Sau khi th c hi n vi c ghi s các Ch ng t ghi sự ệ ệ ổ ứ ừ ổ tương ứng, k toán c ng t ng s ế ộ ổ ố
liệu trên Ch ng t ghi sứ ừ ổ để vào Sổ cái TK 131.
Cuối kỳ, k toán th c hi n rà sốt l i tồn b các nghi p v phát sinh d a trên các ế ự ệ ạ ộ ệ ụ ự
Hóa đơn GTGT đầu ra và lập Biên bản đối chiếu công nợ gửi cho khách hàng, t ng h p ổ ợ
lại nh ng kho n khách hàng nữ ả ợ, khoản khách hàng đã thanh toán. Biên bản được in ra nhiều b n có ch kí cả ữ ủa giám đốc và k toán m i bên, giao cho mế ỗ ỗi bên lưu. Đồng thời, để tiến hành kiểm tra, đối chiếu, phát hiện những lỗi sai khi nhập nhập số liệu về các
khoản thu ti n khách hàng, phát hi n nh ng lý do chênh l ch các kho n ti n gi a công ty ề ệ ữ ệ ả ề ữ
ghi nh n và ngân hàng, k toán ph i thu ki m tra v i b ng sao kê tài khoậ ế ả ể ớ ả ản ngân hàng để
có nh ng ch nh s a h p lý. Bên cữ ỉ ử ợ ạnh đó, kế tốn cũng tiến hành đối chiếu khớp đúng
giữa số dư trên Sổ cái TK 131 và Bảng t ng hổ ợp công nợ ph i thu, các con s này phả ố ải
bằng nhau.
c. Minh h a trình t ghi s ọ ự ổ
Ví d 1:ụ Theo hóa đơn 0002695 (Phụ lục 01) ngày 02/03/2019, công ty xuất bán
cho B nh vi n 199-B Công An: 78 kg Gas Elf 39kg. Giá trệ ệ ộ ị hóa đơn là 2.538.822 đồng,
trong đó thuế GTGT là 230.802 đồng.
- Khi đơn đặt hàng của khách hàng được ch p nh n, k toán ti n hành ấ ậ ế ế in hóa đơn
bán hàng và g i giao liên 2 cho bử ộ phận v n chuy n g i kèm theo cho khách hàng khi ậ ể để ử
- Căn cứ vào chứng t g c là ừ ố hóa đơn HĐ 0002695, kế tốn ti n hành nh p liế ậ ệu
thơng tin vào ph n m m. Ph n m m tầ ề ầ ề ự động ph n ánh ả tăng một kho n ph i thu vào S ả ả ổ
chi ti t công n ph i thu c a khách hàng B nh vi n 199 Bế ợ ả ủ ệ ệ – ộ Công an. Đồng th i phờ ản
ánh vào B ng t ng h p ch ng t cùng lo i ph i thu khách hàng. Các nghi p v bán hàng ả ổ ợ ứ ừ ạ ả ệ ụ
xảy ra thường xuyên với một lượng lớn hóa đơn vì vậy việc lập bảng tổng hợp chứng từ cùng loại phải thu khách hàng để thu n ti n cho vi c theo dõi. ậ ệ ệ
CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử
1039 Ngô Quyền, TP.Đà Nẵng
SỔ CHI TI T CÔNG NẾ Ợ PHẢI THU
Tài kho n: 131 ả –Phải thu c a khách hàng ủ
Tên KH: B nh vi n 199 B Công An. Mã KH: 199 ệ ệ – ộ
Tháng 03 năm 2019
Dư đầu: 2.350.062
Ngày 31 tháng 03 năm 2019
Kế toán trưởng Người lập biểu Giám đốc
Chứng từ
Diễn gi i ả Tài kho n ả
Phát sinh
Ngày Số PS n ợ PS có
02/03 HĐ 0002695 Doanh thu bán gas 5111 2.308.020 02/03 HĐ 0002695 Thuế GTGT 33311 230.802
15/03 BC 0000048 Thu ti n v n chuy n ề ậ ể 1121 2.350.062
Tổng phát sinh 2.538.822 2.350.062
CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử 1039 Ngô Quyền, TP.Đà Nẵng BẢNG TỔNG HỢP CH NG T CÙNG LOỨ Ừ ẠI PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 03 năm 2019 Chứng t ừ Diễn gi i ả Tổng số tiền
Ghi n tài kho n 131 ợ ả
Ghi có các tài kho n ả
Số Ngày 5111 5113 333111 HĐ 0002695 02/03 Bán gas 2.538.822 2.308.020 230.802 HĐ 0002696 02/03 Bán gas 3.990.096 3.627.360 362.736 HĐ 0002697 06/03 Bán gas 1.840.049 1.672.772 167.277 HĐ 0002698 09/03 Bán gas 4.145.130 3.768.300 376.830 HĐ 0002699 13/03 Bán gas 11.731.500 10.665.000 1.066.500 HĐ 0002700 16/03 Bán gas 553.590 503.264 50.326 HĐ 0002701 16/03 Bán gas 7.038.900 6.399.000 639.900 HĐ 0002702 21/03 Bán gas 6.082.560 5.529.600 552.960 ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... HĐ 0002716 31/03 Vận chuy n ể 149.038 135.489 13.549 HĐ 0002717 31/03 Vận chuy n ể 85.318.176 77.561.978 7.756.198 TỔNG 236.517.064 137.318.046 77.697.467 21.501.551 Ngày 31 tháng 03 năm 2019
- Đến cu i tháng, phố ần mềm tự độngcăn cứ vào B ng t ng h p ch ng tả ổ ợ ứ ừ cùng loại
phải thu khách hàng và thực hi n c ng tệ ộ ổng t ng c t cừ ộ ủa các tài khoản đối ứng trên bảng này để phản ánh số tiền phát sinh, định khoản kế tốn vào Chứng từ ghi sổ HD 003.
CƠNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử
1039 Ngô Quyền, TP.Đà Nẵng
CHỨNG T GHI S Ừ Ổ
Số: HD 003
Tháng 03 năm 2019
Diễn gi i ả Số hiệu tài kho n ả Số tiền Ghi
chú
Nợ Có
Phải thu khách hàng/Thu ếGTGT đầu ra phải
nộp 131 33311 21.501.551
Phải thu khách hàng/Doanh thu bán hàng hóa 131 5111 137.318.046 Phải thu khách hàng/Doanh thu cung c p d ch ấ ị
vụ 131 5113 77.697.467
Tổng cộng 236.517.064
Ngày 31 tháng 03 năm 2019
- Sau đó, phần m m tề ự động căn cứ vào ch ng t ghi s HD 003 và c ng t ng s ứ ừ ổ ộ ổ ố
liệu trên Ch ng t ghi sứ ừ ổ để ậ l p Sổ cái của tài kho n 131. ả
CƠNG TY TNHH TM & DV ANH BỬU
1039 Ngơ Quyền, TP.Đà Nẵng
SỔ CÁI
Tài kho n: 131 ả –Phải thu khách hàng
Tháng 03 năm 2019 S ố dư đầu k : 353.079.538 ỳ Chứng t ghi s ừ ổ Diễn gi i ả TK đ/ư Số tiền Ngày,tháng Số hiệu PS N ợ PS Có 31/03 BC 003 Báo có 1121 169.556.752
31/03 HD 003 Phiếu nhập các hóa đơn đầu ra 33311 21.501.551 31/03 HD 003 Phiếu nhập các hóa đơn đầu ra 5111 137.318.046 31/03 HD 003 Phiếu nhập các hóa đơn đầu ra 5113 77.697.467
Cộng số phát sinh 236.517.064 169.556.752
Số dư 420.039.850
Ngày 31 tháng 03 năm 2019
- Đồng th i vào cu i tháng, kờ ố ế toán cũng tiến hành l p B ng t ng h p công n ậ ả ổ ợ ợ
phải thu khách hàng trên ph n mầ ềm để theo dõi tình hình biến động cơng n c a t t c ợ ủ ấ ả
các khách hàng của công ty. Căn cứ để ậ l p b ng này là các S chi ti t ph i thu c a các ả ổ ế ả ủ đối tượng khách hàng. Mỗi khách hàng được ghi một dòng trên sổ. Số liệu trên dòng tổng của b ng t ng h p công n ph i thu khách hàng ph i khả ổ ợ ợ ả ả ớp đúng vớ ố liệu trên Sổ cái i s TK 131.
CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử
1039 Ngô Quyền, TP.Đà Nẵng
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Tháng 03 năm 2019
Mã KH Tên KH Đầu k ỳ Phát sinh Cuố ỳi k Nợ Có Nợ Có Nợ Có
199 Bệnh vi n 199-Bộ Cơng an ệ 2.350.062 2.538.822 2.350.062 2.538.822 ARIA Cty CP TM&DV Du l ch Aria ị 2.442.340 7.038.900 6.682.500 2.798.740 CNTV Cty TM&DV Du lịch CNTV 27.775.400 6.421.140 21.354.300
CPDAUKHI CN T ng Cty DV KT DK VN-Cty ổ DV D u khí ầ ĐN
17.939.926 5.910.300 12.029.626
..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....
TINPHAT Cty CP Nhiên liệu dầu khí Tín
Phát 88.623.322 85.318.176 173.941.498
TTAI Cty CP KD&PP Gas Thành Tài 25.847.836 149.038 25.996.872
Tổng 353.079.538 236.517.064 169.556.752 420.039.850
Ngày 31 tháng 03 năm 2019
- Vào cu i quý ho c cuố ặ ối năm, kế toán ti n hành l p Biên bế ậ ản đối chi u công n b ng ế ợ ằ
cách đối chi u v i S chi ti t công n c a khách hàng, ngh bên khách hàng xác nhế ớ ổ ế ợ ủ đề ị ận
hoặc điều chỉnh số liệu sớm trước trong tháng để cuối năm ra quyết tốn được chính xác nhất. Đồng thời thu n ti n cho vi c l p báo cáo tài chính khậ ệ ệ ậ ớp nhau v ềcơng nợ.
CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B UỬ C NG HÒA XÃ H I CH Ộ Ộ Ủ NGHĨA VIỆT NAM
1039 Ngô Quyền, TP.Đà Nẵng Độ ập – ực l T do H nh phúc – ạ
BIÊN BẢN XÁC NHẬ ĐỐI CHI U CƠNG N N Ế Ợ Hơm nay, ngày 31 tháng 03 năm 2019 chúng tôi g m có: ồ
BÊN MUA : B NH VI N 199 B CÔNG AN Ệ Ệ – Ộ
Địa chỉ : 216 Nguyễn Công Trứ, TP. Đà Nẵng
Mã s thu : ố ế
Đại di n : ệ Lê Hoàng Nga Ch c v : ứ ụ K ếtoán trưởng
BÊN BÁN : CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử
Địa chỉ : 1039 Ngô Quyền, TP. Đà Nẵng
Mã s thu : ố ế 0400648155
Đại di n : ệ Phan T n B u ấ ử Ch c v : ứ ụ Giám đốc
Chúng tôi cùng nhau xác nh n công n tậ ợ ừ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019 cụ thể như sau:
1. Đối chiếu công nợ
STT Diễn gi i ả Số tiền
1 Số dư đầu k ỳ 0
2 Số phát sinh tăng trong kỳ 4.888.884
3 Số phát sinh gi m trong k ả ỳ 0
4 Số dư cuố ỳi k 4.888.884
(Bằng chữ: Bốn triệu tám trăm tám mươi tám ngàn tám trăm tám mươi tư đồng chẵn)
2. Công n chi ti t ợ ế
Số hóa đơn Ngày hóa
đơn Cơng n phát sinh ợ Đã thanh toán Ngày thanh toán Số cịn phải thanh tốn
0002656 21/01 2.350.062 0 2.350.062
0002695 02/03 2.538.822 0 2.538.822
Tổng cộng 4.888.884 0 4.888.884
3. K t lu n ế ậ
Tính đến hết ngày 31/03/2019 B NH VI N 199 B CƠNG AN (bên A) Ệ Ệ – Ộ cịn ph i thanh tốnả
cho cơng ty TNHH TM & DV Anh B u (bên B) sử ố tiền là: 4.888.884 (Bốn triệu tám trăm tám mươi tám ngàn tám trăm tám mươi tư đồng chẵn).
Biên bản này đượ ậc l p thành 02 b n có giá trả ị như nhau. Mỗi bên gi 01 bữ ản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này gi a hai bên. ữ
Ví d 2:ụ Ngày 16/01/2019, kế tốn nhận được giấy được Giấy báo có (Phụ lục 02)
của ngân hàng thông báo Công ty CP Prime Đại Quang chuyển khoản thanh tốn tiền gas với sơ tiền là 7.159.680 đồng.
Căn cứ theo Giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm và phần mềm tự động ghi giảm nợ phải thu của trên Sổ chi tiết công nợ phải thu của Công ty CP Prime Đại Quang (Phụ lục 03). Bên cạnh đó, cũng phản ánh vào Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại thu tiền gửi bán hàng (Phụ lục 04).
Tương tự như nghiệp vụ trên, phần mềm kế toán cũng sẽ phản ánh lên Chứng từ ghi sổ BC 001 (Phụ lục 05) và Sổ cái TK 131 (Phụ lục 06). Đồng thời, cuối tháng phần mềm sẽ lập Bảng tổng hợp công nợ phải thu (Phụ lục 07).
2.2.3. Đặc điểm và hoạt động quản lý khoản phải trả người bán
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, để có thể tiến hành kinh doanh m t cách ộ thường xuyên liên t c không b ụ ịgián đoạ , đáp ứng đượn c nhu cầu của khách hàng thì cơng ty phải ln đảm bảo đáp ứng được nguồn hàng hóa. Tuy nhiên, trong điều kiện
nguồn v n cịn h n ch thì cơng ty khơng thố ạ ế ể trả ết đượ h c số tiền hàng ngay với đơn vị
bán hàng mà ph i phát sinh m i quan h bán ch u. Trong quá trình kinh doanh v i nhà ả ố ệ ị ớ
cung c p, công ty luôn tránh n nấ ợ ần dây dưa và thanh toán nợ đúng hạ để ữ chữn gi tín nên vi c mua chệ ịu hàng hóa đối v i công ty khá là thu n l i. Hai nhóm nhà cung cớ ậ ợ ấp
chính c a cơng ty là nhóm nhà cung củ ấp gas (Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng,
Chi nhánh Cơng ty TNHH Khí hóa l ng C i Ngu n Vi t Nam tỏ ộ ồ ệ ại Đà Nẵng, Chi nhánh
Công ty CP Thương mại Dịch vụ Dầu khí Miền Trung...) và nhóm nhà cung cấp thiết bị
gas (Công ty CP Xu t nh p khấ ậ ẩu và Thương mại Sao Vi t, Công ty TNHH S n xuệ ả ất Thương mại và Dịch vụ Windo Thiên Thành...).
Bảng 2-3. B ng mã hóa tên nhà cung c p t i công ty TNHH TM & DV Anh B u ả ấ ạ ử
MÃ NCC TÊN NCC
BBI Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bao bì Á Đơng
DKHIMN Cơng ty Cổ phần Kinh doanh Dầu khí Miền Nam – CN Miền Trung
DKHIMT Chi nhánh Cơng ty Cổ phần TM & DV Dầu khí Miền Trung – Xí
nghiệp Nhiên liệu Dầu khí Quãng Ngãi
CNGUON Chi nhánh Cơng ty TNHH Khí hóa lỏng Cội Nguồn tại Đà Nẵng
PETROLI Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng
PMG Cơng ty TNHH Cơ khí Gas PMG
SAOVIET Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Thương mại Sao Việt
SHAN Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Sơng Hàn
TTAI Công ty Cổ phần Kinh doanh và phân phối Gas Thành Tài
WDO Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Windo Thiên
Thành
… …
2.2.4. Kế toán khoản phải trả người bán
2.2.4.1. Chứng từ và tài kho n s dả ử ụng
Để thực hi n công vi c k toán các kho n ph i trệ ệ ế ả ả ả người bán t i công ty TNHH ạ Thương Mại & Dịch Vụ Anh Bửu, kế tốn sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT
- L nh chi ệ
- Phiếu chi
Khi phát sinh nhu c u mua hàng, công ty s gầ ẽ ọi điện tho i ho c gạ ặ ửi mail để đặt
hàng. Bên nhà cung c p sau khi nhấ ận đơn đặt hàng ti n hành ki m tra và xác nh n s ế ể ậ ố lượng, chủng loại sẽ thông báo lại và xuất hóa đơn GTGT. Sau khi nhận được hàng, căn
cứ vào hóa đơn GTGT và biên bản ki m kê hàng hóa kể ế tốn ti n hành ghi s nghi p vế ổ ệ ụ.
Nếu cơng ty thanh tốn b ng ti n m t s l p phi u chi. Tuy nhiên, công ty ph n l n thanh ằ ề ặ ẽ ậ ế ầ ớ toán các đơn hàng qua chuyển khoản. Do đó, cơng ty sẽ yêu cầu một lệnh chi thông qua ngân hàng để chuy n tiể ền thanh toán cho người bán.
K toán s d ng tài kho n 331- ế ử ụ ả “Phải trả cho người bán” để quản lý, theo dõi các khoản ph i tr ả ả người bán.
2.2.4.2. K toán chi tiế ết khoản phải trả người bán a. S sách s dổ ử ụng
S ổchi tiết công n phợ ải trả
Khi phát sinh nghi p vệ ụ mua hàng chưa thu tiền, kế tốn thực hi n nh p các Hóa ệ ậ đơn GTGT đầu vào vào phần mềm, khi nhập kế toán nhập TK 131 chi tiết theo từng tên
nhà cung c p ấ đã được theo dõi, trong trường h p mua n c a nhà cung c p m công ty ợ ợ ủ ấ ới
mở thêm tên nhà cung c p ấ và các thông tin cơ bản v nhà cung c p ề ấ để công vi c theo dõi ệ
khoản ph i trả ả được k p thị ời, chính xác. Các kho n ph i tr c a tả ả ả ủ ừng đối tượng nhà cung cấp riêng biệt được theo dõi trên t ng S chi ti t công nừ ổ ế ợ phải trả theo đúng nội dung của
nghiệp v kinh t . M i trang sụ ế ỗ ổ chi tiết được mở để theo dõi m t nhà cung c p, d a trên ộ ấ ự cơ sở các chứng từ gốc có liên quan như: hóa đơn GTGT, lệnh chi, phiếu chi các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép theo trình t ựthời gian phát sinh.
B ng t ng h p công n phả ổ ợ ợ ải trả
Định k , công ty l p B ng t ng h p công n ph i trỳ ậ ả ổ ợ ợ ả ả người bán ki m tra viđể ể ệc
ghi chép trên các s chi tiổ ết đúng hay sai Để ậ. l p s này cổ ần căn cứ vào các S chi tiổ ết
công n ph i tr c a các nhà cung c p, có bao nhiêu S chi ti t cơng n ph i tr thì b ng ợ ả ả ủ ấ ổ ế ợ ả ả ả
này có b y nhiêu dịng và sấ ố liệ ổu t ng c ng ộ trên s này sổ ẽ được đối chi u v i Sế ớ ổ cái TK
331.
b. Trình tự ghi s ổ
Hằng ngày, căn cứ vào các ch ng t gứ ừ ốc hóa đơn GTGT, lệnh chi, phi u chi các ế
nghiệp v kinh tụ ế liên quan đến phát sinh kho n ph i trả ả ả người bán khi mua hàng hóa được kế toán theo dõi để ghi vào Sổ chi tiết công n phải trả c a từng nhà cung cấp ợ ủ tương ứng. Đến cuối quý, kế toán tổng hợp số liệu trên các Sổ chi tiết công nợ phải trả để
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu chi - L nh chi ệ
Sổ chi tiết công n ợ
phải trả
Bảng t ng hổ ợp
lập B ng t ng hả ổ ợp cơng nợ ph i trả ả người bán. Sau đó, đối chi u sế ố liệu trên B ng t ng ả ổ
hợp công n ph i tr và Sợ ả ả ổ cái tài khoản 331 phải khớp đúng.