Để thuận ti n cho vi c l p Ch ng t ghi s và vi c theo dõi, kiệ ệ ậ ứ ừ ổ ệ ểm tra các hóa đơn
mua vào, các ch ng t chi tiứ ừ ền cho người bán k toán s l p các B ng t ng h p ch ng t ế ẽ ậ ả ổ ợ ứ ừ
cùng lo i có n i dung kinh tạ ộ ế giống nhau và phát sinh thường xuyên liên quan đến tình
hình thanh tốn v i nhà cung cớ ấp như: Bảng t ng h p ch ng t cùng lo i ph i trổ ợ ứ ừ ạ ả ả người
bán, B ng t ng h p ch ng t ả ổ ợ ứ ừcùng loại chi ti n g i mua hàng. ề ử
Định k hàng quý, k toán th c hi n c ng t ng t ng c t c a các tài khoỳ ế ự ệ ộ ổ ừ ộ ủ ản đối ứng trên các B ng t ng h p ch ng t cùng lo i và dùng sả ổ ợ ứ ừ ạ ố liệu này ph n ánh sả ố tiền phát sinh,
định khoản kế toán vào các Chứng từ ghi sổ. Liên quan đến các khoản phải trả khách
hàng, công ty l p các Ch ng t ghi s sau: PN.00X-Phi u nhậ ứ ừ ổ ế ập các hóa đơn phải tr , ả
BN.00X-Báo n (ngân hàng chi). ợ
Sau khi th c hi n vi c ghi s các Ch ng t ghi sự ệ ệ ổ ứ ừ ổ tương ứng, k toán c ng t ng s ế ộ ổ ố
liệu t ng c t trên Ch ng t ghi s vào S cái TK 331. ừ ộ ứ ừ ổ để ổ
Cuối kỳ, k toán th c hi n rà sốt l i tồn b các nghi p v phát sinh d a trên cế ự ệ ạ ộ ệ ụ ự ác Hóa đơn GTGT đầu vào và thực hi n i chi u công n v i nhà cung c p xác nh n và ệ đố ế ợ ớ ấ để ậ điều chỉnh số liệu phát sinh trong k . ỳ Đồng thời, để tiến hành kiểm tra, đối chiếu, phát
hiện nh ng l i sai khi nh p nh p sữ ỗ ậ ậ ố liệu v các kho n thanh toán ti n mua hàng, phát ề ả ề
hiện nh ng lý do chênh l ch các kho n ti n gi a công ty ghi nh n và ngân hàng, k toán ữ ệ ả ề ữ ậ ế
phải thu ki m tra vể ới b ng sao kê tài khoả ản ngân hàng để có nh ng chữ ỉnh s a hử ợp lý. Bên
cạnh đó, kế tốn cũng tiến hành đối chiếu khớp đúng giữa số dư trên Sổcái TK 331 và Bảng t ng hổ ợp công n phợ ải trả, các con s này phố ải bằng nhau.
c. Minh h a trình t ghi s ọ ự ổ
Ngày 21/02/2019, công ty đã mua gas nhập kho theo hóa đơn 0013550 (Phụ lục
08) của công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. Giá trị hóa đơn là 23.202.960 đồng,
- Căn cứ vào hóa đơn HĐ 0013550 ủa cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng c , kế toán ti n hành nh p li u vào ph n mế ậ ệ ầ ềm. Sau đó phần mềm tự động ph n ánh ả ghi tăng
vào s chi ti t công n ph i trổ ế ợ ả ả người bán của công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng.
Đồng thời phản ánh vào bảng tổng hợp chứng từ cùng loại phải trả nhà cung cấp. Các
nghiệp vụ mua hàng cũng xảy ra thường xuyên với một lượng lớn hóa đơn mua vào vì
vậy vi c l p b ng tệ ậ ả ổng h p ch ng t cùng lo i ph i tr nhà cung cợ ứ ừ ạ ả ả ấp để thuận ti n cho ệ
việc theo dõi.
CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử
1039 Ngô Quyền, TP.Đà Nẵng
SỔ CHI TI T CÔNG NẾ Ợ PHẢI TRẢ
Tài kho n: 331 ả –Phải tr ả cho người bán
Tên NCC: Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng
Tháng 02 năm 2019
Dư đầu: 133.364.580
Chứng t ừ
Diễn gi i ả khoản Tài
Phát sinh
Ngày Số PS n ợ PS có
...... ...... ...... ...... ...... ......
20/02 HD 0013525 Mua gas nh p kho ậ 156 24.120.000
20/02 HD 0013525 Thuế gtgt 1331 2.412.000
21/02 HD 0013550 Mua gas nh p kho ậ 156 21.093.600
21/02 HD 0013550 Thuế gtgt 1331 2.109.360
...... ...... ...... ...... ...... ......
28/02 HD 0013781 Mua gas nh p kho ậ 156 11.260.800
28/02 HD 0013781 Thuế gtgt 1331 1.126.080
Tổng phát sinh 770.833.800 1.182.655.960
Dư cuối 545.186.740
Ngày 28 tháng 02 năm 2019
CÔNG TY TNHH TM & DV ANH BỬU 1039 Ngô Quyền, TP.Đà Nẵng BẢNG TỔNG HỢP CH NG T CÙNG LOỨ Ừ ẠI PH I TRẢ Ả NHÀ CUNG C P Ấ Tháng 02 năm 2019 Chứng t ừ Diễn gi i ả Tổng s n ốtiề
Ghi có tài kho n 331 ả
Ghi n các tài kho n ợ ả
Số Ngày 156 1331 ..... ..... ..... ..... ..... ..... HD 0002683 20/02 Mua gas 26.532.000 24.120.000 2.412.000 HD 0013550 21/02 Mua gas 23.202.960 21.093.600 2.109.360 HD 0000619 21/02 Mua gas 26.532.000 24.120.000 2.412.000 HD 0004725 22/02 Mua gas 27.520.000 25.018.182 2.501.818 HD 0002723 22/02 Mua gas 26.532.000 24.120.000 2.412.000 HD 0000892 22/02 Mua gas 26.386.800 23.988.000 2.398.800 ..... ..... ..... ..... ..... ..... HD 0004991 28/02 Mua gas 10.612.800 9.648.000 964.800 HD 0002688 28/02 Mua gas 13.266.000 12.060.000 1.206.000 HD 0013732 28/02 Mua gas 12.386.880 11.260.800 1.126.080 TỔNG 1.954.437.124 1.776.761.022 177.676.102 Ngày 28 tháng 02 năm 2019
- Đến cu i tháng, ố phần m m tề ự động thực hi n c ng t ng t ng c t c a các tài ệ ộ ổ ừ ộ ủ
khoản đối ứng trên các Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại phải trả nhà cung cấp và dùng số liệu này ph n ánh sả ố tiền phát sinh, định kho n k toán vào các Ch ng t ghi s PN ả ế ứ ừ ổ
002.
CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử
1039 Ngô Quyền, TP.Đà Nẵng
CHỨNG T GHI S Ừ Ổ
Số: PN 002
Tháng 02 năm 2019
Diễn gi i ả Số hiệu tài kho n ả Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Hàng hóa/Ph i tr ả ả người bán 156 331 1.776.761.022 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa d ch ị
v /Phụ ải trả người bán 1331 331 177.676.102
Tổng cộng 1.954.437.124
Ngày 28 tháng 02 năm 2019
- Sau đó, căn cứ vào ch ng t ghi s PN 002 ph n m m tứ ừ ổ ầ ề ự động c ng t ng sộ ổ ố liệu
từng trên Ch ng t ghi sứ ừ ổ này để l p s cái c a tài kho n 331. ậ ổ ủ ả
CƠNG TY TNHH TM & DV ANH BỬU
1039 Ngơ Quyền, TP.Đà Nẵng
SỔ CÁI
Tài kho n: 331 ả –Phải tr ả người bán
Tháng 02 năm 2019 S ố dư đầu k : 1.728.430.365ỳ Chứng t ghi s ừ ổ Diễn gi i ả TK đ/ư Số n tiề Ngày, tháng Số hiệu PS N ợ PS Có 28/02 BN 002 Báo n ợ 1121 1.918.581.017
28/02 PN 002 Phiếu nhập các hóa đơn đầu vào 156 1.618.823.906 28/02 PN 002 Phiếu nhập các hóa đơn đầu vào 1331 161.882.390
Cộng s phát sinh ố 1.918.581.017 1.780.706.296 Số dư 1.590.555.644
Ngày 28 tháng 02 năm 2019
- Đồng th i vào cu i tháng, kờ ố ế toán cũng tiến hành l p B ng t ng h p công n ậ ả ổ ợ ợ
phải trả người bán trên ph n mầ ềm để theo dõi tình hình biến động cơng nợ c a cơng ty ủ đố ới v i các nhà cung cấp. Để ập bảng này dựa vào Các sổ chi tiết công n phải trả của l ợ các đối tượng nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp được ghi một dòng trên sổ. Số liệu trên dòng t ng c a B ng t ng h p công n ph i trổ ủ ả ổ ợ ợ ả ả người bán ph i khả ớp đúng vớ ố liệi s u trên sổ cái TK 331.
CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử
1039 Ngô Quyền, TP.Đà Nẵng
BẢNG TỔNG H P CÔNG N Ợ ỢPHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Tháng 02 năm 2019
Mã NCC Tên NCC Đầu k ỳ Phát sinh Cuối k ỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có DKHI CN Cty TM DV DK Mi n ề Trung-XN NL DK Q.Ngãi 211.381.325 113.724.215 411.071.544 508.728.654 NGUON CN Cty TNHH Khí hóa l ng Cỏ ội Nguồn (VN) ĐN 53.023.749 650.880.282 700.344.386 102.487.853 PETROLI Cty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng 133.364.580 770.833.800 1.182.655.960 545.186.740
PMG Cty TNHH Cơ khí gas PMG 189.060.000 189.060.000
..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....
SAOVIET Cty CP XNK &TM Sao Việt
26.455.000 48.400.000 74.855.000
TTAI Cty CP KD&PP Gas Thành Tài
10.903.000 15.363.669 4.460.669
Tổng 1.728.430.365 1.918.581.017 1.780.706.296 1.590.555.644
Ngày 28 tháng 02 năm 2019
- Vào cu i quý ho c cuố ặ ối năm, kế toán nhận Biên bản đối chi u công n t nhà ế ợ ừ
cung c p và ấ tiến hành đối chi u S chi ti t công nế ổ ế ợ để ể ki m tra, xác nh n hoậ ặc điều ch nh ỉ
số liệu sớm trước trong tháng để cuối năm ra quyết tốn được chính xác nhất. Đồng thời
thuận ti n cho việ ệc lập báo cáo tài chính kh p nhau v cơng n . ớ ề ợ
CƠNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG C NG HÒA XÃ H I CH Ộ Ộ Ủ NGHĨA VIỆT NAM
1039 Ngô Quyền, TP.Đà Nẵng Độc lập – Tự do H nh phúc – ạ
BIÊN B N XÁC NHẢ ẬN ĐỐI CHI U CƠNG N Ế Ợ Hơm nay, ngày 31 tháng 03 năm 2019 chúng tôi gồm có:
BÊN MUA : CÔNG TY TNHH TM&DV ANH B U Ử Địa chỉ : 1039 Ngô Quyền, TP. Đà Nẵng Mã s thu : ố ế 0400648155
Đại diện : Phan T n B u ấ ử Chức v : ụ Giám đốc
BÊN BÁN : CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Địa chỉ : 122 đường 2 tháng 9, TP. Đà Nẵng
Mã s thu : ố ế 0400485944
Đại diện : Võ Tr ng H i ọ ả Chức v : ụ Giám đốc
Chúng tôi cùng nhau xác nh n công n tậ ợ ừ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019 cụ thể như sau: 1. Đối chiếu công nợ
STT Diễn gi i ả Số tiền
1 Số dư đầu kỳ 33.364.580
2 Số phát sinh tăng trong kỳ 3.182.655.960
3 Số phát sinh gi m trong k ả ỳ 2.902.994.600
4 Số dư cuố ỳi k 264.296.780
(Bằng ch : Hai trăm sáu mươi tư triệu hai trăm chín mươi sáu ngàn bảy trăm tám mươi đồng chẵn) ữ
2. Công n chi tiợ ết
Số hóa đơn Ngày hóa đơn Cơng n phát ợ
sinh Đã thanh tốn Ngày thanh tốn Số cịn phải thanh tốn
..... ..... ..... ..... ..... .....
0013550 21/02 23.202.960 23.202.960 28/02 0
..... ..... ..... ..... ..... .....
Tổng cộng 3.216.020.540 2.902.994.600 264.296.780 3. K t lu n ế ậ
Tính đến hết ngày 31/03/2019 CƠNG TY TNHH TM&DV ANH BỬU (bên Mua) cịn ph i thanh tốnả cho Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng (bên Bán) số tiền là: 264.296.780 (Hai trăm sáu mươi tư triệu hai trăm chín mươi sáu ngàn bảy trăm tám mươi đồng chẵn).
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên.
Ví d 2:ụ Ngày 19/02/2019, kế tốn lập Lệnh chi tiền (Phụ lục 09) chuyển khoản thanh tốn tiền gas cho Cơng ty CP Kinh doanh và Phân phối Gas Thành Tài với sô tiền
là 4.375.000 đồng.
Sau khi chuyển tiền thành công, căn cứ vào Lệnh chi kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm và phần mềm tự động ghi giảm nợ phải trả trên Sổ chi tiết công nợ phải trả của Công ty CP Kinh doanh và Phân phối Gas Thành Tài (Phụ lục 10). Bên cạnh đó, cũng phản ánh vào Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại chi tiền gửi mua hàng (Phụ lục
11).
Tương tự như nghiệp vụ trên, phần mềm kế toán cũng sẽ phản ánh lên Chứng từ
ghi sổ BN 002 (Phụ lục 12) và Sổ cái TK 331 (Phụ lục 13). Đồng thời, cuối tháng phần mềm sẽ lập Bảng tổng hợp công nợ phải trả (Phụ lục 14).
CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT
3.1. Nhận xét về kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán ở Công ty TNHH
Thương Mại & Dịch Vụ Anh Bửu
3.1.1. Ưu điểm
V ềchứng t và s sách k ừ ổ ếtốn
Cơng ty ghi s theo hình thổ ức Chứng t ghi s nên hừ ổ ệ thống sổ sách đang áp dụng là thích h p vợ ới đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Tổ chức s sách kổ ế toán đơn giản giúp kế toán dễ dàng i chi u, ki m tra, và viđố ế ể ệc quản lý, theo dõi cũng thuận ti n. Các sệ ổ
sách liên quan đến kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán t i công ty tạ ổ chức đầy đủ và tương đối tốt. Kế toán đã theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả theo từng đối tượng nên góp phần thuận tiện cho việc kiểm tra cũng như đối chiếu số liệu giữa
các sổ sách.Đồng th i, trong cơng tác k tốn các kho n ph i thu khách hàng và ph i tr ờ ế ả ả ả ả người bán của để ghi chép các nghiệp v bán hàng và mua hàng chưa thanh tốn phát ụ
sinh cơng ty s dử ụng đầy đủ ợ, h p lý các lo i ch ng t , s sách c n thi t. M i ch ng t s ạ ứ ừ ổ ầ ế ọ ứ ừ ổ sách đều được tập hợp, kiểm tra kỹ lưỡng và lưu trữ cẩn thận, hợp lý.
V ềtài khoản s d ng ử ụ
V i mớ ục đích ph n ánh t t c các nghi p vả ấ ả ệ ụ bán hàng và mua hàng chưa thanh
toán phát sinh liên quan đến các kho n nả ợ phải trả người bán, ph i thu khách hàng, k ả ế toán đã dùng các tài khoản trong hệ thống một cách phù hợp với quy định, chế độ kế toán hiện hành.
V ềcơng tác kế tốn các kho n ph i thu khách hàng và phả ả ải trả người bán
Việc áp d ng hình th c ch ng t ghi s và k tốn máy giúp cơng tác k tốn cụ ứ ứ ừ ổ ế ế ủa
công ty g n nh , th c hiọ ẹ ự ện đơn giản, nhanh chóng, d dàng trong vi c kiễ ệ ểm tra đối chiếu
và cung cấp thơng tin khi c n thi t. K tốn h ch toán, x lý các tài khoầ ế ế ạ ử ản này theo đúng
quy định chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ được luân chuyển hợp lý giúp cho kế toán
cập nhật ch ng t k p th i, giúp cho cơng tác kứ ừ ị ờ ế tốn được thực hiện thu n lậ ợi, nhanh
chóng và chính xác. Ngồi ra, kế toán đã sử ụ d ng các s chi ti t, s t ng hổ ế ổ ổ ợp để theo dõi các kho n ph i thu khách hàng, ph i trả ả ả ả người bán theo từng đối tượng nên vi c theo dõi ệ
nợ được rõ ràng, cụ thể và hỗ trợ công tác i chi u ki m tra dđố ế ể ễ thực hiệ . Định kỳ, công n ty th c hiự ện đối chi u công n v i khách hàng và nhà cung cế ợ ớ ấp để nhằm tránh sai sót, kịp
thời chỉnh sửa và số liệ đượu c chính xác.
V qu n lý các kho n phề ả ả ải thu khách hàng và ph i trả ả người bán
Nhìn chung v n cịn nhiẫ ều khó khăn vì đối tượng khách hàng nhiều nhưng để
tránh tình tr ng chi m d ng v n và ạ ế ụ ố ảnh hưởng đến k t qu kinh doanh b ph n k tốn ế ả ộ ậ ế Cơng ty cũng đã quản lý chặt chẽ đến từng khách hàng. Việc thi t lập chính sách bán ế
chịu rõ ràng giúp quản lí các khoản phải thu được thực hiện dễ dàng. Cuối kì, cơng ty sẽ gửi cho khách hàng biên bản đối chi u công nế ợ để thông báo v s phát sinh, sề ố ố dư ợ n của khách hàng và phát hiện nh ng chênh l ch (n u có). Ngồi raữ ệ ế , công ty cũng lưu giữ
biên bản đối chi u công nế ợ được g i t nhà cung cử ừ ấp để thuậ ợn l i cho công tác theo dõi, trả n và x lí khi phát sinh sai l ch. Cơng ty có các bi n pháp nh c nh khách hàng tr ợ ử ệ ệ ắ ở ả
nợ đúng thời hạn quy định, h n chạ ế được tình tr ng bạ ị chiếm d ng vụ ốn bởi khách hàng.
Đố ới v i các nhà cung cấp, m bảo sự uy tín và quan hệ h p tác mua bán lâu dài v i để đả ợ ớ người bán công ty ln cố gắng thanh tốn n , ợ đủ đúng thờ ạn cho nhà cung cấp đúng i h thời gian theo quy định. Công tác thu hồi nợ từ khách hàng và thanh toán các khoản nợ người bán của Công ty được thuận l i, dễ dàng là do kế toán thực hiện theo dõi sát sao ợ
các khoản ph i thu khách hàng và phả ải trả ngườ bán thười ng xuyên.
3.1.2. Hạn chế
Bên c nh nhạ ững ưu điể như đã trình bày trênm thì cơng tác k tốn ph i thu khách ế ả
hàng và phải trả người bán c a cơng ty v n cịn nh ng h n ch c n khủ ẫ ữ ạ ế ầ ắc phục:
M c dù k toán tặ ế ại Công ty đã theo dõi khoản ph i thu và ph i tr theo tả ả ả ừng đối tượng khách hàng, từng nhà cung cấp tuy nhưng việc xây d ng mã khách hàng và mã nhà ự
cung c p khi nh p vào ph n m m kấ ậ ầ ề ế tốn cịn chưa hệ thống. Dẫn đến khả năng nhập sai