5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA
CỦA CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA
2.2.1. Thực trạng ứng dụng CNTT và HTTT trong hoạt động kinh doanh của công ty CP quốc tế Zoma công ty CP quốc tế Zoma
- Trang thiết bị trong trong đơn vị (phòng ban/bộ phận)
STT Tên trang thiết bị Số lượng hiện tại Mức độ đáp ứng nhu cầu sử dụng (tốt, khá, trung bình) Số lượng cần bổ sung, thay thế 1 Máy tính để bàn 30 Tốt 3 2 Máy tính xách tay 10 Tốt 5 3 Máy in 2 Tốt 0 4 Máy chiếu 2 Tốt 1 5 Máy quét 1 Khá 1 6 Thiết bị kết nối mạng (hub, swich, thiết bị phát wifi,…) 2 Tốt 1 - Phần mềm hệ thống gồm
STT Loại phần mềm Có sử dụng Tên % đáp ứng yêu cầu
1 Hệ điều hành Có Window 7 95%
2 Chương trình tiện ích Khơng
3 Khác Không
- Phần mềm ứng dụng trong hoạt động nghiệp vụ gồm
STT Loại phần mềm Có sử dụng Nguồn gốc % đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ Có nhu cầu thay thế, nâng cấp
1 Soạn thảo văn bản
(Microsoft Office) Có
Microsoft
Office 2010 85% Có 2 Quản lý nhân sự Có Perfect HRM 95% Có
3 Kế tốn, tài chính Có MISA 98% Không
4 Quản lý bán hàng oline Có Tuha 97% Có
Các phần mềm được sử dụng với mục đích hỗ trợ cho công ty về việc quản lý nhân sự, kế toán, soạn thảo văn bản, giúp giảm thiểu chi phí nhân lực, cơng việc được hoàn thành đảm bảo độ chính xác và kịp thời. Nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của công ty.
- Dữ liệu của đơn vị: lưu trữ tập trung và lưu trữ phân tán.
- Dữ liệu được tổ chức: trong cơ sở dữ liệu và trong các tập tin riêng rẽ. - Mạng trong đơn vị
STT Dạng mạng Tốc độ Kết nối WAN, Internet
Số lượng máy tính kết nối
1 LAN hữu tuyến Cao Có 35
2 LAN vơ tuyến (wifi) Cao Có 46
Qua khảo sát 30 nhân viên công ty, ta thu được kết quả
- Về số lượng nhân viên kỹ thuật công nghệ thông tin trong công ty Dựa vào câu trả lời và số phiếu chọn, ta có bảng và biểu đồ sau:
Bảng 2.2 Số lượng nhân viên kỹ thuật CNTT trong công ty
Số nhân viên kỹ thuật CNTT trong công ty Số người chọn
Dưới 5 người 0
Từ 5-10 người 26
Từ 11-15 người 4
Từ 16-20 người 0
(Nguồn: phiếu điều tra)
Biểu đồ 2.1. Đánh giá số lượng nhân viên kỹ thuật CNTT tại công ty Cổ phần quốc tế Zoma 0 5 10 15 20 25 30
Như vậy dựa vào biểu đồ có thể thấy rằng số lượng nhân viên kỹ thuật công nghệ thông tin là nhỏ. Với một doanh nghiệp quy mô như Công ty Cổ phần quốc tế Zoma thì các hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin là rất nhiều vì thế công ty cần bổ sung lượng nhân viên kỹ thuật nhằm đáp ứng kịp thời mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của công ty.
2.2.2. Thực trạng quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần quốc tế Zoma
Hiện nay sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng và được cập nhật 1 cách thường xuyên về sản phẩm và số lượng hàng trong kho để các bộ phận có thể nắm rõ và tư vấn lên đơn hàng.
Quy trình bán hàng của cơng ty CP quốc tế Zoma gồm các hoạt động sau:
Khách hàng để lại thông tin ở form đăng ký hoặc qua fanpage. Lúc này bộ phận tiếp nhận thông tin sẽ tiếp nhận và cập nhật thông tin đơn hàng, thông tin của khách hàng lên phần mềm bán hàng. Nếu phần mềm thơng báo đơn trùng thì ngay lập tức đơn hàng này sẽ được chuyển sang 1 bảng drive (lưu trữ thông tin khách, hàng đơn hàng của khách hàng đã từng mua sản phẩm của công ty).
- Với trường hợp khách hàng đã từng mua hàng tại công ty, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ liên hệ với khách hàng dựa vào thơng tin trên bảng drive để chăm sóc lại.
+ Nếu khách hàng tiếp tục mua hàng thì bộ phận chăm sóc sẽ cập nhật lại thông tin và lên đơn cho khách.
+ Nếu khách hàng không mua hoặc hẹn liên hệ lại sau thì bộ phận chăm sóc sẽ note lại trên bảng drive.
- Với trường hợp khách hàng mới, bộ phận bán hàng sẽ liên hệ và tư vấn về tình trạng da, về sản phẩm của cơng ty. Sau đó, xác nhận và cập nhật lại các thông tin về tên sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng, địa chỉ, tổng hóa đơn và tình trạng đơn hàng (chốt hoặc hủy).
Bộ phận giao hàng tiếp nhận thông tin đơn hàng và sẽ tiến hành giao hàng cho khách. Nếu đơn hàng được chuyển thành cơng thì bộ phận này sẽ cập nhật trạng thái giao hàng thành công. Và ngược lại nếu bị hủy thì sẽ cập nhật trạng thái và lý do hủy.
Bộ phận tài chính của cơng ty sẽ căn cứ và thông tin đơn hàng để tiến hành lập hóa đơn thanh tốn cho khách. Theo từng tháng, bộ phận tài chính sẽ thống kê về các khoản thu, chi cho ban giám đốc công ty. Bộ phận bán hàng sẽ lập bản báo cáo về tình hình bán hàng, số lượng khách hàng theo từng ngày và tổng kết cả 1 tháng vừa qua. Hàng tháng công ty sẽ tiến hành họp nêu ra những nược điểm cần khắc phục và mục tiêu, chiến lược bán hàng cho thời gian tiếp theo.
Hệ thống quản lý bán hàng cập nhật các thông tin thường xuyên để các nhân viên cũng như ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động và doanh số bán hàng của công ty.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA