CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
4.1.Giải pháp về thực hiện hợp đồng xuất khẩu từ phía Doanh nghiệp
nghiệp
Tổ chức thực hiện hợp đồng là việc đưa các điều khoản của hợp đồng trở thành hiện thực thông qua các nghiệp vụ nối tiếp nhau, cũng là để thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi về kinh tế và pháp lý của các bên tham gia ký kết hợp đồng. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu sawts theps sang thị trường Lào của Công ty cổ phần Thép Miền Bắc hiện tại cịn một số các khó khăn mang tính khách quan và chủ quan cản trở việc thực hiện hợp đồng một cách sn sẻ bình thường. Các nguyên nhân trên chủ yếu là các nguyên nhân do môi trường khách quan mang lại do vậy giải pháp để khắc phục những tổn tại này chủ yếu là cơng ty phải tìm cách điều hồ và tự điều chỉnh sao cho phù hợp vói các nhân tố tác động bất lợi, và đổng thời phải tìm ra các khía cạnh thuận lợi trong các nhân tố đó để phát huy và qua đó cơng tynhánh sẽ có nhiều kinh nghiệm quý báu hơn trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đổng xuất khẩu. Cũng như có kinh nghiệm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đổng.
4.1.1.Giải phám nhằm đảm bảo nguồn hàng xuất khẩu
Trong quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu khó khăn mà Cơng ty thường gặp phải là đôi khi nhà máy không muốn giao hàng hoặc trì hỗn thời gian giao hàng. Nguyên nhân của hiện tượng này được cho là do sự biến động thất thường của giá quặng và phôi thép, và sau Công ty và nhà máy ký hợp đồng giá phôi thép lại biến động theo hướng bất lợi với nhà máy. Do vậy mới xảy ra hiện tượng trên. Để khắc phục khó khăn này trong những trường hợp cấp thiết cần hàng gấp công ty cần áp dụng một số biện pháp “khẩn cấp”để đối phó như:
Cơng ty có thể đưa ra biện pháp giải quyết với nhà cung cấp là công ty sẽ đồng ý giảm tăng giá cao hơn trong hợp đồng đã ký kết một lượng hợp lý với với sự biến động của giá và trong biên độ mà cả hai bên có thể chấp nhận được. Cơng ty phải chủ động gặp gỡ và thương thảo với nhà cung cấp trong trường hợp này, để mong có một phương án giải quyết nhanh chóng nhằm giải phóng hàng và
đảm bảo lợi ích cho cả hai bên.
Ngồi biện pháp điều chỉnh giá chi nhánh cịn có thể đề nghị với nhà cung cấp các biện pháp như:
Giảm số lượng hàng giao thực tế so với trong hợp đồng một lượng tương ứng phù hợp;
Chấp nhận trả trước tiền hàng - coi như là một phương thức cung cấp tín dụng ngắn hạn cho nhà máy. Nhưng với một điều kiện tiên quyết là nhà máy phải là cơng ty Nhà nước có uy tín và đã là ăn lâu năm với cơng ty, có thể tin tưởng được.
Ngồi các biện pháp trước mắt này cơng ty cịn có thể nghiên cứu lựa chọn trong số các giải pháp trên để có thể thương thảo đưa vào hợp đổng kinh tế các điều khoản nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên khi giá có biến động lớn. Nghĩa là hợp đổng “giá mở “ có điều kiện, khi giá thực tế biến động quá một biên độ nào đó cho phép như giá đã thoả thuận trong hợp đổng thì hai bên đổng ý áp dụng một biện pháp nào đó đã thoả thuận trước nhằm bảo vệ quyền lọi cho cả hai bên. Với biện pháp này sẽ đảm bảo được quyền lọi cho cả hai bên và có thể giữ mối quan hệ tốt đẹp để có thể hợp tác lâu dài.Cơng ty cũng khơng q lo khi giá giảm mà giá trong hợp đổng lại quá cao.
Thêm vào đó nhà quản tri nên xây dựng mối quan hệ cá nhân với nhà quản tri của nhũng nhà máy cung cấp nguồn hàng cho công ty. Nếu như vậyviệc giải quyết các vướng mắc sẽ thuận lợi hơn rất nhiều vì hai bên đều có thể tin cậy lẫn nhau. Điều này là quan trọng vì thị trường sắt thép Việt Nam hiện nay đang trong tình trạng cầu của một số mặt hàng đang được nhà nước bảo hộ luôn lớn hơn cung.
Một giải pháp nữa mà các Doanh nghiệp thường áp dụng, đó là phân tán rủi ro khi mua hàng từ nhiều nhà máy và khi một nhà máy không giao hàng hoặc không giao hàng đúng thời gian thì vẫn có những nhà máy khác giao và như vậy chúng ta cũng dễ đàm phán hơn với người mua về lượng hàng không giao. Và nếu lượng hàng thiếu hụt nằm trong dung sai cho phép thì sẽ thuận lợi hơn cho Doanh nghiệp.
Việc gia tăng chi phí vận chuyển do giá nhiên liệu tăng cao. Đây thực tế hoàn toàn là một khó khăn thuộc về mơi trường bên ngồi khách quan. Để có thể giải qyết được bài tốn chi phí này chi nhánh có hai sự lựa chọn
Một là thực hiện việc tiết kiệm các chi phí trong quản lý và kinh doanh khác để bù vào chi phí vận chuyên tăng cao nhằm đảm bảo mục tiêu lợi nhuận. Phương án này công ty đã đưa ra giải pháp là chạy hàng kết hợp (Hàng hóa trên xe cả chiều đi và chiều về). Thực tế do hàng kết hợp nên Công ty vẫn để giá cước thấp. Do vậy, trong thời gian tới Cơng ty cần tính tốn lại chi phí để vừa đảm bảo sự hiện quả, lại vừa đảm bảo sự cạnh tranh của Công ty.
Thứ hai, công ty sẽ thuê phương tiện để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Giải pháp này sẽ giảm thiểu gánh nặng chi phí quản lý, chi phí khấu hao tài sản và nhận sự sẽ tập chung làm việc để nâng cao giá trị của mình hơn. Về lâu dài, Cơng ty nên chấp nhận giải pháp này bởi mỗi doanh nghiệp đều có sự chuyên mơn hóa và thế mạnh riêng, do vậy Cơng ty chun mơn hóa vào việc kinh doanh thép, cịn vận chuyển để cơng ty chuyên vận chuyển làm.
4.1.3.Giải pháp trong kiểm tra chất lượng hàng hố
Vấn đề khơng chủ động kiểm tra được chất lượng sắt thép. Đây thực sự là một khó khăn lớn của Cơng ty trong giai đoạn hiện nay. Bởi vì đây khơng chỉ là do khách quan là quan trọng nhất là do yếu tố chủ quan của công ty không thể thực hiện được công việc này với quy mơ và những nguồn lực hiện có như trong thời điểm này. Khi nhận hàng hoá từ nhà máy trong nước, cơng ty chỉ có thể kiểm tra đơn thuần về số lượng và khối lượng còn về độ đồng chất, hàm lượng các chất và hàm lượng tạp chất thì cơng ty khơng thể kiểm tra được. Do vậy chắc chắn công ty sẽ phải th một nhà kiểm định độc lập có uy tín để kiểm tra chất lượng hàng hố. Vấn đề khơng phải ở chỗ th ai kiểm định mà sau khi kiểm định nếu chất lượng không đạt các tiêu chuẩn như đã ký kết trong hợp đồng thì sẽ phải xử lý ra sao. Có hai trường hợp cho bài tốn chất lượng này:
Nếu lơ hàng này chưa được cơng ty giao bán và chưa có một hợp đồng xuất khẩu nào phải huy động tới nguồn hàng này. Việc giải quyết sẽ đơn giản hơn, khi đó cơng ty chỉ việc lập hồ sơ khiếu nại nhà cung cấp nhưng trên thực tế biện pháp này ít hiệu quả. Do vậy cơng ty trong khi ký hợp đồng nên thảo luận
một điều khoản cho những trường hợp này ngồi điều khoản khiếu nại. Có thể khi xảy ra sự việc công ty sẽ lập hồ sơ gửi cho nhà máy và cơng ty sẽ có quyền hưởng một số lợi ích đã quy định trong hợp đồng như: Nhà máy sẽ giảm giá và công ty sẽ tự chiết khấu trước khi trả tiền cho nhà máy; giao thêm hàng; cho chậm trả tiền (một phương thức cung cấp tín dụng)...
Thứ hai nếu lô hàng trên đã được giao bán và bằng mọi cách khơng có lơ hàng nào có thể thay thế thì cơng ty sẽ phải chấp nhận chịu phạt theo điều khoản thưởng phạt trong hợp đổng xuất khẩu nếu không thương lượng được một giải pháp tương tự như trên với nhà nhập khẩu. Trên thực tế để có thể thương lượng một nội dung như thế là rất khó khăn và thường là thất bại. Do vậy trong khi ký hợp đổng xuất khẩu công ty nên chuẩn bị một điều khoản cho trường hợp này. Nếu khơng thành cơng thì cơng ty buộc phải có hàng và kiểm tra rồi mới giao bán mặc dù có thể bỏ qua thời kì giá cao nhưng làm như vậy mới tạo dựng được uy tín trên thương trường. Mà điều này quý hơn nhiều so với chênh lệch giá qua các thời điểm.
4.1.4.Giảỉ pháp trong giao hàng
Vấn đề lịch bốc hàng có thể bị thay đổi bất ngờ khiến cho cơng ty có thể gặp lúng túng nếu thời gian giao hàng là quá gấp gáp. Do vậy để có thể giải quyết được vấn đề này, cơng ty nên chủ động rút ngắn thời gian có thể được và lên kế hoạch giao hàng bao giờ cũng nên để một độ dư nhất định cho những trường hợp như trên. Không nên xếp lịch giao hàng quá sát với ngày đến hạn. Như thế nào có sự thay đổi bất ngờ cơng ty cũng khơng q khó khăn vì vẫn cịn thời gian dư cho việc giao hàng và bốc hàng.
Thời gian trung bình thực hiện hợp đồng của Cơng ty với các đối tác ở Lào thường là khoảng 20 ngày. Trong đó thời gian dành cho quy trình thanh tốn là khoảng 5 ngày. Do vậy cơng ty có 15 ngày để hồn tất các thủ tục, các khâu chuẩn bị khác và để có thể đảm bảo cho việc giao hàng diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên do các nhân tố khách quan có thể dẫn tới việc việc giao hàng chậm của cơng ty. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín thương mại của Cơng ty với các đối tác. Ngoài các biện pháp chủ động sắp xếp lịch giao hàng sao cho có thể tránh được các rủi ro có thể xảy ra, tuy nhiên do đặc điểm thị trường của sản phẩm sắt
thép khó có thể đảm bảo việc Cơng ty ln chủ động được thời gian giao hàng trong từng đơn hàng. Do vậy, khi có những sự kiện xảy ra có thể làm chậm q trình giao hàng cơng ty nên liên hệ trực tiếp với người phụ trách hàng hóa tại cửa khẩu để giải quyết. Hay các cơ quan và các đơn vị khác có liên quan để nhanh chóng giải quyết các vướng mắc về phía mà cơng ty mà họ yêu cầu.
Trong trường hợp việc giao hàng chậm là do các nhân tố bất khả kháng thì cơng ty phải chủ động thông báo cho đối tác và chuẩn bị đầy đủ các hổ sơ và chứng từ để xuất trình đúng theo quy định giải quyết trường hợp bất khả kháng như đã quy định trong hợp đổng.
4.1.5.Giải pháp trong thông quan
Ngay sau khi cơng ty đăng kí tham gia thơng quan điện tử, Cơng ty sẽ cho người đến cơ quan Hải quan để làm thủ tục thông quan ngay và thơng báo những lỗi phát sinh nếu có để kịp thời xử lý. Khi đến làm thủ tục trực tiếp tại cơ quan Hải quan, nhân viên của Công ty sẽ được thơng báo chứng từ đã hợp lệ hay chưa, có cần bổ xung chứng từ gì thiếu nữa khơng, nội dung của tờ khai đã đúng với chúng loại hàng hóa, mã HS và cacs thơng tin khác hay chưa. Rồi từ đó, người làm thủ tục Hải quan sẽ báo về văn phòng các nội dung trên. Đồng thời, nếu cơ quan Hải quan muốn kiểm tra trực tiếp hàng hóa thì nhân viên của Công ty sẽ dẫn cán bộ Hải quan đến điểm tập kết hàng hóa để kiểm tra trực tiếp.
Trong khâu thơng quan hàng hóa, trình độ chun mơn nghiệp vụ và kỹ năng của người làm Hải quan của Công ty là quan trọng nhất bởi khi họ đã thành thạo cơng việc thì họ có thể khai báo đúng với hàng hóa thực tế, am hiểu được những lỗi mà Hải quan hay bắt bẻ Doanh nghiệp và kỹ năng để xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình làm thủ tục Hải quan.
Hiện nay, tại tất cả các tỉnh thành trên cả nước đều có các trung tâm đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Nếu nhân viên công ty được tham gia đầy đủ những kháo đào tạo như vậy, cộng thêm với sự am hiểu về hàng háo của Cơng ty đang nhập khẩu thì bước này sẽ khơng gây trở ngại và khó khăn có Doanh nghiệp.