phải năng động, sáng tạo, sản phẩm của công ty sản xuất ra phải bán được càng nhiều càng tốt. Bên cạnh những biện pháp thúc đẩy tốt công tác bán hàng như nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã đẹp, phong phú, giá thành hạ thì việc lựa chọn được phương thức bán hàng hợp lý cũng có một vai trị quan trọng.
Hiện nay, Cơng ty TNHH Việt Trung đang sử dụng phương thức bán bn và bán lẻ hàng hóa. Hàng hóa của Cơng ty được bán trực tiếp tại kho với các hình thức bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua Internet,….
- Phương thức bán bn: hình thức này giúp hàng hóa được tiêu thụ nhanh vì sản lượng hàng hóa bán ra lớn, vốn được quay vòng nhanh và tránh được tồn đọng hàng hóa trong kho. Mặt khác hình thức này giúp Cơng ty mở rộng được quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng, nhờ đó có thể mở rộng thị trường tiêu thụ và mở rộng quy mô sản xuất.
+ Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phịng kế tốn của Cơng ty lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn được lập thành ba liên: liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh tốn. Phịng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.
+ Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hóa đơn GTGT được dùng để làm căn cứ để thu tiêng hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng.
+ Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hóa đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kế toán trưởng và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu. Nếu khách hàng yêu
cầu cho một liên phiếu thu thì tùy theo yêu cầu kế toán thu tiền sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé một liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh tốn đã hồn tất.
+ Trong phương thức bán bn, Cơng ty sử dụng hình thức bán bn qua kho: theo hình thức này thì Cơng ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng cầm hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho do phịng kế tốn lập đấn kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký tên trên hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh tốn tiền hàng có thể bẳng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Phương thức bán lẻ: thì tương tự giống bán buôn tuy nhiên bán hàng với số lượng ít hơn, khách hàng không thường xuyên như bán buôn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Bán lẻ qua kho, trên cơ sở đặt hàng của người mua phịng kế tốn lập hóa đơn GTGT, hóa đơn GTGT được viết thành 3 liên: liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho khách hàng, nhân viên bán hàng và thủ quỹ sẽ ký vào phiếu thu.
+ Khách hàng đến trực tiếp kho của Công ty để mua hàng. Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ thì kế tốn lập háo đơn GTGT. Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu đưa hàng đến tận nhà thì kế tốn cũng lập hóa đơn GTGT sau đó giao cho nhân viên bán hàng 2 liên. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, nhân viên bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng cho phịng kế tốn kèm theo hóa đơn GTGT (liên 3 – liên xanh).
* Chứng từ, sổ sách kế tốn sử dụng.
- Hóa đơn giá trị gia tăng , hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho