Để thực hiện thành cơng q trình giao dịch đàm phán, tiến tới ký kết hợp đồng. Tổng công ty cần phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng và điều tra đối tác, do đó Tổng cơng ty cần phải xây dựng một phơng pháp nghiên cứu hợp lý hiệu quả. Hiện nay Tổng cơng ty chỉ có khả năng áp dụng phơng pháp nghiên cứu, điều tra tại văn phịng. Tuy nhiên do có những hạn chế của phơng pháp này nên nguồn thông tin thu đợc của Tổng cơng ty thờng thiêú tính cập nhật và độ tin cậy khơng cao. Vì vậy để khắc phục tình trạng này bằng các biện pháp nh: nâng cao năng lực, trình độ phân tích thơng tin
của nhân viên đàm phán, hoặc chủ động liên kết với chính phủ hay các đơn vị bạn tiến hành các hoạt động nghiên cứu tại thị trờng thực tế,…
Sau bớc lựa chọn phơng pháp nghiên cứu Tổng công ty nên chú ý đến việc đẩy mạnh công tác thu thập và xử lý thơng tin. Tổng cơng ty cần có những sự đầu t thích đáng cả về tài chính lẫn nguồn nhân lực nhằm đẩy mạnh và phát huy vai trò của Phòng xúc tiến thơng mại.
Trong giao dịch đàm phán Tổng công ty cần chú ý đặc biệt đến việc lập phơng án kinh doanh hàng hố xuất khẩu. Nội dung của nó phải đợc xây dựng trên cơ sở nguồn thông tin thực tế về nguồn hàng, khả năng thu gom hàng hoá, giá của mặt hàng trên thị trờng thế giới và khu vực…
2.2 Giải pháp trong khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Tổng công ty cần phải quan tâm và có chính sách đặc biệt để đảm bảo nguồn hàng chính đảm bảo ổn định nguồn hàng, tránh sự tấn công của đối thủ cạnh tranh.
Tổ chức hợp lý hệ thống tập chung hàng xuất khẩu để đảm bảo cung cấp đúng hàng hoá đủ về số lợng, phù hợp về chất lợng, kịp thời gian giao hàng với chi phí thấp. Nhng hiện nay Tổng cơng ty cha có hệ thống kho tập kết, đa phần là tiến hành vận chuyển hàng từ điểm thu mua ra thẳng cảng nên Tổng công ty thờng không chú ý lắm đến công tác xây dựng hệ thống kho bãi mà đa phần là khi cần thì đi thuê, mà việc thuê kho bãi sẽ làm tăng chi phí trong hàng. Vì vây Tổng cơng ty nên xây dựng hệ thống kho hàng để đến khi hàng đến sẽ đợc chuyển đến kho baĩ của Tổng công ty sẽ giúp cho việc bảo quản đợc chất lợng hơn, mà lại giảm đợc chi phí.
Trong hệ thống kênh thu mua của Tổng công ty mặc dù đã đợc thiết lập trải rộng trên khắp các miền Trung, nam, Bắc, tuy nhiên còn cha chặt chẽ bởi có nhiều điểm thu mua cịn hoạt động độc lập tức khi đến mùa thu hoạch họ sẽ xuất khẩu cho bên nào trả giá cao, nh vậy sẽ ảnh hởng đến kế hoạch xuất khẩu của Tổng công ty, bởi vậy Tổng cơng ty cần phải làm sao gắn bó hơn trong mối quan hệ với các cơ sở này. Tổng công ty cần chú ý đầu t cho các cơ sở
này cụ thể là giống cây và đời sống của các công nhân lao động tại các nông trờng sản xuất, nh vậy sẽ tạo điều thuận lợi cho cả hai bên và tạo sự gắn kết giữa các nông trờng và Tổng công ty.
Bên cạnh đó Tổng cơng ty cần phải xem xét các hệ thống vận chuyển bốc dỡ phù hợp với từng mặt hàng với số lợng đầy đủ và đảm bảo chất lợng, kẻ mã hiệu trên bao bì cũng địi hỏi phải cẩn thận, chu đáo ký mã hiệu nên sáng sủa, dễ đọc không phai màu không thấm nớc, sơn không làm ảnh hởng đến phẩm chất hàng hố. Nên làm tốt cơng tác này không chỉ thuận lợi cho quá trình giao hàng, tránh nhầm lẫn trong quá trình xếp hàng lên tàu.
2.3 Kiểm tra hàng hoá.
Hàng hoá giao phải đúng với qui định của hợp đồng, nếu khơng thì có thể dẫn tới khiếu nại hoặc khơng chấp nhận hàng, chấm dứt hợp đồng dẫn đến chúng ta có thể bị thua lỗ.
Do đó Tổng cơng ty nên thiết lập một ban kiểm tra hàng hoá trớc khi hàng đợc cơ quan kiểm định. Ban kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra ngay tại các chân hàng và đến khi hàng đợc vận chuyển đến baĩ tập trung thì cơng việc kiểm tra cũng phải đợc tiếp tục tiến hành và do đặc điểm mặt hàng nông sản dễ bị h hỏng cho nên khi hàng đợc đa đến cảng thì lại phải đợc tiến hành kiểm tra, cơng việc kiểm tra hàng có thể phức tạp hơn nhng đảm bảo đợc chất lợng và số lợng hàng trớc khi cơ quan kiểm định hàng tiến hành kiểm tra hàng. Hàng hoá qua kiểm định hợp qui cách, tức là đợc cơ quan kiểm tra cấp giấy chứng nhận kiểm nghiệm, khi đó hàng đợc bốc xếp lên tàuvà đợc xuất khẩu sang cho đối tác.
2.4 Giải pháp trong khâu thuê tàu.
Chọn lựa thuê tàu chợ hay tàu chuyến cần phải tuỳ theo đặc điểm của hàng hố. Nếu hàng hố có giá trị khơng lớn, khơng cao Tổng cơng ty có thể th tàu chợ. Cịn nếu hàng hóa có khối lợng lớn thì có thể th tàu chuyến giúp hạn chế đợc thời gian vận chuyển hàng. Tổng công ty nên tiến hành thu gom hàng để thuê tàu chuyến mặc dù giá có hơi cao nhng thời gian vận chuyển sẽ thu ngắn lại do tàu không phải chuyển tải giao hàng từng phần.Với đặc điểm mặt hàng nông sản là không thể kéo dài thời gian vận chuyển do môi trờng trên tàu không phải là điều kiện phù hợp cho mặt hàng để có thể giữ đợc chất lợng hàng vì vậy hàng hố đến tay ngời mua càng sớm càng tốt.
Phải lấy đợc vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu . Vận đơn sạch là bằng chứng cho thấy Tổng công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giao hàng , hàng hố khơng hỏng hóc , khơng mất mát , đủ về số lợng , đúng về chất lợng , đúng với hợp đồng bởi nếu vận đơn khơng sạch thì ngân hàng sẽ từ chối thanh tốn .
2.5.Làm thủ tục hải quan .
Khơng riêng gì ở Việt Nam Mà ở các nớc khác , hải quan hiện là khâu phức tạp nhất đối với những nhà xuất khẩu trong thơng vụ của mình . Điều này là bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bớc , nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hố và giấy tờ đều có thể trả giá bằng thời gian hay tiền bạc mà điều quan trọng là làm chậm trễ quá trình tổ chức thực hiên hợp đồng xuất khẩu , giảm uy tín của Tổng công ty đối với bạn hàng .
để làm thủ tục hải quan một cách chọn vẹn , Tổng công ty phải thực
hiện hai bớc :
-Bớc 1: Tổng công ty phải lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, các giấy tờ này phải khớp với hợp đồng hoặc L/C đợc chuẩn bị từ trớc.
-Bớc 2: Kiểm hoá.
Trong giai đoạn này hàng hoá sẽ đợc đối chứng với chứng từ. Bất kỳ sự không phù hợp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hoá với bộ chứng từ,
Tổng cơng ty sẽ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và chi phí. Do đó Tổng cơng ty cần phải lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lợng, số loại chứng từ cần thiết, kê khai nội dung vào tờ khai hải quan đúng nh bộ chứng từ.
2.6 Giao hàng xuất khẩu.
Tổng công ty cần kiểm nghiệm hàng hố một cách nhanh chóng rồi tiến hành làm thủ tục hải quan để giao hàng đúng thời hạn quy định đồng thời giảm đợc chi phí, giữ đợc uy tín với khách hàng. Tổng cơng ty phải thờng xuyên trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ phơng tiện vận chuyển đến và ngày giờ làm hàng, để vận chuyển hàng đến cảng hay tới địa điểm giao hàng. Để lập đợc kế hoạch này Tổng công ty căn cứ vào đặc điểm hàng xuất khẩu, thời gian giao hàng ghi trong hợp đồng.
Trong quá trình giao hàng, việc giao hàng phải đợc cán bộ của Tổng công ty thờng xuyên giám sát, cập nhật số liệu từng ngày, từng giờ xem có đúng tốc độ bốc hàng hay khơng, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp sử lý thích hợp. Khi giao hàng xong Tổng công ty nên yêu cầu đối tác hoặc ngời vận chuyển ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hố, nhanh chóng Tổng cơng ty lấy vận đơn thuyền phó để đổi lấy vận đơn đờng biển và chuyển gấp về phịng kế tốn để lập chứng từ thanh toán.
2.7 Giải pháp trong khâu thanh tốn.
Khi Tổng cơng ty thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì phải thơng báo cho bên mua là đã sẵn sàng giao để bên mua mở L/C ngân hàng phát hành L/C thông qua ngân hàng thông báo sẽ chuyển L/C gốc cho Tổng cơngty, Tổng cơng ty cần kiểm tra kỹ L/C vì hầu hết các khiếu nại sau này xảy ra từ phía Tổng cơng ty do việc khơng nhận đợc tiền hàng xuất khẩu hay thanh toán chậm đều xuất phát từ công việc kiểm tra L/C đã không kịp thời phát hiện những sai sót khác với hợp đồng hoặc các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh tốn, vì vậy khi phát hiện sai sót cần nên u cầu bên mua sửa đổi ngay.Cần lu ý rằng sửa đổi L/C có xác nhận của ngân hàng phát hành(ngân hàng mở L/C) thì mới có hiệu lực. Đến hạn thanh tốn Tổng cơng ty nên chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ thanh
toán, bộ chứng từ này phải theo đúng quy định trong L/C tại ngân hàng thanh toán.