Sơ đồ 2 .3 Sơ đồ sổ số dư
Sơ đồ 2.5 Quy trình kế tốn máy
Các dữ liệu trên chứng từ gốc như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,….sau khi nhập vào phần mềm sẽ tự động chuyển vào sổ chi tiết các tài khoản như: 152, 153, 154, 155,…và bảng tổng hợp định khoản các tài khoản đó.
Đối với NVL, CCDC nhập khẩu từ nƣớc ngồi: Căn cứ vào hóa đơn GTGT
và phiếu nhập kho NVL, CCDC kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1521, 1522, 153: Giá có thuế nhập khẩu
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu
Có TK 331: Số tiền phải trả người bán
Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ: Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Ví dụ: Tháng 6/2016 Cơng ty ký hợp đồng nhập khẩu phụ tùng với giá CIP là 9.544,96 EUR, thuế nhập khẩu là 25%, thuế GTGT là 10%. Tỷ giá tính thuế trên tờ khai hải quan là 24.600/EUR, số phụ tùng trên không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Kế toán căn cứ vào tờ khai Hải Quan, giấy nộp tiền thuế bằng tiền mặt, tỷ giá bán ra của ngân hàng Vietinbank là 1EUR = 24.618 đồng, sau đó hạch tốn như sau:
Nợ TK 1522: (9.544,96 x 24.600)x25% = 58.701.504đ Có TK 3333: 58.701.504đ
-Nợ TK 133: (9.544 x 24.600+58.701.504)x10 =29.350.752đ Có TK 33312: 29.350.752đ
Đối với NVL, CCDC nhập kho từ nguồn trong nƣớc: Căn cứ vào hóa đơn
GTGT và phiếu nhập kho NVL, CCDC kế toán định khoản: Nợ TK 1521: Giá trị thực tế NVL nhập kho
Nợ TK 133: Thuế GTGT đươc khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng tiền thanh tốn
Ví dụ: Ngày 21/4/2106 theo hóa đơn GTGT số 0003171 (Phụ lục 2.3) Công ty mua Sợi NE 20/1 cotton từ nhà cung cấp: Công Ty Cổ Phần Len Hà Đông với giá 975.809.092đ, thuế GTGT 10%. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 1521(201COT) : 975.809.092đ Nợ TK 13331: 97.580.909đ
Có TK 331(Cty Len Hà Đơng) : 1.073.390.001đ
Khi xuất dùng NVL, CCDC cho sản xuất: Căn cứ vào phiếu xuất kho kế
tốn định khoản:
Nợ TK 621: Chi phí dùng cho sản xuất
Có TK 152, 153: Giá xuất kho của NVL, CCDC
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho ngày 29/5/2016 (Phu lục 2.8), bộ phận kho xuất 6.359,43 kg đơn giá 54.341đ/kg cho phân xưởng sản xuất. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 621 (201COT): 345.577.786đ Có TK 1521 (201COT): 345.577.786đ
Đối với thành phẩm nhập kho: Căn cứ vào chi phí sử dụng trong sản xuất, kế tốn tính ra giá thành hàng hóa và nhập kho theo phiếu nhập kho:
Nợ TK 155: Thành phẩm
Có TK 154: Giá thành sản xuất
Ví dụ: Tháng 6/2016 Cơng ty sản xuất và nhập kho 10.582,97kg Sợi OE với tổng giá thành là 291.031.675đ. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 155: 291.031.675đ Có TK 154: 291.031.675đ
Khi xuất bán thành phẩm, căn cứ vào hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, kế toán định khoản:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 155: Giá xuất kho thành phẩm Nợ TK 111, 112, 131: Tổng tiền thanh tốn
Có TK 511: Danh thu
Có TK 333: Thuế GTGT hàng bán ra
Kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ:
Công ty thường kiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm 31/12 hàng năm để xác định số tồn kho đồng thời kiểm tra chất lượng của từng vật tư, thành phẩm. Sau đó đối chiếu với số liệu tồn kho của kế toán để xác định số hàng tồn kho thừa thiếu, kém phẩm chất, rồi tìm nguyên nhân để xử lý kip thời.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Do phần lớn hàng tồn kho không bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán giảm nên Công ty khơng trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
2.2.2.5. Trình bày trên báo cáo tài chính
Phần mềm kế tốn cơng ty sử dụng cho phép tập hợp số liệu từ bảng tổng hợp định khoản lên BCTC rất thuận tiện. Khoản mục hàng tồn kho được trình bày trên BCTC như sau:
Bảng 2.2: Trích Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2015
Tài sản Mã số Thuyết
minh Số cuối năm Số đầu năm
IV. Hàng tồn kho 140 407.261.061.592 426.534.757.657
1. Hàng tồn kho 141 V.07 407.261.061.592 426.534.757.657
2. Dự phòng giảm giá hàng
tồn kho (*) 149 - -
Bảng 2.3: Trích Thuyết minh báo cáo tài chính tại ngày 31/12/2015
IV. CÁC CHÍNH SÁCH KẾ TỐN ÁP DỤNG 3.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
3.1.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho gồm chi phí mua, chi phí chế biến và cấc chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá gốc của hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hồn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong q trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Giá gốc của hàng tồn kho do đơn vị tự sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong q trình chuyển hóa ngun vật liệu thành thành phẩm.
Những chi phí khơng được tính vào giá gốc của hàng tồn kho:
- Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất.
- Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức trung bình.
- Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản hàng tồn kho phát sinh trong quá trình mua hàng.
- Chi phí bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
3.2.Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Giá trị nguyên liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm cuối kỳ được xác đinh theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng.
3.3.Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
3.4.Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
V. THÔNG TIN BỔ SUNG CHO CÁC KHOẢN MỤC TRÌNH BÀY TRÊN BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH
3.Hàng tồn kho
Số cuối năm Số đầu năm
Nguyên vật liệu 44.592.503.081 45.524.282.464
Công cụ, dụng cụ 549.028.294 601.474.400
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 27.913.053.990 28.518.719.825
Thành phẩm 469.654.092.477 471.836.593.564
Cộng giá gốc hàng tồn kho 542.708.677.842 546.481.070.253
(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng Ty TNHH MTV Dệt 19/5 Hà Nội)
2.3. Kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Một Thành Viên Dệt 19.5 Hà Nội dƣới góc độ kế tốn quản trị Hà Nội dƣới góc độ kế tốn quản trị
Để đạt đươc mục tiêu cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận việc các doanh nghiệp tìm cách tiết kiệm chi phí để hạ giá thành sản phẩm, mà vật tư là yếu tố quan trọng để tạo nên thực thể của sản phẩm. Công ty TNHH Một Thành Viên Dệt 19/5 sản xuất và cung cấp các loại sợi, vải với ngun liệu chính là bơng, sợi thì lợi nhuận cũng là một vấn đề được lãnh đạo Công ty quan tâm hàng đầu. Kế toán quản trị hàng tồn kho với nhiệm vụ xây dựng, phân tích tình hình dự trữ, cung ứng và sử dụng vật tư cũng không nằm ngồi mối quan tâm đó, để giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm và đem lại lợi nhuận cao.
2.3.1. Định mức dự trữ hàng tồn kho
Để quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục xuyên suốt, đạt hiệu quả cao địi hỏi cơng tác quản lý , dự trữ phải hợp lý. Muốn vậy, người quản lý phải hiểu được đặc điểm và tính chất vật liệu mình quản lý, để đưa ra phương pháp bảo quản và số lượng hợp lý.
Nguyên liệu sản xuất ra sản phẩm là sợi và bơng. Chúng có đặc điểm hút nước, và lâu khô, dễ sinh nấm mốc ảnh hưởng tới chất lượng. Do đó, tổ chức hệ thống kho tàng rất được coi trọng và cần thiết.
Định mức dự trữ hàng tồn kho được xây dựng dựa trên mức tiêu hao vật tư bình quân của kỳ kế toán trước kết hợp với kinh nghiệm về kỹ thuật và sản xuất sản phẩm của các bộ phận liên quan (Phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch vât tư).
Định mức dự trữ hàng tồn kho phải đảm bảo: - Nhu cầu vật tư cần dự trữ theo kế hoạch.
- Nhu cầu vật tư cần dự trữ vào cuối kỳ kế hoạch. - Nhu cầu mua sắm vật tư trong kỳ.
Nhu cầu vật tư trong kỳ kế hoạch được phòng kỹ thuật sản xuất lập dựa vào định mức tiêu hao vật tư cho các sản phẩm (Phụ luc 2.7).
Nhu cầu dự trữ vật tư vào cuối kỳ kế hoạch được phòng kỹ thuật vật tư lập dựa trên số liệu bình quân tồn kho của kỳ trước (Phụ lục 2.8).
2.3.2. Kế hoạch cung ứng hàng tồn kho
Phòng vật tư là nơi quản lý vật tư cho sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng, vận chuyển, bốc dỡ,…Bởi vậy việc lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu do phòng vật tư và kế hoạch đảm nhiệm. Căn cứ vào đơn hàng đã ký kết, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu sẽ lên kế hoạch cụ thể cho từng đơn hàng. Dựa vào đinh mức để xác định tổng hạn mức là 105% định mức, có tỷ lệ dôi ra này nhằm phịng trừ tỷ lệ sai sót. Từ đó phịng vật tư sẽ lên kế hoạch mua vật tư, với tỷ lệ là 105% so với định mức phòng khi thiếu hụt.
Để đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu được quản lý chặt chẽ, mỗi loại sản phẩm được phòng kỹ thuật lên định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức này được ban giám đốc Công ty ký duyệt. Việc lập định mức tiêu hao cho các loại sản phẩm giúp bộ phận sản xuất chủ động xin cung ứng nguyên vât liệu để sản xuất, phòng kinh doanh chủ động được kế hoạch mua nguyên vật liệu để đảm bảo việc sản xuất không bị gián đoạn. Bên cạnh đó, phải thực hiện giám sát việc sử dụng
nguyên vật liệu của từng bộ phận sản xuất nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu, góp phần hạ giá thành sản phẩm, chất lượng thành phẩm vẫn được đảm bảo.
Cơ sở để xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư bao gồm: - Định mức tiêu hao vật tư cho từng công đoạn sản xuất - Kết quả tiêu thụ năm trước
- Kế hoạch sản lượng của năm kế hoạch
- Quy trình cơng nghệ sản xuất đang sử dung và kế hoạch hàng năm.
Phòng vật tư và kỹ thuật tiến hành xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm . Sau đó căn cứ vào sản lượng kế hoạch của từng loại sản phẩm và định mức để xác định nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất trong kỳ.
Bảng 2.4: Báo Cáo Kho NLC
BÁO CÁO KHO NLC THÁNG 12 NĂM 2015
Ngày 31 tháng 12 năm 2015
TT Nội dung Tồn đầu
Dự kiến nhu cầu sử dụng
Nhu cầu sử dụng thực Khối lƣợng Khối lƣợng Khối lƣợng
Sợi 1 Ne 8/2 OE - 760,75 760,75 Ne 10/2 OE - 5.206,34 5.206,34 Ne 16/1 TCM 65/35 - 39.780,72 39.780,72 1 Ne 20/1 961,54 43.890,00 46.289,72 Ne 20/1 TC 83/17 - 24.197,50 24.197,50 2 Ne 20/1 màu rêu 3.971,62 3.685,09 3.983,32 3 Ne 20/2 3.471,06 25.348,01 26.119,10 4 Ne 20/2 5.590,38 2.534,01 26.119,10 5 Ne 20/2 màu rêu 2.501,16 2.487,50 2.531,55 6 Ne 20/2 - 26.007,10 26.119,10 7 Ne 20/3 240,74 58.900,80 59.520,83
8 Ne 20/3 - 58.900,80 59.520,83 9 Ne 20/3 1.521,07 57.902,56 59.520,83 10 Ne 20/3 OE - 8.287,85 8.287,85 Ne 23/1 - 7.981,38 7.981,38 11 Ne 23/5 - 700,30 700,30 12 Ne 23/12 114.726,14 0,00 0,00 13 Ne 23/12 1.172,10 132.340,70 134.650,80 14 Ne 30/1 PE-DK 781,44 0,00 0,00 Ne 32/2 11.063,75 15.903,49 16.516,38 15 Ne 32/2 chun 0,70 0,00 0,00 16 Ne 32/2 XK L20 22.997,52 0,00 0,00 17 Ne 32/2 màu rêu 5.844,11 5.576,34 5.899,68 18 Ne 40/1 chun 26,00 0,00 0,00 Ne 45/1 TCM 65/35 - 407,78 407,78 Tổng cộng 174.869,33 475.051,21 508.366,05
(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng Ty TNHH MTV Dệt 19/5 Hà Nội)
Qua bảng số liệu ta thấy trong tháng 12/2015, nhu cầu sử dụng sợi cao hơn dự kiến nhu cầu sử dụng là 508.366,05 – 475.051,21 = 33.314,8 kg tương ứng 7% đối với nguyên liệu chính là sợi các loại.
Sau khi xác định được nhu cầu vật tư dùng trong kỳ, lượng vật tư cần mua trong kỳ, phòng vật tư xác đinh được số vật tư cần mua cho Công ty, đồng thời tiến hành ký hợp đồng với các Công ty và cá nhân cung cấp nguyên vật liệu để nhập kho và kịp cung cấp cho sản xuất kinh doanh.
Bảng 2.5: Tình hình thực hiện kế hoạch mua vật tƣ
Tháng 12/2015
TT Nội dung ĐVT Thực hiện Kế hoạch Chênh lệch
SỢI 1 Ne 8/2 OE kg 760,75 760,75 0,00 Ne 10/2 OE kg 5.206,34 5.206,34 0,00 Ne 16/1 TCM 65/35 kg 39.780,72 39.780,72 0,00 1 Ne 20/1 kg 67.253,77 43.890,00 23.363,77 Ne 20/1 TC 83/17 kg 24.197,50 24.197,50 0,00 2 Ne 20/1 màu rêu kg 11,70 3.685,09 -3.673,39 3 Ne 20/2 kg 17.519,56 25.348,01 -7.828,45 4 Ne 20/2 kg 17.519,56 2.534,01 14.985,55 5 Ne 20/2 màu rêu kg 30,39 2.487,50 -2.457,11 6 Ne 20/2 kg 17.519,56 26.007,10 -8.487,54 7 Ne 20/3 kg 70.990,62 58.900,80 12.089,82 8 Ne 20/3 kg 70.990,62 58.900,80 12.089,82 9 Ne 20/3 kg 70.990,62 57.902,56 13.088,06 10 Ne 20/3 OE kg 8.287,85 8.287,85 0,00 Ne 23/1 kg 7.981,38 7.981,38 0,00 11 Ne 23/5 kg 700,30 700,30 0,00 12 Ne 23/12 kg 0,00 0,00 0,00 13 Ne 23/12 kg 98.662,40 132.340,70 -33.678,30 14 Ne 30/1 PE-DK kg 0,00 0,00 0,00 Ne 32/2 kg 26.829,35 15.903,49 10.925,86 15 Ne 32/2 chun kg 0,00 0,00 0,00 16 Ne 32/2 XK L20 kg 0,00 0,00 0,00 17 Ne 32/2 màu rêu kg 55,57 5.576,34 -5.520,77 18 Ne 40/1 chun kg 0,00 0,00 0,00 19 Ne 45/1 TCM 65/35 kg 407,78 407,78 0,00 Tổng cộng 499.948,53 475.051,21 24.897,32
Tình hình cung ứng nguyên vật liệu đạt: 499.948,53
x 100% = 105,24 %
475.051,21
Mức cung ứng vât tư thực tế đạt 105,24% so với kế hoạch đề ra, tương ứng tăng 24.897,32 kg .
2.3.3. Thu thập thông tin phục vụ yêu cầu quản trị hàng tồn kho
Hệ thống KTQT của Công ty chưa được phân định rõ ràng với KTTC do thực tế chế độ kế tốn chưa có hướng dẫn cụ thể về hệ thống KTQT trong doanh nghiệp. Vì vậy KTQT và KTTC đều sử dụng nguồn thông tin đầu vào và hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo.
Chứng từ kế toán
Kế toán quản trị sử dụng dữ liệu của các chứng từ kế tốn tài chính: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn,…
Để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, các chứng từ kế tốn ngồi việc ghi chép đầy đủ thông tin về số lượng, đơn giá, thành tiền chủng loại, thời gian, cịn phải ghi thơng tin theo u cầu quản lý như: Lơ hàng nhập, xuất, số hóa đơn vận chuyển, mã khách hàng, tên kho nhập, xuất,…
Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản phản ánh hàng tồn kho bao gồm: 151, 152, 153,154, 155, 156, 157, 229. Các tài khoản này được phân thành ba cấp.
Cấp 1: Tài khoản theo dõi chi tiết về hàng tồn kho dựa theo quy định của chế độ kế toán.
Cấp 2: Tài khoản được xây dựng theo tính chất, đặc điểm của hàng tồn kho. Cấp 3: Tài khoản mở chi tiết theo địa điểm (Cơng ty) sản xuất.
Báo cáo kế tốn quản trị
Hệ thống báo cáo quản trị bao gồm: Báo cáo nhập-xuất kho, báo cáo chi tiết các khoản chi từng lĩnh vực kinh doanh, báo cáo tiêu thụ sản phẩm, và một số báo cáo khác.
2.3.4. Phân tích thơng tin phục vụ u cầu quản trị hàng tồn kho