Trớc khi tiến hành kí kết hợp đồng Tổng cơng ty tiến hành lập phơng án kinh doanh để sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của thơng vụ và các điều kiện của thơng vụ. Đây là một khâu rất quan trọng giúp cho Tổng cơng ty có cái nhìn tổng qt về thơng vụ đó hay khơng?
Phơng án kinh doanh của Tổng công ty bao gồm những nội dung cơ bản sau:
-Tên , địa chỉ của đối tác trong các hợp đồng . -Điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng. -Phơng thức thanh tóan.
-Tổng số vốn sử dụng của Tổng công ty =trị giá mua hàng +thuế VAT.
-Hiệu quả thơng vị: thờng đợc tính trên cơ sở trị giá mua hàng và vốn sử dụng của Tổng công ty.
Hiệu quả= lãi ròng*100%/trị giá mua hàng. Lãi rịng =giá*(giá XK-các khoản chi phí)
Các khoản chi phí bao gồm: +trị giá mua hàng.
+phí vốn=trị giá mua hàng*tỉ lệ lãi suất ngân hàng. +chi phí lu thơng hàng sản xuất trong nớc.
+chi phí lu thơng XK nớc ngồi.
2.Giao dịch và đàm phán kí kết hợp đồngXK.
2.1Giao dịch đàm phán.
Công tác giao dịch đàm phán của Tổng cơng ty đợc tiến hành thơng qua 2 hình thức trực tiếp và gián tiếp.
Đối với khách hàng mới, những hợp đồng có giá trị lớn và định hớng thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài, mục tiêu là tạo thị trờng trọng điểm thì thì việc sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp giúp cho Tổng cơng ty có thể hiểu rõ hơn về đối tác để từ đó có thể đa ra các chiến lợc đàm phán hiệu quả. Nh vậy việc đàm phán cũng có nhiều khả năng tiến tới kí kết hợp đồng hơn và hợp đồng đợc kí kết cũng sẽ chặt chẽ hơn. Tuy nhiên Tổng cơng ty rất ít khi sử dụng phơng pháp này do hạn chế về khả năng tài chính và các lơ hàng xuất khẩu thờng có giá trị nhỏ.
Phơng thức đàm phán thứ 2 mà Tổng công ty sử dụng phổ biến là đàm phán gián tiếp qua th từ, điện tín, fax, telex. Hình thức này đợc sử dụng cho
những trờng hợp có giá trị tơng đối nhỏ, và những mặt hàng có giá biến động nhanh nh cà phê, chè, hạt tiêu. Ngồi ra phơng pháp này cịn đợc áp dụng trong trờng hợp đối tác là khách hàng quen lâu năm có uy tín cao. Hình thức này có u điểm là chi phí giao dịch thấp, có thời gian ngắn và có thể giúp cho Tổng cơng ty có đợc cơ hội kinh doanh cần sự nhanh nhạy tuy nhiên phơng thức này cũng đem lại khá nhiều rủi ro vì nó hạn chế khả năng tìm hiểu đối tác của Tổng cơng ty.
Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán Tổng công ty thờng chỉ tập trung vào các điều khoản chính nh tên hàng, phẩm chất, số lợng, bao bì, đóng gói, điều kiện giao hàng , giá thanh tốn, bảo hiểm, cịn các điều khoản khác cũng nh khiếu nại , phạt , bồi thờng thiệt hại, trọng tài, trờng hợp bất khả kháng … không đợc chú trọng nhiều. Đấy cũng là nguyên nhân gây ra những rủi ro và tranh chấp trong q trình xuất khẩu.
2.2 Kí kết hợp đồng xuất khẩu:
Việc thực hiện kí kết hợp đồng của Tổng cơng ty diễn ra nh sau:
Bên bán, bên mua cùng ghi rõ tên của công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, tên ngân hàng của công ty, số tài khoản mở, tên đại diện cho công ty và chức vụ của họ.
Sau khi ghi rõ tất cả những điều kiện trên 2 bên cùng thoả thuận đồng kí kết hợp đồng theo những điều khoản ghi trong hợp đồng nh:
-Điều khoản tên hàng: đơn giá, số lợng, và giá cả trong hợp đồng xk -Điều khoản về chất lợngvà qui cách mặt hàng rau quả.
-Điều khoản giao hàng -Điều khoản thanh toán -Điều khoản khiếu nại.
VD:
CONTRACT
No.P.T.IMPORT/FO-12 MS
Bên bán: VIETNAM NATION VEGETABLE AND FRUIT CORPORATION Địa chỉ: No.2, Phạm Ngọc Thạch Street- Đống đa- Hà nội.
Tel : 848524502; Fax :848523926. Bên mua: “PARADLUS”
Địa chỉ: Proezd serebryankova 2/1 129343 Moscow, Russia Tel : 007/095/748-10-75
Cả hai cùng đồng ý kí hợp đồng này theo điều khoản và các điều kiện nh cho phép.
1.Mặt hàng, số lợng, chất lợng, giá cả.
-Mặt hàng: Dứa đóng hộp:01 cont 20’ 565g *24 can -Số lợng: 1300 carton
-Chất lợng :
+ Acid: 0.2-0.5% + Brix: 14-16% +Dr. wt: 50-52% min -Giá cả: FOB 7,92 USD
-Điều kiện giao hàng: Việt Nam PORT
+ Thời gian giao hàng:hàng sẽ đợc chuyển lên tàu nội trong 10 ngày sau khi nhận 10% giá trị hợp đồng đặt cọc.
+Nội trong 05 ngày sau khi chuyển hàng. Ngời bán nên gửi bằng fax những thông tin về việc vận chuyển hàng cho ngời mua.
-Điều kiện thanh toán: Thanh toán bằng TTR cho tài khoản của ngời bán:001.1.37.0076699 ở ngân hàng Vietcombank Việt nam.
+ Trả10% sau khi kí hợp đồng.
+90% sau khi vận chuyển hố đơn trong vịng 30 ngày từ ngày chuyển hàng.
+Hoá đơn yêu cầu: *giấy chứng nhận xuất xứ do phịng TM cấp :1bản chính, 2 bản photo.
*Hố đơn thơng mại: 3bản chính *Một bộ 3 vận đơn sạch.
*Giấy chứng nhận về chất lợng và số lợng đa ra bởi ngời bán: 3bản chính
-Điều kiện khác.
Hợp đồng có giá trị kể từ ngày kí kết :31/12/2002 3.Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
3.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Chuẩn bị hàng đợc coi là một bớc khởi đầu rất quan trọng, nó quyết định và ảnh hởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả, nó quyết định tới hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty.
Mặt khác mặt hàng rau quả là mặt hàng rất khó bảo quản rất dễ hỏng do điều kiện mơi trờng xung quanh. Vì vậy việc giữ chất lợng hàng hố khơng bị thay đổi cho đến khi giao hàng đợc cho khách hàng là cơng việc tơng đối khó khăn nhng để tránh tình trạng trên Tổng công ty thờng để công việc bảo quản hàng hoá cho đến khi hàng đợc xuất đi với cách này khi gặp rủi ro trong vấn đề chất lợng hàng hố thì Tổng cơng ty khơng phải chịu nhiều thiệt hại mà việc bồi thờng thiệt hại là do các cơ sở cung ứng hàng phải chịu.
Trong nhiều năm qua Tổng cơng ty đã thu đợc khơng ít kinh nghiệm và có một số chân hàng truyền thống chuyên cung cấp các sản phẩm xuất khẩu và nguyên liệu cho những mặt hàng chế biến xuất khẩu, các đơn vị đã qua nhiều lần hợp tác Tổng công ty cảm thấy đây là những chân hàng làm ăn có uy tín về việc giữ chất lợng hàng và giao hàng đúng thời gian thì Tổng cơng ty sẽ tiến hành kí kết làm ăn lâu dài. Mặt khác để chủ động trong nguồn hàng xuất khẩu Tổng công ty tiến hành đầu t và chỉ đạo cho một số nơng trờng để có nguồn hàng ổn định nh nông trờng Tam Điệp Một số chân hàng truyền …
thống của Tổng công ty là quế, hồi, ở Ninh Hiệp, Từ Sơn( Bắc Ninh), da chuột muối(Hải Dơng), lạc nhân (Nghệ An, Thanh Hoá)...
VD1: Mặt hàng da chuột có chiều dài 6-9 cm là loại da chuột rất hiếm đợc khách hàng nớc ngoài đặt hợp đồng nhập khẩu vì vậy năm 1999, 2000 có 2 hợp đồng số 40/KG/VE/99 với khách hàng là KWEEGEEPTE LMT xuất khẩu mặt hàng nấm rơm và hợp đồng số 45/PBP/VE/00 bán dứa hộp cho công ty AUP không đợc thực hiện chọn vẹn với ngời cung cấp không giao hàng khi thấy giá nâng cao nên hợp đồng XK dứa không thực hiện đợc do sai hẹn từ ng- ời cung ứng.
VD2: Khi đi thu gom hàng hố đơi khi cũng xảy ra tình trạng nh trong trờng hợp Cty TPXKĐồng Giao thuộc Trung Sơn- Tam điệp-Ninh Bình.
Ngày 11/3/2002 theo HĐ số 02RQ/2002 CtyTPXK Đồng Giao kí kết với Tổng cơng ty số lợng 05 container. Trong đó 01cont dứa miếng nhỏ
20 0z, 02 conts dứa khoanh 30 0z và 02conts dứa khoanh 20 0z đơn giá:0.29USD/hộp. Nhng thiếu 01 conts dứa khoanh 20 0z.
Nguyên nhân ở đây là do khan hiếm về nguyên liệu và giá cả nguyên liệu tăng cao.Sau đó do bên 2 thơng lợng với nhau, và Tổng công ty đã đồng ý chấp nhận với giá mới là: 0.305 USD/hộp.
Khi xuất khẩu để mặt hàng rau quả không bị hỏng tránh dập nát Tổng công ty thờng thực hiện bao gói hàng hố bằng bao nhựa PE, thùng cattơng, thùng gỗ, tuỳ từng mặt hàng để xác định bao gói sao cho phù hợp nhất tiết kiệm chi phí nhng đơi khi việc đóng gói phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng trong hợp đồng nhng xu hớng chung vẫn là gọn nhẹ và tiết kiệm đợc chi phí.
Phơng châm kẻ ký mã hiệu của Tổng cơng ty nhằm đảm bảo cho phơng pháp giao nhận , kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hố, tuy nhiên có những khách hàng yêu cầu bên xuất khẩu để trống bao bì để họ tự đánh dấu nhằm không muốn cho ngời mua cuối cùng hoặc tiếp theo biết đợc nguồn gốc, xuất xứ mua hàng và vấn đề này đợc phản ánh trong hợp đồng xuất khẩu giữa
hai bên thậm chí bên mua cũng có thể sắp xếp, đóng gói bao bì theo mục đích riêng của họ và thoả thuận bên xuất khẩu không cần phải đóng gói và kẻ mã hiệu.
Nh trờng hợp công ty MENCHEUNG (HồngKông) mua dứa của Việt Nam thông qua Tổng công ty nhng phải thoả thuận trớc rằng Tổng công ty không phải kể ký mã hiệu để họ bán tiếp cho các hãng sản xuất chế biến dứa ở một số nớc khác, Tổng cơng ty sẽ đồng ý để có mối làm ăn lâu dài với họ và yêu cầu này đã đợc ghi rõ trong hợp đồng số 19/ME/VE/1999.
3.2. Kiểm tra chất lợng hàng hố xuất khẩu.
Cơng tác kiểm tra hàng xuất khẩu đối với mặt hàng rau quả từ trớc tới nay của Tổng công ty rau quả đợc coi là khâu quan trong trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm giữ uy tín và hiệu quả kinh doanh lâu dài.
Theo quy định của nhà nớc việc kiểm tra hàng xuất khẩu của Tổng công ty đợc thực hiện ở hai cấp độ: cấp cơ sở và cấp cửa khẩu. Trong đó kiểm tra ở cấp cơ sở vẫn là quyết định cho phép hàng đợc xuất đi hay khơng. Cịn kiểm tra ở cấp cửa khẩu thì trở nên thơng thống hơn do chính sách khuyến khích của Nhà Nớc. Nội dung kiểm tra của mặt hàng rau quả là rau có đảm bảo độ an tồn hay khơng, có phải là rau quả sạch khơng và vệ sinh chất lợng.
Cơ quan mà Tổng cơng ty tín nhiệm mời kiểm tra chất lợng đó là Vinacontrol đối với một số mặt hàng cần sự kiểm tra về sâu bệnh Tổng công ty cần sự kiểm tra của cục Kiểm nghiệm thực vật. Tại cơ quan hải quan khi đã nhận đủ chứng từ cần thiết nhân viên Hải quan sẽ xuống kiểm tra hàng hố nếu thấy khơng có vấn đề gì thì tiến hành cho hàng hố vào container để kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu. Đó là những hàng hố mà Tổng cơng ty mang đến cảng khi đã khai báo nhân viên kiểm tra tại chỗ. Cịn Tổng cơng ty thực hiện đóng hàng tại nơi thu mua thì trớc đó Tổng cơng ty phải đến Hải quan khai báo, sau đó nhân viên Hải quan đến nơi thu mua hàng hoá cũng là nơi đóng gói để cùng cơ quan kiểm tra trọng lợng, chất lợng, xuất xứ , kiểm dịch thực vật.
Năm 1999 trong hợp đồng xuất khẩu nhãn của Tổng công ty cho MCKEN SALES số 30/MC/VE/1999 sau khi mua hàng trong nớc xong, khi mang kiểm định thì thấy nhãn khơng đúng theo u cầu của khách hàng về một số điểm nên buộc Tổng công ty phải trả cho nhà cung ứng để đi mua lô hàng khác dể xuất khẩu. Mặc dù chậm mất 10 ngày nhng hợp đồng vẫn đợc thực hiện đợc vì có sự thơng cảm và đồng ý của khách hàng.
VD: hợp đồng HA/18/DA/VE/00 là một số trờng hợp khác, hợp đồng này bị huỷ bỏ không thực hiện đợc vì khi xuất hàng Tổng cơng ty mới phát hiện là khơng qua kiểm tra hải quan, dứa đóng hộp khơng đảm bảo chất lợng do thời gian lu kho q lâu, cơng ty bên phía đối tác đã từ chối huỷ bỏ hợp đồng vì họ khơng muốn bị chậm tiến độ mua bán nếu để Tổng công ty bù lại số lợng hàng hoá đã bị hỏng.
Trong những lần kiểm tra cơ sở, mỗi lơ hàng phải có giấy chứng nhận kèm theo khi xuất khẩu lơ hàng và phải có chữ ký kèm theo chữ ký cuả giám đốc của Tổng công ty.
3.3. Thuê phơng tiện vận chuyển.
Tình trạng chung ở Việt Nam hiện nay là phơng tiện vận chuyển đặc biệt là tàu biển không đợc lớn mạnh nh ở các nớc khác, chúng ta có nhiều đội tàu nhng đa phần là những tàu già hầu hết đã quá tuổi đi biển. Do tình trạng là nh vậy nên ảnh hởng đến phơng thức xuất khẩu của Tổng công ty
Hiện nay phơng thức mà Tổng công ty thờng sử dụng khi xuất khẩu mặt hàng rau quả đó là FOB, CIF và CFR trong đó chủ yếu là CFR(là điều kiện giao dịch áp dụng cho đờng biển và đờng sơng nội địa trong đó ngời bán có nghĩa vụ thuê tàu và gía thanh tốn gồm tiền hàng và cớc phí, đồng thời ngời bán khơng có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho hàng hố. Cịn khi th tàu, tàu phải có các điều kiện cơ bản đó là .
+ Tàu phải có khả năng đi biển tức nó phải kín nớc và đủ khỏe. + Tàu phải có dự trữ lơng thực, thực phẩm.
Sở dĩ Tổng công ty thờng sử dụng điều kiện CFR trong xuất khẩu là để tránh tình trạng bị động trong thuê tàu nh vậy thì đặc biệt phù hợp đối với mặt hàng rau quả có đặc điểm khơng để lâu ngày. Một điều nữa đó là trong CFR việc khoảng thời gian làm thủ tục mua bảo hiểm . Nói chung trong thực hiện xuất khẩu hàng hoá hai bên tiến hành thoả thuận điều kiện giao hàng sao cho phù hợp nên cha tạo đợc lòng tin cho một số đối tác làm ăn của Tổng công ty.
Trong việc thuê tàu, Tổng công ty thờng thuê tàu chợ do lợng hàng chuyên chở không quá lớn, thờng 50 đến 100 tấn cho mỗi lần xuất. Tổng công ty thờng thuê tàu chuyến cho mỗi đợt xuất nhiều hàng với khối lợng lớn nh trong năm 1999, Tổng cơng ty đã kí hợp đồng thuê tàu chuyến với hãng tàu của công ty vận tải đờng biển Hải phòng Vitranchart để xuất dứa cho POCELIN Hồng kông.
Trong quá trình vận chuyển bằng đờng bộ, Tổng cơng ty thờng thuê Container để vừa chủ động đi lại, vừa gọn và dễ bảo quản hàng. Quan hệ chủ xe và Tổng công ty đều đợc điều chỉnh bằng hợp đồng văn bản.
Trong q trình giao hàng lên tàu Tổng cơng ty thờng uỷ thác cho bên vận tải .
VD:
Bên vận tải :VIET HA Co.LTD.
Bên uỷ thác vận tải: VEGETEXCO Việt Nam Về lô hàng sau đây:
+Lên tàu STEAMRS FORTUNE 215S +Số lợng: 03*20’ CNTRS
+Tên hàng: dứa khoanh đóng hộp +Chủ hàng: VEGETEXCO Việt Nam +Ngời nhận: MIVITRANS
+Cảng xếp hàng: CY hải phòng, Việt Nam +Ngày xếp hàng: 28/8/2002
+Giá cớc phí vận tải: USD 1.400/20 FT CONTAINER +Phí vận đơn: 100.000VNĐ
3.4. Mua bảo hiểm hàng hoá.
Ngành bảo hiểm của Việt Nam cịn non trẻ cha có nhiều tiếng tăm cũng nh uy tín trên thị trờng quốc tế nên gây ra một số trở ngại cho hoạt động xuất khẩu nói chung.
Khi bên đối tác kí hợp đồng theo điều khoản nào thì Tổng cơng ty phải thực hiện theo điều khoản đó. Theo tổng kết trong 3 năm 1999 –2001 Tổng công ty rau quả Việt Nam đã thực hiện đợc 28 hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả trong đó có 15 hợp đồng xuất CFR, 8 hợp đồng xuất CIF. Trong 5 hợp đồng xuất CIF, Tổng công ty chỉ đợc mua bảo hiểm cho 2 hợp đồng, một hợp đồng xuất khẩu dứa hộp cho GWEEGEF LTD, một hợp đồng xuất khẩu da chuột muối cho công ty DAICHIMYUKI CO, trong 2 hợp đồng công ty đợc