CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM BÓC TÁCH DỰ TOÁN
2.3. Đánh giá thực trạng hoạt động bóc tách dự tốn tại công ty hiện nay
2.3.1. Những ưu điểm của bóc tách dự tốn tại cơng ty
Thứ nhất, cơng ty có phần hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin khá hiện đại và đầy đủ. Mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt. Vì thế, mặc dù vẫn đang thực hiện cơng tác bóc tách dự tốn cịn thủ cơng nhưng cũng sẽ khơng gặp nhiều khó khăn khi được áp dụng phần mềm G8 để xử lý dự tốn, bằng sử dụng cơng nghệ thông tin sẽ mang lại hiệu quả cao và mang tính chun nghiệp cho cơng ty.
Thứ hai, cơng ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ trung, ham học hỏi, sáng tạo, tìm hiểu về cơng nghệ thơng tin và đặc biệt là dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi, thích sự tân tiến, hiện đại và khoa học. Do vậy, việc chuyển đổi thói quen làm việc từ thủ công trên sổ sách giấy tờ sang làm việc với máy tính sẽ dễ dàng nhận được sự hưởng ứng, ủng hộ nhiệt tình của các nhân viên. Đội ngũ nhân viên có trình độ cao nên việc áp dụng khoa học cơng nghệ vào q trình làm việc khơng gặp nhiều khó khăn.
Thứ ba, cơng ty rất chú trọng tới việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng, đầu tư xây dựng, phát triển hệ thống thơng tin. Khuyến khích và thúc đẩy q trình ứng dụng khoa học cơng nghệ vào hoạt động kinh doanh và q trình làm việc. Ngồi ra, cơng ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty.
2.3.2. Những nhược điểm của triển khai và cài đặt phần mềm G8
Với thực trạng tại cơng ty là chưa có phần mềm bóc tách dự tốn, các nghiệp vụ vẫn được xử lý tính tốn thủ cơng dẫn đến những khó khăn như:
- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
- Mất thời gian và công sức cho cơng tác thêm, sửa, xóa thơng tin đơn giá xây dựng của từng gói thầu ở tùng địa phương, địi hỏi phải dùng phải tìm kiếm thường xun thơng tin, cơng việc này gây tốn kém chi phí.
- Lưu trữ và tìm kiếm thơng tin khó do được tiến hành trên giấy và dễ gặp rủi ro, bị hạn chế số người có thể tra cứu thơng tin do phải thơng qua người quản lý kho lưu trữ.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính tốn xác định chi phí cơng trình khơng đúng
- Khi nhận nhưng cơng trình lớn thì sẽ khơng đánh giá được hiệu quả chi phí cũng như tiến độ cơng trình hoạt động
- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của mơi trường bên ngồi.
- Cơng tác truyền tải thơng tin giữa các phịng ban, các cấp trong công ty phải thực hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc.
Yêu cầu của công ty trong thời gian tới với việc triển khai và cài đặt phần mềm bóc tách dự tốn G8
- Cơng ty cần tiến hành triển khai và cài đặt phần mềm bóc tách dự tốn để hỗ trợ giải quyết các thực trạng cịn gặp phải của cơng ty hiện nay nhằm mang lại hiệu quả tốt cho việc kinh doanh của công ty
- Phát huy sức mạnh về nguồn lực sẵn có như cơ sở hạ tầng, phần cứng, phần mềm, mạng, cơ sở dữ liệu và nguồn nhân lực trong công ty
- Tổ chức lại hệ thống cơ sở dữ liệu sao cho có sự liên kết, đồng bộ giữa các hệ thống đã có và đang phát triển, và thấy rõ được sự hợp lý, dễ sử dụng.
- Ứng dụng phần mềm G8, khai thác thế mạnh về tài nguyên, hạ tầng nâng cao việc bóc tách dự tốn xây dựng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
- Tiến hành quy trình triển khai cài đặt phần mềm G8 hồn chỉnh cho cơng ty - Tiến hành nhận chuyển giao và bảo hành sản phẩm G8 từ phía nhà cung cấp
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT G8 TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI
NAM HẢI