CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM BÓC TÁCH DỰ TOÁN
3.2. Các đề xuất cụ thể đối với quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Phần mềm
Bước 1: Lập kế hoạch cài đặt:
Kế hoạch 1: Nhận yêu cầu về nghiệp vụ từ Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải, đánh giá mức độ phức tạp và thời gian cần thiết để hoàn thành yêu cầu để tạo ra kế hoạch triển khai và cài đặt sơ bộ.
Kế hoạch 2: Tiến hành khảo sát về nghiệp vụ tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải và trên cơ sở phần mềm G8 có sẵn cơng ty Hồng Hà sẽ cải tiến thay đổi một số mudum, chức năng sao cho phù hợp với công ty hơn.
Kế hoạch 3: Tạo ra kế hoạch hoàn chỉnh cho việc triển khai và cài đặt Phần mềm dự tốn G8 tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Kết quả: Kế hoạch hoàn chỉnh cho việc triển khai và cài đặt Phần mềm dự toán G8 tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Ý nghĩa: Định hướng cho cả quá trình cài đặt và triển khai Phần mềm dự tốn G8 tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bảng 3.1. Kế hoạch triển khai Phần mềm dự tốn G8 tại cơng ty
Thứ
tự Cơng việc Nội dung
Thời gian hồn thành Đối tượng tham gia của công ty 1 Lập kế hoạch triển khai
Nhận yêu cầu về nghiệp vụ 1 ngày Kỹ sư
Khảo sát thực tế tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
4 ngày Thống nhất với phía Cơng Ty 1 ngày
Giám đốc Phê duyệt kế hoạch hoàn chỉnh 1 ngày
Phân cơng giải quyết bài tốn theo từng phần, thống nhất hạn giải quyết xong bài toán.
1 ngày
2 Chuẩn bị hạ
tầng cơ sở
Xác định các tài nguyên cần thiết để cài đặt phần mềm. Dành thời gian để chi nhánh chuẩn bị các tài nguyên cần thiết
3 ngày Kỹ sư, NV
kỹ thuật
3 Biến đổi số
liệu
Xem xét đơn giá vật tư của Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải có sẵn như giá đất, cát sỏi,…
1 ngày
Phó giám đốc Tiến hành thống nhất kiểu dữ
liệu cần chuyển đổi giữa hai bên.
2 ngày Tổ chức đội ngũ chuyển đổi số
liệu. 1 ngày
Tiến hành chuyển đổi số liệu 9 ngày
4 Huấn luyện Cài đặt bản dùng thử phần
mềm trên một số máy trạm. 1 ngày
Kỹ sư Chuyển giao tài liệu hướng dẫn
sử dụng. 1 ngày
Tiến hành đào tạo nhân viên sử
5 Hoàn chỉnh phần mềm theo
yêu cầu
Xử lý hết các nội dung theo yêu cầu và chuyển thành chức năng
chương trình. 20 ngày
Nhận các yêu cầu mới phát sinh trong q trình thử nghiệm từ phía Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
5 ngày Phó giám
đốc, Kỹ sư Phân công xử lý các yêu cầu
mới phát sinh. 1 ngày
Xử lý hết các nội dung mới phát sinh theo yêu cầu và chuyển thành chức năng chương trình. 5 ngày 6 Đàm phán Đánh giá quá trình sử dụng thử Phần mềm dự tốn G8 tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải. 3 ngày Đàm phán giữa phía về các phương án triển khai, bảo trì phần mềm khi đưa vào sử dụng.
5 ngày
Thống nhất quan điểm để đưa Phần mềm dự tốn G8 vào cài đặt chính thức.
1 ngày
7 Cài đặt Tiến hành cài đặt phần mềm
1 ngày Hoàn thành và chuyển giao hệ
thống báo cáo theo yêu cầu.
8 Chuẩn bị tài
liệu hệ thống
Biên soạn tài liệu hệ thống
2 ngày Chuyển giao tài liệu hệ thống
Bước 2: Chuẩn bị hạ tầng cơ sở:
Tiến hành nghiên cứu thực tế tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải và xác định các yếu tố hạ tầng như phần cứng, cơ sở dữ liệu… để chuẩn bị cài đặt thử nghiệm.
Bước 1: Nhận thông tin về hạ tầng cơ sở, điều kiện hoạt động của phần mềm tại hệ thống.
Bước 2: Tiến hành khảo sát thực tế tình trạng hoạt động của các tác nhân hạ tầng này.
Bước 3: Xây dựng báo cáo về tình trạng thực tế các tác nhân hạ tầng hiện có, đánh giá khả năng hoạt động, khả năng tương thích của phần mềm đối với hệ thống, chỉ ra những thay đổi cần thiết về cơ sở hạ tầng để phần mềm có thể hoạt động tốt hơn. Bước 4: Chuyển giao báo cáo để doanh nghiệp chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho việc cài đặt phần mềm.
Kết quả: Báo cáo về cơ sở hạ tầng công nghệ tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Ý nghĩa: Chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật căn bản để đảm bào việc cài đặt và triển khai Phần mềm dự tốn G8 tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu:
Thành phần tham gia:
Đội triển khai của công ty phần mềm
Nhân viên thông tin kỹ sư của Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải. Quy trình chuyển đổi dữ liệu:
Bước 1: Xác định dạng dữ liệu cũ đang được lưu trữ tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 2: Thống nhất kiểu dữ liệu mới sao cho phù hợp với Phần mềm dự toán G8 Bước 3: Tổ chức đội ngũ biến đổi số liệu, tốt nhất có sự tham gia của cả bên phát triển và bên sử dụng phần mềm.
Bước 4: Tiến hành chuyển đổi số liệu.
Kết quả: Dữ liệu kế toán phù hợp với phần mềm Cyber Accounting. Ý nghĩa:
Bước 4: Huấn luyện:
Quá trình huấn luyện thường được tổ chức trước khi đưa phần mềm vào dùng thử, trường hợp triển khai Phần mềm dự tốn G8 tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải. là ví dụ cụ thể. Thực tế, đơi khi việc huấn luyện khi triển khai và cài đặt chỉ là bước đầu tiên trong cả một quá trình dài bao gồm các giai đoạn đoạn khác nhau dành cho các đối tượng khác nhau. Trong một số trường hợp cá biệt, các thỏa thuận trong hợp đồng không cho phép việc huấn luyện dừng lại cho đến thời hạn thỏa thuận trong hợp đồng.
Đối tượng tham:
Phụ trách huấn luyện: Nhân viên kỹ thuật của phần mềm G8 Đối tượng nhận huấn luyện:
Kỹ sư xây dựng của Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải Lãnh đạo công ty
Nội dung được huấn luyện trong giai đoạn này bao gồm những ý chính sau: Thao tác sử dụng phần mềm
Quá trình huấn luyện:
Bước 1: Cài đặt bản dùng thử Phần mềm dự tốn G8 tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 2: Chuyển giao tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm dự tốn G8 cho nhân viên liên quan bên phía Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 3: Tiến hành đào tạo quy trình quản lý cho các đối tượng cấp quản lý liên quan để có hướng phát triển cơng ty
Bước 4: Tiến hành đào tạo kỹ thuật cần thiết cho nhân viên sử dụng của Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải để hiểu rõ và xử lý tại chỗ các trường hợp phát sinh.
Bước 5: Tiến hành đào tạo về nghiệp vụ chuyên dụng khi dặp phải các dự án mới Kết quả:
Cài đặt và hướng dẫn sử dụng hồn chỉnh phần mềm Phần mềm dự tốn G8bản dùng thử tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Huấn luyện và đào tạo thành công các nội dung cần thiết đã đưa ra ở trên. Ý nghĩa: Chuẩn bị về mặt con người để vận đảm bảo việc vận hành Phần mềm dự tốn G8 trong tương lai diễn ra thơng suốt.
Bước 5: Hoàn chỉnh phần mềm theo yêu cầu:
Việc xử lý các yêu cầu đã được bắt đầu xử lý từ khi chúng ta tiến hành bước đầu tiên của quá trình triển khai và cài đặt. Giai đoạn này, nhân viên triển khai của Cyber Soft sẽ tiến hành hoàn chỉnh các yêu cầu này thành chức năng của phần mềm; đồng thời, xử lý các yêu cầu mới phát sinh trong q trình sử dụng phần mềm.
Bước 1: Hồn chỉnh các yêu cầu ban đầu của Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hảithành các chức năng trong Cyber Accounting.
Bước 2: Nhận các yêu cầu mới phát sinh trong quá trình sử dụng bản dùng thử Cyber Accounting.
Bước 3: Tổ chức đội xử lý các yêu cầu mới và nhanh chóng tiến hành chuyển yêu cầu thành chức năng chương trình.
Bước 4: Hồn chỉnh bản cài đặt cuối cùng của Phần mềm dự tốn G8tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Kết quả: Bản cài đặt cuối cùng của phần mềm kế toán Phần mềm dự tốn G8 tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 6: Thống nhất lại về quá trình cài đặt:
Quá trình đàm phán dựa trên cơ sở các báo cáo và kết quả thu được trong giai đoạn đầu của quá trình triển khai (những mục tiêu được nêu ra trong phần kết quả của mỗi giai đoạn). Giai đoạn này cũng có thể coi như là một phần tổng kết nhỏ cho nửa đầu q trình cài đặt. Nó bao gồm cả đánh giá cho những gì đã làm được và phương hướng làm việc cho giai đoạn tiếp theo. Nếu cần thiết, kế hoạch triển khai và cài đặt ban đầu sẽ được sửa chữa lại cho phù hợp hơn với điều kiện thực tế. Quyết định các vấn đề liên quan đến việc sử dụng, bảo trì… phần mềm trong tương lai.
Bước 7: Cài đặt:
Cài đặt phần mềm Phần mềm dự tốn G8 tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Phương pháp cài đặt lựa chọn:
Phương pháp chuyển đổi trực tiếp. Có sự chuẩn bị lý từng khâu trong quá trình cài đặt và huấn luyện đầy đủ cho những người tham gia.
Bước 1: Gỡ bỏ bản dùng thử trên hệ thống tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải, tiến hành cài đặt phần mềm Phần mềm dự toán G8 đã được dựng lại theo yêu cầu
Bước 2: Cài đặt phần mềm và tiến hành chạy thử kiểm tra.
Bước 3: Hoàn chỉnh các yêu cầu về hệ thống báo cáo và đưa vào sử dụng. Bước 4: Tiến hành phân quyền chính thức cho hệ thống trên phần mềm
Ý nghĩa: Đánh dấu việc chính thức đưa phần mềm Phần mềm dự tốn G8 vào sử dụng tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 8: Chuẩn bị tài liệu hệ thống:
Tài liệu hệ thống có ý nghĩa rất quan trọng trong việc bảo trì và nâng cấp sau này. Vì thế, sau khi cài đặt hệ thống, đội triển khai phải tổng hợp các tài liệu đã thu thập được trước đó cùng các tài liệu phân tích thiết kế … để tạo thành tài liệu hệ thống cuối cùng. Tài liệu này khơng chỉ có ý nghĩa hỗ trợ cho phần mềm Phần mềm dự tốn G8 mà cịn có ý nghĩa quan trọng trong q trình hồn thiện hóa và nâng cấp hệ thống nói chung tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Ý nghĩa: Tạo ra cơ sở lý thuyết cho việc sử dụng, bảo trì, nâng cấp Phần mềm dự tốn G8 tại Cơng Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải trong tương lai.
KẾT LUẬN
Sau khi công ty TNHH Xây dựng và vận tại Nam Hải hồn thành quy trình triểu khai và cài đặt phần mềm bóc tách dự tốn G8 sẽ giải quyết được những nhược điểm của việc lập dự tốn xây dựng thủ cơng trước đó
Bên cạnh Dự tốn G8 giải quyết trọn vẹn việc tính tốn: + Khối lượng cơng việc hồn thành theo hợp đồng + Khối lượng cơng việc phát sinh ngồi hợp đồng + Tính dự tốn:
- Tính đơn giá Nhân cơng theo Nghị định 205/2004/NĐ-CP - Tính đơn giá Ca máy theo Thơng tư 06/2010/TT-BXD - Tính bù giá nhiên liệu và bù lương thợ lái máy
- Chuyển đổi qua lại thuận tiện giữa Vữa dùng xi măng PC30 và PC40
- Tính cước vận chuyển: cơ giới bằng ơ tơ, đường sơng hoặc cước bộ thủ cơng - Tính Phân tích vật tư, Tổng hợp vật tư, Tổng hợp chi phí XD theo thơng tư 04/2010/TT-BXD
- Hỗ trợ vẽ Tiến độ thi công trên môi trường giống như của AutoCAD và ghi file tiến độ dưới dạng file AutoCAD
- Thẩm định cơng trình - Thống kê thép
- Thống kê VL vận chuyển lên cao
- Hỗ trợ tốt cho ngành Thủy lợi khi tính tốn cơng tác đất thủ cơng. + Tính hồ sơ dự thầu:
Dự tốn G8 hỗ trợ tính tốn hồ sơ đấu thầu theo nhiều cách khác nhau nhằm phù hợp với các mẫu mời thầu của nhiều chủ đầu tư trên cả nước.
Điều này cũng giúp cho nhà thầu có thể cùng lúc làm nhiều bộ hồ sơ theo các cách, các mẫu biểu khác nhau một cách nhanh chóng.
+ Tổng mức đầu tư:
Dự tốn G8 hỗ trợ tính tốn Chi phí khảo sát, chi phí QLDA và Tư vấn đầu tư XD cũng như các chi phí kiểm tốn, thẩm tra phê duyệt quyết toán khác một cách đơn giản và chính xác giúp các ban QLDA nhanh chóng xác định được tổng mức đầu tư của dự án.
+ Đơn giá, định mức: Lập đơn giá định mức, vẽ biểu đồ tiến độ thi công và ghi bản vẽ sang Autocad, tính cước vận chuyển, bù giá nhiên liệu và tính bù lương nhân cơng tính giá ca máy thẩm định đơn giá định mức
+ Có khả năng xuất sang Microsoft Excel với đầy đủ cơng thức, định dạng,v.v.. + Có thể lấy các cơng trình khác từ Excel vào phần mềm G8 để tính tốn, kiểm tra thẩm định..
+ Cập nhật liên tục các đơn giá xây dựng cơ bản mới của 64 tỉnh thành phố trên cả nước.