CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG
3.1 Các chức năng xử lý hệ thống thông tin"Quản lý bán hàng " của công ty
Cổ phần thiết bị máy tính Quang Anh
3.1.1 Chức năng quản lý hệ thống:
Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và hướng dẫn chung cho người sử dụng.
3.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập:
Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng các phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thời kết hợp với thông tin của thị trường, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban giám đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhật thông tin mua hàng.
3.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán):
Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điền tất cả các thơng tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ. Nếu là khách hàng mới phải thêm vào danh mục khách hàng. Nếu là khách đã tồn tại phải kiểm tra lại thơng tin xem có chính xác khơng? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các mặt hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà cơng ty có thể bán. Có thể xảy ra các trường hợp sau:
- Mặt hàng này cơng ty khơng có hoặc hệ thống thơng tin chào hàng khơng có trong cơng ty. Trường hợp này phải từ chối bán hàng.
- Cơng ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả.
- Cơng ty khơng có các mặt hàng này nhưng hệ thống thơng tin chào hang có các thơng tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp.
- Cơng ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách nhưng trong kho khơng cịn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc cịn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại. Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và tính sãn sàng của hàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thơng tin hàng cần mua và tính giá tiền. Đơn giá so với đơn giá chính người bán hàng có thể thay đổi theo quy định của phịng quản lý bán hàng, cuối tháng sẽ tính lãi xuất kinh doanh.
3.1.4 Chức năng tìm kiếm:
Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thơng tin hóa đơn, chức năng này sẽ có nhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất…
3.1.5 Chức năng báo cáo và in ấn:
Khi thực hiện làm các hố đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất…