CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT
4.2. xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao dịch đàm phán
phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hịa Bình
4.2.1. Nâng cao hiệu quả của cơng tác lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán phải phù hợp hơn với mục đích, mục tiêu của mỗi cuộc đàm phán, cần quan tâm đến cả mục đích, mục tiêu của cả đối tác.
Cơng ty cần có kế hoạch cụ thể cho từng hợp đồng khác nhau vì đối tượng và diễn biến trong các cuộc đàm phán là khác nhau, tránh lặp đi lặp lại một kịch bản, khiến cho các thành viên đồn làm phán khơng linh hoạt, dẫn đến sai sót
4.2.2. Hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ cho quy trình đàm phán
Hệ thống thơng tin có vai trị quyết định đến chất lượng của mỗi cuộc đàm phán. Do đó, cơng ty cần nghiên cứu, tìm kiếm, chuẩn bị kỹ hơn thông tin về đối tác và thị trường Đức. Công ty cũng cần phải dành một khoản chi phí xứng đáng hơn cho việc thu thập và xử lý thông tin.
Công ty cần nắm vững thông tin của đối tác, về tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức, về phạm vi kinh doanh, năng lực tài chính của đối tác, nhân sự đồn đàm phán của đối tác. Cơng ty càng chuẩn bị kỹ lưỡng những thông tin về đối tác và chú ý đến văn hóa và pháp luật của đồn đàm phán phía đối tác của Đức thì hiệu quả của cuộc đàm phán càng cao vì đã cho thấy thái độ muốn hợp tác của công ty đối với họ.
4.2.3. Chuẩn bị nội dung đàm phán một cách cụ thể, chi tiết
Trước khi đàm phán, công ty càn chuẩn bị chi tiết các nội dung cần đàm phán. Trong mỗi nội dung đàm phán lại cần phải xác định phương án, trình tự đàm phán, giải pháp giải quyết các tình huống phát sinh.
Nội dung đàm phán cần đảm bảo đầy đủ, chi tiết, các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, logic; phải đảm bảo kiến thức chun mơn, có chiều sâu về nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy.
Đối với mặt hàng lạc nhân công ty đang kinh doanh, nội dung được ưu tiên đàm phán đầu tiên là quy cách phẩm chất của sản phẩm, bảo quản,giá cả. Công ty cần chuẩn bị chi tiết những nội dung quan trọng, từ đó cơng ty nâng cao khả năng cạnh tranh cũng như vị thế của mình trên thị trường.
4.2.4. Nâng cao năng lực và hiệu quả tổ chức cho đồn đàm phán
Đối với cơng ty CP XNK Hồ Bình, nguồn nhân lực có vai trị vơ cùng quan trọng nhưng nguồn nhân lực phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng cịn thiếu và chưa có đủ năng lực. Hiện nay, số lượng nhân viên cơng ty có thể đảm nhận cơng tác này là 5 người, có thể đàm phán trực tiếp với đối tác bên Đức chỉ có 3 người. Trong đó Giám đốc là trưởng đồn, là người có kinh nghiệm và luôn tham gia vào các cuộc đàm phán với đối tác Đức. Do đó, cơng ty cần bổ sung thêm người có năng lực chun mơn, hơn nữa, cơng ty cũng nên đầu tư kinh phí
đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế cho các nhân viên thơng qua các cuộc hội thảo, các khóa đào tạo ngắn hạn.
Việc lựa chọn thành viên của đoàn đàm phán cần căn cứ vào năng lực, nghiệp vụ, trình độ chun mơn,… Cần phân cơng rõ trách nhiệm của từng người tham gia đàm phán, ai là người đàm phán trực tiếp, ai chịu trách nhiệm ghi chép, cung cấp tài liệu,… Cơng ty có thể gắn quyền lợi của nhân viên vào cuộc đàm phán để họ làm việc có trách nhiệm hơn, các thành viên cũng cần phải kết hợp ăn ý, hỗ trợ cho nhau để tạo ưu thế trên bàn đàm phán.
Khi tiến hành đàm phán với đối tác bên Đức, nhân viên đàm phán của công ty phải tiếp cận đối tác một cách tự nhiên, thể hiện sự hiểu biết và quan tâm của mình đến đối tác nhằm tạo khơng khí thoải mái dễ chịu khi hai bên làm quen, gây ấn tượng tốt đẹp với đối tác. Trong quá trình đàm phán, cần cố gắng giữ quyền kiểm sốt nội dung, đưa ra các lỹ lẽ xác đáng để thuyết phục đối tác nhượng bộ, tạo thế chủ động cho công ty.
4.2.5. Chuẩn bị những cuộc đàm phán thử cho đoàn đàm phán
Đối với những hợp đồng lớn, có giá trị cao thì cơng ty nên có những cuộc đàm phán thử trước khi gặp đối tác. Đàm phán thử sẽ giúp cho đồn đàm phán có thể dự báo phần nào các tình huống xảy ra trên thực tế. Hơn nữa, đây cũng chính là bài học thực tế cho nhân viên để nâng cao hơn kỹ năng đàm phán.
4.2.6. Nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán
Từ trước tới nay, vị thế của công ty trên bàn đàm phán thường thấp hơn nhiều so với đối tác bên Đức. Để khắc phục tình trạng này, cơng ty CP XNK Hồ Bình cần phải nâng cao hơn nữa cả thế và lực của mình trên bàn đàm phán. Khơng chỉ nâng cao, trình độ, kỹ năng cho các đàm phán viên, cơng ty cịn phải nâng cao khả năng tài chính của mình, mở rộng mạng lưới thông tin cho phù hơp với đối tác và từ đó thể hiện được tầm quan trọng của công ty trong hợp đồng.
4.2.7. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau mỗicuộc đàm phán cuộc đàm phán
Để đảm bảo sự thành cơng và hiệu quả của q trình đàm phán, cơng ty cần thực hiện tốt khâu kiểm tra, giám sát tại mọi thời điểm, từ khi lập kế hoạch cho đến
khi kết thúc đàm phán. Qua đó, có thể sửa chữa những thiếu sót và tín tại trong cả quy trình đàm phán của cơng ty với đối tác.
Cơng ty cần phải xem xét lại tồn bộ quy trình, tìm ra những bước đã thực hiện hiệu quả, bước nào còn thiếu, bước nào cần bổ sung,… xem xét những lợi ích nào cơng ty đạt được, những lợi ích nào cơng ty phải nhượng bộ đối tác. Từ đó cơng ty có thể khái quát đươc những thành công, hạn chế, rút ra được những bài học kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau này.
Ngồi ra, sau mỗi cuộc đàm phán, cơng ty cần tổ chức các cuộc họp nhằm đánh giá một cách khách quan những kết quả đạt được, thẳng thắn nhìn nhận những sai lầm, thiếu sót để rút ra những bài học kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau này.