B1: Nhận kế hoạch vận chuyển
Mỗi ngày đều có một số lượng xe mà bên đại lý gửi theo kế hoạch để điều động đi. Đây là bảng kế hoạch lập từ trước của nhà máy. Ví dụ:
Đối với HONDA Có 5 biên: Phiếu nhận hàng của cơng ty vận chuyển, Phiếu giao hàng, Phiếu nhân hàng của khách hàng, báo cáo kết quả vận chuyển, phiếu giao hàng ra. Bên công ty giữ biên 1 và biên 5; đại lý giữ biên 2,3,4. Sau khi giao xe xong thì nhà máy gửi lại bản 2 3 4 cho phịng kế tốn để phịng kế tốn thanh tốn tiền.
Đối với FORD có 2 Biên: nhà máy giữ, cơng ty giữ.
Sau đó, bên điều xe sẽ xác nhận xe đi theo đường biển hay đường bộ để báo lại với nhà máy tùy vào thời gian trong bản kế hoạch mà nhà máy gửi
Đường biển: đi theo 5 ngày
Đường bộ: đi trong 3 ngày
Bảng : Mail nhận kế hoạch lên đơn từ nhà máy Hyundai
B2: Lên đơn
Trên app Ceta, điều chỉnh số khung, mã số xe cập nhật trạng thái xe để các tài xế nhận đi đơn hàng qua app Ceta Driver.
Note:
Trong trường hợp lên đơn trên phần mềm có nhầm lẫn xảy ra sai sót, bên điều xe sẽ sửa lại và làm việc thực tế với bên lái xe (Kể cả khi tài xế chưa xác nhận hay khi tài xế đã xác nhận đang giao hàng)
Trong trường hợp lái xe giao nhầm xe ô tô đến đại lý hãng khác (hoặc chưa có lệnh vận chuyển mà đã giao đến nhà phân phối), giải quyết theo trình tự thơng qua 5W1H:
Who: theo quy trình từ lái xe => bên điều động => kho =>bảo vệ. Trong trường hợp này do lái xe và bảo vệ.
Where: Trả lời: Ở kho nào: PA Hiệp Phước Ở đại lý nào: Isanco
When: Giờ nào, Ngày nào? => Hỏi bên điều xe sẽ tra cứu nắm bắt thông tin
What: Giao nhầm xe ô tô Why 1: Lái xe lấy nhầm xe
Bảng : Bảng kế hoạch sau khi lên đơn của hãng Mitsubishi
B3: Điều xe (Vừa điều trên Ceta và vừa điều trên điện thoại)
Check đơn hàng: mỗi xe đều có một số khung khác nhau, nhập số khung từ biên bản bàn giao xe để check xem xe đã được bàn giao cho đúng tài xế hay chưa? Đơn hàng đã được cập nhật trước đó check xem đơn đã đi chưa?
Đơn hàng lẻ thì lên đơn mới điền thời gian dự kiến, địa điểm đến, đi, dự toán thanh tốn. Khi tài xế nhấn nhận đơn và tính thời gian bắt đầu đi xe thì trên hệ thống sẽ cập nhật thời gian thực tế và tính tốn thời gian đến dự kiến cho đến khi tài xế nhắn đã giao hàng thành công.
Khi xe được mang đi giao bên điều xe sẽ theo dõi được định vị xe đang được đi đến đâu, thời gian xe bắt đầu đi, tên, hình ảnh tài xế chở xe đi để theo dõi báo lại bên đại lý.
Bảng :Giao diện điều xe trên phần mềm CETA
B4: Khi lái xe đã giao hàng đến nơi thì lái xe cập nhật trên phần mềm Ceta để báo
lại bên đại lý là đã giao xe thành cơng.