Bước 1: Nhà máy sẽ gửi 1 bản kế hoạch cụ thể về việc phân bổ xe từ kho nào đến
kho nào (nơi gửi => nơi nhận) ( trong bản kế hoạch có các phần: Loại xe, số khung, địa điểm xuất phát, địa điểm đến, ngày, giờ, công ty vận tải, loại phương tiện, biển số xe (trong file excel được gửi qua mail từ phía khách hàng).
Phịng điều hành có nhiệm vụ tiếp nhận kế hoạch và điều xe vận chuyển đi trên chặng nào (sao cho trọng tải của xe vận chuyển phải phù hợp với số lượng xe khách hàng yêu cầu.)
(Bản kế hoạch cụ thể mà nhà máy gửi)
Lệnh điều động kiêm biên bản bàn giao xe sẽ được nhân viên theo dõi xe xác nhận ngay sau khi bộ phận kỹ thuật kiểm kê tồn bộ số xe nhận được từ phía khách hàng. Đảm bảo rằng tồn bộ số xe nhận được đầy đủ và khơng có bộ phận nào
hỏng hóc.
Được chia làm hai bản: 1 bản do phía vận chuyển giữ, 1 bản giao cho phía nhà phân phối
Bước 2: Cập nhật các nội dung liên quan đến vận tải và giao nhận như ngày
giao/nhận dự kiến; ngày giao/nhận thực tế; lý do giao chậm; hình thức vận chuyển của hàng hóa trên một file tổng hợp để làm báo cáo.
Nhân viên theo dõi xe sẽ theo dõi xe sao cho đúng với tiến độ dự báo được ghi ở mục “ngày nhận dự kiến”.
Các mục “ngày nhận thực tế”, “lý do giao chậm” sẽ được cập nhật sau khi đã hồn thành việc vận chuyển có xác nhận của đại lý.
(Báo cáo vận chuyển xe hãng FORD)
Bước 3: Sau đó, nhiệm vụ của nhân viên là theo dõi xe xem tài xế vận chuyển xe
như thế nào trên hệ thống CETA Onelog (phần mềm quản lý các đơn hàng của công ty) (sau khi nhân viên điều phối xe đã điều xe vận chuyển). Trên phần mềm này sẽ có các trạng thái cho các đơn hàng như sau:
Chờ tài xế xác nhận Sẵn sàng
Đang vận chuyển Hoàn thành
Nhân viên sẽ theo dõi xe thông qua số khung trên bản kế hoạch mà nhà máy đã gửi sao cho kịp với tiến độ giao hàng. Đối với các đơn giao chậm, buộc phải xin xác nhận giao chậm lịch trên phần mềm DMS của các đại lý.
Trường hợp giao chậm: Giả sử đối với giao hàng tại khu vực miền Nam thời gian
sẽ được quy định tối đa trong 6 ngày thì trên hệ thống DMS sẽ gia hạn trong 6 ngày. Nếu quá 6 ngày chưa giao đến nơi, bên đại lý khơng xác nhận giao chậm thì mình sẽ bị phạt phí giao chậm. Ví dụ ngày thứ nhất là 300k, ngày thứ hai là 400k,... Nếu có xác nhận giao chậm sẽ khơng mất phí.
Trường hợp giao hàng xong phải liên lạc với bên đại lý để họ xác nhận đã giao
hàng trên hệ thống DMS.
Có thể theo dõi hành trình xe chạy thơng qua hệ thống GPS.
Bước 4: Sau khi tài xế giao hàng xong sẽ có biên bản giao nhận xe thành phẩm với
đại lý nhận để xác nhận.
Bộ phận kỹ thuật của bên đại lý sẽ tiếp tục tiến hành hành kiểm kê lại toàn bộ số xe nhận được, xem có đầy đủ và hỏng hóc gì khơng. Mọi thông tin sẽ được ghi lại vào lệnh điều động kiêm biên bản bàn giao xe do nhân viên theo dõi xe cung cấp cho nhà phân phối. Ở cột thứ 2, do bên nhận phụ trách.
KẾT LUẬN
Trên đây là những thông tin mà chúng em thu thập được trong quá trình thực tập tại công ty TNHH TNHH Thương mại & Vận tải Phương Anh. Qua quá trình thực tập tại doanh nghiệp này em rút ra được một số điều như sau:
Điểm mạnh: Được thành lập vào năm 2002 đến nay vừa tròn 20 năm và hiện
là một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải ô tô hàng đầu tại Việt Nam. Với tần suất vận chuyển có thể lên đến hơn 25.000 lượt xe/tháng đã và đang
khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực vận tải ơ tơ thành phẩm, từng bước hồn thiện chuỗi cung ứng và được đối tác khách hàng tin tưởng, đánh giá cao.
Với thế mạnh về dịch vụ 24/24, cùng đội ngũ nhân viên tận tình,chuyên nghiệp, đội ngũ lái xe được đào tạo bài bản, am hiểu cung đường giao thông Việt Nam và áp dụng Logistics 4.0 trong hoạt động giao nhận giúp kiểm sốt tất cả các quy trình của tất cả các đơn hàng, đảm bảo thời gian giao nhận và tối ưu hóa chi phí vận hành.
Điểm yếu: Dịch vụ vận tải mới dừng lại ở nội địa, cơng ty chưa có dịch vụ
vận chuyển quốc tế. Hiện nay cũng có rất nhiều cơng ty Logistics với vốn đầu tư nước ngồi vào Việt Nam nên khả năng cạnh tranh cũng ngày càng gay gắt hơn.
Chúng em mong rằng công ty sẽ ngày một phát triển, thực hiện được mục tiêu chiến lược đã đặt ra để có nhiều hơn nữa sự đóng góp cho phát triển đất nước nói chung và ngành Logistics nói riêng. Bên cạnh đó chúng em hy vọng cơng ty cũng sẽ tạo điều kiện cho những sinh viên có niềm đam mê với logistics để có cơ hội được làm việc với một công ty chuyên nghiệp cả về công việc lẫn con người.
Qua đợt thực tập này em đã hiểu hơn về các kiến thức đã được học trên giảng đường nhà trường, được tiếp xúc thực tế về nghiệp vụ Logistics và mở rộng hơn kiến thức về ngành.
Chúng em xin chân thành cảm ơn Bộ môn Quy hoạch và Quản lý GTVT cùng sự giúp đỡ của anh chị trong công ty đã giúp đỡ chúng em hoàn thành nhiệm vụ thực tập này.
Danh mục tài liệu tham khảo
website: www.phuonganhlogistics.com
Phụ lục
Nhật ký thực tập
Tuần 1: từ ngày 03/05/2022 đến 07/05/2022
Thời gian Nội dung thực tập Địa điểm
Thứ ba
03/05/2022 Đến công ty được nghe giới thiệu và đitham quan văn phòng làm việc, kho của công ty.
Văn phịng cơng ty tại KCN Duyên Thái, Km16, Quốc Lộ 1A, Thường Tín, Hà Nội
Thứ tư 04/05/2022
Đến cơng ty gặp mặt các phòng ban tìm hiểu về cơng ty: lịch sử phát triển, lĩnh vực kinh doanh, mơ hình tổ chức bộ máy cơng ty, nhiệm vụ các phịng ban.
Văn phịng cơng ty
Thứ năm
05/05/2022 Nghe anh chị trong phòng hướng dẫn vềtổng quan quy trình làm việc tại cơng ty. Quan sát các thao tác của anh chị nhân viên, đặt câu hỏi và được anh chị hướng dẫn.
Phịng Quản lý Hãng
Thứ sáu
06/05/2022 Tìm hiểu thực tế về quy trình nhập hàng tạicơng ty. Quan sát các thao tác của anh chị nhân viên, đặt câu hỏi và được anh chị hướng dẫn.
Phòng Quản lý Hãng
Thứ bảy 07/05/2022
Tiếp tục được anh chị hướng dẫn, giải đáp những phần chưa hiểu.
Phòng Quản lý Hãng
Tuần 2: Từ 10/05/2022 đến 14/05/2022
Thời gian Nội dung thực tập Địa
điểm Thứ ba
10/05/2022 2
Tìm hiểu về quy trình điều xe trên phần mềm CETA tại công ty. Quan sát các thao tác của anh chị nhân viên, đặt câu hỏi và được anh chị hướng dẫn
Phòng Quản lý Hãng
Thứ tư 11/05/202 2
Được nghe anh chị giải quyết vấn đề giao nhầm xe đến
đại lý hãng khác Phòng Quảnlý Hãng
Thứ năm