2.1.1 .Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK
2.3. Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho của Công ty
phương pháp thu thập các dữ liệu phục vụ cho quá trình làm đề tài luận văn về quản trị hàng tồn kho nhập khẩu. Em đã sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.
Trong quá trình thực tập tại cơng ty bản thân em cũng tìm hiểu về q trình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Em đã thu thập được một số dữ liệu của công ty trong thời gian từ năm 2014 – 2016. Đó là các dữ liệu về tình hình kinh doanh của cơng ty, báo cáo tài chính của cơng ty trong năm vừa qua, số liệu về các nhà nhập khẩu của công ty…Bên cạnh đó các dữ liệu từ trang web chính thức của công ty, và các bài báo viết về công ty, những tài liệu liên quan đến công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp.
2.2.2. Phương pháp xử lý dữ liệu
Từ các số liệu thu thập được đề tài tiến hành tổng hợp thủ cơng để phân tích các số liệu bằng bảng biểu. Bên cạnh đó, khóa luận cũng sử dụng phần mềm MS Office như Word, Excel… và một số phần mềm liên quan khác để xử lý các số liệu thu thập được nhằm đưa chúng về các số liệu phục vụ cho q trình phân tính đánh giá về mặt định tính và định lượng bao gồm: Tổng hợp, phân tích các số liệu về quản trị hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK, chọn lọc các thơng tin hữu ích, gắn với mục tiêu nghiên cứu của đề tài để viết khóa luận.
2.3. Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho của Công tyTNHH Bảo Ngọc NK TNHH Bảo Ngọc NK
2.3.1. Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho tại Cơng ty TNHH Bảo NgọcNK NK
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng một trong hai phương pháp hạch tốn hàng tồn kho (theo ngun tắc năm tài chính): phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc
lựa chọn phải thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được thực hiện nhất qn trong năm tài chính đó.
Hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp là:
Phương pháp kê khai thường xuyên: sử dụng các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa để hạch toán sự biến động của hàng tồn kho. Nội dung của phương pháp như sau: Theo dõi thường xun, liên tục, có hệ thống. Phán ảnh tình hình nhập, xuất, tồn đầu kỳ và cuối kỳ của hàng hóa.
Cơng thức tính tổng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Tổng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng xuất kho trong kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ: sử dụng các chứng từ như trong phương pháp kê khai thường xuyên. Cuối kỳ, kế tốn nhận chứng từ nhập, xuất hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hóa, ghi hạch tốn và tính tiền cho từng nhóm chứng từ. Nội dung của phương pháp như sau: Khơng theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục. Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập – xuất trong kỳ.
Cơng thức tính:
Trị giá hàng xuất kho trong
kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Cuối kỳ kiểm kê, doanh nghiệp xác định lượng hàng tồn kho, từ đó xác định giá trị hãng xuất trong kỳ. Công ty TNHH Bảo Ngọc NK hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
2.3.2. Phân loại hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK
Hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK được phân loại theo tiêu chí mục đích sử dụng. Theo đó, cơng ty chia hàng tồn kho ra làm 3 nhóm chính là: Hàng may mặc, các loại giấy, các loại khăn bông. Công ty chia như vậy để dễ dàng quản lý lượng hàng tồn kho của các mặt hàng.
2.3.3. Đặc điểm hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK
Hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK là các sản phẩm thiết yếu trong cuộc sống hàng ngày. Đặc điểm chung của các loại hàng này là:
Bảo quản trong mơi trường thống mát, khơ ráo, tránh ánh nắng trực tiếp. Thời gian sử dụng từ 6 tháng đến 2-3 năm tùy từng loại sản phẩm.
Cơng ty có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu người sử dụng sản phẩm của công ty gặp vấn đề liên quan đến chất liệu làm ra sản phẩm…
Nếu sản phẩm bị phát hiện là bị lỗi,hỏng, giảm chất lượng thì tồn bộ đơn vị sản phẩm đó sẽ bị loại bỏ.
2.3.4. Quy trình quản lý hàng tồn kho của Cơng ty TNHH Bảo Ngọc NK
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao hàng đến kho của Công ty cho đến thời điểm sản phẩm được bán ra. Quy trình quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK bao gồm 3 quy trình phụ:
Quy trình nhập kho: quy cách, mẫu mã, chất lượng của hàng hóa ghi trên chứng từ phải trùng khớp với thực tế, nếu có sự sai lệch, thủ kho yêu cầu lập biên bản ghi nhận và có thể từ chối nhận hàng khi có sai lệch lớn.
Quy trình xuất kho: khi cơng ty xuất hàng từ kho bán cho khách thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ (lệnh xuất hàng, phiếu xuất…) như phải có chữ ký của Giám đốc (hoặc người được ủy nhiệm ký lệnh xuất), kế toán, người nhận hàng, … kiểm tra quy cách, mẫu mã hàng hóa đúng với phiếu xuất thì mới ký và xuất hàng ra khỏi bao. Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập – xuất hàng, thủ kho phải ghi ngay vào thẻ kho để theo dõi và báo cáo về kế tốn.
Quy trình kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho: hàng tháng, công ty tiến hành kiểm kê và điều chỉnh hàng hóa trong kho. Quy trình đó diễn ra như sau:
Liệt kê các hàng hóa đang tồn trong kho tại thời điểm kiểm kê Nhập dữ liệu thực tế sau khi kiểm kê xong
Tiến hành lập các biên bản, chứng từ điều chỉnh số liệu kế toán cho đúng với số liệu thực tế. Nếu xuất hiện tình trạng thừa hoặc thiếu có ngun nhân do con người gây ra, người kiểm kê lập biên bản xin ý kiến xử lý của Giám đốc hoặc người quản lý trực tiếp.
2.3.5. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH BảoNgọc NK Ngọc NK
Giai đoạn 2014-2016, hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK được thể hiện qua các chỉ số:
Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng: Công ty TNHH Bảo Ngọc NK đồng thời bán bn số lượng lớn các sản phẩm của mình cho các cửa hàng kinh doanh khác và bán lẻ tại cửa hàng của Công ty cho khách hàng đến mua trực tiếp. Số
lượng đơn dưới đây là số lượng đơn đặt hàng mua hàng số lượng lớn của các cửa hàng với Công ty.
Bảng2.3: Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Số đơn hàng khơng hồn thành 9 7 4
Tổng số đơn hàng 47 9 25
Tỷ lệ đơn hàng khả thi 80,85% 82,05% 84,00%
(Nguồn: Phịng Kế tốn tài chính)
Trong 3 năm này, ta thấy tỷ lệ đơn hàng khả thi (đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của khách hàng) tương đối cao, trung bình 3 năm đạt 82,30%. Tuy nhiên, tỷ lệ này cho thấy vẫn cịn trung bình 17,70% đơn hàng khơng hồn thành, tương đương với 17,70% khách hàng không đáp ứng được nhu cầu. Từ năm 2014 đến năm 2016, tỷ lệ đơn hàng khả thi giảm nhẹ do tốc độ tăng của chỉ tiêu số lượng đơn hàng khơng hồn thành lớn hơn so với tốc độ tăng tổng số đơn đặt hàng. Công ty cần chú trọng vào khắc phục các nguyên nhân chủ quan làm tăng lượng đơn đặt hàng khơng đáp ứng được có liên quan tới cơng tác vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản và quản lý hàng tồn kho.
Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho: được xác định thông qua hai thông số là số lượng các báo cáo khơng chính xác và tổng số các báo cáo trong năm.
Bảng:2.4Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của báo cáo tồn kho
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Số báo cáo khơng chính xác 3 5 4
Tổng số báo cáo 24 24 24
Mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho
87,50% 79,17% 83,33%
(Nguồn: Phịng Kế tốn tài chính)
Nhìn chung, trong các năm từ năm 2014 đến năm 2016, các báo cáo tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp có độ chuẩn xác cao. Tuy nhiên, nhà quản trị và các
cấp quản lý cần nâng cao hơn nữa ý thức làm việc có trách nhiệm của nhân viên kho, tăng cường kiến thức nghiệp vụ nhằm giảm tối đa số báo cáo cịn sai sót, giúp các quyết định nhà quản trị đưa ra thiết thực, khắc phục đúng vấn đề hơn.
2.4. Các kết luận, phát hiện qua nghiên cứu thực trạng quản trị hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK