CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
2.5 Các bước xây dựng hệ thống quản lý
2.5.5 Thiết kế chi tiết
+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thơng tin trước khi đưa vào máy tính.
+ Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thơng tin cho máy tính. + Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu. + Chạy thử chương trình.
+ Dịch sang đi .exe và đóng gói chương trình.
2.5.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin.
Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin là một trong những thiết kế quan trọng nhất của thiết kế hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, nhưng có 4 phương pháp cơ bản thường dùng sau: + Từ yêu cầu thông tin của các nhà quản lý và những người sử dụng. Khi biết các yêu cầu thì sẽ xây dựng được kho dữ liệu đủ đáp ứng các yêu cầu đó.
+ Phương pháp nguyên mẫu: sử dụng những cơ sở dữ liệu đã có, cải tiến cho phù hợp với hệ thống thông tin đang thiết kế.
+ Phương pháp suy diễn từ các thông tin đầu ra: Giống như việc phân tích sản phẩm để biết được các nguyên liệu đầu vào để rồi xây dựng kho nguyên vật liệu cho nhà máy.
+ Phương pháp sử dụng mơ hình quan hệ thực thể: Dựa vào chính chức năng và cấu trúc của tổ chức để thiết kế ra sơ đồ cấu trúc dữ liệu phù hợp với hệ thống thông tin mới của tổ chức.
* Mã hoá dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu nhất thiết phải biết cách mã hóa dữ liệu. Mã hố được xem là việc xây dựng một tập hợp những mã hiệu- một biểu diễn theo quy
ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể.
Mã hố là một cơng việc của người thiết kế cơ sở dữ liệu. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục thiêu của người sử dụng. Lợi ích lớn của việc mã hố là: Nhận diện nhanh chóng,khơng nhầm lẫn, tiết kiệm khơng gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng.
Một số phương pháp mã hố cơ bản:
+ Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã hoá này rất đơn giản.
Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
+ Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã hoá kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Mã kiểu này có ít gây nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, không những gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ.
+ Phương pháp mã hoá tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hóa tổng hợp.
+ Phương pháp mã hố theo xeri: Phương pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. + Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.
Thiết kế cơ sở dữ liệu là xây dựng các tệp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu sao cho từ các tệp đó tạo ra được tất cả các thơng tin đầu ra của yêu cầu.
Việc đầu tiên phải biết được yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Công việc này đôi khi là rất phức tạp. Không thể chỉ hỏi những người sử dụng xem người ta cần những dữ liệu gì?, thơng tin gì? Là được. Vì người sử dụng sẽ khơng thể trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung chung như vậy hoặc họ sẽ cung cấp một danh sách rất dài những thơng tin cơ sở mà trong đó có nhiều cái chỉ mang tính bề ngồi, hời hợt. Những người đã thực thi và nghiên cứu về hệ thống thông tin thống nhất với nhau rằng việc xác định nhu cầu thông tin là một việc rất khó thực hiện và khơng tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hồn cảnh. Mức độ khó khăn này phụ thuộc vào quy mơ và sự phức tạp của hệ thống thông tin.
* Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra:
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu dữ liệu đi từ các thơng tin ra:
Bước 1: Liệt kê tồn bộ các thông đầu ra.
Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Bước này có thể chia làm các bước nhỏ hơn sau:
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thơng tin như số hố đơn, tên hàng, đơn vị tính,… được gọi là các thuộc tính. Cần liệt kê tồn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Chẳng hạn như mục tên hàng trên một hố đơn bán hàng có thể ghi nhiều tên hàng là một thuộc tính lặp.
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính tốn ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính khơng phải là thứ sinh thì được gọi là các thuộc tính cơ sở.
- Gạch chân các thuộc tính khố cho thơng tin đầu ra.
- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những thuộc tính khơng có ý nghĩa trong quản lý.
+ Chuẩn hoá mức 1: Chuẩn hoá bước một nhằm đảm bảo rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con có một ý nghĩa theo quan điểm quản lý, gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.
+ Chuẩn hoá mức 2: Chuẩn hoá bước 2 đảm bảo rằng trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào tồn bộ khố chứ khơng chỉ phụ thuộc vào một phần của khố. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khốđó làm khố cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
+ Chuẩn hoá mức 3: Chuẩn hoá bước 3 bảo đảm rằng trong một danh sách khơng được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc Z phụ hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.
+ Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu, cần phải dựa vào thực tế quản lý, kinh nghiệm thực tế để xác định đầy đủ cấu trúc của nó như tên các thuộc tính, loại các thuộc tính, chiều dài của mỗi thuộc tính, miền giá trị cho mỗi thuộc tính.
Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thì cần phải tích hợp lại để tạo ra chỉ một tệp duy nhất cho thực thể đó.
Khi thực hiện bước 2 như trên cho tất cả mỗi đầu ra trên thực thể sẽ tạo ra rất nhiều tệp vì một đầu ra thường liên quan rất nhiều thực thể. Những tệp nào cùng mơ tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là tạo thành một tệp chung gồm tất cả các trường chung và riêng của những tệp có liên quan đó.
Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp. Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó.
* Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ mơ hình quan hệ thực thể.
Nếu thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu chỉ đơn thuần từ các đầu ra như trên sẽ có thể dẫn tới tình trạng cơ sở dữ liệu chỉ phục vụ những đầu ra đã được xác định. Khi có những u cầu mới về thơng tin quản lý thì hệ thống thơng tin mới có thể khơng có đủ dữ liệu để tạo những đầu ra mới. Để giải quyết vấn đề này khi cần phải xem xét hệ thống thơng tin với khía cạnh là hệ thống phục vụ quản lý do đó xem xét sự hoạt động quản lý của tổ chức mà xác định cơ sở dữ liệu cho nó. Cách thức thiết kế này bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định tên, các thuộc tính, loại thuộc tính, … của tất cả các thực thể có trong tổ chức.
Từ mơ tả về cách thức hoạt động của tổ chức xác định tên, các thuộc tính, … được các nhà quản lý nói tới. Đó có thể là thực thể nhân sự như Cán bộ, nhân viên… Cũng có thể là vật thể như Máy móc thiết bị, kho hàng… hoặc là phi vật chất như Hợp đồng, nhận xét…
Tiếp đến xác định mối quan hệ giữa các thực thể. Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Có thế xác định bằng cách đánh dấu các động từ sử dụng trang mô tả hoạt động của tổ chức. Các động từ sẽ kết nối các thực thể với nhau. Bước 3: Xác định mức độ quan hệ giữa các thực thể.
Để thiết kế tốt cơ sở dữ liệu nếu chỉ đơn thuần biết được thực thể này quan hệ với thực thể khác thì chưa đủ. Cần phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại.
Bước 4: Xác định chiều của một quan hệ.
Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người ta chỉ chia làm 3 loại: Một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần của một thực thể được quan hệ với những lần xuất của chính thực thể đó.Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Bước 5: Vẽ sơ đồ khái niệm mô tả các thực thể và các quan hệ đã xác định được qua các bước trên.
- Mỗi thực thể biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong và danh sách các thuộc tính của nó ở bên cạnh.
- Mỗi quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi có ghi động từ thể hiện quan hệ bên trong và các thuộc tính của nó nếu có. Nối hình thoi này với các hình chữ nhật thực thể thuộc quan hệ đó.
- Ghi số mức độ quan hệ sát với đường nối.
Bước 6: Chuyển đổi từ sơ đồ quan hệ thực thể thành các tệp cơ sở dữ liệu.
Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu mơ tả các hoạt động của doanh nghiệp, thì sẽ tiến hành chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
2.5.5.2 Thiết kế vật lý ngồi cho hệ thống thơng tin.
Thiết kế vật lý ngoài là mơ tả chi tiết các yếu tố nhìn thấy được của giải pháp. Đây là cơng việc rất quan trọng vì nó tác động trực tiếp tới người sử dụng hệ thống cũng như những người sử dụng thông tin của hệ thống. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các khâu: Lập kế hoạch, Thiết kế vào, Thiết kế ra, thiết kế giao diện người máy, thiết kế các thủ tục thủ công và chuẩn bị trình bày báo cáo. Thiết kế vật lý ngoài cần phải được thực hiện kết hợp chặt chẽ với người sử dụng. Kết quả của thiết kế vật lý ngoài là các mẫu nhập liệu, các mẫu báo cáo, mẫu thơng tin, các giao diện và quy trình thủ cơng.
Thiết kế vào bao gồm các thiết kế các form nhập liệu và các phượng thức nhập liệu.
Thiết kế ra bao gồm thiết kế tất cả các khuôn mẫu thông tin ra, các mẫu báo cáo, phương thức đưa ra và vật mang tin cho các thông tin ra.
Thiết kế giao diện người – máy: là thiết kế giao diện cho phép người sử dụng vận hành hệ thống một cách dễ dàng và hiệu quả.
Thiết kế giao diện bao gồm việc lựa chọn phương thức giao tác: lệnh, phím đặc biệt, thực đơn, biểu tượng, điền mẫu, hỏi đáp,..
2.5.5.3 Thiết kế vật lý trong cho hệ thống thông tin.
Thiết kế vật lý trong nhằm đảm bảo tính chính xác thơng tin, u cầu về mặt thời gian cho các hoạt động của hệ thống. Thiết kế vật lý trong bao gồm thiết kế cơ sở dữ liệu trong, lập trình và thử nghiệm hệ thống.
Thiết kế cơ sở dữ liệu trong nhằm tăng tốc và hiệu quả xử lý. Đồng thời khâu này kiểm duyệt thêm dư các trường dữ liệu phục vụ cho các hoạt động phục hồi, kiểm soát hệ thống. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong chủ yếu là xem xét thêm các tệp chỉ dẫn, các trường trung gian,…
Thiết kế phần mềm: Tạo ra các phần mềm cho hệ thống thông tin sao cho chúng thực hiện tốt nhất các xử lý đã được thiết kế.
Các bước thiết kế phần mềm: + Xác định mục tiêu phần mềm + Xây dựng giải thuật
+ Lựa chọn ngơn ngữ phù hợp + Viết chương trình + Thử nghiệm chương trình
+ Biên soạn tài liệu phần mềm
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới. 2.5.5.4 Phương pháp thiết kế phần mềm
* Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc TOP – DOWN:
Đây là phương pháp truyền thống, mơdul hố vấn đề. Xác định yêu cầu chức năng khái quát, sau đó phân chia ra các chức năng nhỏ hơn, từng cấp một cho đến mức có thể bắt tay viết chương trình bằng một ngơn ngữ lập trình cụ thể nào đó. Phương pháp này đã được tập đồn IBM cụ thể hoá thành phương pháp với các mức phân cấp như sau:
Cấp 1: Cơng việc là các xử lý có cùng một sự kiện khởi sinh ngồi.
Cấp 2: Tiến trình là các xử lý thuộc cùng một công việc và thuộc cùng một chức năng nghiệp vụ.
Cấp 3: Pha là các xử lý thuộc cùng một tiến trình và thuộc cùng một yếu tố tổ chức vật lý như nơi xử lý, thời điểm xử lý, cách thức xử lý,…
Cấp 4: Modul xử lý là các xử lý thuộc cùng một pha xử lý nhưng được nhóm vào chức năng xử lý cập nhật hoặc chức năng tra cứu hoặc chức năng thao tác với dữ liệu.
Cấp 5: Modul lập trình là xử lý thuộc cùng một modul xử lý có cùng một yếu tố kỹ thuật như sử dụng với một ngôn ngữ phát triển cụ thể, với một loại phần cứng cụ thể, đủ nhỏ để dùng trong nhiều modul xử khác,…
Sau khi phân rã xong thiết kế viên cần phải vẽ sơ đồ liên kết modul xử lý để xem tồn cảnh cũng như vai trị, vị trí của mỗi chức năng trong toàn bộ hệ thống phần mềm.
* Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc BOTOM – UP:
Trong thực tế nhiều khi thiết kế phần mềm đi theo con đường ngược lại từ