II. Tình hình thực tế về quản lý sử dụng và tổ chức
2.2. Tổ chức công tác kế toán chi tiết TSCĐ tại Xí nghiệp
Xí nghiệp có nhiều loại TSCĐ khác nhau do đó yêu cầu quản lý TSCĐ đòi hỏi phải kế toán chi tiết TSCĐ. Thông qua đó kế toán sẻ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấuTSCĐ, tình hình phân bổ TSCĐ, số lợng và tình hình chất lợng kỷ thuật.tình hình huy động cũng nh tình hình bảo quản TSCĐ ở Xí nghiệp.
Trớc tiên Xí nghiệp lập dự án, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kế toán chi tiết TSCĐ ở Xí nghiệp xây dựng COSEVCO65 đợc thực hiện trên các sổ, thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết theo dõi tăng giảmTSCĐ và bảng theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ theo nguồn hình thành.
TSCĐ của Xí nghiệp tăng lên chủ yếu là do mua sắm mới vật t, tăng do công trình xây dựng cơ bản hình thành đa vào sử dụng.
Để mua mới TSCĐ cần lên danh mục TSCĐ cần cho dự án đầu t sản xuất. Sau đó lập tờ trình lên Công ty phê duyệt. Sau đó xem xét mục đích sử dụng, công dụng cần thiết, kế hoạch, phơng án tổ chức quản lý, kế hoạch hoàn trả vốn đầu t4, sự cần thiết tối u của từng loại TSCĐ từ đây sẻ đợc phê duyệt. Sau đó Xí nghiệp tiến hành mua sắm TSCĐ theo nhiều hình thức nh: mời thầu, tự tìm kiếm, do giới thiệu…khi có TSCĐ tăng thì Xí nghiệp lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” cùng với ngời giao TSCĐ theo mẫu quy định( mẫu 01 TSCĐ- hệ thống kế toán Doanh nghiệp), hợp đồng hoá đơn mua TSCĐ và chứng từ khác liên quan.Bên giao nhận gồm có:giám đốc Xí nghiệp, phòng kế toán, phòng kinh tế kỷ thuật, tổ bảo vệ.sau đó bên giao nhân TSCĐ lập một hồ sơ riêng về TSCĐ hồ sơ gồm có:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ.
+ Hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan. Bộ hồ sơ giao nhận đó gồm 2 bản. gửi cho phòng kế toán 01 bản và cho phòng kinh tế kỷ thuật 01 bản.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp có một số TSCĐ đã bị h hỏng, củ hay lổi thời không còn phù hợp với đặc điểm sản xuất do đó Xí nghiệp phải tiến hành thanh lý, nhợng bán TSCĐ. Việc thanh lý nhợng bán chỉ đợc tiến hành khi đợc quyết định của Công ty. Nêu TSCĐ thanh lý thuộc vốn ngân sách thì phải lập hội đồng đánh giá thanh lý.
+ Giám đốc Xí nghiệp. + Phòng kế toán.
+ Phòng kinh tế kỷ thuật. + Tổ bảo vệ.
Trờng hợp nhợng bán thì phải có biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng mua bán sau đó tiến hành đánh giá TSCĐ theo hiên trạng.
+Giá trị còn lại của TSCĐ. + Giá trị thu hồi.
+ Chi phí thanh lý…
Trình tự ghi sổ chi tiết tại phòng kế toán Xí nghiệp xây dựng COSEVCO65.
*Thẻ TSCĐ: căn cứ để lập thẻ TSCĐ là các chứng từ. +Biên bản giao nhận TSCĐ.
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ. +Bảng tính khấu hao TSCĐ.
+Các tài liệu kỷ thuật khác có liên quan.
*Sổ chi tiết TSCĐ theo dõi tăng giảm TSCĐ: đợc mở theo quý cho từng loại TSCĐ.
*Sổ TSCĐ: đợc mở theo quý cho toàn bộ TSCĐ trong Xí nghiệp,căn cứ để ghi sổ chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ và các tăng giảm TSCĐ.
Bảng theo dỏi nguyên giá và giá trị còn lại theo nguồn hình thành. Bảng đợc lập theo quý để đáp ứng yêu cầu nắm bắt thông tin là cơ sở cho việc lập báo cáokiểm kê định kỳ về TSCĐ lập kế hoạch trả nợ và chi phí sử dụng vốn cho Nhà nớc.