Sau khi hợp đồng kí kết, cơng ty sẽ triển khai các công việc để thực hiện hợp đồng .
Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty cũng tn theo quy trình đó. 1. Xin giấy phép nhập khẩu:
Khơng giống nh các hàng hố thông thờng khác, việc xin giấy phép nhập khẩu đối với các hàng dợc phẩm phải thông qua Bộ y tế mà cụ thể là qua Cục quản lý dợc Việt Nam . Việc quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu dợc phẩm đ- ợc phân làm hai đối tợng : đối tợng nhập khẩu có số đăng kí (gọi là có VISA) và đối tợng nhập khẩu khơng có số đăng kí.
Đối với đối tợng nhập khẩu có số dăng kí thì việc nhập khẩu chúng sẽ khơng bị hạn chế về số lợng. Còn đối tợng nhập khẩu cha có VISA sẽ bị hạn chế về số lợng nhập, sự hạn chế này tuỳ thuộc vào Cục quản lý dợc.
Để đợc nhập khẩu hàng hố, cơng ty phải tiến hành gửi giấy xin nhập khẩu trong đó nêu rõ: tên hàng, quy cách, số lợng, nhà sản xuất gửi tới Cục quản lý dợc xét cấp. Đối với những đối tợng cha có VSA thì cơng ty phải tiến hành xin Quata nhập khẩu, công việc này phải qua hai giai đoạn.Quata nhập khẩu phải thông qua Tổng công ty Dợc Việt Nam đề nghị Cục quản lý Dợc xét cấp. Khi chuyển qua Cục dợc toàn bộ đơn hàng đợc đối chiếu, xác minh nếu khơng vi phạm những ngun tắc hiện hành thì đợc trả lời bằng văn bản cho phép nhập khẩu với đầy đủ các thủ tục cần thiết khác.
2.Mở L/C
Thủ tục mở L/C gồm có:
+ Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu (Do Vietincombank phát hành). + Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ.
+ Một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí.
+ Hai uỷ nhiệm chi do đích thân giám đốc ký.
Qua số liệu cho thấy số hợp đồng đợc thanh toán bằng L/C chiếm tỉ lệ không cao khoảng 20% đến 30%. Điều này chứng tỏ sự tín nhiệm lẫn nhau giữa cơng ty và đối tác. Thơng thờng điều kiện này ít thay đổi giữa các hợp đồng với một nhà cung cấp. Với các hãng của Anh, Đài Loan, ấn công ty th- ờng sử dụng điều kiện này.
3+4. Thuê tàu, lu cớc phí, mua bảo hiểm: Do các hợp đồng của cơng ty đều đợc ký theođiều kiện CIF Hải Phịng hay CIP Nội Bài, cho nên việc thuê tàu lu cớc mua bảo hiểm do bên bán đảm nhận.
5. Làm thủ tục hải quan
Sau khi đã khai đầy đủ, chi tiết và chính xác về hàng hố, cơng ty nộp tờ khai hải quan cùng giấy phép nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ ( CO), phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất, bảng kê chi tiết hàng hoá cùng những chứng tứ cần thiết khác. Tiếp đó cơng ty mời bên hải quan đến kiểm tra hàng hoá, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đợc nhanh chóng, chính xác. khi xuất trình hàng hố xong cơng ty chờ quyết định của hải quan để thực hiện
theo quyết định đó. Thơng thờng thủ tục kiểm tra hàng hoá ở hải quan diễn ra rất nhanh chóng, xong cũng có khi hàng bị lu lại một thời gian để chờ quyết định của hải quan.
6. Nhận hàng từ tàu chở hàng.
Hàng hoá nhập về trong nớc của cơng ty đợc thơng qua hai cửa khẩu chính là cửa khẩu đờng không và cửa khẩu đờng biển.
Số liệu về hợp đồng đợc vận chuyển bằng đờng không, đờng biển. Đv:bản
Năm 1997 1998 1999
Đờng không 145 176 378
Đờng biển 497 531 542
Đối với các hợp đồng đợc vận chuyển bằng đờng biển nếu hàng về cảng Hải Phịng, cơng ty sẽ th VIETRANS Hải Phòng, nếu tại cảng Sài Gòn thuê VIETRANS T.P HCM.Cơ quan này sẽ tiến hành làm thủ tục nhận hàng cho công ty, công ty chỉ việc đến nhận hàng từ VIETRANS và chở về.
Hàng năm, công ty sẽ ký kết với VIETRANS một hợp đồng uỷ thác nhận hàng. Mỗi khi có hàng hố, cơng ty gửi cho VIETRANS các tài liệu cần thiết để làm thủ tục nhận hàng.
Chỉ những hợp đồng vận chuyển bằng đờng khơng về sân bay Nội Bài thì cơng ty mới trực tiếp đứng ra làm thủ tục để nhận hàng.
Thơng thờng chỉ những mặt hàng có khối lợng nhỏ, cần nhập nhanh thì cơng ty mới sử dụng đờng hàng không. Năm 1999 số hợp đồng nhập theo đ- ờng hàng không tăng là do sự biến động của thị trờng nên công ty phải nhập với số lợng nhỏ, nhanh để đáp ứng nhu cầu thị trờng một cách nhanh chóng. 7. Kiểm tra hàng hố
Kiểm tra hàng hoá dợc phẩm là cơng việc hết sức quan trọng, nó khơng chỉ là thủ tục thực hiện hợp đồng, tác động tới kết quả kinh doanh nhập khẩu của cơng ty mà cịn ảnh hởng trực tiếp tới sức khoẻ và tính mạng ngời tiêu dùng. Các tiêu chuẩn về dợc phẩm cũng đa dạng và phức tạp, nó tuỳ thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nớc, nhng quy định tiêu chuẩn chất lợng cũng rất ngặt nghèo. ý thức đợc điều này, công ty đã đầu t những cán bộ có chun mơn nghiệp vụ về dợc phẩm làm cơng tác này, cụ thể là phịng kĩ thuật kiểm nghiệm của công ty.
Công việc kiểm tra này thờng đợc thực hiện khi hàng chuẩn bị nhập về kho công ty. Việc làm này giúp giảm bớt chi phí trong qúa trình kiểm tra hàng hố của cơng ty lại vừa nhanh chóng và tiện lợi.
Trong quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu, nếu có nghi ngờ gì về vấn đề chất lợng, số lợng thì cơng ty sẽ tiến hành mời một cơ quan giám định trung
lập, đợc các bên thoả thuận trong hợp đồng đến giám định, và có sự chứng kiến của các bên liên quan. Cơ quan giám định thờng là VINACONTROL 8. Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu
Đối với những hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, công ty sẽ phải tiến hành giao hàng cho đơn vị đặt uỷ thác. Việc giao hàng này thờng đợc tiến hành ngay tại ga cảng nhập hàng. Công ty sẽ đứng ra làm mọi thủ tục cần thiết để thông quan hàng hố. Thơng báo hàng ngày hàng về ga, cảng để cho đơn vị đặt uỷ thác đến nhận hàng.
Theo công ty, số hợp đồng uỷ thác ngày càng giảm là do ngày càng có nhiều đơn vị đợc phép kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nên một phần đơn vị uỷ thác chuyển sang các đối tác khác để uỷ thác hay nhập khẩu trực tiếp.
Hình thức hợp đồng nhập khẩu của cơng ty CPCI (đ.v bán)
Năm 1997 1998 1999
Công ty 552 643 847
Uỷ thác 90 64 73
Các đơn vị đặt uỷ thác nhập khẩu cho công ty bao gồm : Hiệp phát Huy C- ờng, Bình Nguyên, Hớng Dơng, Kim Đô, Đông Đô, Thiên Thảo
9. Làm thủ tục thanh toán.
Đối với các hợp đồng đợc thanh toán bằng L/C bộ chứng từ vận chuyển hàng hố nớc ngồi sẽ về ngân hàng VIETINCOMBANK tại Hà Nội .Ngân hàng sẽ gửi thông báo cho công ty biết là chứng từ đã về và đề nghị cơng ty lên thanh tốn, nhận bộ chứng từ . Công ty sẽ đến ngân hàng trả tiền để nhận bộ chứng từ đi nhận hàng.
Đối với những hợp đồng có qui định thannh tốn khác, thủ tục thanh toán sẽ đợc tiến hành tuỳ theo từng phơng thức thanh tốn. Ba hình thức thanh tốn thờng đợc sử dụng trong các hợp đồng mua bán ngoại thơng của công ty là : D/A, D/P, TT . Trong đó thanh tốn bằng TT chiếm tỉ lệ lớn nhất 40% trong tổng số các hợp đồng đợc ký kết.
Phân loại hợp đồng theo phơng thức thanh toán.
Đv:bản Phơng thức 1997 1998 1999 T/T 205 268 358 D/P 224 261 340 L/C 167 170 212 Khác 46 8 10 Tổng hợp đồng 642 707 920
khoản của họ để công ty chuyển tiền vào tài khoản đó, mọi chi phí liên quan đến việc chuyển tiền sẽ do ngời xuất khẩu chịu .
Thanh toán này thờng quy định bao nhiêu % giá trị hợp đồng sẽ đợc thanh toán trớc, sau hoặc cùng thời gian nhận hàng.
Nh vậy số hợp đồng thanh toán theo phơng thức T/T, và DP tăng dần. Nhờ sự tín nhiệm mà cơng ty đã giảm đợc một phần chi phí so với phơng thức LC. Tuy nhiên cơng ty cần có sự chú ý lựa chọn phơng thức thanh toán cẩn thận với từng đối tác.
10. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng hay sau khi kiểm tra hàng hoá nếu phát hiện thấy bên bán có sự vi phạm hợp đồng thì cơng ty nhanh chóng lập biên bản giám định ( đối với trờng hợp hàng hố khơng đúng với hợp đồng) có xác nhận của cơ quan giám định đồng thời thông báo khiếu nại với bên bán về sự thực hiện sai hợp đồng đó. Thơng thờng các vấn đề phát sinh đều đợc công ty giải quyết bằng phơng pháp khiếu nại.