Khách quan:
- Hạn chế về cơ sở vật chất ở Việt Nam. Các kho bãi, cảng hàng hóa của nước ta liên tục được cải tiến nhưng vấn rất lạc hậu so với thế giới. Sự hạn chế này gây khơng ít cản trở đến tiến độ vận chuyển hàng hóa của cơng ty.
- Lĩnh vực kinh doanh logistic đã và đang được biết đến và ngày càng phát triển do vậy mà các doanh nghiệp giao nhận, các công ty Logistics đang mở rộng và tăng lên rất nhiều. Như vậy sự cạnh tranh giữa các công ty là rất lớn và HP Tồn Cầu khơng năm ngồi vịng quay của sự cạnh tranh đó, điều đó địi hỏi cơng ty phải tiếp tục nâng cao trình độ và làm việc hiệu quả hơn nữa để cơng ty tiếp tục phát triển và có lợi nhuận cao.
Chủ quan:
- Nguồn nhân lực của công ty tuy nắm vững được nghiệp vụ nhưng lại không được đào tạo bài bản về logistic bởi cơng ty vẫng đang trong q trình xây dựng được
bộ quy trình đầy đủ cho từng bộ phận. Hi vọng trong tương lai khơng xa, bộ quy trình chuẩn sẽ giúp ích cho việc đào tạo nhân viên của công ty hiệu quả hơn nữa.
- Nguồn tài chính của cơng ty cịn hạn chế, chính vì thế việc đầu tư thêm kho bãi, xe kéo, xe chuyên chở hàng hóa là rất khó.
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG
CONTAINER TẠI CƠNG TY
4.1.Định hướng hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của cơng ty TNHH HP Tồn Cầu
Với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, sự ra đời của các tổ chức khu vực và thế giới, để tồn tại và đứng vững trên thị trường, công ty cần phải nỗ lực hết mình để đạt được những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Công ty đã và đang đưa ra định hướng về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đến năm 2021:
Thứ nhất, củng cố và phát triển quy trình giao hàng xuất khẩu bằng Container.
Ln ln giám sát thực hiện tốt các khâu từ khi báo giá cho khách hàng, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, vận chuyển, lưu kho, theo dõi lô hàng,…. đến khi hàng đến đích cuối cùng đều phải được thực hiện theo nguyên tắc đã đề ra và hạn chế các sai sót gây ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình. Bên cạnh đó, dựa vào lợi thế việc cơng ty đã xây dựng các chi nhánh kết nối thị trường từ Bắc ra Nam và liên kết với các đại lý trên toàn thế giới trong dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, HP tăng khả năng đáp ứng được các tiêu chí về chất lượng dịch vụ và giá cả.
Thứ hai, tăng cường công tác phát triển đội ngũ quản lý, nâng cao trình độ và kỹ năng chun mơn của nguồn nhân lực trong công ty.
Công ty đã và đang tổ chức các buổi đào tạo, các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên thường niên theo tuần, vào chiều thứ năm các tuần trong tháng, từ đó nắm được điểm mạnh điểm yếu của đội ngũ nhân viên, từ đó đề ra các phương hướng phát triển nguồn nhân. Trong năm 2018-2019, mục tiêu của công ty đề ra là xây dựng được tồn bộ các bộ quy trình chuẩn cho từng bộ phận, để năng cao chất lượng đào tạo nhân viên và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Thứ ba, đầu tư có chiều sâu vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động giao nhận vận tải.
Hiện tại công ty đang bắt đầu đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ quản lý, các phần mềm giúp hỗ trợ quản lý như ABMS, CRM, Quickbook, các phần mềm
Marketing,… Các phần mềm này ban đầu đã cho thấy được hiệu quả rõ rệt trong việc hỗ trợ quản lý của cơng ty. Nhà quản trị ln ln phải tìm hiểu và áp dụng các công nghệ tiên tiến trên thế giới, triển khai các trang thiết bị mới đạt yêu cầu về chất lượng. Thúc đẩy và gắn kết công nghệ thông tin trong ngành GNVT, đặc biệt khâu thủ tục hải quan và tại biên giới (tăng cường tổ chức, thúc đẩy tiêu chuẩn hóa trong khai thác như chứng từ, tiêu chuẩn công nghệ…, phát triển các cổng thơng tin logistics, EDI, e-logistics…). Tích cực cải tiến, tân trang hạ tầng làm việc của công ty để tạo môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả.
Cuối cùng, thực hiện tốt các chính sách chăm sóc khách hàng và mở rộng mối quan hệ với các đối tác kinh doanh trong và ngoài nước.
Mở rộng mạng lưới khách hàng trên toàn cả nước và các khu vực lân cận, trên thế giới, nhanh chóng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và tìm kiếm được lượng khách hàng trung thành, khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, lên kế hoạch kết nối các đối tác uy tín trong nước và trên thế giới, tạo mối quan hệ lâu dài cùng giúp nhau có lợi. Hiện tại cơng ty đang bắt đầu chú trọng và triển khai mạnh mẽ các hoạt động marketing. Bằng việc tạo dựng đầu tư website chính của HP, cơng ty cịn tạo ra các trang web bổ trợ như luatxuatnhapkhau.net, nhapkhauhanghoa.com, lamhanghaiphong.com để tăng cường marketing cho công ty. Ngồi ra cơng ty bắt đầu tìm hiểu và marketing qua các ứng dụng của google, facebook,youtobe... để tối đa hóa hiệu quả của marketing. Mục tiêu mong muốn trong 2 năm tới của công ty là mở rộng được thị trường, quy mô khách hàng. Bởi hiện tại khách hàng của HP là các DN vừa và nhỏ, chính vì thế, trong lần đẩy mạnh marketing này hứa hẹn sẽ mang lại nhiều khách hàng lớn và tiềm năng cho công ty hơn nữa.
4.2.Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của cơng ty TNHH HP Tồn Cầu
Giải pháp hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan
Nếu cơng ty khơng đủ chứng từ cần thiết thì nhân viên Cơng ty sẽ khơng nhận hàng được đúng thời hạn. Do đó, làm tốt khâu chuẩn chuẩn bị chứng từ sẽ giúp cho quy trình nhận hàng được thơng suốt, dễ dàng hơn. Cách để luôn đảm bảo chuẩn bị đầy đủ những chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, chứng từ nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải… là trưởng phòng xuất nhập khẩu cần lập danh sách mẫu
các chứng từ chuẩn cần có, mỗi lần xuất hiện lơ hàng, nhân viên sẽ cần đối chiếu và đánh dấu những chứng từ cần cho lơ hàng đó. Sau mỗi lần chuẩn bị xong, nhân viên rà sốt lại theo mẫu nhờ đó có thể tránh sự thiếu sót hồ sơ.
Nhà quả trị cần tăng cường trách nhiệm của nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ bằng các hình phạt tài chính và phi tài chính nếu nhân viên gây ra những sai sót trong khâu này khiến cho quy trình nhận hàng nhập khẩu bị chậm lại.
Trưởng từng bộ phận cần đào tạo liên tục nhân viên nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ hàng hóa, nắm rõ quy định các loại chứng từ cần thiết đối với từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp nhận và kĩ năng xử lí cơng việc một cách linh hoạt khi có những sai sót xảy ra trong q trình làm việc với hải quan để tiến hành thơng quan hàng hóa.
Đối với nhân viên mới, trường phịng cần phân cơng người hướng dẫn giám sát chặt chẽ và đào tạo nhân viên mới bài bản, theo đúng quy trình chuẩn. Tránh trường hợp nhân viên thiếu kinh nghiệm khơng có người hướng dẫn đầy đủ gây ra sai sót có thể ảnh hưởng đến doanh thu của công ty.
Giải pháp hồn thiện cơng tác khai báo hải quan
Sau khi chuẩn bị các chứng từ cần thiết, nhân viên Công ty tiến hành việc khai báo hải quan để lấy số tờ khai tiếp nhận và phân luồng hàng hóa. Để tránh gây ra sai sót và nhầm lẫn trong khâu này doanh nghiệp cần phải:
Phân cơng cho nhân viên có tính cẩn thận, tỉ mỷ, tay nghề, nghiệp vụ cao việc nghiên cứu áp mã HS cho hàng hóa.
Lên danh sách các đầu mục hàng hóa tương ứng với mã HS và thuế đối với từng mặt hàng đấy để phổ biến cho tồn thể nhân viên cơng ty biết, đặc biệt là bộ phận khai báo hải quan, tránh áp mã HS và thuế suất sai cho hàng hóa.
Khi khai báo hải quan trên hệ thống hải quan điện tử, nhân viên phải cẩn thận nhập các thông tin dữ liệu của lơ hàng một cách chính xác và đúng với các thông tin thể hiện trên bộ chứng từ hàng hóa mà khách hàng giao cho cơng ty. Trước khi khai chính thức, gửi dữ liệu cho hải quan, nhân viên cần phải kiểm tra lại kỹ lưỡng xem thơng tin có bị sai lệch hay khơng rồi mới tiến hành khai.
Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa nhập khẩu của Nhà
nước, danh mục, biểu thuế riêng của hải quan cho các mặt hàng xuất khẩu. Việc theo dõi các văn bản Pháp luật mới hiện phần mềm ECUS luôn cập nhật liên tục tiện cho nhân viên theo dõi.
Giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm tra, giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu
Trong quá trình giao hàng, nhân viên cần kiểm tra hàng xem số lượng, chất lượng, tên hàng có đúng chính xác với hợp đồng và các chứng từ được giao không. So sánh đối chiếu cẩn thận với Packing List vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng hóa khác nhau nên rất dễ bị nhầm lẫn. Q trình kiểm tra cần có một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và số lượng hàng khơng có sai lệch ngoài phạm vi cho phép.
Kiểm tra cẩn thận bao bì cũng như mã ký hiệu trên bao bì sản phẩm (nếu có) cũng phải được lưu ý, nhân viên Cơng ty khi kiểm tra hàng cần đảm bảo chắc chắn rằng hàng vẫn cịn ngun vẹn. Nếu bao bì bị rách hay kí hiệu mã bị thiếu thì cần phải bỏ hàng ra kiểm tra lại đồng thời có sự bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu cần thiết.
Trong trường hợp nếu phát hiện lơ hàng bị tổn thất, khơng ngun vẹn thì nhân viên cơng ty lập tức lập biên bản về tình trạng hỏng hóc của hàng, đồng thời lập biên bản giám định hàng hóa. Sau đó, chủ dộng thay mặt khách hàng liên lạc với người chuyên chở và công ty bảo hiểm để giải quyết khiếu nại có liên quan đến hàng hóa của khách hàng.
Giải pháp về con người
Chất lượng của nguồn nhân lực cũng là lợi thế của doanh nghiệp, chính vì vậy, Cơng ty cần đầu tư đội ngũ cán bộ có năng lực, nhạy bén hơn so với đối thủ cạnh tranh. Không chỉ các chuyên gia kinh tế hay kỹ thuật mà ngay cả những nhân viên cũng phải hiểu rõ về kinh doanh các hoạt động dịch vụ, biết cách làm thế nào để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao, đào tạo những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kĩ năng cho cán bộ công ty và đội ngũ trực tiếp tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, tài trợ cho các cán bộ cơng nhân viên có năng lực tham gia các khóa học ở nước ngồi để nâng cao kỹ năng và trình độ chun mơn nghiệp vụ.
Bố trí, phân cơng cơng việc cho nhân viên một cách hợp lí và khoa học. Đối với những cơng việc u cầu người thực hiện phải có kiến thức am hiểu chuyên sâu nghiệp vụ cũng như có khả năng ứng biến cơng việc một cách linh hoạt thì nên phân cơng cho các nhân viên cơng ty có thâm niêm lâu năm trong nghề. Nếu giao cơng việc khó cho nhân viên mới thì cần phải bố trí thêm nhân viên cũ có nhiều kinh nghiệm hỗ trợ, tư vấn và hướng dẫn nhân viên mới làm quen với công việc và hồn thành cơng việc một cách hiệu quả nhất có thể.
Chú trọng đến phát triển nguồn nhân lực trẻ bởi nguồn nhân lực trẻ có lợi thế được tiếp cận với tri thức mới, có khả năng nhạy bén…
Giải pháp về thị trường và khách hàng
Tuy HP Tồn cầu có chinh nhánh ở Hà Nội, Hải Phịng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh nhưng khách hàng hiện tại của công ty là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. HP Tồn Cầu cần mở rộng thị trường, săn đón những doanh nghiệp lớn, có lượng hàng xuất nhập thường xuyên đều đặn sẽ mang lại nguồn thu lớn và ổn định hơn cho công ty.
4.3.Một số kiến nghị để hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của cơng ty TNHH HP Tồn Cầu
Về phía nhà nước
Trong nền kinh tế khủng hoảng như hiện nay các DN đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, do vậy Nhà nước cần tạo điều kiện hơn nữa để hỗ trợ các DN phát triển. Cụ thể:
Nhà nước ta cần phải bổ sung, điều chỉnh hệ thống pháp luật, văn bản pháp lí liên quan đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sao cho ngày càng chặt chẽ, đầy đủ, minh bạch hơn để đảm bảo quyền lợi và lợi ích hợp pháp cho các DN, giúp cho các DN này yên tâm hơn trong việc hoạt động kinh doanh.
Nhà nước cần tham khảo hệ thống Luật, Công ước, Hiệp định Hàng Hải Quốc Tế để bổ sung hoàn thiện hệ thống pháp luật hàng hải nước ta để tránh mâu thuẫn, chồng chéo trong việc xử lí các vụ tranh chấp, kiện tụng liên quan đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Nên đơn giản hơn nữa thủ tục xuất nhập khẩu, cụ thể là cố gắng phổ biến một cách rộng rãi sử dụng hệ thống hải quan VNACCS thay thế cho hệ thống khai báo hải quan điện tử đang dùng hiện tại vì những tính ưu việt của hệ thống mới này.
Nhà nước cần đầu tư hợp lý cho các cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa (ICD), đường bộ, đường sắt, đường sông, kho bãi, trang thiết bị, ngân hàng, bảo hiểm… theo một kế hoạch tổng thể, có khả năng tương tác và hỗ trợ qua lại lẫn nhau một cách hiệu quả.
Việc áp mã tính thuế để khai báo Hải quan luôn là vấn đề khiến các Doanh nghiệp “đau đầu” vì thuế là một vướng mắc lớn nhất của Doanh nghiệp. Các biểu thuế xuất nhập khẩu thay đổi sẽ làm cho các doanh nghiệp lúng túng khi áp dụng. Vì vậy khi có sự thay đổi về chính sách thuế, Nhà nước cần phải dự tính đến thời gian để các doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.
Đề xuất với Bộ Giao Thơng Vận Tải
Với lợi thế có đường bờ biển dài hơn 3.200km chạy dọc theo chiều dài lãnh thổ của nước ta cùng với 266 cảng biển lớn – nhỏ khác nhau, lĩnh vực nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển rất có tiềm năng phát triển và mang lại lợi ích kinh tế cho Việt Nam.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng hiện nay hệ thống cảng biển vẫn còn nhiều bất cập và kìm hãm sự phát triển của lĩnh vực kinh doanh này. Hầu hết các cảng hoạt động manh mún, nhỏ lẻ, bên cạnh đó các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động bốc, xếp và dỡ hàng còn lạc hậu và cũ.
Trong 3 năm gần đây, để phục vụ cho hoạt động kinh doanh vận tải quốc tế, một số cảng đang được nâng cấp và mở rộng tuy nhiên hiệu quả vẫn chưa cao, đầu tư một cách quá dàn trải, chưa đáp ứng được nhu cầu giao nhận hàng hóa quốc tế của khách hàng. Do đó, Bộ Giao Thơng Vận Tải nên chú trọng đâu tư tập trung vốn và địa điểm vào các cơng trình cảng biển lớn, cảng nước sâu có tiềm năng để các cảng này có thể đạt tiêu chuẩn quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận hàng xuất nhập khẩu quốc tế.
Đề xuất với Cơ quan Hải quan